[美しいビジネスメールとは・・・。]の記事一覧 | ＡＮＹのＳＯＨＯな毎日・・・。

簡単、綺麗なビジネスメールNo.6

ビジネス応援情報、「ショップ経営者さんに、朗報です！Googleマップがお店を宣伝してくれます！」はここをクリックしてください。正しいビジネスメール、締めくくり編　←とりあえず、最後にするつもりですo(^▽^)o 今回は、６、返信をする時　です。それでは、美しいビジネスメールの書き方を、一緒に学んでいきましょう。※ここでご説明させていただくメールソフトについては、一番一般的なOutlook Expressとさせていただきます。内容については、次の通りです。　１、テキスト形式・ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）　２、タイトルについて　３、本文　書き出し　４、本文　内容　５、署名について　5.5、署名について（補足）　６、返信をするとき前回までの内容をもう一度確認したい方は、上部のタイトルをクリックしてください。６、返信をする時頂いたメールに、返信しようとすると、メールの前文が、返信メールの中にはいっています。そして、左側には　>　のマークがついています。また、始まりには、----- Original Message ----- From: "藤原　紀子" To: "アニー　ゴーゴー" Sent: Friday, May 19, 2006 3:01 PMSubject: 次回のご訪問についてのご確認。> Any web　アニー　ゴーゴー様> > いつも、お世話になります。> ○○○○株式会社　総務部　人事担当の藤原　紀子です。のような書き出しになっていると思います。◆返信の時には、前文の内容で、必要のない部分については、消しても大丈夫です。また、必要な部分のみ、>　のマークをつけたまま、ピックアップして、残しておき、１行あけて、「その部分についての返事」を書くといいでしょう。例えば･･･。-------------------------------------------------->次回のご訪問について、ご都合のいい日時を>お知らせいただけますでしょうか？ちょうど、６月の第１火曜日の午後からでしたら、都合をつけることができます。--------------------------------------------------といった具合です。◆また、一つのタイトルについて、メールで、応答する場合には・・・。前文をそのまま全部残し、その上に、いつものように、メールを書き出す。と言う事をする場合もあります。そうすると、そのタイトルについて、お互いのやり取りを確認する事ができますよね？この場合、タイトル部分は　Re:をつけて（というか、自動的についてくるのですが･･･(^◇^;)、同じタイトルで、やり取りすると、わかりやすいと思われます。けれども、３回、４回と応答が続く･･･。となると、本文が非常に長くなってきますよね･･･?そんな場合は、前回の部分は残しておきますが、それ以前のものは、適当なところで、消してしまっても、いいと思います。やたら、ずらずら、長いものは、もらっても、気持ちよくないですから・・・。◆あと、もう一つ、気をつけたいことは、返信のタイミングです。昔の手紙と違って、電子メールは、瞬時に文字を相手のパソコンに届けてくれます。時間が、ビジネスにも、大きく左右する時代ですから、返信のタイミングは、受信を確認したら、その日のうちに、出来るだけ早く返事を出すように心がけましょう。といっても、四六時中パソコンの前に座っているわけじゃないから、なかなかメールに気が付かないという方もいるかも知れません。けれども、仮にも、ホームページを立ち上げて、ネット社会に足を踏み入れたのなら、せめて１日１回は、メールの確認をしましょう。それは、メールの書き方以前の問題で、仕事への信頼につながる事です。「メールで、問合せしたのに、いっこうに返事が返ってこない」となると、その人は、「このアドレス、本当に使われてるのかなぁ？」と思うかもしれませんし、そのホームページまでも、信用しなくなってしまうかもしれません。ですから、もらったメールは、出来るだけ早く、せめて、次の日にはお返事しておきたいものです。３、４日後では、遅いと思いますよ・・・。o(^▽^)o もし、なんだかの都合で、返事が遅くなった場合は、本文の最初で、返事の遅れをまず、お詫びしておきましょうね。これで、ビジネスメールの書き方に関しては、とりあえず、終了とさせていただこうかと考えています。次回からは、ネットでのホームページ活用についての内容をコメントしていけたら・・・。と考えていますので、どうぞ、また、足を運んでみてくださいねー。Any　のビジネス応援情報、「ショップ経営者さんに、朗報です！Googleマップがお店を宣伝してくれます！」はここをクリック知らなきゃ、損です！ほんと！▼-------------------------------------------ANYのSOHOな毎日は、「商用・ビジネスサイト」の応援ブログ、として頑張っています！これからも、どうか、応援よろしくお願いしますね～。「ANYのSOHOな毎日･･･。」ブログランキングに登録しています。よしよし、応援してあげようという、やさしい方は、こちらを　ポチッとクリック！よろしくお願いします。　↓　　↓　　↓■Blog Ranking今日も、ありがとうございました～。o(^▽^)o

簡単、綺麗なビジメスメールNo.5

ビジネス応援情報、「ショップ経営者さんに、朗報です！Googleマップがお店を宣伝してくれます！」はここをクリックしてください。正しいビジネスメール、カッコイイ編　←今回は、カッコイイ編　になっちゃいました。（笑）今回は、５、署名について　です。それでは、美しいビジネスメールの書き方を、一緒に学んでいきましょう。※ここでご説明させていただくメールソフトについては、一番一般的なOutlook Expressとさせていただきます。内容については、次の通りです。　１、テキスト形式・ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）　２、タイトルについて　３、本文　書き出し　４、本文　内容　５、署名について　６、返信をするとき前回までの内容をもう一度確認したい方は、上部のタイトルをクリックしてください。５、署名について　◆本文の最後には、署名　をつけましょう。署名とは、こんな感じのものです・・・。*********************************************株式会社○○○○　総務部　採用研修課藤原　紀子　〒123-4567○○県○○市○○○○○○1-23-45TEL：06-1234-5678FAX：06-1234-5678e-mail：noriko@***.****.co.jpURL :http://www.****.co.jp*********************************************署名は名刺の代わりでもありますし、先方から連絡を頂ける可能性も高まりますので、ぜひ、つけておきましょう。といっても、いちいち、メールの最後にこんなものを書いてられないですよね？そこで、簡単に貼り付けられるように、設定しておきます。署名の作り方は、メニューバーの「ツール」から、「オプション」をクリック、そして、「署名」タブを開きます。そして、「作成」ボタンをクリックして、署名の編集の所で、署名を編集するのですが、そのときに、ここで、いきなり書くのは、編集が難しいかも知れないので、メモ帳などに、一度書いてみて、それをコピペ（コピーアンドペースト）して、編集すると楽ですよ。また、いくつかの例をここに作ってみましたので、気に入ったものがあれば、コピペして、ご自分のＰＣの、メモ帳に一度貼り付け、名前や住所、電話番号等を編集して、使ってください。貼り付けたら、「ＯＫ」ボタンで閉じます。これで、署名が出来上がっているはず。o(^▽^)o また、「署名に住所は、必要？」という、ご質問を受けることがよくあるのですが、ビジネスにおいては、書いておいて方がbetterだと思います。信頼にも繋がりますし、宣伝にもなると思います。ただ、もう少しくだけた感じのメール（例えば、友達に送るものなど）であれば、名前と、E-mailだけでも、いいと思います。また、楽しい署名も、ネットで探せばたくさんありますので、そんなものを使えば、メールも楽しいかもしれません。ただ、、ビジネスでは、すっきり、あっさりの署名にしておきましょう。では、ビジネス署名の例を示しておきますので、参考にしてください。□■□─────────────────── 株式会社○○○○　総務部　採用研修課藤原　紀子　〒123-4567 ○○県○○市○○○○○○1-23-45 TEL：06-1234-5678 FAX：06-1234-5678 e-mail：noriko@***.****.co.jp URL :http://www.****.co.jp ───────────────────■□■---------------------***--------------------- 株式会社○○○○　総務部　採用研修課藤原　紀子　〒123-4567 ○○県○○市○○○○○○1-23-45 TEL：06-1234-5678 FAX：06-1234-5678 e-mail：noriko@***.****.co.jp URL :http://www.****.co.jp---------------------***---------------------_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/ 株式会社○○○○　総務部　採用研修課藤原　紀子　〒123-4567 ○○県○○市○○○○○○1-23-45 TEL：06-1234-5678 FAX：06-1234-5678 e-mail：noriko@***.****.co.jp URL :http://www.****.co.jp_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/◆□◆─────────────────── 株式会社○○○○　総務部　採用研修課藤原　紀子　〒123-4567 ○○県○○市○○○○○○1-23-45 TEL：06-1234-5678 FAX：06-1234-5678 e-mail：noriko@***.****.co.jp URL :http://www.****.co.jp───────────────────◆□◆･･････････････････∞＊∞･･････････････････株式会社○○○○　総務部　採用研修課藤原　紀子　〒123-4567 ○○県○○市○○○○○○1-23-45 TEL：06-1234-5678 FAX：06-1234-5678 e-mail：noriko@***.****.co.jp URL :http://www.****.co.jp･･････････････････∞＊∞･･････････････････また、自分でオリジナルを作ってみるもの楽しいですよ。個人で、友人などのメールに使うのでしたら、楽しいものもいっぱいあります。こんなサイトを参考にされてはいかがでしょうか？お気に入りのものを、探してみて下さい。◆そして、「メールの最後に、署名をつける」と言う操作ですが、メッセージ作成ウインドウのメニューバーの「挿入」から、「署名」をクリックし、先ほど登録した署名を選択すれば、本文中に書き込まれます。仕事用、友達用など、いろんなパターンを登録できますので、メールのないように応じて使い分けるといいですよね？次回は、６、返信をするとき　　についてですね・・・。頂いたメールに、返信のボタンを押すと、メールの前文が、返信メールの中にはいっています。これって、どうすればいいの？そんな疑問に答えていきたいと思います。次回も、ぜひ足を運んでくださいね。Any　のビジネス応援情報、「ショップ経営者さんに、朗報です！Googleマップがお店を宣伝してくれます！」はここをクリック知らなきゃ、損です！ほんと！▼-------------------------------------------ANYのSOHOな毎日は、「商用・ビジネスサイト」の応援ブログ、として頑張っています！これからも、どうか、応援よろしくお願いしますね～。「ANYのSOHOな毎日･･･。」ブログランキングに登録しています。よしよし、応援してあげようという、やさしい方は、こちらを　ポチッとクリック！よろしくお願いします。　↓　　↓　　↓■Blog Ranking今日も、ありがとうございました～。o(^▽^)o

簡単、綺麗なビジネスメールNo.4

ビジネス応援情報、「ショップ経営者さんに、朗報です！Googleマップがお店を宣伝してくれます！」はここをクリックしてください。正しいビジネスメール、スマート編　←前回に続いて、なぜかスマート編です。（笑）今回は、４、本文　内容　です。それでは、美しいビジネスメールの書き方を、一緒に学んでいきましょう。※ここでご説明させていただくメールソフトについては、一番一般的なOutlook Expressとさせていただきます。内容については、次の通りです。　１、テキスト形式・ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）　２、タイトルについて　３、本文　書き出し　４、本文　内容　５、署名について　６、返信をするとき前回までの内容をもう一度確認したい方は、上部のタイトルをクリックしてください。４、本文　内容　◆本文は、出来るだけ手みじかに要点をまとめて、書きましょう。ビジネスメールですから、友達と話すような感覚で、ずらずらと書いてしまわないように、気をつけたいものです。◆また、顔文字は、ビジネスメールでは使いません。o(^▽^)o 私も、つい、使いたくなってしまうのですが、ビジネスメールでは、控えましょうね～。親しくなってくると、ビジネスとは、違ってくると思いますから、チョット位なら・・・。ね？でも、ビジネスメールでは、くれぐれも、使わないようにしましょうね。◆それから、1行の文字数を全角35文字（半角70文字）以内で、読みやすく改行しましょう！これ、今日のPOINT!　です。1行の文字数は、実は設定できるのですが、初期設定では、だいたい、“半角70文字”となっているようです。これを知らないで、横に、ずらずらと続けて書いていくと、思わぬところで、勝手に改行されて、相手に送信されてしまいます。ですから、大体、全角で35文字以内の、適当なところで、自分で改行して文章を作りましょう。そうすると、読みやすいばかりじゃなく、変な改行も防げますよ。本文のところの、要点は、以上の3点かと思います。後は、内容を要約する文章力にかかってくるかもしれないですね？でも、これも、“慣れ”かとも、思いますので、おっくうがらずにドンドン、メール送信してみましょう。ビジネスメールでは、本文においても「すっきり」「明瞭・簡潔」が求められるって事を、覚えておきましょう。次回は、５、署名についてですね・・・。いくつかの署名の例も、ご紹介してみたいと、思っていますので、知ってる人も、知らない人もぜひ、また、足を運んでくださいね。Any　のビジネス応援情報、「ショップ経営者さんに、朗報です！Googleマップがお店を宣伝してくれます！」はここをクリック知らなきゃ、損だったり・・・！o(^▽^)o ほんと！▼-------------------------------------------ANYのSOHOな毎日は、「商用・ビジネスサイト」の応援ブログ、として頑張っています！これからも、どうか、応援よろしくお願いしますね～。「ANYのSOHOな毎日･･･。」ブログランキングに登録しています。よしよし、応援してあげようという、やさしい方は、こちらを　ポチッとクリック！よろしくお願いします。　↓　　↓　　↓■Blog Ranking今日も、ありがとうございました～。o(^▽^)o

簡単、綺麗なビジネスメールNo.３

正しいビジネスメールは、スマート編　←なぜスマート編になったのかは、よくわかりません（笑）今回は、３、本文　書き出し　です。それでは、美しいビジネスメールの書き方を、一緒に学んでいきましょう。※ここでご説明させていただくメールソフトについては、一番一般的なOutlook Expressとさせていただきます。内容については、次の通りです。　１、テキスト形式・ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）　２、タイトルについて　３、本文　書き出し　４、本文　内容　５、署名について　６、返信をするとき前回までの内容をもう一度確認したい方は、上部のタイトルをクリックしてください。３、本文　書き出し◆ここでは、まず最初に、“どの部署の、誰に宛てたメールなのか”を書きます。手紙のように、「時候の挨拶」や「拝啓」「前略」また、「敬具」「草々」等は使いません。ですから・・・・。例えば・・・。---------------*---------------*---------------○○○○株式会社人事部採用課　　○○　○○様---------------*---------------*---------------といった感じです。◆その次には、必ず、自分を名乗りましょう。←コレ、POINTです！また、そのときに、女性であれば、---------------*---------------*---------------いつもお世話になっております。株式会社○○　テクニカルサポート担当　松島　なな子　です。---------------*---------------*---------------と言った感じで、書けば、やわらかでスマートです。男性の場合でも、全然ＯＫですが、---------------*---------------*---------------○○○○株式会社人事部採用課　　○○　○○様株式会社○○　テクニカルサポート担当　○○　太郎です。---------------*---------------*---------------でも、すっきりしていて、ＯＫです。ビジメスメールの場合、会社によって、メインのアドレスを、複数の人で管理している場合があります。また、その中でも、業務の内容によって、担当者が決められていたりするわけですから、まず、メールを開けた時に、すぐさま、“誰宛のメールなのか”また、“誰からのメールなのか”がわかる。と言った事が求められるのです。このメールを開けた段階で、“誰からきたのか”がわかる事で、大体の内容を察知する事も出来るかもしれないですよね？！ビジネスメールでは、「すっきり」「明瞭・簡潔」が求められるので、本文をずらずらと最後まで読まないと、誰から来たのかわからない。とうのでは、“不親切だ”という事になるのです。ですから、ビジメスメールの書き出しは、まず、相手先　何かの誰宛か・・・。を書き、そして、改行して一段あけて、自分を名乗る。って事を、覚えておきましょう。次回は、３、本文　内容　　についてですね・・・。ビジネスメールでは、ここも、とても大切な部分です。単に、「文の書き方」だけではなく、メールソフトの設定に関係してのお話も入ってきますので、ぜひ、チェックしてほしいと思います。ですから、ぜひ、また、足を運んでくださいね。▼-------------------------------------------ANYのSOHOな毎日は、「商用・ビジネスサイト」の応援ブログ、として頑張っています！これからも、どうか、応援よろしくお願いしますね～。「ANYのSOHOな毎日･･･。」ブログランキングに登録しています。よしよし、応援してあげようという、やさしい方は、こちらを　ポチッとクリック！よろしくお願いします。　↓　　↓　　↓■Blog Ranking今日も、ありがとうございました～。o(^▽^)o

簡単、綺麗なビジネスメールNo.2

正しいビジネスメールは、やっぱり綺麗で、カッコイイ編　←勝手にネーミングにしちゃいました（笑）今回は、２、タイトルについて　です。それでは、前回の続き、美しいビジネスメールの書き方を、一緒に学んでいきましょう。※ここでご説明させていただくメールソフトについては、一番一般的なOutlook Expressとさせていただきます。内容については、次の通りです。　１、テキスト形式・ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）　２、タイトルについて　３、本文　書き出し　４、本文　内容　５、署名について　６、返信をするとき前回の内容１、テキスト形式・ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）をもう一度確認したい方は、こちらをクリックしてください。２、タイトルについてタイトル（Subject)部分は、その名の通り「タイトル」つまりメールの「題」を書く所です。って、そのまんまですよね・・・（笑）ここには、内容を意味する簡単な言葉で「タイトル」を書きましょう。例えば・・・。　「　○○書類確認の件　　」　「　○○資料を送付いたします」　「　キャンペーン期間延長のご案内　」　「　○○に付いての質問です　」　「　○○のご挨拶　」と言った感じです。但し“「”“」”はいりませんよ～。o(^▽^)o 特に難しい事は、ないと思いますが、時々、誤作動か何かで、タイトルを何も書かないで送られてくる事があります。ビジネスでは、これだけは、避けたいものです。ビジネスにおいては、一日に、たくさんのメールを確認したり、処理しなくてはならない場合がありますから、まず、タイトルで、内容が分かると言う事が、とっても大切になってくるからなのです。また、現在では、ウィルス対策として、Outlook Expressの表示レイアウトで　プレビューウインドウを表示しないと言う使い方をされてる場合が非常に多くなっています。　　　　　　　　　　　　　つまり、“送信者”　“タイトル”で、まず、必要かどうかの判断をし、はっきりと必要でないもの（例えば心当たりの全くないメールや　英文の怪しい内容のタイトルのものなど）は、その場で削除する。そうして、作業能率を上げるといった事があります。自分が送ったメールが、間違って削除されない為にも、タイトルは、しっかり内容をまとめて書きましょう。次回は、３、本文　書き出し　　についてですね・・・。ビジネスメールでは、ここも、とても大切な部分と言えると思います。ぜひ、また、足を運んでくださいね。▼-------------------------------------------ANYのSOHOな毎日は、「商用・ビジネスサイト」の応援ブログ、として頑張っています！これからも、どうか、応援よろしくお願いしますね～。「ANYのSOHOな毎日･･･。」ブログランキングに登録しています。よしよし、応援してあげようという、やさしい方は、こちらを　ポチッとクリック！よろしくお願いします。　↓　　↓　　↓■Blog Ranking今日も、ありがとうございました～。o(^▽^)o

簡単、綺麗なビジネスメールＮｏ．１

前回、「宣伝」の方法として「メールを使って･･･」なんて事を書いていたので、ここで、内容を急遽「メールの書き方」に変更してみようと思います。正しいビジネスメールのマナーや、書き方って、案外知らないものなんですよね？？私も、最初の頃は、そうでしたから・・・。o(^▽^)o でも、正しいビジネスメールは、やっぱり綺麗で、カッコイイです。何事でもそうですが、マナーにのっとった仕草や動作は、見ていても美しいですよね？メールでも、同じ事がいえると思います。しかも、ビジネスメールのマナーは、全然難しくありません。「知ってるか知らないか」だけのことです。ホームページを持つと言う事は、ネット社会に足を踏み入れたも同然ですから、メールを使う事は避けて通れないと考えています。この機会に、ぜひ、正しいビジネスメールの書き方をマスターして、明日から、クールにカッコよくネット社会を生きてください！！※ここでご説明させていただくメールソフトについては、一番一般的なOutlook Expressとさせていただきます。内容については、次の通りです。　１、テキスト形式・ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）　２、タイトルについて　３、本文　書き出し　４、本文　内容　５、署名について　６、返信をするとき　１、テキスト形式・ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）まず、メールには、テキスト形式のメールと、ＨＴＭＬ形式（リッチテキスト）のメールがある事をご存知でしたか？ＨＴＭＬ形式のメールとは、メールの本文のところが、“ホームページで見てるような画面で構成されたもの”文字の大きさ・フォント（文字の形）・色などを設定できて、画像なども自由に入れる事が出来るものです。また、テキスト形式のメールとは、本文には、文字のみ。しかも、色やフォント等を選ぶ事は出来ませんし、画像などは、添付ファイルとして送信する。と言う形のものです。ビジネスメールでは、テキスト形式でメール送信をしましょう！これは、受信する側が、テキストのみの送受信しか出来ないといった場合に、ＨＴＭＬ形式でのメールだと、開かなかったり、うまく表示できないと言う事が起きるからです。また、ウィルス対策としても、ＨＴＭＬメールのやり取りは、勧められません。現在、ウィルスがこれほどまで、出回っている事を考えると、気づかないうちに、ウィルスをばら撒いてしまうと言う事態にもなりかねないのです。メールを通信として、常にやり取りしているＩＴ関係の企業では、テキストメールのみの送受信しか出来ないメールソフトを使っている事が多いと聞いています。ですから、これからメールを送る時には、まず、“テキスト形式で送る。”と言う事を念頭に入れておきましょう。そこで、Outlook Express の設定ですが・・・。◆初期設定では、ＨＴＭＬ形式になっているはずですから、テキスト形式になおしましょう。方法は、メールソフト（Outlook Express ）を立ち上げ、メニューバーの「ツール」から、「オプション」をクリック！そして、「送信」タブを開き、中間あたりに、「メール送信の形式」と言う所があるはずです。そこで、「テキスト形式」にチェックを入れて、「適応］ボタンをクリックします。これで、次から、メールを送るときには、テキスト形式のメールとして、開くはずです。◆その次に、もう1ヶ所確認しておきたい所があります。同じ「送信」タブの中の、「メール送信の形式」の所のすぐ上、「受信したメールと同じ形式で送信する」と書いてあるところがあるはずです。ここのチェックも、はずしておきましょう。ここにチェックが入ってると、相手メールがＨＴＭＬメールで、それに返信した場合、こちらから、ＨＴＭＬ形式のメールを送ってしまう事になってしまいます。ですから、ここも、チェックをはずしておいてください。そして、「ＯＫ］ボタンで閉じます。これで、送信メール形式は、「テキストメール」で毎回送る事ができます。・・・・と言う事で、今回は、「テキストメール・ＨＴＭＬメール」について説明させていただきましたが、コレだけでも、メールをもらう人からの印象は、ずいぶん違ってくると思います。次回は、「２、タイトルについて」「３、本文　書き出し」　　について説明していきたいと思います。次回も、大切な部分になると思いますので、ぜひ、また、足を運んでくださいねっ。ではでは・・・・。▼-------------------------------------------ANYのSOHOな毎日は、「商用・ビジネスサイト」の応援ブログ、として頑張っています！これからも、どうか、応援よろしくお願いしますね～。「ANYのSOHOな毎日･･･。」ブログランキングに登録しています。よしよし、応援してあげようという、やさしい方は、こちらを　ポチッとクリック！よろしくお願いします。　↓　　↓　　↓■Blog Ranking今日も、ありがとうございました～。o(^▽^)o