スケジュールにはExcelを使う
スケジュール管理をするツールは色々あります。多くの場合、スケジュールを細分化したり、日付に当たる部分を入力したりするだけでガントチャートが自動的に作られるようなソフトを使うかもしれません。でも、私の会社で言うと、いろんなツールを導入してみましたがどれも定着しませんでした。で、結局何を使っているかというとEXCELです。EXCELならすべての人のPCに入っている(社内標準ソフト)ので、伝わらないことがありません。進行状況も都度入力していけば分かりますし、専用ソフトだからといって、勝手に進捗状況を取り込んでくれるわけではなく、所詮入力しなければできませんし、進捗で「完了」を除いた進捗状況は相当「エイヤッ」です。所詮その程度の進捗状況判断レベルなので、それを自動的に醜形してグラフ化してくれても、元の数字が信用ならないので、その結果出てきた数字が信用できるわけがありません。■開発マイルストーンツールを使うとしたら、私のオススメは、EXCELのマクロで作られた開発マイルストーンというツール。これならスケジュール管理に必要なひととおりの機能は備えていますし、EXCELなので、見られない人がいません。ただ、昨今 EXCEL にくっついてくるマクロのウイルスもあるので、嫌う組織もあるようです。だったら単純に日程計画だけが書かれたガントチャートを EXCEL で書くだけで十分ではないかと。■EXCELでチャートを書くコツEXCELでスケジュールのチャートを書くコツは・開始と終了を図形ではなくセルに文字を使って入れること・A,B列に名称と担当者を書くこと・グループ化することの3つです。それ以外はほぼ自由に書きます。■開始日と終了日は自動計算で正しく言うと、実際に日付が始まるのは G列 からです。C,D,E,Fには開始予定日、完了予定日、着手日、完了日 がそれぞれ入っていますが、これは簡単な関数で自動的に出すことができます。たとえば、日付が 2行目 に入っているとすれば、10行目のタスクは LOOKUP("○", G10:ZZ10, G2:ZZ2)とやってやれば見つかります。■開始と終了は文字を使うこの LOOKUP 関数を使うためには、開始時点と終了時点に特定の文字を入れている必要があります。このため、開始日には「○」、終了日には 「●」のような記号を使っています。同様に着手日と完了日も「◆」「◇」のように文字を使います。■グループ化するタスクを作った時点はひとつでも、実際にやる日が近づいてくるとより詳細なタスク分解が必要になります。このために、タスクの下にはどんどん行挿入をしながら作っていくのですが、グループ化しておくと、見たくないタスクはグループ表示のレベルを変えることで変更できるようになります。いわゆる「折りたたみ」という機能です。■日程は詳細化しない最後に、足の長いプロジェクト(たとえば１年間とか)だと、日付や時間指定してまで１年後のスケジュールを作ることに意味がありません。そういう時は、直近の1〜2ヶ月だけを Daily にしておき、それ以外は Weekly にしてセルを作れば簡単に全体表示ができるようになります。私は、直近3ヶ月は Dailyで、それ以降はWeeklyで作っておいて、1ヶ月毎に直近3ヶ月を Daily にするとともに、遅れたタスクの再見直しをするようにしています。日付はソフトに適当に処理させようとすると、日次(Daily)とWeeklyのどちらかになって、長すぎるか大雑把すぎるかのどちらかになってしまいますので、人間が自分の感覚に合うようにしてやればいいです。1ヶ月は Weekly だと 4列 をですが、これを展開するには、各列の後ろに 6個列を挿入してやれば完成。あとは、右下をドラッグすればEXCELが自動で日付を入れてくれます。日程計画なんてそう毎日見るものでもないですし、そのソフトの費用対効果、使い方の習熟を考えたらシンプルが一番ですよ。■同じテーマの記事●スケジュールにはExcelを使うスケジュール管理をするツールは色々あります。多くの場合、スケジュールを細分化したり、日付に当たる部分を入力したりするだけでガントチャートが自動的に作られるようなソフトを使うかもしれません。でも、私の会社で言うと、いろんなツールを導入してみましたがどれも定着しませんでした。で、結局何を使っているかというとEXCELです。EXCELならすべての人のPCに入っている(社内標準ソフト)ので、伝わらないことがありません。進行状況も都度入力していけば分かりますし、専用ソフトだからとい..●よく使うフォルダのアイコンを変えてすぐに見つかるようにするエクスプローラからフォルダを選ぶときに、マウスの動きを観察していると、目的のフォルダを探すのに結構ウロウロシているのに気が付きます。特にフォルダがたくさんあったりすると探すのに時間がかかります。マウスの動きは視線の動きとほぼ同じです。素早く目的のフォルダを開く方法PCで作業を始めるためにはファイルを開いたりアプリを立ち上げたりシないといけないのですが、ここに行き着くまでに時間がかかるというのは時間管理上とってももったいない時間です。これを短縮するために、..●Excelで面倒な繰り返し作業を簡単にするF4キーExcelの作業で、繰り返し同じ操作をすることがけっこうあります。たとえば、コピーしたセルを何回も貼り付けたり、感覚を空けて色を塗ったり、何回も罫線を引いたり…一回一回操作するのは結構面倒なのですが、「前の作業を繰り返す」ショートカットを活用することで、劇的に作業がはかどります。前の作業を繰り返すたとえば、複数のセルに同じように色を付けたいような場合。連続したセルなら、範囲指定して、リボンから色付けを選べばいいですが、飛び飛びのセルにやろうとすると目的..●列幅の異なるセルを同じシートに表示する方法Excelでレポートを書くときに、列幅の違う表を同じシートに表示したいときってありますよね。ところがエクセルは途中からセルの幅を変えることが出来ません。勢い、こんな形になります。よく見る作戦よく見るのは、２つの表を横に並べてしまって、同じ列に異なる幅のセルを持ってこないようすること。確かに渡しもくやります。この方法は、上で書いたように、列数が大して多くない表なら有効です。あまり考えなくてもいいし。ただし、列数が大きくなると画面に収まりきらないので、下手..●新規テキストファイルをバッチで作成するWindows で新しいファイルを作成する方法って、マウスでエクスプローラのなにもないところを右クリックして新規作成を選んでファイルのタイプを選択する以外に方法がないみたいです。おそらく Word / Excel なんかのアプリに新規作成を実行させるためにそうなっているんでしょうけど、ちょっとしたメモを作りたいだけのような場合には結構不便です。たとえば、多くのファイルがあるようなフォルダだと、まず何もないところの面積が少ない。そのために、表示を広げた..
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