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2018.03.14
カテゴリ：仕事術
仕事をしていると、メール、関連書類、資料ファイルなどいろいろたまりますよね。机の上に資料ファイルが重なっていないでしょうか？ ■メールは2週間後に消す私は、自分宛(含むCC)のメールは消さないのが方針です。 そのかわり、高速に検索できるツールをつかって、素早く探し出せるようにしています。 これは以前の記事で紹介したMailStore Homeというソフトを使ってます。 それでも、現在直接携わっていないプロジェクトや単なる連絡メールなどが1日に受けるメールの内、約6割くらいあります。そういったメールは、表題を見てとっとと削除してしまいます。 ただ、どんどん削除していくと、メールのゴミ箱にかなりのメールがたまります。1週間貯めるとだいたい2000件くらい。 ただ、かたっぱしから消すので必要な物も消しちゃう場合があります。 何が必要だったかは、必要になった時にしかわからない ので、削除メールもゴミ箱に入れっぱなしにしてあります。 Gmailなら容量は気にしなくていいので、削除もせずにアーカイブするだけですが、アウトルックなどは容量が大きくなると、起動が遅くなったり、処理に時間がかかったりしますので、ときどき掃除をしないといけない。 そこで、週末にこのゴミ箱の掃除をするのですが、 一気に空にしてはいけない ということに注意。 ゴミ箱を開いて2週間以上たったものだけ削除します。 さすがに2週間使わなければ、もう一生使うことはありません。経験的に。 ■PCファイルは消してはいけないPCのファイルは永久に消しません。 特に、自分が作ったファイルは永久保管です。 ただ、現在よく使うフォルダに置いたままだとファイル数が多くなって、よく使うファイルにアクセス出来ないので、別のフォルダに移動します。 私の場合、 c:\@backup というフォルダが作ってあって、ここが、通常使う c:\_usr フォルダと同じツリー構造になっています。 この@backupフォルダは、ファイルのコピーツールffc(http://www.k3.dion.ne.jp/~kitt/pc/sw/ffc/)で、Windows起動時に以下の様な処理をさせてます。 ffc.exe /bg /nq /md /sr /ys /wd /ov:b4c0a2 /to:C:\@Backup C:\_USR\*.* 簡単に説明すると、 ★−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− という処理です。 これをやっているので、普段使うフォルダc:\_usrにあるファイルは、「もう使わないな」と思った時点で、さくっと削除。 変更履歴も含めて、すべてc:\@backupに残ってますから。 このバックアップフォルダc:\@backupは普段使うノートPC,会社のデスクトップPC、サーバ上の個人フォルダ、自宅のデスクトップPCと4箇所に同じ物がおいてあります(ときどき同期をしてます)。これはハードディスクの故障時に紛失しないため。 ■書類は押し出し保管書類は、まずスキャナで取り込んで原本はクリアファイルに入れて押出ファイリングです。 スキャナで取り込んでいるので、上記のPCファイルと同じように永久保存です。 ただ、原本も見返したくなる時があるかもしれないので、日付を書いたクリアファイルにいれて、一応保管してます。 これも見返したら、クリアファイルの日付を今日の日付にして、押出ファイリングします。 そうすると、古くて見返していない資料はどんどん左側にずれて、いっぱいになったところで、まとめて2週間分くらいを破棄します。 ただし、スキャンした書類は、ファイル名でしか検索できないので、書類の内容の概要について、書いたテキストファイルも一緒に保管します。ファイル名はスキャンしたファイル名と同じにしておけば、あとでキーワード検索ができます。 一時期は、全部GoogleMailにコメントを付けて送付してました。こうすると、あとで検索もできますし。いまでならEvernoteが便利でしょうね。 でも、会社ではこれらは使用禁止。社内情報を社外のサーバに置くと、もし何かあったら信用問題ですからね。 自宅でもらった書類は、全部スキャンしてEvernoteに登録してます。 ■ゴミ箱というシステムかつてPCのOSがMS-DOSと言っていた時代には、削除するとそれはもう復活できませんでした。OSがWindowsになって(MAC-OSもありますが)、このゴミ箱という仕組みを見た時に、 削除しても一旦システムが保管 その後、本当に削除する という仕組みに目から鱗が落ちました。 こういう仕組みは使わないともったいない、と言うことで、いまの仕組みで運用するようになりました。 ■参考図書 『「超」整理法』
●本書を引用した記事 予定表は複数のグループで管理する 書類は立てて保管する SE-ScreenSaversデスクトップ時計のスクリーンセーバー 仕事の結果はメールで送っておく 放置する 1週間は18日ある 廃棄は2週間後 メモは財布に入れる 整理しないで検索する ●関連図書 超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー  超「超」整理法 クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー  続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法  ●このテーマの関連図書
■同じテーマの記事●探しものは効率化のチャンス毎日ほぼ何かを探してますよね。私は探しものをしない日はないです。朝、「あれ、定期持ったっけ？」ってポケットの中を探り、仕事中に「確か、似たような資料を前に作ったよな〜」とライブラリを探し…そのときに「ああ、あった。良かった」で終わらせちゃうともったいない。改善のチャンスなんですよ。探しものから無理やり価値を産ませる基本的に探しものは価値を産まないです。探したものを使って初めて価値を生むわけで、探さずに手元にあればすぐに使い始められたものを、探している時間..●廃棄は2週間後仕事をしていると、メール、関連書類、資料ファイルなどいろいろたまりますよね。机の上に資料ファイルが重なっていないでしょうか？メールは2週間後に消す私は、自分宛(含むCC)のメールは消さないのが方針です。そのかわり、高速に検索できるツールをつかって、素早く探し出せるようにしています。これは以前の記事で紹介したMailStore Homeというソフトを使ってます。それでも、現在直接携わっていないプロジェクトや単なる連絡..●エクスプローラでワンキーで希望のフォルダにジャンプする方法エクスプローラとファイラーだと一番違うのは、いろんなショートカットキーを定義したり、特定のフォルダに簡単に移動できるような設定ができることでしょうか。エクスプローラはある特定のフォルダに移動するのに、そのドライブを開いて、フォルダツリーを順番にたどっていくか、お気に入りなどに登録しておくかしておかないと移動はできません。一方で、ファイラーを使うと、CTRL+なにか のキーで一発でよく使うフォルダに移動できたりします。エクスプローラでショートカット集のフォ..●デスクトップの3ゾーンを利用してタスクを処理する仕事を効率的に進めようと思ったら、タスクの一覧を管理することはとても効果があります。私の場合、タスクリストはアウトルックで管理していますが、今日やるべきタスクは一旦付箋（ポストイット）に書き出すようにしています。まあ、朝の儀式みたいなもんです。書き出した付箋を、未確認・未処理・処理中・処理済がひと目で分かるようにするためには、貼り付ける場所に一定のルール（工夫）をもたせるのが良いです。タスクは左から右に流れる以前のタスク管理ツール（タスクリストではありま..●スタートメニューによく使うファイルをピン留めする(Windows10)Windows7までは、よく使うファイルをスタートメニューに入れることができました。ところが Windows10 になってから、スタートメニューの構造が変更されてしまって、スタートメニューにファイルを入れることができなくなってしまいました。Windows7 同様、ジャンプリストにはピン留めできるのですが…レジストリでショートカットのピン留めを設定するいろいろ調べてみたら、ファイル自身はスタートメニューに入れられませんが、ショートカットならピン留めできるこ..お気に入りの記事を「いいね！」で応援しよう
最終更新日
2018.03.14 07:17:29
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