北京ビジネス最前線改め中国ビジネス後方基地

仕事柄、画像や映像をたくさん貼りこんだ企画書を使って、お客さまにプレゼンテーションします。
大きな中国企業には大概プレゼンテーション用の会議室があって、プロジェクターやらPDPなどが用意されていますので、Power Pointの企画書をそうした大画面に映し出して説明します。
大きくない会社でも、プレゼンテーションはプロジェクターでやってくれ、ということになります。プレゼンテーションが終えると、説明した企画書のファイルを保存したCD-ROMを1枚お渡しすると、だいたいコトが済みます。
プリントアウトしたペーパー資料など、あまり求めてきません。映像資料だって、MPEGにしてCD-ROMでお渡しすれば、OKです。

ところが、日本のお客さまの場合、こうでは済まないケースがほとんどです。
プロジェクターを使ってプレゼンテーションをしようとしても、「プリントアウトしたものは無いのですか」と尋ねられます。こちらは説明が終わってからお配りしようと思っていたのですが、プレゼンテーションを始める前にペーパー資料が手元に無いと心細いご様子です。お配りしてしまうと、スクリーンのほうではなくて、手元のペーパー資料をどんどんめくっています。いまご説明しているのは、そのページじゃ無いんだけど、と思っても、先にお配りしたこちらの敗北です。説明を聞くよりペーパー資料を読み込むほうに、もう夢中です。

こうしたペーパー資料は、カラーでなければなりません。しかも参加者全員が同じペーパー資料を持っていなければなりません。キーマンにだけカラーの資料をお渡しして、残りはモノクロコピーで済ませたりしたら、色分けしたグラフが見難い、なんてご不満が飛び交うのです。「前方のスクリーンをご覧ください」と言いたくなってしまいます...
映像資料はVHSテープが原則です。日本とやり取りするからNTSCにしてくれ、と言われることもしばしば。やはり、テレビでご覧になりたいのでしょうか。

それでも、これは北京の日本企業の話であって、日本のほうでは、もうペーパーレスだろう、と踏んでいたのです。
ところが本社の方が日本で準備して出張で持ち込む資料もペーパーだったりします。100ページもの企画書を20セットも持ってくるのですから、手荷物の超過料金を取られたのではないか、と心配になってしまいます。北京に到着してから誤りを発見して修正しようにもCD-ROMすらないので、日本から100MB近いファイルをメールで送ってもらうハメになります。

北京の会社のスタッフの多くはUSBメモリーを首にぶら提げています。社内でも小さなデータならメールでやり取りしますが大きなデータのやり取りはこれでやっています。小さな打ち合わせはノートPCを覗き込みながらやってますし、社内会議はスクリーン使用のペーパーレスが原則です。本社から送ってもらうデータはMOだったりします。これがなかなか読み込めない....本社の会議に出席すると、お見事なまで整然とペーパー資料がテーブルに準備されています。

ペーパー資料は、読みたいページをめくって探せたり、該当箇所にそのままメモを書き込めたり、「貰った」という実感があったり、便利なのかもしれませんが、何10部もカラーコピーなどしたらコスト高になってしまいますし、ペーパーの無駄遣いのような気がして、森林破壊にもつながってしまうでしょう。
企画書などをお客さまにデータでご提供してしまうと、中国ではいつの間にかライバル社に出回っていたりして、そのまま他のお客さま向けの企画書となって、またウチのスタッフの手に戻ってくる、と言ったとんでもないこともあります。でも、コピペ不可能なPDFファイルなどにすることによって、ある程度は防げるようになりました。
ウチの会社ではオフィス用紙の需要が激減しています。たまにキーキーと流れてくるファクシミリに使われるくらいです。しかもファックスを送ってくるのは日本の本社かお客さまくらいです。