マニュアルを作る
あなたの手元には、あなたの仕事のやり方を書いた資料はどれだけあるでしょうか？これ意外に持ってない人が多いんですよ。毎日あれだけ仕事をしているのに、どうやって仕事をしているのか、何も書いてない。つまり、あなたの頭のなかにだけあるわけですね。■仕事を効率化する最良の方法以前の記事でも何度か書いてますが 仕事の効率化の最良の方法は他人にやらせることです。あたり前ですね。自分は何もしなくても結果が出てくるのですから。でも、どうやってやっているのか表現できないものを他人にやってもらうことはできません。できたとしてもあなたの期待する品質は出せないでしょう。だってあなたより詳しい人はいないんだから。他人に理解できるようにするためには、言葉にするか文字にするかの2通りしかありません。もちろん、その後にトレーニングも必要ですが、最初にするべきは、 仕事のやり方を言語化することです。■今日やった仕事のコツは何でしたか？それほど難しいことではなく、今日(今)やった仕事のコツを書き残しておくことです。もしそれが言葉にならないのであれば、とにかくやった手順を書き出しておいてください。次回同じような仕事が来た時に、それを見なおせばいいです。それを日誌でもライフログでもいいので、 業務名称 タグ名称 手順 注意点・コツこれだけの項目を1件一様(1ファイル)で書きだしておいてください。「タグ名称」というのが分かり難いかと思いますが、これは後でシソーラス検索をする時の辞書になります。たとえば、「役員との会議を開催する」という仕事があったとすると、 役員,社長,会議,ミーティング,打ち合わせ,打合みたいに思いつく関連キーワードをどんどん書いておくんです。そうするとあとでGrepで検索した時に、ヒットしやすくなります。次に同じような仕事が発生した時に、思いついた単語が「打ち合わせ」だったとしても、このファイルにヒットさせられます。※これには、Webでシソーラス検索をしてみると簡単に出てきます。※ 会議 同義語※でWeb検索するだけ。■改定する次に仕事をした時には、キーワードで検索してみて、あればそれを修正、なければ新しいファイルを作ればいいです。一生懸命探したりすると手間になるので、検索ツールでヒットしなければさっさと新しいファイルを作って書いてしまったほうが面倒がありません。改定し続けていると、いざ人に説明しようとした時に、「この資料見ておいて。後で説明するから」と元ネタになってくれます。元ネタ程度で構いません。現時点はあなただけがわかればいいものですから。必要があった時に、ちゃんと書き直しましょう。■同じテーマの記事●時間を無駄に浪費している習慣を塗り替える 「この悪い習慣をやめたい」と思ってもやめられません。それは意志の力がないからではなく、上書きすべき良い習慣がないだけかもしれません。以前の記事「しない」はできないでも書きましたが、人間は基本的に否定文を理解できるようにはできてないみたいです。たとえば、「コップの水をこぼさないように」といわれるとこぼす確率があがるのだそうな。悪い習慣を上書きする「悪い習慣」というのは大抵の人が意識しています。ただ、それを「やめよう..●Excelのムダなスクロールを省く４つの必殺技Excelの表って結構大きなものがあって、１画面には収まりきらないばあいがあります。そうしたときに、あっちをみるのにスクロールして、さらにこっちをみるのにスクロールなんて、見ている時間よりもスクロールしている時間のほうが長い、などということが時々あります。そんなときに、スクロールの無駄を省く幾つかの方法があります。ウインドウ枠の固定一番簡単な方法は、今見ている表の一部をスクロールせずに常に表示されているようにする「ウインドウ枠の固定」。これはスクロールし..●スマホ読書：ページめくりは右手・左手両対応にするAndroid スマホで自炊したりネットで拾ってきた書類を読むのに、私は Perfect Viewer と ComittoNいうソフトを使っています。この2つが気に入っている機能のひとつにタップしたときの動作が決められることがあります。他の画像閲覧ソフトにも、設定が変えられるものが多いですが、左右のどちらをタップしても次のページへ進むという設定ができるのは、私が試した中ではこれだけでした。右手で持つか左手で持つかスマホやタブレットを持つときに、どちら..●エクセルで変更箇所がわかるようにする方法誰がどのセルを修正したのかがわかりにくい……Excelで作った表を大勢で確認・修正を繰り返すと、だれがどこを編集したのかさっぱりわからない状態になることがあります。もちろん、過去の自分も他人のウチです。修正済みのセルがひと目でわかるように強調表示できたら、修正箇所の確認の時間が短縮できて、仕事の効率が上がりますよね。Excelで変更履歴を記録し、修正済みのセルを強調表示するテクニックをご紹介します。Excelで変更された箇所を強調表示する自分が今しがた編..●時間の浪費を見つける方法 どう頑張っても1日は24時間しかありません。生産性という意味で時間あたりの生産性を変えることはできますが、物理的な時間を伸ばすことはできません。時間あたりの生産性を改善するために、過去記事でもいろいろなハックをご紹介しましたが、トータルでみると、生産性改善よりもムダに捨てている時間を有効な時間に使うほうが効果があります。単純に言えば、睡眠の時間を削って仕事ややりたいことに当てれば、1日の生産量は向上します。ただし、長続きしないで..●繰り返しタスクは目標見直し期限を設ける 習慣として繰り返し実行するタスクというのはどのくらいあるでしょうか。自分の環境で言うと、仕事の半分近くがこの繰り返し実行するタスクで占められているようです。仕事だけでなく、勉強についても「毎月10冊はビジネス書を読む」とかいうものもあると思います。極端な話、たとえば「毎食後歯を磨く」みたいなものもありますね。これをどのくらい「タスク」として登録していますか？実は、タスクとして実行するようになると、きちんと達成するとい..
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