手帳や、ToDoの管理ツールにタスクの重要度（ランク）があって、なんとなく、AとかBとかCとかつけてしまいますが、どんな順番で仕事をやるかは非常に重要だ。


朝、仕事を始める前に、今日のタスクを書き出したとしましょう。

あなたが、プロジェクトを進めるキーマンであれば、タスクには、様々なものがあるはずです。


・自分の手でやるタスク

・だれかに依頼するタスク

・だれかに依頼するための準備のタスク

・自分の得意なタスク

・自分の苦手なタスク

・短時間ですませる簡単なタスク

・長時間かかる手間のかかるタスク

・非常に重要な事項だが、何時間やっても答えが出るかわからないもの


種々雑多な仕事がきっとあるはずだ。


さてこのなかから、どんな順番でやっていくか？



これはきっと性格も出るかもしれない。



自分の得意なものから始める人

ランクＡの重要な事項から始め、難しい仕事を机上で悩む事から始める人



何から始めればいいという答えはないけれど、考慮すべき重要な鍵はある

自分の指示が前提で、誰かが動き出す仕事は一番先にやること

例えば、朝９時に出社して、自分の得意な好きな仕事、難しい作業を１４：００までやっていたとしましょう。

その時、今日中にＡさんに作業を頼まなければいけないことを思い出して、その準備を１時間かけたとします。


Ａさんが、依頼を受けてすぐに着手できる状況だったとして、１５：００に着手になります。

その仕事が、５時間くらいかかる仕事だと、２０：００までかかることになります。

そのチェックに１時間かかるとすると、すべてが終わるのは、２１：００です。

２人とも、残業で疲れ切ってしまいます。



＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝


一方、もしあなたが、仕事の優先順位の重要さにきづいていたら、

朝９時にに出社したとしたら、３０分はタスクの洗い出しをします。

それにより、Ａさんに今日中にやってもらわないといけない仕事があることに気づきます。

Ａさんに頼む準備に１時間をかけ、１０：３０にＡさんに依頼します。

この仕事は、５時間くらいかかるので、Ａさんが既にかかえている仕事とうまく折り合いをつけながら、うまくいけば、１７：００には、終わります。

その間、あなたは、自分の仕事を１０：３０から始め、Ａさんへのアドバイスをしたりヘルプをしたとしても、前のと同じ仕事を１７：００までには、終わらせます。

１７：００から１時間チェックをしても１８：００には仕事を終えることができます。


＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

この例から、何が言えるかというと


他人に依頼する仕事は先にやり、自分だけで閉じる仕事はあとにやる。


順番を変えるだけで、仕事の終了時間を早めることができる。

これは、先に依頼することにより、作業が平行で動くからである。


仕事を受け取ったＡさんとしても、時間的余裕があれば、自分の仕事の中の待ち時間と組み合わせて、効率的にやる工夫を導き出すこともできる

最初にタスク洗い出しと、作業手順を考える３０分は余計な時間にはならず、これを加えても早く仕事が終わることになる。



こんなあたりまえのこと、だれでもわかるというかもしれないが、実際は、なかなかできないものである。

かくいう私も、振り返って考えるとできていないことが多い。


どうしたら習慣化できるか？


・まずは、朝、タスク一覧を作り、仕事の順番を考えること
・タスク表はノートなどに記載し、一日中机の上に置いてくこと
・夕方、その日の仕事を振り返りもっと効率的にやる手段はなかったか反省すること


こうした習慣を１年間続けられたら、効率的な仕事をやる順番がすぐに考えられるようになるはずだ。

クリティカルパスを見つけ、そのタスクをやるのに必要なインプットは何かを考える

長期間のプロジェクトでは、タスクの前後関係をタスクチャートにし、クリティカルパスを見つける

Ａ１　＝＞　Ｂ　＝＞Ｄ
Ａ２　＝＞　　　＝＞Ｘ
　　　　　　　　＝＞Ｙ１＝＞Ｙ２

であれば、Ｂがクリティカルパス

Ｂがクリティカルパスだとわかっていても、なかなかＢが終わらない場合は、そのインプットになる情報やタスクができていない場合が多い。

何かをアウトプットするには、何かをインプットしなければならない。


Ｂをやるために必要なインプットを最初にすべて洗い出すことがまず重要だ。

そのインプットをそろえるのに、自分だけではできないことが多い。


早い段階で、いろいろな人に頼んでおくことが重要だ。


縦長ではなく、並行して、Ａ１、Ａ２を動かすことが重要なのである

なかなか答えが出ない難しい問題をどうするか

こうした問題は、机上で長時間悩んでいても答えがでないもので、気分転換が重要だ。

一方で、後回しにしているだけでは、いつまでたっても終わらない。


ではどうするか？


まず１～２時間徹底的に、悩んでみる。

この時は、答えを出そうと急ぐより、何が難しいか、その仕事の根源にあるものは何か。

そもそも何ができれば、出口になるのかを考える。


あとは、移動の途中、食事の時、風呂に入っている時などに思い出してみることだ。

あっけなくいい考えが出てくることがある。


私は、机上で、長時間悩んでいたことが、帰りの電車の中で考えてみたらあっさり結論が出たなどという経験が結構ある。


また、悩んで夜遅くなったら、間違いなく寝たほうがいい。

翌日、すっきりした頭で考えると、前日悩んでいたことは、とるに足らないことと気づいたりすることもある。



また、悩み抜いたうえで寝ると、朝のまどろみの時間に、すごくいいアイデアが浮かぶこともある。








▼　楽天　検索キーワード　▼

「７つの習慣」
「朝の習慣」

↓ 検索はこちらから