１週間でマスターできる秘書検定１級面接試験のポイント・その３

（５）「応対」でのポイントと対策 「報告」の次は「応対」になりますが、「応対」もあくまで採点の基準は「態度」「振る舞い」「言葉遣い」「話し方の調子」「物腰」「しぐさ」であるため、課題は憶えにくいような難しい内容ではなく、例えば上司の名前は山田、鈴木、田中といった憶えやすい名前になっています。 そして「応対」での、受験者の対応方法は次の三つしかありません。 １　待ってもらう ２　出直してもらう ３　代理の者が応対する ですので、事前の練習では、この三つを練習しておけばいいことになります。 ただ、上司の状況によって話す内容は違ってきますので、課題を憶える５分間で、「上司の名前」「上司が応対できない状況」だけはしっかり把握しておく必要があります。 逆に言うと、この二つだけを把握しておけばなんとかなるということです。 そのためには、ぜひ課題を憶える際にメモを取ることをお勧めします。 課題を憶える際はメモを取っても良い、となっていますが、これは裏の意図として「メモを取った方がいいですよ」と言っているのと同じです。 ５分間という時間は非常に短く、メモを取っていたらあっと言う間に過ぎてしまうので憶えることに集中した方がいい、考えるかもしれませんが、実はメモを取った方が頭に入りやすいのは間違いありません。 確かにメモをしっかり取っていたら全然時間は足りなくなります。そこでポイントだけをごくごく短く書きとめることになりますが、課題の内容のタイトル（これは報告の際にそのまま「○○についてご報告したいことがありますが、ただいまお時間よろしいでしょうか？」と使えます）、上司の名前、上司が応対できない状況、はメモを取るだけで憶えてしまいます。 また、昨日書きました新聞記事を課題として報告する練習の際も、５分間でメモを取りながら憶えるようにすると、短い時間でメモを取るコツも分かってきますし、５分間でメモを取り、なおかつ報告をシミュレーションすることもできるようになります。 その他で「応対」での重要ポイントとして、前傾姿勢、ハッキリ相手を見て話す、という点は「報告」とまったく同じです。 また、来客に待ってもらうにしろ、出直してきてもらうにしろ、代理の者が応対するにしろ、上司が応対できないのには変わりないので、「申し訳ありません」と最初に必ず謝ることだけは忘れてはいけません。 そしてそのときの姿勢は「会釈」ではなく「最敬礼」の姿勢になります。 ただこのときも、腰から背中、後頭部にかけてのラインはまっすぐであった方が美しい姿勢になりますので、できれば「申し訳ありません」と言いながらお辞儀をするのではなく、言ってからお辞儀をした方が姿勢に気を配る余裕ができるように思います。