サラリーマン・ハック

目標の数値化

■ゴールの得点何かの仕事をはじめる時に、「最終的なゴールイメージはこんな感じ」というのを想定してはじめるようにしてます。　　140点　　−ちょっと出来すぎ　　120点　　−上出来だろう　　100点　　−ま、このくらいはやれるだろう　　 80点　　−ちょっと出来が悪いかな　　 60点　　−できが悪すぎ、ちょっと仕切りなおしが必要こんなイメージで、ゴールポイントを決めていきます。仕事をはじめる前に、このゴールイメージを決めずに仕事をしている人をときどき見かけます。私は部下と面談をする時(1年に2回)、必ずこれを聞きます。これに答えられないと、考えなおし。■仕事の進捗具合で、仕事の進捗を測るためのカーブイメージを簡単な絵に書きます。横軸が時間(おおよそ半年)、縦軸が出来上がり具合。出来上がり具合というのは、仕事のマイルストーンです。たとえば、プログラムを作るときには、　　要件定義書作成完了　　　10%　　機能仕様書作成完了　　　25%　　移行計画書作成完了　　　35%　　コーディング完了　　　　50%　　デバッグ完了　　　　　　60%　　評価完了　　　　　　　　80%　　リリース・導入活動完了　99%　　フィードバック　　　　 100%にわけて、それぞれに日付を当てはめるわけです。横の%が進捗具合です。感覚で分けると進捗具合がぶれるので、これ以外のレベルは分割してません。例えば、コーディングが半分くらいできたので、55%です、というのは認めません。完了しない限り50%のまま。これを日程に対応させて、進捗状況を報告してもらうわけです。たとえば、作業開始から30日目に機能仕様書が完了するはずだったのに、まだできていないとすると、進捗状況は 10/25*100 で、40点 が進度になります。逆に、もう移行計画まで作り終わっているのであれば、35/25*100=140点で超順調なので、もうちょっとスローダウンしても大丈夫、などと判断します。要は、目標進度を数値化して、それを現実の進度と比較して、これを現在の進度として数値で表すようにすることで、かなり正確な進度がわかります。これを　「どう？」　「順調っす！」　「どのくらいすすんでる？」　「まぁ、8割は完了しました」なんていう会話をすると、その人の8割はコーディングのことで、上司の聞きたいのはゴール(プロジェクトの完了)までの残り時間だったりすると、後で悲惨なことになります。これを、最初にどこまでできたら何点、と最初にある時点でのゴールを決めておくことによって、正しい進捗状態が把握できます。■仕事の品質上記は、日程での進捗状態でしたが、これを同様に機能で測定します。例えば、　PCアプリにおける画面数　機能仕様書の機能一覧の行数　WBSタスク数などといったものです。私がよく採用するのが、機能一覧の個数。最近はアジャイル開発をするようになったので、上記の日程が各機能ごとに別々の日程で進みます。このため、この機能を組み合わせないと進捗具合がわからないのです。つまり、各機能において、それぞれの日程充足率(上に書いた40点、140点といった数字)の平均と偏差を取らせて、それを進捗度として報告してもらいます。ただし、一定以下のものは0点などと足切りをして、本人に都合の悪くなるような報告をさせます。そうすと、報告する側としては、あまり悪い数字は報告したくないので、なんとかすべてを一定の水準にしようとします。さらに、ユーザ要望以外の(機能仕様書にない)機能を実装した場合には、加点できるようにしておきます。もちろんそれがユーザが望まないものであったとしても、別に要求機能自体が満足されていれば、文句は言われません。■数値化して、それを判断できるようにすることま、とにかく、　何時の時点でどこまで出来ていたらOKにするのか　どこまで出来が悪かったら緊急事態と判断するのかというのを、最初の計画段階で明確にしておくことです。これがされていないと、　夏休み症候群に陥ります。■同じテーマの記事●Excelのタブ切り替えをCTRL+TABにするタブ型ウェブブラウザを使い慣れていると、隣のタブに移動するにはCTRL+TABCTRL+SHIFT+TABって体が覚えてます。ところが、Excel はタブを切り替えるのにCTRL+PageUp/Downを使わないといけません。これがまた押しにくい。何でこんな仕様にしちゃったんだろう？AutoHotKeyでキーを再定義するで、過去記事でも何度か紹介している AutoHotKey。これでブラウザやExcelのタブ切り替え操作を共通化してしまいます。まず..●反省するより記録しなさい たぶん、今年の年初に立てた今年の目標で、仕事上の部門・グループの方針として立てたものが、手付かずで残っている人は少ないでしょうけど、個人で立てた目標は手付かずのままのものがあるのではないでしょうか。この差はなんだろうかというと、おそらく「強制力の差」と「チェックを入れる人の存在」だとおもいます。仕事上で立てた目標というのは、当然、上司と相談したうえで決めます。そしてその進捗管理を1週間なり1か月ごとに上司に報告しないといけません..●問題解決を進めるときにブロコン・リストを作る プロコン・リストというのは、「よいことと悪いことの一覧表」。あまり普段の仕事では使わないですが、英語圏ではよく使われる言葉のようです。覚えておくとちょっとお得かも。ブロコン・リストここで、ご紹介するのが、問題解決策の策定のためのツールのひとつ、「プロコン・リスト」という手法です。プロコンとは、あまりなじみのないことばかもしれませんが、英字新聞などを見ていると、よく登場す..●優先順位を正確に意識する 優先順位って簡単な言葉で説明できますか？ 仕事をする上で、たったひとつのタスクしかない状態はありません。たいていは、アレもしなきゃ、これもしなきゃ、状態で、「から手を付けよう」と決めてかかりますよね。上司からも「を優先してやってくれ」と言われたことも多いと思いますが、本当に優先してますか？優先事項があるときは他の仕事をしてはいけない単純に言えば、優先順位をつけるというのは、その第１番目のことが終わらなければ、それ以下の..●コピーを頼まれたら成長するチャンス 「仕事がつまらない」「自分の成長している実感が無い」とくに若い人におおい仕事への不満ですね。私も管理職としてそういう不満を聞く時があります。従業員満足度をあげようということでウチの会社でやっているのが、「従業員満足度向上ミーティング」というやつがありまして、仕事に対して思っていることを上司の上司に直接言うというミーティングで、こういう場で若い人の話を聞くとこういう話がときどき。「そうか。仕事で成長したいんだね。」とかわかっ..●手書きノートやメモ帳に文章を書いてはいけない過去記事で何度か紹介していますが、私はテキストファイルに日誌や議事メモを付けてます。当然、ノートやメモ帳も使ってますが、これは一時的なものが多いです。基本的には手書きノートは絵を描くものです。説明をするのは PC のテキストファイルが最適です。ノートに書いても検索できないよく打ち合わせでノートを持ってきて、ノートに話の内容を書き込んでいる人がいますよね。特に営業さんにこういう人が多いような気がします。手書きのノートは、子供の頃から使っているでしょうから手慣れてます。..

3つの情報だけ

時々気になる時があるのですが、情報集めが好きな人っていますよね。ご多分に漏れず、私もそういう時があるのですが。たとえば、「新聞」。なぜ新聞を読むのか？■新聞は読んでも意味が無いよく時間術の本などで、こういったセリフに出会います。いわく、　「新聞を読む時間は無駄だ」　「新聞代を払うくらいなら本を買った方がいい」と。まぁ確かに、新聞を読んで何かをするわけではないですね。※本を書く人にとっては、「そりゃ本を買う人がたくさんいたほうがいいわな」とひねくれた見方をしてみたり。新聞や週刊誌を読んでも「へ〜。そんなことがあったんだ」程度にしか思わないことが多いですね。それなら確かに読むのも無駄なのかもしれませんね。でも、どういうわけかやめられない。私の場合は、「新聞を読む時間」というのがあるわけではなく、食事の時にしか読みません。食事をしながら新聞にざっと目を通して、食事が終わるまでに読まなかったところはもう2度と読まないですので、まぁ、自分の時間を削っているわけではありませんが。※なので時々、「お行儀が悪い」「家族とちゃんと話しなさい」とか家内に怒られるわけですが。■情報は目的を持って集める本来情報を集めるのは、ある目的があるはずです。若い頃は、技術書の切り抜きをやってました。連載ものの技術は、雑誌(月刊誌)から切り抜いて、バインダーに閉じたりして。未だに押入れの隅からこういったものが出てくる時がありまして、「懐かしい〜」と思ったりします。でも、再利用したことはほとんどありません。色々情報術(という言葉があるのかどうか知りませんが)の本を読んでいて気がついたのは、情報には4種類あるということ。　１．仮説をたてるための情報　２．仮説を検証するための情報　３．基礎知識を形成するための情報　４．役に立たない情報この４．をやるのが「時間の無駄」というやつですね。一概に「新聞を読むのが無駄」と言うわけではなくて、１〜３の目的があって読む分には、無駄にはならないんですよ。ただ、言葉にすれば簡単ですが、それぞれの情報の境界はすごく曖昧です。■仮説のための情報１．と２．をまとめちゃいましたが、この情報は　ある問題や課題を解決するために、それに関係する情報を収集するということですね。たとえば、「定年後の資産が不安だ」という問題に対して、「どうやったら資産形成ができるのか」という課題を設定し、「資産形成」をするために「有価証券取引をやってみよう」と思えば、「今後の経済見通し」という情報は必要な情報ですよね。それをもとに、「経済見通し」を自分で考えて、それがその通りに推移しているかを検証するのには情報がいるわけですよ。　そのために日経平均株価をチェックしている。　株価の変動要因の識者のコメントをじっくり読んでいる。と言うのは、有用な行動ですよね。ただ、識者のいうことを鵜呑みにするために読んでいては、意味がありませんが。つまり、「何の課題のためなのか」が認識できればその情報は意味があるということではないかと思います。■基礎知識のための情報たとえば、上のように、「資産形成がしたい」という目的のために、どういう方法があるのか、それはシロウトが手を出せるものなのかという基礎知識がいります。これらのために広範に情報を集めて、あるところに修練させていくために、色々な基礎知識が必用ですね。そういうために情報を集めることがあります。以前の記事本を横取りするで書いたように2割は興味のある周辺ジャンルの本を読むというのは、自分の裾野を広げるための作戦のひとつですね。■役に立たない情報こうやって考えてみると、役に立たない情報というのは　自分の持っている情報と直接関連のない情報なのだと言えるように思います。つまり、自分の知識マップみたいなものがあって、そこから今読んでいる情報が何らかの形で線がつながるのであれば、それは意味のある情報になりうる。でも完全な浮島になってしまうような情報は、あっても役に立たない情報と言えるのではないでしょうか。もちろん、それがアンカーになって、そこから大陸になる可能性はありますが、ほとんど奇跡に近いでしょうね。■情報は流れを見るそういうふうに思い返してみると、私の新聞の読み方は　・下の方の本の広告を読む　・一面の記事の解説部分を読む　・経済面の新製品欄を読む　・特集記事・社説を読む⇒ノートに図解するのに限定されてます。つまり、自分の仕事に関係有るも(製品情報)のか、自分の興味が有ること(出版社が強力にプッシュしている本)、自分の能力開発の3つのジャンルしか読んでないです。その他はタイトルくらいは読みます(「見る」に近い)が、本文まではあまり読まないです。新聞は毎日の出来事がのるものなので、「点」の情報が多いのですよ。『「点」の情報』と言うのは、　ある出来事は、過去の別の出来事に端を発しているのですが、その過去の出来事が書かれていないか、書かれていてもすごく直近の過去のことだけしか書いてない情報です。多くの場合、ある大きな流れなものがあって、毎日の出来事はこの大きな流れの小さな波の一部にしか過ぎないですね。なので、その一部自体を見ても意味がなくて、大きな流れを掴まないと未来を考えることはできません。なので、記事を詳細に読んでも「大して意味は無い＝時間つぶし」という風におもってます。■3つの情報この　１．仮説をたてるための情報　２．仮説を検証するための情報　３．基礎知識を形成するための情報の3つの軸で情報を振り分けて、課題(いま自分が意識しているもの)の流れを見るための素材として捉えるようにしていると、無意味な情報集めが減りますよ。「あとで何かの役に立つかも」と思っても、自分の知識の島から線が引けないのであれば、それは捨ててしまって構いません。個人的な経験値ですが　あとで役に立つ「かも」しれない情報は　後にも先にも役に立たないです。■同じテーマの記事●ロバート・フェルドマンのビジネスマンに読んでほしい本2 著名エコノミストのロバート・フェルドマン氏が薦める本のご紹介。簡単にフェルドマン氏について。アメリカ合衆国テネシー州オーク・リッジ出身。東欧ユダヤ系。1970年にAFSの交換留学生として初来日。愛知県名古屋市の南山高等学校にて学ぶ。イェール大学（経済学・日本研究学士）を経て、マサチューセッツ工科大学において経済学博士を取得。野村総合研究所、日本銀行で研究業務、その後国際通貨基..●ロバート・フェルドマンのビジネスマンに読んでほしい本1 著名エコノミストのロバート・フェルドマン氏が薦める本のご紹介。簡単にフェルドマン氏について。アメリカ合衆国テネシー州オーク・リッジ出身。東欧ユダヤ系。1970年にAFSの交換留学生として初来日。愛知県名古屋市の南山高等学校にて学ぶ。イェール大学（経済学・日本研究学士）を経て、マサチューセッツ工科大学において経済学博士を取得。野村総合研究所、日本銀行で研究業務、その後国際通貨基..●わかりやすく書くコツ 「サルでもわかる〜〜」っていうタイトルの本を見かける時があります。「いや、いくらなんでもサルは本が読めないだろ」とは思うのですが、まあ、こういうのって特定のジャンルについて調べようと思うときに「入門書としてはアリかも」という気がして、つい手に取ってしまいます。サルでもわかる福沢諭吉ということで、どうすればわかりやすくなるのかについて完結にまとめられていた本からのご紹介。で..●記憶の10の基本原則 一度聞いただけなのに案外記憶に残っていることと、何度聞いても覚えられないことってあります。その違いは何でしょうか？記憶の力を高めるものマインドマップはもともと記憶の研究の中で生まれたものらしいので、記憶をするというテーマで書かれているものが結構あります。ここでご紹介しているものもそのひとつ。記憶の力を高めているのは、大きく・初頭効果、新近効果・連想・興味があること・繰り返しなのだそうです。..●スマホ読書：ページめくりは右手・左手両対応にするAndroid スマホで自炊したりネットで拾ってきた書類を読むのに、私は Perfect Viewer と ComittoNいうソフトを使っています。この2つが気に入っている機能のひとつにタップしたときの動作が決められることがあります。他の画像閲覧ソフトにも、設定が変えられるものが多いですが、左右のどちらをタップしても次のページへ進むという設定ができるのは、私が試した中ではこれだけでした。右手で持つか左手で持つかスマホやタブレットを持つときに、どちら..●早歩きするとよく眠れる 私は結構歩くのが早い方です。道を歩いていて、後ろから来た人に追い越されたということがあまりなく、追い越すことが多いので、多分早い方なのだろうなのだろうと思っているだけですが。この「早歩き」結構健康や睡眠にいいそうです。早歩きすると体温が上がる本書『脳を活かす!必勝の時間攻略法』によると、体温で昼間と夜間で差があると、夜ぐっすりネられるそうな。昼はバリバリ、夜はぐっすり！..

なにかいいことある？

以前の記事「新しくはじめる」で、以下の様なことを書きました。★━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━自分の知る限り、時間を作り出すためには3つしか方法はありません。−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−　１．やめる　−　今やっていることを「やらない」ようにする　２．へらす　−　今やっていることの頻度を減らす　３．かえる　−　やり方を変えてもっと効率的にする−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−いつも、私は何かを新たにやろうとするときには、この「やめる、へらす、かえる」と唱えながら、どうやって時間を創りだすかを考えます。　　　(中略)でも、まず最初に考えるべきは、１．やめるということです。なぜなら、上から順に投資対効果が高いから。投資対効果が最も出しにくい効率化は、いろいろ工夫をして、トライ・アンド・エラーをしながら徐々にしか上がって行きません。だから、これを最初にやろうとすると、何時まで経っても新しいことが始められないわけです。で、そのうちに、「まぁ、いまのままでいいや」って新しいことに対するヤル気が失せちゃう。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━★今日のお題は、この「やめるもの」を見つける方法。■処理フロー簡単に結論を書いてしまえば、私は以下のフローでタスクを処理してます。　　１．これをやらなかったら何が起きるか？　　２．将来、これをやったことが有利に働くか？　　３．どのくらい時間が必要か？この3つの質問をざっと考えます。■まずはタスクにする前処理ですが、タスクは思いついた時点でさっさとタスクリストに起票します。私の場合はタスク管理はアウトルックでやってますので、　　　CTRL+Kを押して、タスクを登録しちゃいます。この時、タスクの分類、期限などは一切書かない。で、このあと、上記のようなステップで考えます。■１．これをやらなかったら何が起きるか？この質問で、「べつになにも…」だったらその時点で、このタスクは不要。案外こういった物が多いです。先日あったのは、「去年やった××のプロジェクトの報告書を作ってくれない？」というお願いをされたことがあります。私　　：「それって何に使うの？」依頼者：「こういうのは情報として残しておくと共有できるんだよね」私　　：「共有するって何をすること？」依頼者：「サーバにおいてだれでも見れるように…」　(5秒ほど時間)私　　：「そんな暇はありません」「やるといいことがあるかもしれない」という仕事はいっぱいあります。しかしながら、「いいかもしれない」で考えていたら、思いついたものは全部必要になってしまって、時間なんていくらあっても足りません。このタスク自体が単独でどの様な成果に結びつくのかを考えて、その成果を出すための方策が、このタスクをやることが最もいいことであれば、「やると決める」ことです。もし、ここで何かの成果があると考えたら、それをタスクのコメントに書いておきましょう。考えるべきは、次の3ステップです。　　A)このタスクで出せる成果は何か？　　B)その成果を出すのに他の手段はあるのか？　　C)他の手段と比べてこのタスクが最も効率的か？これがもしYESであれば、質問3に行きます。どれにも当たらない(つまり、このタスクは直接の成果を産まない)場合には、質問2に行きます。■２．将来、これをやったことが有利に働くか？このタスク自体は直接的な成果を産まないと判断した場合、　間接的な成果があるかを考えます。先日あったのは、「今回のプロジェクトがうまく行ったので、役員に報告してくれ」という上司からの指示です。役員に報告すること自体は、報告しても何かが起きるわけではありません。役員は「ふ〜ん。よくやってくれたね」でおしまい。でも、　・上司の心証を良くする　・役員に対する露出度が上がるという間接的な効果はあると思いましたので、二つ返事で受けました。※後日談：受けたはいいものの、プレゼン資料は3回もダメ出しを食らって、恐ろしく時間がかかりましたが…間接的な成果とは　・上司からの評価　・部下からの信頼　・同僚からの信頼　・人脈の拡充などです。普段から、自分の会社における地位を保全、強化する要素を書きだしておきましょう。私は上記の他に4項目ほど自分のためになる基準というのを書き出していて、この質問2に落ちたタスクは、それらの評価基準に対して、　　　大きなプラス　　　２　　　プラス効果　　　　１　　　どちらでもない　　０　　　マイナス効果　　−１　　　大きなマイナス　−２のように5段階評価をしてます。でこれを集計し、ゼロより大きくになれば「やる」と決めるようにしてます。ゼロとゼロ未満は「やらない」。これも、タスクのメモとして書き出します。これらの評価基準はCliBorの定型文として登録してあるので、定型文を貼り付けて、あとは横に点数を書くだけ。作業時間にして1分ほど。■３．どのくらい時間が必要か？さて、ここまできて質問1と質問2がいずれかでも「やる」となっていたら、基本的にはやるのですが、問題はどのくらい時間が必要かという点。この見積り、実はあまりルールを持ってません。過去の経験から、「えいやっ」って決めてます。もし、何か良いルールをお持ちの方が見えましたら、教えてください。見積時間を出したら、もう一度成果を評価します。今度は　効率　＝　成果　÷　投入時間という観点で。つまり、それだけの時間をかけてもいいだけの効果があるかという判断をするわけです。他にもやりたいことはいっぱいあるので、優先順位を決めなければなりません。このとき決め手にしているのが、この効率。ここで「効率が悪いな」とかんがえれば、「暇な時があればやる」か「やっぱりやらない」とします。ただ、数字で割り切れるものではないので、ここもかなり「えいやっ」です。■タスクを実行に移す最終的に、「やる」／「やらない」と決めたら、そのタスクの分類を決めます。この分類はGTDのルールに則って管理してます。　　・すぐやる(NextAction)　　・すぐやるけどタスクの分解が必要(Project)　　・あとでやる、どうやってやるか検討が必要(WaitFor)　　・誰かに頼む(RequestFor)　　・特定の日付にやる(Calender)　　・特定の場所でやる(PlaceTask)　　・やれたらやる(Wish)　　・やらない(Deinied)　　・その他(Other)微妙に違いますが、私のカスタマイズも入ってますので…。一度起票したタスクは削除しません。もし「やらない」と決めた場合には、「やれたらやる」か「やらない」リストに放り込んでおきます。今までのステップで、なぜやらないのかがコメント欄に書き込まれているので、あとで「なんでだったかなぁ」ということがありません。原則ですが、質問3でやらないと決めたものは「やれたらやる」リストに入れます。これは暇だったたやるかもしれない(過去にはほとんどありませんが)ものを集めたリストです。なので、1〜2ヶ月に1度くらいは一応見直しをしてます。評価が変わることもありますので。「やる」と決めたものは、必ず期限を入れます。■なにかいい事ある？タスクの「やる」／「やらない」を決めるのは、過去記事にも何度か書いてますが、結構悩ましいです。ある程度論理を決めておかないと、判断がぶれたり、あとになって「なんでやっておかなかったんだろう」って後悔することになります。ある一定のテンプレートを作っておくと、多少ブレが小さくなります。単純に言ってしまうと　　これをやるとなにかいい事ある？　　これをやらないとなにか悪いことある？というのを考えると割合捨てていい仕事が見つかります。■同じテーマの記事●たった１秒で相手の好感を得るボールペン操作術会議や簡単な打ち合わせなどを初めてとして、誰かと話をするときに最初に何をしますか？自分の机で人と話をするときも含めて、私はまず、メモ帳（ポストイットですが）の近くにボールペンを出して、芯を出した状態で近くに置きます（手に持ったままということもよくありますが）。話を聞くときの姿勢ちょっと気になるときがあるのですが、打ち合わせ場所に入ってきて、PC やノートを置き（広げるわけではなく閉じたまま）座って、そのまま腕組みをして、開始の合図を待つ人がいます。ツワモ..●書類・資料は最後のページから読む 最近は紙書類をもらうことは少なくなりましたが、多いのが PowerPoint 資料。数ページの資料から百ページを超える大作まで、いろいろなのですが、この資料を確認しないといけないときに、私が最初にやるのは、「スライド一覧表示」。まず PowerPoint を開いたら、ALT, W, I と押すとこの表示になります。スライド一覧で全体の流れとポイントになるスライドを探す効率が悪い方法というのが、いきなり、プレゼンテー..●スタートメニューによく使うファイルをピン留めする(Windows10)Windows7までは、よく使うファイルをスタートメニューに入れることができました。ところが Windows10 になってから、スタートメニューの構造が変更されてしまって、スタートメニューにファイルを入れることができなくなってしまいました。Windows7 同様、ジャンプリストにはピン留めできるのですが…レジストリでショートカットのピン留めを設定するいろいろ調べてみたら、ファイル自身はスタートメニューに入れられませんが、ショートカットならピン留めできるこ..●エクセルで変更箇所がわかるようにする方法誰がどのセルを修正したのかがわかりにくい……Excelで作った表を大勢で確認・修正を繰り返すと、だれがどこを編集したのかさっぱりわからない状態になることがあります。もちろん、過去の自分も他人のウチです。修正済みのセルがひと目でわかるように強調表示できたら、修正箇所の確認の時間が短縮できて、仕事の効率が上がりますよね。Excelで変更履歴を記録し、修正済みのセルを強調表示するテクニックをご紹介します。Excelで変更された箇所を強調表示する自分が今しがた編..●Excelで大きな表のエリアを選択する方法Excel でたとえば3,000行もある表にオートフィルで数字を入力するときに、右下のオートフィルのアイコン（太い＋記号ヤツ）をひたすら下にドラッグして表の最後までスクロールし終わるのを待っているような作業、やりますよね。そのうめ自動スクロールなので、行き過ぎてなにもないところまで行ってしまって、行きつ戻りつしている姿も時々見かけたりします。そんなことしなくても簡単にできる方法があるのに…オートフィルをすべての行に適用する方法たとえば、セルA1からA30..●時間の浪費を見つける方法 どう頑張っても1日は24時間しかありません。生産性という意味で時間あたりの生産性を変えることはできますが、物理的な時間を伸ばすことはできません。時間あたりの生産性を改善するために、過去記事でもいろいろなハックをご紹介しましたが、トータルでみると、生産性改善よりもムダに捨てている時間を有効な時間に使うほうが効果があります。単純に言えば、睡眠の時間を削って仕事ややりたいことに当てれば、1日の生産量は向上します。ただし、長続きしないで..

マイクロ挫折をする

「返信が遅れまして申し訳ありません。………」なんて書きだしてメールを書いたことがありますよね。私も多いです。先週だけで７件。あれ？　意外と少ない…■失敗の基準仕事上の失敗をこの10年来ずっと記録し続けてますが、「失敗」の定義がいつも変わるので、記録されていない失敗も数多くあります。その中で特に多いのが、上記に書いたような　対応が遅れたという失敗。結果的には、対応して、業務としては完了しているので、狭い意味での「失敗」ではないような場合、面倒なのと「まぁ、トラブルにならなかったんだし」という甘えもあるので、ほとんど失敗として認識自体をしていない場合がよくあります。ところがふと思いついたのが、　メールの返信が遅い人は印象が良くないという事実。これは他の人と話していてもそうなのですが、　「あの人、なかなか返信をくれないんだよね〜」　「彼の場合、2回くらい請求があるまでは何もしないからね〜」などという会話をしたことがありませんか？つまり、自分の評価を落としているということで、これを失敗と言わずしてなんと言おうと気がついたわけです。■マイクロ挫折こういうほんのちょっとした失敗を　　マイクロ挫折と呼ぶようになりました。たとえばこんなのをマイクロ挫折に分類してます。　　・メールの返信が遅くなった　　・対応の請求があった　　・メモするのを忘れていた　　・ハンカチを持ち忘れた　　・缶コーヒーを買おうとしたら小銭がなかった　　・電車に乗り遅れた　　・会議にちょっとだけ遅れた　　・メモを会議室に忘れてきたなどなど。これらは、その瞬間は　「あ〜。また失敗しちまった」と思うのですが、それはその瞬間だけ。すぐに忘れてしまいます。しかしながら、その失敗によって影響を受けた人は、その迷惑自体は記憶していなくても、その人の印象として記憶に残ります。これが上記のような会話になって「あの人は、アクションが遅い」というような印象で見るようになります。これが将来、相手になにか頼むときのマイナス因子になってしまうわけです。だから、改善をしないといけない。■失敗の記録ただ、この種のいちいち記録に残していたんでは、手間が多くなるのですぐに挫折してしまいそうです。そこで、ちょっとしたツールを作りました。名付けて「マイクロ挫折カウンター」。失敗の種類を　　・忘れ物　　・対応遅延　　・準備不足　　・遅刻　　・その他に分けて、それぞれごとに起動すると単純に一つのファイルに現在時刻を記録するというだけのバッチファイルです。こんなの★━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━echo %DATE% %TME% >> c:\_usr\job\忘れ物.txt━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━★このバッチファイルへのショートカットをデスクトップに作っておいて、忘れ物があるたびにダブルクリックするわけです。これなら一瞬で済む。週末にこのファイルを開いて行数をカウントして、EXCELに記録していきます。これをしばらくやったあとにグラフにしてみると、　「お〜。ちょっと減り始めたな〜」とか、　「このごろちょっと増えたなぁ〜」とか気づきがあります。ちょっと気がつくと、注意が向くようになります。　「先週はわすれものが多かったので、ちょっと気をつけなきゃ」と思うようになります。■自動車事故あまり穏やかな話ではありませんが、私はこんなことを言われたことがあります。　「小さな事故をたくさんする奴は大きな事故をしない」あなたも聞いたことがあるでしょうか？　小さな「失敗」を心に留めておけば、それが運転の時に注意力になって、大きな失敗をしなくても済む。と言うふうに理解してます。ちなみに私は現在ゴールド免許。車の擦り傷は私がつけたものはゼロ。残念ながら、家人と一緒に使っているので、擦り傷がゼロではありませんが。■同じテーマの記事●有給後の大量メールを効率的にする処理する方法２前回、有給明けに大量にたまったメールを素早く処理する方法として、本当に必要なメールをどうやって抽出するかについてご紹介しました。その方法とは、・機械的に振り分けをする・表題だけで振り分ける・スレッド表示で最新のメールだけをみる・読んだら削除または完了フォルダへ移動するです（詳しくは前回の記事を参照してください）今回は、抽出したメールをどうやって素早く「処理済み」にするかについて書いてみたいと思います。簡単にまとめると、・操作はワンキーで行えるよう..●時間の浪費を見つける方法 どう頑張っても1日は24時間しかありません。生産性という意味で時間あたりの生産性を変えることはできますが、物理的な時間を伸ばすことはできません。時間あたりの生産性を改善するために、過去記事でもいろいろなハックをご紹介しましたが、トータルでみると、生産性改善よりもムダに捨てている時間を有効な時間に使うほうが効果があります。単純に言えば、睡眠の時間を削って仕事ややりたいことに当てれば、1日の生産量は向上します。ただし、長続きしないで..●予定表は複数のグループで管理する 私は予定表を5つもっています。といっても、ことなる予定表アプリに予定表を入れているわけではなく、2つのアプリ、アウトルックとGoogleカレンダーにデータが入っています。アウトルックには１．仕事の会議スケジュール２．仕事のタスクスケジュールが入っていて、Googleカレンダーには３．私用で共有する予定（人と会う予定、誰かと出かける予定など）４．私用のタスクスケジュール５．家族・地域の予定・イベント「家族や地..●振り返りはテレビを見るように枠をはめて思い出す 仕事をしていれば、いろいろとストレスの原因になることが発生します。私は以前ウツでやられたときには、その日にあったこととか直近にあった大きなトラブルなどがフラッシュバックして、睡眠時間が減っているにも関わらず眠れないことも度々。「切り替えていこう」と思っても、思い出すものはやっぱり思い出しちゃうんですよ。でそれがまたストレスになる…と悪循環します。トラブルの場面を思い出すなら…いろいろな災害や事故のあとに PTSD..●繰り返しタスクは目標見直し期限を設ける 習慣として繰り返し実行するタスクというのはどのくらいあるでしょうか。自分の環境で言うと、仕事の半分近くがこの繰り返し実行するタスクで占められているようです。仕事だけでなく、勉強についても「毎月10冊はビジネス書を読む」とかいうものもあると思います。極端な話、たとえば「毎食後歯を磨く」みたいなものもありますね。これをどのくらい「タスク」として登録していますか？実は、タスクとして実行するようになると、きちんと達成するとい..●ダラダラ癖から抜け出すための10の法則：自分の使った時間の記録のやりかた 過去記事でも何度か「日誌を書く」について書いてますが、これは実際いろいろな良い効果があります。ひとつは、忘れ物をしなくなること。もうひとつは、振り返り（いわゆる「レビュー」ですね）のときに、「事実」と「記憶」が結びつくこと。さらに、メモが活かせるようになること。他にもいろいろありますが、代表的な効果はこの３つです。これをさらに一歩進めると、「日」単位ではなく「時」単位の「時誌」になります。これをつけるようになると、日..

やる気貯金

■やる気？仕事をしていて、どうしてもやる気が出ない時がありますよね。私は1週間に1日はそうですが…。そんな時どうします？私は何もしません。　　やる気が無いものはどうしようもない。　　集中力のないときにやってもどうしようもない。とさっさと諦めてしまいます。ただ、やる気になってくる方法はあります。これは以前の記事で何度か紹介してますが、簡単に言うと　・やる気がなくても手を付けられる、ちょっとした作業をする　・とりあえず、資料を広げてみる　・やらないといけなさそうなことをマインドマップにまとめてみる　・気分転換に散歩に行く　・ちょっと恥ずかしいことをする(詳しく書けないので記事参照)みたいに、とにかく体を動かしてしまうことです。でも実際、それでもどうしてもやる気がでない時もあります。やろうとは思うのに全然集中しない、全然進まない。考えがまとまらない　あ〜。オレってだめなやつだ！　　自己嫌悪　こんなんじゃダメだ。焦りそうなるとますます、やる気がでない自分に腹が立ってきます。■やる気は貯金できるか？「昨日はガゼンやる気だったのになぁ」と思いながらふと思いついたのが、「やる気貯金」。もし、やる気が120%の状態の時に、80%くらい使っておいて、残りを貯金して、やる気ゼロ%の出ないときに、この貯金を引き出せたらなぁ、って思いません？でも、どう考えても貯金出来ませんでした。と、これで終わってしまうと、仕事のヒントにはならないので…やる気は貯金出来ませんが、「やったこと」は貯金出来ます。つまり、明日の分もやってしまえば、明日はやる気がなくて、仕事をしなかったとしても問題はないわけ。■やる気貯金方法は単純です。やる気があるとき、へトへトになるまで徹底的にやり続けておく、ということです。打ち合わせの後、猛然とやる気が出てきたら、就業時間が終わり誰もいなくなっても、やり続けるのです。友人と飲み会の予定が入っていたら、「仕事が延びて」と時問を遅らせてもらいましょう。英会話教室やマッサージの予約はキャンセルです。帰りの電車の中で集中してきたら、そのまま終点まで乗っていきましょう。終点まで行ってしまうと戻りの電車がない場合は、家に帰らず駅のホームのべンチでやり続けます。そうやって、やる気があるときに徹底的にやることで、やる気が起きないときの分まで［やりだめ」しておくのです。「やる気のあるとき」というのはお金では買えない貴重な時間ですから、多少カフェ代がかかっても、タクシー代がかかっても、十分モトはとれます「今日はやる気貯金ができた」と感じた日は、手帳に印をつけておきましょう。そして本当にやる気が出ないとき、その手帳を振り返ってみるのです。やる気貯金の日が多ければ多いほど、安心してサボれるので自己嫌悪になりません。ただし、ちょっと油断すると、やる気貯金はあっという問に使い果たしてしまうので、やらなくてもいい言い訳にしないように注意が必要です。■同じテーマの記事●寝るときに部屋は明るすぎず、暗すぎず 私の経験的には、仕事が忙しくなって睡眠時間が取れなくなって、寝るギリギリまでメールをチェックしている時期がありました。当然そういう仕事の仕方は長続きしないわけで、ウツというイベントに落ち込んで、やめざるを得なくなりました。もしあの時期、睡眠時間だけはしっかり取れていたら、どんなに仕事が忙しくても、ストレスフルな状態でも、相応に対応できていたのではないかと思うくらい、仕事に最も悪影響を与えるのは、睡眠なのではないかと考えてます。..●多面的交渉術をトレーニングする「ピラミッド交渉力」 おそらく、交渉事が得意という人は少数派なのではないか、という気がしていますが、皆さんどうなのでしょうね？私はと言うと、交渉事は超ニガテです。一方で、過去記事でも何度か交渉モノの記事を「えらそうに」書いていますし、それなりに使えていると自分的には思っている部分もあります。いつまでたっても「得意だ」とは思えないところが救えないですが。本日は、交渉という人間関係のもっとも煩雑な部分にスポットをを当てた本をご紹介。紹介交渉..●多面的交渉術をトレーニングする「ピラミッド交渉力」 おそらく、交渉事が得意という人は少数派なのではないか、という気がしていますが、皆さんどうなのでしょうね？私はと言うと、交渉事は超ニガテです。一方で、過去記事でも何度か交渉モノの記事を「えらそうに」書いていますし、それなりに使えていると自分的には思っている部分もあります。いつまでたっても「得意だ」とは思えないところが救えないですが。本日は、交渉という人間関係のもっとも煩雑な部分にスポットをを当てた本をご紹介。紹介交渉ごと..●無理矢理にでも休みなさい 会社によって、数は違うかもしれませんが、サラリーマンには「年次休暇」「有給休暇」という制度があります（以下、呼び方として「有給」と省略します）。制度上は確かにあるのですが、会社や部署によって、取りにくいところと取りやすいところがあります。もちろん年中無休の職場などだと、全員が一斉に休まれてはこまるので調整しているところもあるでしょうけど、調整をしてもらえるならいいほうで、「有給を取らせてください」などと言いにくい（直接的に拒否は..●やってはいけない睡眠学習 随分昔ですが、「睡眠学習」というのが流行りました。寝ている間に英語のテープなどをかけっぱなしにしておくと、自然に英語が身につく、というようなやつ。いまだに学会では睡眠学習に関する報告がなされているみたいですね。Wikipediaによると1924年のJenkinsとDallenbachによる、記憶は覚醒中よりも睡眠中のほうが保持率が高いという実験結果[:en]が曲解されたという..●仕事で使える心理学4：ポイント抜粋―ストレスに対応する 仕事や日常生活において、だれでも自分は合理的にものごとを判断していると信じています。でも、じつは私たちはそれほど理にかなった生き物ではないようです。たとえば天気の良い日と悪い日でものごとの判断結果が違う。涼しく快適な環境と暑苦しい不快な環境では相手の印象が違う。このように無意識のうちに偶然の要因やまったく関係のない環境要因に影響を受けて判断していることがあるのです。そのことを自覚していないと、思わぬ落とし穴にはまって..

仕事とは書類を作ることとみたり

「仕事をする」というのは、何でしょうか？この本に面白いことが書いてありました。モチベーションで仕事はできない (ベスト新書)★――――――――――――――――――――――――――サラリーマンの仕事とは何だろうか。それは「書類をつくること」だ。これは多くの自営業者でも変わらない。そして、今は仕事とパソコンは切り離せない。多くの場合、仕事とは、パソコンのフアイルをつくることと同義だ。――――――――――――――――――――――――――★こ、これはたしかに鋭い。仕事の成果とは、確かに売上とか、会社への貢献があげられると思いますが、直接的には　書類(パソコンのファイル)を作ることというのが、そのための第一歩であるわけですね。確かに、何かを考えてそれを「実行」に移さなければ成果にならないというのは仕事として当然なのですが、考えたことを上司や同僚、あるいは別の部署の人に理解して貰う必要があるわけです。それをした上で、実行することが必要ですね。■仕事の効率を上げるには？とおもってみてみると、プログラマ以外の人でも、1日の内60%〜80%近くはパソコンに向かって何かしている人が多いです。もちろん、生産ラインで直接生産に関わっている人は別ですが、今や日本の労働者でそういった作業をしている人はごく僅か。殆どの人は、日がなパソコンに向かって、何かを入力したり、何かを読んだりしているわけです。それ以外には会議時間かな。であれば、パソコンの操作速度を上げるのが仕事の効率化には非常に効果が高いといえる、という事ですね。■パソコンの処理速度を上げるなにも、PC自体の処理能力を上げる必要はありません。PCのパフォーマンスモニタを見てみればわかると思いますが、1日平均のCPUの処理時間が30%を超える人というのは珍しいのではないでしょうか。殆どの場合は10%位だと思います。つまりPCのCUPの処理の8割以上は、何もしてない時間です。じゃぁこの時、何をしているかというと、人間がPCを眺めて、書いてあることを読み取っていたり、何かを一生懸命入力している時間なわけです。スキマ時間を一生懸命何かのタスクで埋めるより、こっちを効率化したほうが圧倒的に効くとは思いませんか？たとえば、1日の仕事時間を8時間＝480分として、そのうち7割がパソコンに向かっている時間。残り2割が打ち合わせなどのコミュニケーションの時間、残り1割がスキマ時間。そうすると、1割の時間の作業効率を10%上げたとしても1日で増える時間はたったの5分です。ところが、パソコンの作業を10%効率化すれば、34分の時間が作り出せる計算になります。つまり、パソコンをいかに早く操作できるかが、仕事の能率を決めるキーになっているわけです。◆モニタを大きくする　大きなモニタ(＝解像度が高い)を使えば、1回で見渡せる範囲は当然大きくなります。　そうすれば、「スクロール」という操作をしなくてもすみます。それだけ作業効率が上がることになります。◆複数のモニタを使う　複数のモニタを使うと、同時に複数のウインドウを開いて作業することができます。　多くの書類作成は、自分の頭のなかにあることを、どんどん打ち込んでいくわけではなく、過去に作った何かの資料を参照しながら進めます。ですので、同時に資料を見ながら作業ができるというのは能率向上に効くんですね。　考えてみれば、何か紙の書類を作るときには、机に書くためのレポート用紙をおいて、その横に資料の本などを開いてやってましたよね。PCで書類を作るようになってから、書類(ウインドウ)を作っている書類の下に入れる(ウインドウを重ねる)用になったのではないでしょうか。いちいち書類を上に持ってきたり、レポートを上に持ってきたりしてたらやたら効率が悪いのに、どういうわけかPCではそれが普通になってませんでしょうか。　ちなみに私は、会社では2台のモニタ。自宅には3台のモニタを使ってます。　◆透過ウインドウを使う　どうしてもモニタが複数台用意できないとき、あるいは、デスクトップに表示しきれないときに、　　ArtTips　　http://www2s.biglobe.ne.jp/~sahmaro/index.html　というソフトにある、透過ウインドウというのが便利です。　これは、参考にしたいアプリのウインドウを全面に出した状態で、マウスホイールを回すと半透明になって下のウインドウが操作できるようになってくれます。ちょっと文字が重なったりして見難いですが、いちいちウインドウを切り替えるよりマシ。　その他にもすごく便利な機能が山盛りなので、一度お試しください。◆キーボードの入力速度を早くする　以前の記事でも何度かおすすめしてますが、是非やって欲しいのが、このタイプ速度をあげるということ。　PCの操作時間の半分以上はマウスを使っていると思いますが、何かを作るためには、この「キーボードでタイプする」という作業が欠かせません。　何かの打ち合わせでも、議事録を表示しながら打ち合わせをすることが多いですが、これが議論の妨げになっていることを時々見かけます。誰かが何かを話すと、一生懸命タイプを始めるのですが、当然ながらしゃべる速度には追いつけない。そうすると、別の人が喋ろうと思った時に議事録係が「ちょっと待って……」と言いながら一生懸命タイプするわけです。結果議論が中断して、「はいどうぞ」となった時に、喋ろうとしていた人は、「何を話そうとしていたっけ？？」で議論が全く進まない。　プログラマでも、ブラインドタッチのできない人を時々見かけます。あるいは、我流のブラインドタッチ。これがやたら効率が悪い。　プロならキーの入力は、人のしゃべる速度の半分以上くらいまで練習してほしいものだ、と常々思います。　プログラマでない人に対しても同様です。書類を作ること＝仕事、なのであれば、ほとんどのサラリーマンは「書類を作るプロ」なわけです。プロ野球選手が、正しいバットの持ち方を知らずに、上下逆に持っていたら、ちょっとアレなのではないでしょうかね？　◆マウスは使わない　これも何度か紹介してますが、マウスを使わずにPCを操作することに習熟すると圧倒的に作業が早くなります。　たとえば、ウインドウを切り替えて別の資料を確認するのに、　　　・マウスを握り直して、タスクバーに持って行き、必要なソフトをポイントしてクリックする　　　・ALT+TABキーを押す　このどちらが素早くできると思います？　ウインドウの切り替えくらい瞬時にできるようにしておきたいですね。　これまた過去に何度かご紹介してますが、　　　enthumble　　　http://jp.enthumble.com/　は、カーソルキーなどの機能キーをホームポジションに指をおいたまま使えるようにしてくれるソフトです。　でも、ブラインドタッチができない人は、まずブラインドタッチの練習からですかね。◆ショートカットを使う　これも習熟がある程度必要ですが、ほとんどのソフトには、「ショートカット」キーというのが定義されてます。　定義されていなくてもメニューは「ALT＋なんとか」のキーで呼び出せます。　マウスでこれをやろうとするより、断然早くなります。　せめて、「ALT+F4」「CTRL+F4」「WIN+R」「WIN+D」「Win+E」「CTRL+C」「CTRL+V」「CTRL+W」「CTRL+S」くらいは覚えておくといいです。アプリでほとんど共通なので。　Windows7からは「WIN+数字」で登録したよく使うアプリを呼び出すことができるようになりました。これはランチャーアプリでもできますが、アプリを色々立ち上げておくとうっとおしいので、使ってないですが。　◆ノートPCのホイールパッドを使う　マウスよりもノートPCに付いているホイールパッド(メーカによって名前が違いますが、ようはキーボードの手前に付いているマウスカーソルが動かせるやつ)を活用すると素早くマウスカーソルが動かせるようになります。　ポイントは、キーボードから手を離さずに使える点。　ただし、精密にマウスを使うような作業には向きませんが。■同じテーマの記事●IMEのオン・オフを同じキーに割り当てないと操作が早くなる私は日本語入力システムとして "Google 日本語入力" を愛用してます。こちらのほうが入力効率がいいので。過去に調べたときには、１ヶ月のキーボードのタイプ数が MS-IME より 5〜7% くらい改善しました。理由はおそらく予測変換の精度。さすがに Google はいろんなパターンでどのような単語が多くなるのかよく知っているみたいですね。IME を ON/OFF して使うただ、エクスプローラや愛用のファイラ NexusFile を使うときには、IME..●スマホで頑張って入力したら辞書に入れるスマホの日本語入力は私はすごく遅いです。最大でも1分間に60文字くらい。まあ、これでも最初の頃と比べると早くなった方ですが、いくらやってもこれ以上は早くならないみたい。短縮入力ができるようにするスマホの日本語入力にかぎらず、Google日本語入力や ATOK などもそうなのですが、過去に入力したことのある単語だと「予測候補」に表示してくれるようになります。これが入力速度をかなり改善してくれます。ところが、これは変換キーで区切ると、まとまりとしては認識されません。たと..●パスの辞書登録マイドキュメントの下に作ったフォルダにアクセスしたい時に、どうしてますか？Windowsだと、エクスプローラをたちあげて、「マイドキュメント」フォルダをクリックして、その下のXXXフォルダをクリックして……、とマウスで追いかけてますか？仕事でよく見かけるのは、デスクトップにフォルダのショートカットを作っている人。でも見るとデスクトップ一面にショートカットが並んでて、「え〜っと」と言いながらマウスが行ったり来たり。まったく、時間の無駄だなぁと思ってみているのは(言い..●マウスに触らずに右クリックする方法マウスの右クリックって、意外とよく使います。左クリックは、それを選択したり、それにむつ美付けられているアクションをするのですが、あるひとつの動作しかできません。これに対して右クリックは基本的に、その対象に対してできる操作を全てリストにして表示してくれるので、普段と違うことをしようとするとどうしても右クリックを多用することになります。マウスに触るな過去記事でも何度か書いてますが、私はマウス操作が嫌いです。理由は、キーボードに手をおいた状態でマウスを持とうとすると当然キ..●要約をつくる方法 以前の記事ねぎま式読書ノートで、本の気になったところを抜書きして、それぞれにコメントを付ける方法をご紹介しました。本日は、本を要約する読書ノートの作り方について。要約が下手な理由本の要約というと、学校で「以下の例文を要約しなさい」というテストや宿題を思い出しますね。イヤな思い出です…。なにしろ、言いたいことはだいたい分かるのですが、適切な言葉で短くすることができない。文筆家が書いた文章には無駄な言葉はない。だから省略したら別..●ローカルディスクの名前を変更する以前の記事でファイル名に全角文字を使わないという記事を書きました。同じことをドライブ名についてもやってます。ハードディスクドライブの名前エクスプローラを開くと、最初に出てくるウインドウで"ローカルディスク(C:)"というふうに表示されてますよね？Cドライブのファイルを開こうとするときに、キーボード主体でエクスプローラを使おうとすると、WIN+E を押す右キーを押す左キーを押すとやらないと C ドライブは選択できません(他のローカルドライブがある場合で..

原因を探さない

なにかにチャレンジをすれば、その目標自体を達成できたとしても、そこにはいろいろな反省点も出てくると思います。個人的にやったことなら別なのですが、チームでチャレンジすると、問題が発生した時に、「なぜ、こういうことになったんだ？」という質問をつい、したくなります。■原因を追求は難しい品質改善手法で、「なぜなぜ分析」というものがあります。これは、問題点を見つけたら　「なぜそうなったか」⇒「こういう必要があったから」というのを5回繰り返して、本当の原因にさかのぼり、その原因を潰すことで、問題やそれから派生する問題を起きなくしようという活動です。これ自体は素晴らしいと思うのですが、自分が起こした問題で、他人から「なんでそういうことをやったんだ？」といわれると、責められているという感じがして、ものすごく圧迫感があるんですね。特にチームリーダや上司から「なんで？」といわれるとすごくプレッシャー。よく言われるのは　やってしまった行為やその人自身にフォーカスするのではなく、問題点にフォーカスしなさいというお話なのですが、どう言葉尻を作ろっても、根掘り葉掘り効かれる側にとっては、被告席に座らされているのも同然。もしあなたが議事進行をするのであれば、最大限の配慮をしないといけないのですが、すごく難しいです。■目標にフォーカスするそこで、私がやり始めたのが、過去にフォーカスするのではなく、未来にフォーカスを当てるということ。・もともとそれをやろうとしていた理由は何だっただろう？・それをもっとうまくやれる方法はないだろうか？という議論をすること。この議論であれば、すべての参加者が「考えていること」に対して話ができるので、一人の人に質問が集中しにくいです。■実例ということなのですが、ちょっとこれだけではわかりにくいですよね。具体的な例を上げてみたいと思います。◆問題現象　あるときソフトのリリースする時に、本来やらないといけないリリースのチェックを飛ばしてリリースしてしまった。その結果、実はそのチェックリストを実施していれば分かったデグレードを見逃してしまった。◆なぜなぜ分析をした場合　以下のような会話をすることになります。　リーダ：どうしてチェックリストを飛ばしてしまったの？　担当1 ：(担当2)さんがやったと思っていたから…　担当2 ：(心のなかで)なんだよオレのせいにしたいのかよ！　リーダ：どうして必要な資料が揃っているか確認しなかったの？　担当1 ：すみません。気が付きませんでした…　リーダ：どうして気が付かなかったの？　担当1 ：すみません…。　リーダ：いや、あやまって欲しいんじゃなくて、　　　　　原因を知りたいんですけど。　担当1 ：全部僕が悪いです…　　　　↓　　　●破綻●　リーダ：(気を取り直して)じゃぁ(担当2)さん、　　　　　どうしてこのチェックリストを飛ばしたの？　担当2 ：(担当1)さんのがやると思ったんです。　リーダ：どうして(担当1)さんがやっていると思ったの？　担当2 ：すみません。思い込んだだけです。　リーダ：どうして思い込んだの？　担当2 ：そんなことわかんないですよ！　　　　　どうせ全部オレの責任にしようと思ってるんだろ！　　　　↓　　　●崩壊●◆目的フォーカス型　こんな会話です。　リーダ：リリースするソフトのデグレードがないようにし　　　　　たいんだけどどうすればいいかな？　担当1 ：チェックリストを間違いなくやることだと思います。　リーダ：でも、今回それを飛ばしちゃったよね。ソフトの品質　　　　　を担保するためには何をすればいいのかな？　担当2 ：やっぱりチェックリストが充実していれば…　担当3 ：チェックリストが多すぎて、チェックリストの　　　　　チェックリストが必要になっちゃったんですけど…　リーダ：そうだよね〜。　担当1 ：だれかチェックの専任担当者をおいたらどうでしょう？　リーダ：で、チェックのチェックを行う、と？　担当4 ：もっと早い段階で問題が見つかるようになればチェック　　　　　しなくてもいいんじゃないかなぁ　担当2 ：自動的にチェックが働くようになればいいのでは？　リーダ：自動化なんて(ソフト屋の)自分たちにピッタリの作戦　　　　　だよね。　担当3 ：EXCELのマクロで必要なところにチェックが入っている　　　　　かならボクが簡単に作れますが。　リーダ：じゃ、とりあえず今回はその作戦で行こうよ。　　　　　(担当4)さんの言った、「早い段階で」というのは　　　　　なにかいい手がある？　担当3 ：これも自動化できないかなぁ　担当4 ：それよりも、デグレードを防ぐにはレビューを　　　　　充実させたらどう？　　　　　↓　　●技術的検討が始まる●■理想通りにはま、理想通りに行くわけではないですが、　　目標にフォーカスすると、　「どうやったら」という議論になります。これは前向きな話なので、みんな議論に入ってきやすいですが、「なぜ」「どうして」というと、過去の話をほじくり返すことになるので、当人にとっては傷口に塩を塗りこまれる感じは避けられません。よほどこういう場面に慣れたファシリテーターなら出来るかもしれませんが、普通のサラリーマンには結構難しいです。なので、「事実は事実」としてさっさと未来に向かって行動を始めてしまったほうが建設的になれます。　■同じテーマの記事●無理矢理にでも休みなさい 会社によって、数は違うかもしれませんが、サラリーマンには「年次休暇」「有給休暇」という制度があります（以下、呼び方として「有給」と省略します）。制度上は確かにあるのですが、会社や部署によって、取りにくいところと取りやすいところがあります。もちろん年中無休の職場などだと、全員が一斉に休まれてはこまるので調整しているところもあるでしょうけど、調整をしてもらえるならいいほうで、「有給を取らせてください」などと言いにくい（直接的に拒否は..●ノートを見返す習慣を作る ノートや手帳、あるいはメモ帳でもいいですが、自分が書いたものを見返す習慣はありますか？過去記事でも、・取ったメモはノートや日誌に整理できるまで机の上に貼っておく・出来事を振り返る日次レビュー、週次レビューなど、書いたものを見直す習慣をつけるためのルールをご紹介しています。見返す習慣をつけるには本日ご紹介する方法は、上記のような強制力のある方法ではありませんが、これこそ習慣づける最大のヒントなのかもしれません。..●クイックアクセスツールバーで簡単操作を実現する「クイックアクセスツールバー」ってご存知ですか？多分多くの人は使っていないかも。Microsoft系のアプリやWindows本体には必ずあって、一度使い方を覚えると、その名の通りクイックにそれぞれのアプリの機能にアクセスができます。エクスプローラでワンタッチで新規ファイルを作るたとえば、Windows エクスプローラ。すでに目的のフォルダを開いているとして、ここでファイルを新規に作ろうとしたときにどのようにしますか？マウスで…マウスでやろうとすると、..●高速ウインドウ切り替えツールSwitcher複数のウインドウを使って作業をしているときに、頻繁にウインドウを行き来します。そのときに、いちいちマウスを握って、タスクバーのウインドウアイコンをクリックして…なんていう作業はあまり効率のいいものではありません。過去記事瞬時に目的のアプリに切り替える方法で紹介したように2〜3個のウインドウなら ALT+TAB で切り替えるか、WIN+[数字] キーで切り替えるのが高速です。Windows標準機能の限界ただ、Windowsの場合、同じアプリで複数のウイン..●ニュートラルなイラストを使う方法 ときどき、文字ばっかりのパワーポイント資料を見せられることがあります。「パワーポイントで書くことがプレゼンじゃあないのだが…」なんて思いながら、一生懸命文章を読んで理解しようとしますが、結局なにを言っているのだか…？とモノクロ2色のページが切り替わると、いきなり総天然色（古っ！）の写真が！………この写真ってどういう意味があるの…………？他人が作ったイラストをプレゼンに使う効用まあ、私を含めて、絵心があって、絵を描..●LANケーブルの折れたツメを補修する方法LAN ケーブルのツメって結構簡単に折れますよね。たいていは扱いが悪いためになるのですが、コネクタ自体が樹脂なので機械的疲労もあるでしょうけど。まあ、1〜2メートルの長さの LAN ケーブルなら百均でも買えますので、わざわざ壊れた LAN ケーブルを使い続ける意味はあまりないのかもしれませんが、長いものだと百均では買えず、アマゾンなどで見ても千円近いですし、配線もやり直しは面倒。そこで、自宅でも会社でも爪の部分だけを補修するキットを使ってます。サンワサプラ..

10万ドルのアイディア

■10万ドルのアイディア★――――――――――――――――――――――――――20世紀のはじめころ、世界でいちはんの金持ちはチャールズ・シュワブという男だった。ある日、ひとりの青年が彼にこう持ちかけた。　「ミスターシュワブ、あなたの貴重な時間を、毎日何時間も節約するのに役立つアイデアがあるんです。すごいアイデアだと確信しているので、お教えします。その代わり、1ヶ月試した後で、効果に見合うとお考えの金額を払っていただけますか」チャールズ・ソコワブは青年の提案を受け入れ、1ヶ月後に代金を支払った。その額は、なんと10万ドル。現代で言えば1200万ドルをもらうようなものだ。――――――――――――――――――――――――――★この話、ご存知でしょうか？どんなアイデアか、知りたくないでしょうか？■寝る前にタスクを書くそのアイディアとは★――――――――――――――――――――――――――毎晩寝る前に、明日やらなければならないことのうち、最も重要なタスクを5つ書きだす――――――――――――――――――――――――――★「たったこれだけ？」と思うなかれ。このアイディアのすごいところは◆寝る前にやる　寝る前に明日やらなければならないことを考えると、夜眠っているうちに脳はそのことについて考え続けます。潜在意識に強く働きかけることができるというメリットがあります。　同時に、翌日何をしなければならないかを考えてからでないと寝られないため、翌日の1日の流れを考えるようになって、朝から全開で仕事が出来るようになります。◆習慣を作る　毎日、毎晩寝る前に書くという習慣ができます。習慣ができると、常にその準備をするように意識付けられます。◆短時間で済む　たった5項目です。よく言われますが、人間は多くとも7つのことしか判断できません。つまり、十分に余裕のある目標の記憶ができるということです。◆からだで記憶できる　「考える」のではなく、からだで「書く」という行為をするため、それがしっかり意識に残ります。◆優先順位を明確にできる　5つしか書けないため、あれもこれもと欲張れません。最も重要なものを抽出する必要があるわけです。翌日は確実に成果に結びつく行動を取れるようになります。◆反省につながる　明日やろうと思っていたことに対して、翌日の夜もう一度考える必要性が出てきます。　つまりやろうとしていたことがちゃんとできたかが、記録に残っているのでごまかしようがありません。これが頭で考えただけだと、「実は来週やろうと思っていた」と人間の頭は簡単にすり替えをしてしまいます。◆準備が要らない　なにも難しいワークシートを作ったり、チェックリストを作ったりする必要もありません。　ただ適当な紙(メモ帳でも手帳でも、ベッド脇の伝言メモでも)「・」をつけてリストを書くだけです。といろんな要素が詰まってます。これひとつで本が1冊かけてしまうくらいではないかと。■やってみるとすごいやたらシンプルなのですが、やってみるとすごい効果があることがわかります。1日や2日で効果があるということはありませんが、1ヶ月続ければ、あなたは朝から全開バリバリで仕事が出来るようになるでしょう。朝、会社へ着いてから「さて、今日は何があったかな〜。とりあえずメールでも見るか」といっている人と、「さぁ、パソコンが立ち上がったら、××をやっつけるぞ」と思っている人との違いは明白ですよね。■同じテーマの記事●タスクリストには2つの目標を併記するタスクリストって作ってますか？もし作っていない人は、作ったほうがいいと思いますが、この記事は読んでもあまりメリットはありません。作っている人は、ちょっと参考になるかも。タスクリストの目標あなたの作っているタスクリストって、どんな項目がありますか？私の場合、・名称・目標１・目標２・着手期限・完了期限：：こんなのがリスト化されています。本日は、この目標１と目標２の２つ目標がある理由について。「企画書を作れ！」上司に「来週中にの企画書を作れ！」..●1日の仕事は3つに絞る私は仕事はタスクリストで管理してます。このタスクリストには、大きな仕事から小さなちょっとしたToDoまでいろいろなものが入っています。1日の終わりに明日の仕事を決める以前の記事「10万ドルのアイディア」でご紹介したように、明日必達の仕事を3つだけ決めるようにしています。別に3つでなくとも、4つでも5つでも問題ありませんが、「やりきれなかった時に言い訳をする」ことが少なくないので、絶対にやりきれるだけの量しか「やる」と決めないようにしています。その代わり決めたものはど..●チャージは大金でする私は週末に週次レビューをしてます。その時のチェックリストをEXCELで作ってますが、これを印刷して、毎週ノートに張って、ペンでチェックしながらレビューを進めてます。一度に印刷する使っているノートは、A6サイズという A4の四分の一サイズのノートです。このため、iPrint という縮小印刷ツールを使って、4段組印刷をして、これをチョキチョキ切ってノートのサイズにしてます。この時、チェックリストは10ページ位まとめて印刷します。大体1年分ですね。これを一度に印刷して、全..●朝スッキリ起きられるコツ：今日やることを考える「デキる人は朝が早い」「朝活しよう！」仕事術を調べていると、よくこういうことを目にします。本ブログの記事でも時々、どうやったら朝はやく起きることができるのかについていろいろ書いてます。すり減らない働き方2ウォーミングアップをする判断は朝にする(黄昏効果)飲み会はコミュニケーションのツールか？遠足の朝理論朝活2度寝してはいけないA4脳が成功する早寝早起きでも、やっぱり朝起きられないときもあ..●ベスト仕事術2012今週は2012年のまとめをお送りします。今日は、2012年に紹介した仕事術に関するヒントで、最もアクセスの多かったもの＋管理人のオススメを紹介していきます。整理しない検索するファイルはフォルダに細かく分けておいておくとほぼ間違いなく、必要な時に見つかりません。ファイル名やフォルダ名に使うキーワードはその時の感覚であって、将来必要になった時のキーワー..●ベストビジネスマインド2012今週は2012年のまとめをお送りします。今日は、2012年に紹介したビジネスマインドに関するヒントで、最もアクセスの多かったもの＋管理人のオススメを紹介していきます。出来ないって言うな！不為也。非不能也。なさざるなり、あたわざるにあらざるなり仕事は別の部署(人)からのインプットがあって、それをまた別の部署(人)に対するアウトプットに変換する過程ですので、インプ..

整理をしない整理の方法

仕事の効率化の基本は　整理・整頓です。私は基本的にこれができていない人で仕事が出来るという人を見たことがありません。逆に言うと、整理・整頓ができてない人に対して　仕事が出来る奴とは認めないというだけなのかもしれませんが。■整理整頓には努力がいる何もせずにいつも片付いている人というのは、　　仕事自体がない場合にしか起きません。仕事なので、常時何かしらの情報(物理的なもの、電子的なものを含め)が入ってきて、それを別の形にして別の人にアウトプットします。こうして、　・入ってきた情報　・出ていった情報　・情報の変換に使ったツールを仕事をはじめる時点で机の上(PCのワーキングメモリ)に取り出して作業し、完了した時点であるべき位置に戻す。これを実行することが仕事の整理整頓。もとに戻さないと、机の上は過去の仕事が山のようにたまります。これをちゃんと、　・次に必要になった時にすぐに引き出せるように　・必要でない時にはまったく意識しなくていいようにしておく必要があります。これは手を抜けば簡単なのですが、あとですごく時間を使うことになるので、その分の覚悟はしないといけません。いつも整理整頓が行き届いているように努力していないと、すぐに乱雑になってしまいます。ただ、ここに膨大な時間をかけるのは、成果に直接結びつかないので、　　努力はするが、工夫をして楽にする方法が必要です。■整理をしないための方法ちょっと極端な例え話ですが、　　「もし部屋に何も無ければ、整理整頓は必要なくなる」と思いませんか？あくまでも極論ですが。対象物がなければ、整理も整頓も必要がないのです。もうちょっと譲歩して、1つしかないと仮定したらどうでしょう？持っているモノが一つしかなければ、これまた整理の必要はありません。たとえば、iPhone やスマートフォンのように携帯電話、カメラ、音楽プレーヤー、インターネット閲覧などができる一つのツールで多様なことが可能なツールがあれば、整理も整頓も必要ないでしょう。これが、携帯電話、カメラ、音楽プレーヤーを一つずつ持っていたら、整理の必要性が高まります。どこに何があるかがわからなければ、探さなければならないからです。整理をしたくなければ、まずモノ・情報を少なくするに限ります。モノが少なくなって整理の必要がなくなれば、それは結果的に「整理ができている」とい、つことになります。「整理の究極的な目標は、整理をしなくてもいい状況をつくること」とは、つまりそういう意味です。■機能をまとめるそう、整理をしないためには、なにもないか一つしかない状態を作れば、整理自体が必要なくなるわけです。ということで、いろいろなものを集約する方法を考えてます。ひとつの例が　　本の自炊本は物理媒体として1冊で一つの独立したものです。でも、自炊してしまうと、それは電子データとなって他の本と一緒くたに扱うことができるようになります。本棚自体もいらなくなります。別の例が先ほどの携帯電話、カメラ、音楽プレーヤー。iPhoneやスマホに統合してしまえば、カバンに入れ忘れたりする可能性も減り、整理整頓は必要なくなります。ついでにEDYなどの電子決済システムも入れてしまえば、財布がいらなくなります。この方法の欠点は、なくした時の被害が大きいこと。一気に全機能が使えなくなってしまいます。■ものを貰わない仕事の場面で多いのが議事録と議事の資料。最近は随分減りましたが、議事録を書いて、会議で見せた資料とともにコピーして渡される場合がありますが、私は基本受け取らないです。どのようなことがあったかは、その日の日誌に書いてますし、決議事項もメモが残っています。資料は、誰が持っているかがわかっていさえすれば、あとでもし必要になった時に「見せて」といえばいいことです。その上、自分が持っていれば、自分が探す必要がありますが、人が持っているのであれば、「あの資料を見せて欲しいんだけど」と言えば、自分が探している時間を節約できる。其の人が探している間に自分は別の仕事が出来るという一石二鳥。それに一度見た資料は手元に持っていても、使うことはまずありません(経験的には95%以上)。見なおしたりもしません。　決定事項だけが残るので、その決定事項がなんだったかわかりさえすれば別に支障はありません。■フォルダに分けないメールや、何かで作った資料などをきちんとフォルダに分けて管理している人は多いのではないでしょうか。私も以前はそうしていたのですが、数年前の資料を探そうとすると、どこのフォルダに入れたか全然記憶にありません。その上、フォルダの分類は完全にはダブリのないようには作れません。例えば、プロジェクトAのフォルダを作ったのに、プロジェクトBと一緒に書いた日程表はどちらに入れていいかわかりませんよね。情報にはいろんな側面があるので、元々一意にその情報を規定することはできないんです。だったら最初からフォルダに入れずに、　　JOBというフォルダを作って、そこに全部放り込んでおくのが整理しないでおく方法。ただ、これだとファイルがいっぱいになって探すのが大変になりますので、現在進行形の仕事は　　WORKINGというフォルダに入れておきます。この2つのフォルダだけあれば、過去の情報を探す対象は1つだけになるので、そこから整理する必要自体がなくなるわけです。メールも同様。細かくフォルダ分けして悩むだけムダです。全部ひとつのフォルダに分けて放り込んでおいても、今時のソフトは検索するのが高速です。自分がやるよりコンピュータにやらせたほうが楽だし早い。ただし、検索するツールは、徹底的に使いやすいものを追求しましょう。絞り込み検索もできないWindowsのエクスプローラではまったく役に立ちません(ヒットする件数が多くなりすぎるか、まったくヒットさせラなれないかどちらかになる)。最近はエバーノートなんていう便利なものも出来ましたしね。■同じテーマの記事●会議におけるファシリテーターの役割とは 会議において議長となるひと（会議を主導する人）は当然必須なのですが、ここ10年くらい重要視されるようになったのが、「ファシリテーター」という立場の人。この人がいるといないのとでは、会議の進み具合がかなり違うということで、どこの会社も「ファシリテーション」などという教育プロセスを持つようになったみたいです。ファシリテーターがファシリテーションするのに必要な3つの視点をご紹介します。ファシリテーターの3つの視点本書『レ..●期限はローリングで解釈する よく「今週中にやります」とか言ってません？私は過去にこれでよく失敗しました。今週中はあと何日？多分、今日が金曜日なら、きっと「今週中に…」とかは言わないでしょう。金曜日の午後5時は、今週中が終わるまでにあと1時間しかありませんから。ただ、水曜日や木曜日だと、意外と軽く「今週中…」と言っちゃうかもしれません。木曜日で「今週中」と言っちゃうと、「明日中に」と言っているのと同じなのですが、言い換えると結構「やばい…」と思..●Windowsゴミ箱の古いファイルを消しておくWindowsではファイルを削除するとファイルは「ゴミ箱」に移動します。この状態の時、実際にファイルは削除されるわけではなく、「ゴミ箱」というフォルダに移動するだけです。…というのは誰でもご存知の話。で、しばらく放置していると、ゴミ箱にファイルが溜まりすぎて、「ディスクが満杯」ってWindows君から怒られたり、動作が遅くなったりと、気持ちの良い結果にはなりません。ゴミ箱は定期的にクリアする私の場合、毎週の週次レビューのときにゴミ箱の掃除をしてました。と..●嫌なことは、「もし気分がよかったら」で切り替える ストレスに対処する方法として「ポジティブシンキング」が挙げられますが、考え方というのは、そうそう簡単には変わりません。別のアプローチで受ける印象を変える方法を紹介します。思考を変えずに状態を変えるそこで一つの方法として「もし、自分がもっと心地よい状態にあったとしたら、どう感じるだろうか」と考えてみます。ポジティブ・シンキングをするのではなく、「過去に自分が心地よい状態であ..●メモを復習する せっかくメモを取ったのに、そのメモを「書いただけ」にしておいてはもったいない。書いたものは見直さないと頭には入りません。いわゆる出したり入れたりすることで、脳内に記憶として定着します。記憶として定着したものだけが、必要なときに取り出せる状態になります。メモは書き写し、書き写したノートを復習する別記事で書きましたが、毎日就業前の30分は振り返りの時間にしています。私は「毎日、日次レビューをする」ことをルールにしてます..●上司にもアポイントメントを取る 上司になにかの相談をするときには、原則上司に打ち合わせの予約を入れるようにしています。もちろん、緊急事態であったり、至急決済がっほしいなどというときには、いきなり話しかけることもありますが、上司には上司の都合や仕事のタスクがあり、表面上はいざしらず、いきなり何十分も時間を取られるのはあまり気持のいいものではないからです。単なる報告だけで、1〜2分で終わるようなものなら、基本はメールで済ませます。上司から質疑や意見があ..

メールをためないコツ

朝、メールソフトを立ち上げると受信箱に山のようなメール。　「どれから読もうかな〜。なんか面倒くさいなぁ……」以前も今も1日に受信するメールの量はおおよそ1000〜1500件。この内自分が抱えているプロジェクトに関係するものが200〜500件。さすがにこれだけのメールが来ると、私宛のメールも見落としますよ…。で、どうしても必要なのがメールの振り分け機能ですが、振り分け機能が有効なのは、機械的に判断できる条件だけで、内容を読まないとわからないようなもの、どっちとも取れるようなものは振り分けられません。その上、過去に読んだメールも見処理のまま残ってしまうと、受信箱には何百通ものメールが…。メールが溜まってくると　・読んでこれを処理するというモチベーションが低下する　・何を読めばいいのかを考える時間が必要になって、ますます効率が悪くなるという悪弊がでます。「システム思考」的に書くと　　受信箱のメールの数　　　　↓　　重要なメールを探す時間　　　　↓　　メールを処理する時間　　　　↓　　未読メールの数　　　　↓　　※先頭に戻るこんな感じ。■メールを貯めない2分間ルールそこでやり始めたのが2分間ルール。ルールは至って簡単で、　・メールを開いたら2分以内に処理を完了するというもの。ここでいう「処理」とは、メールを幾つかに振り分けることです。　　・自分の業務に関係するかを判断する　　　→いらない　　⇒　ゴミ箱へ　　・結論が出ているか　　　→結論が出た(結果メール)　⇒　「既読」フォルダへ　　・自分の部下のアクションが必要か(フォローする必要が発生するかも)　　　→いらない　　⇒　メール編集ボタンを押して、要約を書き込んでから「処理待ち」フォルダへ　　・自分が何かアクションが必要か？　　　→いらない　　⇒　「既読」フォルダへ　　⇒　返信ボタンを押し、返信するか草稿箱へ　　　　返信した場合は「処理済」フォルダへ開いたメールにはこの4ステップを必ず経由させるということです。こうしておくと、受信箱にはメールは貯まりません。上記の処理でちょっと重要なアクション　・フォローが必要かも→処理待ちフォルダ　・アクションが必要　→アクションフォルダの2点については説明が必要ですね。■処理待ちフォルダこれは、自分の部下や後輩がやるべき仕事ですが、もしその仕事が停滞している時には、フォローしてあげないといけない場合に使います。ポイントは、メール自体に、何をフォローすればいいかを書き込んでしまうことです。メールが沢山の引用をしていると、後でそのメールを読んだ時にもう一度たくさんの文章を読む必要があります。そうするとつい面倒くさくて後回しにしてしまうので、メールの編集機能を使って　　＊＊　××さんに依頼　　＊＊　〜03/07：　○○のプレゼン資料第ゼロ版をDRする　　＊＊　〜03/05：　資料ができたか確認する　　：　　：　(以下、元のメール)　　：のように、やるべきこと、期限を明確に1行で書いておくわけです。そうすると、メールをざっと眺めた時に、(多くのメールソフトにはある)プレビューで一番先頭なのですぐに見えるので、迷うことがありません。可能なら(アウトルックなら可能です)、フォローする期限の最も近い日に(上の例で言うと3月5日ですね)アラームが出るように設定してしまえば、わざわざフォルダを開いて確認する必要すらありません。もしお使いのメールにそういった機能が無いようなら、メールの表題の先頭を書き換えて、期限の日付を入れてしまいましょう。■草稿箱これはその名の通り書きかけのメールですね。ここに入っているものは自分がアクションを起こさないといけないもの。単純に返信する必要があるだけでもアクションです。ここに振り分けるのは、2分以上かかるような作業をしないといけないもの。単純にメールに対して「了解しました」だけなら一瞬ですね。もし勿体をつけてちょっと後に返信したい場合は予約送信を設定します。返信をするのに、ちょっと色々文章を書かないといけないときには、　・とっとと書き始める　・書くべき文章の大意とキーワードを書きだしてあとで清書するのいずれかが必要で、何れにしても返信のコンポーズ画面を出す必用があるわけです。で、すぐに書き終わればそれで問題ないので、送信してしまいます。書き終われないときには、大意・キーワードだけを書きだしておいて、そのウインドウのクローズをすれば、自動的に「草稿箱」に入ってくれるので、あとでこれを清書する事になります。ただ一般的には、1日程度で相手から返信が来ないと「読んだのだろうか？」と不安になります。ですので何か調べたり、作ったりしないといけない場合には、一旦返信ボタンを押し、　　「××日××時までに連絡を致します」と返信してしまいます。こうしておいて、その返信したメールに、「処理待ちフォルダ」と同様にアラームを設定するわけです。■放置しないメールはすぐに消さないとどんどん増殖します。後で返信しようと思ってちょっとためておいたら、「どうなりました？」メールがやって来ればそれで1通増えます。なので、読んだらまず返信を心がけてます。■同じテーマの記事●やりたくない日朝いつものように会社に来て、パソコンを立ち上げる。ところが、メールを見るのも億劫だし、と言って溜まっているタスクに手を付ける気にもならない。かと言って締切は待ってくれないし…。何ていう日はありませんか。私はしょっちゅうです。過去記事でも紹介しましたが、どうしても何も手をつける気にならないときの対応方法というのがあります。簡単に言ってしまえば・数分で終わるようなタスクをやっていると徐々に気持ちが乗ってくるということです。だからやる気がなくてもやれるくらいに細かく..●期末面談の自己申告を請求書にしてみる毎年、1年間の業務成果を上司に報告して、上司から業務評価をもらいますよね。いわゆる期末面談。私としてはサラリーマンの最大のイベントだと思っているのですが、どうもぞんざいに扱う人が多いような印象を持ってます。「今やっている仕事が忙しいから」と、当日になって、「エイッ」って書き込んで、誤字脱字のまま提出してくる人もいたりする…。今やっているプロジェクトや仕事は当然大切なのですが、その結果自身で給料が決まっているわけではなく、期末面談で書かれた上司の評価で給料が決まっている..●嫌なことは、「もし気分がよかったら」で切り替える ストレスに対処する方法として「ポジティブシンキング」が挙げられますが、考え方というのは、そうそう簡単には変わりません。別のアプローチで受ける印象を変える方法を紹介します。思考を変えずに状態を変えるそこで一つの方法として「もし、自分がもっと心地よい状態にあったとしたら、どう感じるだろうか」と考えてみます。ポジティブ・シンキングをするのではなく、「過去に自分が心地よい状態であ..●評価されるコツ どんな職場にも、周囲から絶対的な信頼を集める「エース」的な人がいる半面、誰からも期待されず、お荷物のように扱われてしまう人もいます。入社当初から、「エース」だったわけでも「お荷物」だったわけでもありません。長い時間をかけて、ゆっくりと「エース」や「お荷物」になってしまったのです。これは一体なぜなのか？本日ご紹介する『「辞められると困る! 」と言われる社員がやっている 評価されるコツ』からその原因を一部紹介します。..●メモを復習する せっかくメモを取ったのに、そのメモを「書いただけ」にしておいてはもったいない。書いたものは見直さないと頭には入りません。いわゆる出したり入れたりすることで、脳内に記憶として定着します。記憶として定着したものだけが、必要なときに取り出せる状態になります。メモは書き写し、書き写したノートを復習する別記事で書きましたが、毎日就業前の30分は振り返りの時間にしています。私は「毎日、日次レビューをする」ことをルールにしてます..●通勤どこでも仕事術：毎日5分だけ勉強確保できる確実な方法 何かを初めて勉強しようと思ったら、まとめて時間を取らないとなかなか難しいですが、ある程度基礎勉強が済んで継続的に知識を深くしていくのであれば、毎日少しづつ勉強することが適しています。毎日5分だけ勉強しようところが、この「毎日少しの時間だけ××に当てる」というルーチンはなかなか成立しません。短時間というハードルの低さと、少しづつという成果の見えにくさから、つい「後でいいや」になってしまって、その「後で」が最後まで来な..

3つの情報だけ

時々気になる時があるのですが、情報集めが好きな人っていますよね。ご多分に漏れず、私もそういう時があるのですが。たとえば、「新聞」。なぜ新聞を読むのか？■新聞は読んでも意味が無いよく時間術の本などで、こういったセリフに出会います。いわく、　「新聞を読む時間は無駄だ」　「新聞代を払うくらいなら本を買った方がいい」と。まぁ確かに、新聞を読んで何かをするわけではないですね。※本を書く人にとっては、「そりゃ本を買う人がたくさんいたほうがいいわな」とひねくれた見方をしてみたり。新聞や週刊誌を読んでも「へ〜。そんなことがあったんだ」程度にしか思わないことが多いですね。それなら確かに読むのも無駄なのかもしれませんね。でも、どういうわけかやめられない。私の場合は、「新聞を読む時間」というのがあるわけではなく、食事の時にしか読みません。食事をしながら新聞にざっと目を通して、食事が終わるまでに読まなかったところはもう2度と読まないですので、まぁ、自分の時間を削っているわけではありませんが。※なので時々、「お行儀が悪い」「家族とちゃんと話しなさい」とか家内に怒られるわけですが。■情報は目的を持って集める本来情報を集めるのは、ある目的があるはずです。若い頃は、技術書の切り抜きをやってました。連載ものの技術は、雑誌(月刊誌)から切り抜いて、バインダーに閉じたりして。未だに押入れの隅からこういったものが出てくる時がありまして、「懐かしい〜」と思ったりします。でも、再利用したことはほとんどありません。色々情報術(という言葉があるのかどうか知りませんが)の本を読んでいて気がついたのは、情報には4種類あるということ。　１．仮説をたてるための情報　２．仮説を検証するための情報　３．基礎知識を形成するための情報　４．役に立たない情報この４．をやるのが「時間の無駄」というやつですね。一概に「新聞を読むのが無駄」と言うわけではなくて、１〜３の目的があって読む分には、無駄にはならないんですよ。ただ、言葉にすれば簡単ですが、それぞれの情報の境界はすごく曖昧です。■仮説のための情報１．と２．をまとめちゃいましたが、この情報は　ある問題や課題を解決するために、それに関係する情報を収集するということですね。たとえば、「定年後の資産が不安だ」という問題に対して、「どうやったら資産形成ができるのか」という課題を設定し、「資産形成」をするために「有価証券取引をやってみよう」と思えば、「今後の経済見通し」という情報は必要な情報ですよね。それをもとに、「経済見通し」を自分で考えて、それがその通りに推移しているかを検証するのには情報がいるわけですよ。　そのために日経平均株価をチェックしている。　株価の変動要因の識者のコメントをじっくり読んでいる。と言うのは、有用な行動ですよね。ただ、識者のいうことを鵜呑みにするために読んでいては、意味がありませんが。つまり、「何の課題のためなのか」が認識できればその情報は意味があるということではないかと思います。■基礎知識のための情報たとえば、上のように、「資産形成がしたい」という目的のために、どういう方法があるのか、それはシロウトが手を出せるものなのかという基礎知識がいります。これらのために広範に情報を集めて、あるところに修練させていくために、色々な基礎知識が必用ですね。そういうために情報を集めることがあります。以前の記事本を横取りするで書いたように2割は興味のある周辺ジャンルの本を読むというのは、自分の裾野を広げるための作戦のひとつですね。■役に立たない情報こうやって考えてみると、役に立たない情報というのは　自分の持っている情報と直接関連のない情報なのだと言えるように思います。つまり、自分の知識マップみたいなものがあって、そこから今読んでいる情報が何らかの形で線がつながるのであれば、それは意味のある情報になりうる。でも完全な浮島になってしまうような情報は、あっても役に立たない情報と言えるのではないでしょうか。もちろん、それがアンカーになって、そこから大陸になる可能性はありますが、ほとんど奇跡に近いでしょうね。■情報は流れを見るそういうふうに思い返してみると、私の新聞の読み方は　・下の方の本の広告を読む　・一面の記事の解説部分を読む　・経済面の新製品欄を読む　・特集記事・社説を読む⇒ノートに図解するのに限定されてます。つまり、自分の仕事に関係有るも(製品情報)のか、自分の興味が有ること(出版社が強力にプッシュしている本)、自分の能力開発の3つのジャンルしか読んでないです。その他はタイトルくらいは読みます(「見る」に近い)が、本文まではあまり読まないです。新聞は毎日の出来事がのるものなので、「点」の情報が多いのですよ。『「点」の情報』と言うのは、　ある出来事は、過去の別の出来事に端を発しているのですが、その過去の出来事が書かれていないか、書かれていてもすごく直近の過去のことだけしか書いてない情報です。多くの場合、ある大きな流れなものがあって、毎日の出来事はこの大きな流れの小さな波の一部にしか過ぎないですね。なので、その一部自体を見ても意味がなくて、大きな流れを掴まないと未来を考えることはできません。なので、記事を詳細に読んでも「大して意味は無い＝時間つぶし」という風におもってます。■3つの情報この　１．仮説をたてるための情報　２．仮説を検証するための情報　３．基礎知識を形成するための情報の3つの軸で情報を振り分けて、課題(いま自分が意識しているもの)の流れを見るための素材として捉えるようにしていると、無意味な情報集めが減りますよ。「あとで何かの役に立つかも」と思っても、自分の知識の島から線が引けないのであれば、それは捨ててしまって構いません。個人的な経験値ですが　あとで役に立つ「かも」しれない情報は　後にも先にも役に立たないです。■同じテーマの記事●記憶術：赤のサインペンで書き写す なにかを記憶したいというときに、使えるのが赤のペンで大きな字を書くというやりかた。「赤」というのは、多くの動物にとっては、「血」の色を連想させます。つまり、そこに着目が行きやすい色です。だから、大抵危険を知らせるような重要なものには赤が使われているんですね。もうひとつは、大きな字です。この記事でも、大きな字を使っていますが、目立つでしょ。結局、目立つものは記憶に残りやすい、というルールをつかって記憶に残す方法です。赤..●一瞬で相手を落とす! コールドリーディング入門(要約) 「コールドリーディング」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？コールドリーディングとは、占い師や詐欺師がいかにも「あなたの全てを知っている」かのように相手に錯覚させるための技術です。実際、ある程度のトシになれば、それなりにこれに近いことはできるようになりますし、部長・役員級のひとであれば、「誘導質問」みたいな技術として使っていることもあります。コールドリーディングがもたらしてくれるもの・相手のほうから積極的に話してく..●一瞬で相手を落とす! コールドリーディング入門 「コールドリーディング」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？コールドリーディングとは、占い師や詐欺師がいかにも「あなたの全てを知っている」かのように相手に錯覚させるための技術です。実際、ある程度のトシになれば、それなりにこれに近いことはできるようになる人も見えますし、部長・役員級のひとであれば、「誘導質問」みたいな技術として使っていることもあります。コールドリーディングがもたらしてくれるもの・相手のほうから積極的に..●Webを調べるたびにメールで共有するなにか疑問に思って Web を検索するシーンって増えましたよね。というか、1日に何十回も Web 検索しているようなきがする。私はもっぱら Google を利用しているのですが、あとで Google の履歴を見てみると、同じようなことを何度も何度も Web 検索してます。そのたびに、目的のものに行き着くまで、あっちのページを開き、こっちのページを開き…これにかなりの時間を使ってました。こうした中でセレンディピティみたいに、今まで気づかなかった新しい Web ペ..●Webを調べるたびにメールで共有するなにか疑問に思って Web を検索するシーンって増えましたよね。というか、1日に何十回も Web 検索しているようなきがする。私はもっぱら Google を利用しているのですが、あとで Google の履歴を見てみると、同じようなことを何度も何度も Web 検索してます。そのたびに、目的のものに行き着くまで、あっちのページを開き、こっちのページを開き…これにかなりの時間を使ってました。こうした中でセレンディピティみたいに、今まで気づかなかった新しい Web ペ..●文章校正のためのセルフチェックリスト 私は、頭のなかで考えるのが不得手なので、いろいろなチェックリストを作って Excel に書き出していて、色んな場面でこのチェックリストを見ながら、抜け漏れがないかをチェックしています。メールなどでも、報告書を出すときにでも、読みやすい文章を書くために、普段から文章は一度書いてから推敲する時間をとるようにしています。そんなときに役に立つのもチェックリストです。これがあると、ちょっとした枝葉末節の部分にとらわれずに、効率的に..

月曜日はメールゼロ

金曜日、メールを全部やっつけて定時で帰って、翌週の月曜日にメールを開くと未読メールが100件も…なんてことがありません？私は以前はしょっちゅうでした。多い時は300件も溜まっていたことが。　　なんでこんなことになってんだ？と月曜日の朝から憂鬱になります。■通勤電車で寝てはいけない★通勤電車で寝てはいけない P42━━━━━━━━━━━━━━━週末を楽しみながら、その一方で仕事に切り替えていく。こうしたマルチタスクの対応も時問を有効活用するためには必要である。月曜日になってから、仕事のスケジュールを組み立てているのでは遅いのだ。日曜日の夜から準備をしていないと、いい結果は決して残せない。スタートするのが早ければ、それだけ他の人よりも抜きんでることができるわけである。そこで、日曜日の夜は何をするかというと、私はその週からのスケジュールを組み立てていた。明日からの一週間どういった流れで仕事をしていくか、アフターフアイブはどのように使うか、また週末は何をするかといったことを、一つひとつなるべく具体的に考えるようにしていた。また、頭のなかだけで完結させるのではなく、実際にノートやパソコンに書き出してみることも大事である。そうすると、いまとりかかっている仕事どうしの関係が明確になり、物事がうまく運ぶようになってくる。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━★以前の記事：日曜日夜10時にも似たようなことを書きましたが、日曜日の準備で月曜日気持よく仕事を始められるのに気が付きました。　月曜日の朝は今週のタスクの一番大切なことに手を付ける。別に日曜日夜10時にこだわることはありませんが、週末中に先週の仕事が片付いていると気持よく月曜日がスタートして、その週の成果が高くなります。■先週の仕事終わりということで、月曜日の朝イチに何がどういう状態になっていればいいのかをちょっとまとめてみました。　　★メールの未読がないこと　　★今週のタスクが全て起票されていること　　★時間のかかるタスクはスケジューラに登録されいていることです。先週できなかったタスクも当然含まれます。■メールゼロメールを処理というのは実はそれほど時間のかかるものではありません。こういうステップです　　１．メールの表題を読む　　１−１：表題が自分の業務に関係ありそうなら中身を読む　　１−２：自分の業務に関係無さそうで、送信者も同じプロ　　　　　　ジェクトの人でなければ、サクッと削除　　２．メールの本文を読む　　２−１：本文が何かの引用なら、引用ごと全部読んで話の　　　　　　流れを判断する。　　　　　　なにか自分がやることがありそうか？　　　　　　あるなら３へ　　２−２：特に自分に何もやることは無さそうなら、保存　　　　　　フォルダへ移動。今後の検討資料になりそうなも　　　　　　のは、「資料」の分類をつけておく。　　３．メールの内容によって分類をつける　　　タスク：何かやってこちらから発信しないといけない時　　　　メールをアウトルックの「仕事」にD&Dするとタスクが　　　　起票されるので、そこに「××をして、○○しておく」　　　　と書き込む　　　返信：何かの問い合わせで、それに自分が返信が必要な時　　　　返信ボタンを押して、返信すべき概要を書きこんでおく。　　　　１〜２行も書けば十分。かいたら閉じてしまい、草稿に　　　　保存。　　　判断：何か判断して、だれかに指示しないといけない時　　　　転送ボタンを押して、宛先を記入。　　　　判断したことや指示を簡単にコメントを書いて、閉じて　　　　しまい、草稿に保存　　４．以上をすべてのメールに対して繰り返しメールを全部処理してしまったら、MailStoreを起動して、「処理済み」フォルダをMailStoreに記憶しておいて、処理済みのメールはさっさと削除。ここまでが「メール処理」という作業。大体1時間で200件くらいなら処理できます。「処理」というか単なる「振り分け」ですが。これなら日曜日の夜にメールはなくなります。最初のうちは、メールへの返信や、簡単なことならやろうとしていましたが、それだと2時間も3時間もかかっちゃうので、途中でくじけました。目的は、タスクを明確にすることなので、わざわざタスクを実行する必要はない、と考えたわけです。大体200〜300件のメールで何かのアクションが必要なもの(タスクにするべきもの)は10〜20件です(これは人によって色々違うでしょうが)。これを起票する作業も10秒もあれば終わるので、寝る前にちょこちょこっとやれば済むことですよね。さすがに日曜日の10時過ぎてから業務のメールを送ってくる人は「ほぼゼロ」です。時々居ますが…ただし、上司からのメールだけは要注意。これは、例え　「了解しました」だけでも返信しましょう。だって、上司がもしメールの送信時刻に気がついたら、　「お、こいつは日曜日まで頑張っているのか。」って思ってもらえれば、多少は評価も良くなるかもしれませんので。■参考図書★アマゾン★楽天通勤電車で寝てはいけない！著者：久恒啓一価格：1,050円（税込、送料込）楽天ブックスで詳細を見る■同じテーマの記事●図解のコツ5：配置を試行錯誤する前回の記事で、カタマリを置くのにルールはない、ということを書きましたが、パターンはあります。ただ、どれを使うと一番いいのか、あるいは自分で考え出さないといけないのか、が経験値に依存しているということです。カタマリを置くパターン前回、カタマリを置くパターンとして、PPM(プロダクト・ポートフォリオ・マネージメント)分析をご紹介しました。その他のパターンですがこんなものがあります。・マトリクス系・SWOT・重要度・緊急度・バブルチャート・サイク..●考える仕事は早めに終わるタスクは早め、早めに終わらせるこれがいけないことだと思う人は少ないかと思います。でも、多くの人が何かを提出しないといけない、結果を出さないといけないような仕事を完成させるのは、期限ギリギリか、または期限を過ぎた直後あたり。まあ、ちゃんと測定したわけではありませんが。わかっちゃいるけどやめられない理由タスクリストを作って、そのタスクリストに従って仕事をしている人ならわかると思いますが、期限が遠くて、それほど膨大な時間がかかりそうもない仕事は、今すぐ始めようと..●ダラダラ癖から抜け出すための10の法則：能力以上の成果を出す目標の建て方 「能力以上の成果」を引き出す「目標の立て方」「よい目標」を設定するというのは、簡単なことではない。「よい目標」とは、やる気を起こさせると同時に、その行動の方向づけをしてくれる。そういう目標を設定するためには、次のような条件が守られなければならない。自分自身の目標であること。自分のために設定した目標なら、やり遂げる可能性は大きい。上司や友人、仕事仲間から押しつけられた目標ではダ..●習慣を改める習慣をつける 多くの仕事は考えなしに突撃すると失敗します。一方で、ある行動は習慣化して、考えずに行動することで、迅速にやれるようになります。習慣の力過去記事でも何度かふれてますが、習慣の力は自動車の運転を考えてみればわかります。教習所に通っていた頃、あるいは免許を取りたての頃は、ミラーを確認してシートベルトを締めてエンジンをかけて：：(中略)：後方確認をしてブレーキを緩めてアクセルをふかしながらゆっくりクラッ..●期限はローリングで解釈する よく「今週中にやります」とか言ってません？私は過去にこれでよく失敗しました。今週中はあと何日？多分、今日が金曜日なら、きっと「今週中に…」とかは言わないでしょう。金曜日の午後5時は、今週中が終わるまでにあと1時間しかありませんから。ただ、水曜日や木曜日だと、意外と軽く「今週中…」と言っちゃうかもしれません。木曜日で「今週中」と言っちゃうと、「明日中に」と言っているのと同じなのですが、言い換えると結構「やばい…」と思..●優先順位を正確に意識する 優先順位って簡単な言葉で説明できますか？ 仕事をする上で、たったひとつのタスクしかない状態はありません。たいていは、アレもしなきゃ、これもしなきゃ、状態で、「から手を付けよう」と決めてかかりますよね。上司からも「を優先してやってくれ」と言われたことも多いと思いますが、本当に優先してますか？優先事項があるときは他の仕事をしてはいけない単純に言えば、優先順位をつけるというのは、その第１番目のことが終わらなければ、それ以下の..

上司の依頼は命令

給料を上げるためには、昇進・昇格がどうしても必要です。そのためには、上司のあなたへの評価を上げること。どうすれば上司の評価が上がるかというと、業務を効率良くこなせることはもちろんですが、それだけでは不足です。上司が気持ちよく指示が出せるあなたの態度が重要。軍隊で上司(部隊長)から一般兵士への指示をするときにやっていることと同じだと思えば、わかりやすいでしょうか。※といっても、私も軍隊の経験はありませんが…映画などで見ると、　　隊長：「×××(名前)」　　兵士：「イエス!!　サー!!」　　※すぐに隊長の前に行って敬礼、直立不動の姿勢　　隊長：「○○○をして△△△をしろ」　　兵士：「イエス!!　サー!!　○○○して△△をします!!」　　※敬礼して、走って戻りすぐに作業にかかるみたいな感じ。本日は上司から指示を受けるときの姿勢。■質問してはいけない　納得できないことは、やる気がしません誰でもそうです。若くて自分の技術にある程度自身を持っている人は特にこの傾向が顕著。また、それを公言する。自信の表れとしてそういう言い方をするのはいいですが、上司から「×××をするように」と言われた時に、これを言うのは最悪。納得していないことを「やれ」と言われると「なぜですか」と聞く。納得するまで食い下がる。果ては「それをやる意義が感じられません。やる必要はないと思います。」と堂々と拒否する。これが昇進が止まる大きな理由です。私は上司・部下の関係で「説得→納得」ほど無駄なことはないと思ってます。上司が必要だと思ったから「やれ」といっているのに、その背景や環境を質問するのは、上司の判断に疑問を呈することです。そんなことをされて嬉しい上司はいません。※もちろん、表面的には、「ちゃんと意見を言ってくれて有難う」くらいは言いますが。よくビジネス書などに、「その目的を共有せよ」みたいに書いてあって、それをそのまま実行している部下を見かけることがありますが、これは評価を落とすだけです。逆にちゃんと質問しないといけないことがあります。「目標」です。どんな結果を期待しているのかは、ちゃんと聞かないとわからない。したがって、「何を」にたいする質問は「できる」と思ってもらうためにも必要。ただし、しつこく聞かないこと。上司の説明がわかりにくいのは上司も目標がよくわかっていないだけかもしれません。そんな時に、自分がわからないからと、しつこく質問をすると、上司は問い詰められているような感じがして、すごく困ります。上司がはっきり言えないようなら、とりあえず現状の情報で満足して、まず作業にかかることです。そして資料を見せながら途中経過を報告して再度指示を仰ぐようにすると、上司としてもだんだんゴールイメージができてきて具体的な指示になってきます。■いやいや命令を受けてはいけない例え、嫌だと感じた命令でも、言葉が命令形ではなく「〜〜をやってくれるかな？」という疑問形であっても、「はい!!　分かりました!!」と受けてください。受け取るときには、「受領」ではなく「拝領」するという姿勢が大切。■その日のうちに第一報指示された業務が1〜2時間で終わるものなら、すぐに結果を報告しますが、何日もかかるようなものであっても、第一報はその日のうちに途中経過を報告します。たとえ、上司が期限を言わなかったとしても、その日のうちに報告する。が原則です。上司はあなたの全ての行動を見ているわけではないので、言ったことに取り掛かっているか、すごく不安に思ってます。なので、「ちゃんと、最優先でやってますよ」という態度を見せることです。期限を言われなかった場合には、第一報のついでに、「このやり方だと、結果が出せるのは、××日ころになりますが、よろしかったですか？」と聞きましょう。そうすれば上司は、　・ちゃんとやっている　・期限が明確になったということで安心します。上司が「こいつに頼めば安心だ」と思えるようになれば、あなたの評価はうんと上がります。■注意事項10点具体的には、こんなことに注意して行動してください。・まず返事。名前を呼ばれたら上司の方に顔を向けて、大きい声で「はいっ」と返事をする。・ただちに上司の席に行く。やりかけの仕事があっても手を止め、すぐ立ち上がり速足で上司の席に行く。・メモを取る。命令を忘れたり間違えて行ってしまうことをなくすため、その場でメモを取る。・相槌を打つ。話の区切りごとに「はい」「はい」と相槌を打ちながら聞く・最後まで聞く。途中で言葉をはさまず、最後まで冷静に聞く。・ポイントを復唱する。自分の理解度を確認するため、またあとになって言った言わないのもめごとを防ぐためにも、必ずポイントを復唱する。・わからないことを質問する。わからないことをわからないまま実行に移せば失敗する。ささいなことでも遠慮せずその場で聞く。・優先順位を確認する。今すぐやるのか、あとでいいのか、どの仕事から取りかかればいいのかの優先順位を聞く。「この順序でいいのですね」と案を出して上司に決めてもらうとよい。・取りかかる前にもう一度たしかめる。「段取り八分、実行二分」という。行動に移る前に命令内容を整理し、仕事の組み立てと段取りをする。・ただちに取りかかる。仕事のできる人は取りかかりの早い人である。段取りがすんだら即行動に移る。■同じテーマの記事●未来の自分への命令書には背景・理由と行動指示を書きなさい私の仕事術の中で大きなターニングポイントがありました。GTDを勉強したことでした。記憶はボケる、から回るGTDというのは、最初に今気になっていることを全て書き出しなさいという作業から始まります。講師の方によると、大抵の人はここでつまづくそうです。ようするに一歩目からつまづいて、先に進めないから何が良くなるのかさっぱりわからない、と。しかし、私にとっては驚きの経験でした。たくさん、抱えきれないほどの仕事があると思っていたのに、100個出ないんです。それどころか20..●組織図は大切に保管する多くの会社では、10月と4月には毎年何らかの組織変更がありますね。こういう時に、組織図を作り直して公開する事になりますが、多くの人は自分の周りの関係者は知っているので、大して気にとめません。でも、こういう情報、いざというときに役に立つのですよ。だから、おすすめはパスワードなどを外して、PCのローカルファイルとして保存しておくことです。組織体制を活用する何かの交渉をするときに、交渉相手の上司から「ちょっとやってあげてよ..●飲み会はコミュニケーションのツールか？会社にいると、新年会だの忘年会だの××歓迎会だのといろいろ飲み会がありますよね。どうかすると、上司から「君、今日一杯どう？」と言われたりします。昔はそれなりに楽しんでたような気がしますが、最近はあまり…。飲み会はコミュニケーションになるかこの問題はいろいろ賛否両論ありますね。・仕事なんだから仕事の場で信頼関係を築くべき・その人の生活や考え方を知るためには仕事の場を離れてのコミュニケーションは有効であるまぁ、どちらも正しいのではないかというのが私の勝手..●仕事で敵を作らない「人の好き嫌いはするな。誰に対しても一視同仁。いつでも平らに接しろ。来る者は拒まず、去る者は追わず。他人のために汗を流せ。できるだけ面倒を見ろ。手柄は先輩や仲間に譲れ。損して得を取れ。進んで泥をかぶれ。約束ことは実行せよ。やれそうもないことは引き受けるな。これを長い間、続けていけば敵が減る。多少とも好意を寄せてくれる広大な中間地帯ができる。大将になるための道が開かれていく。頂上を極めるにはこれしかない」と、稀..●お客様は上司よく、「お客様のために」とか「お客様第一」とか会社理念で掲げている会社があります。それ自体は否定するものではありませんが、それを真に受けて仕事をするのはちょっとサラリーマンとしてはアレかも。お客様にサービスや製品を提供して、お客様からお金をもらい、それが会社の利益になって、サラリーマンにも給料が出る。このながれは間違ったものではありませんが、あなたの給料を決めているのは、お客様ではなく上司です。上司の方向を向いて仕事をする上司が求めている..●プライミング効果文章を作れまず、以下のテストをやってみてください。−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−以下の文章から、文章を作りなさい。＜第一問＞・歩き続けるのは・引っ張って・とても疲れる・重い荷物を＜第二問＞・気づいた・父の頭が・いつのまにか・白髪だらけになっていることに＜第三問＞・見上げてみたら・どんよりと・空を・曇っていた−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−この程度の問題、全然楽勝ですよね。本当の問題はここから。出題者の知りたいのは..●言ってはいけない言葉ネットではあまり見かけませんが(私がうまくヒットさせられないだけ？)、セミナー等に出るとよく言われることがあります。否定的な発言をしてはいけないというものです。「できないって言うな」以前このタイトルで記事を書きましたが(よろしければ、以下のブログで確認を)、この他にも禁句集があります。言ってはいけない言葉(禁句)・難しい・時間がない・でき..●異端児を大切にする異端児よく、組織の方向性について話をしているときに、疑問や反論をいう人がいますよね。もちろん、文句を言うためだけに文句を言っている人は論外なのですが、建設的に自分の意見をいう人は組織としては大切にしたいものです。私はこういう人を「異端児社員」と呼んでます(こっそり)。存在意義組織の方向性は、どうしても上司がある思い入れで方針を決めることになりますので、上司の視野でしか物事が見えてません。こういった時に、異なる視点を提示してくれる異端児社員の存在..●イエスマンになるもし、昇進を望むのであれば、イエスマンになると決めることが必要です。上司の決めたことに疑問を挟んではいけない。もちろん、どうやってそれを実現するかについて相談したり、質問したりすることはありです。しかしながら、まず、「命令されたことをすぐに実行する」という前提で質問しなければなりません。上司だって間違うもちろん、上司だからといっていつも正しい判断をするとは限りません。もし、間違っていると考えたらどうするべきかというと、「言われたようにやる」..●目覚めよ！生きよ！：過去の成功の感触を取り戻す 巨人たちのお言葉シリーズをお送りします。本日の巨人：ドロシア・ブランド本日のお言葉：かつての成功の感触を取り戻すお言葉の出典：『目覚めよ！生きよ！』かつての成功の感触を取り戻すまず、自分自身の中にある手本となるモデルに当たってみることだ。おそらくだれだって、ごく些細なことであっても、なんらかの成功を経験したことがあるはずだ。どんなに子どもじみたものでもいいから、成功した..

上司の依頼は命令

給料を上げるためには、昇進・昇格がどうしても必要です。そのためには、上司のあなたへの評価を上げること。どうすれば上司の評価が上がるかというと、業務を効率良くこなせることはもちろんですが、それだけでは不足です。上司が気持ちよく指示が出せるあなたの態度が重要。軍隊で上司(部隊長)から一般兵士への指示をするときにやっていることと同じだと思えば、わかりやすいでしょうか。※といっても、私も軍隊の経験はありませんが…映画などで見ると、　　隊長：「×××(名前)」　　兵士：「イエス!!　サー!!」　　※すぐに隊長の前に行って敬礼、直立不動の姿勢　　隊長：「○○○をして△△△をしろ」　　兵士：「イエス!!　サー!!　○○○して△△をします!!」　　※敬礼して、走って戻りすぐに作業にかかるみたいな感じ。本日は上司から指示を受けるときの姿勢。■質問してはいけない　納得できないことは、やる気がしません誰でもそうです。若くて自分の技術にある程度自身を持っている人は特にこの傾向が顕著。また、それを公言する。自信の表れとしてそういう言い方をするのはいいですが、上司から「×××をするように」と言われた時に、これを言うのは最悪。納得していないことを「やれ」と言われると「なぜですか」と聞く。納得するまで食い下がる。果ては「それをやる意義が感じられません。やる必要はないと思います。」と堂々と拒否する。これが昇進が止まる大きな理由です。私は上司・部下の関係で「説得→納得」ほど無駄なことはないと思ってます。上司が必要だと思ったから「やれ」といっているのに、その背景や環境を質問するのは、上司の判断に疑問を呈することです。そんなことをされて嬉しい上司はいません。※もちろん、表面的には、「ちゃんと意見を言ってくれて有難う」くらいは言いますが。よくビジネス書などに、「その目的を共有せよ」みたいに書いてあって、それをそのまま実行している部下を見かけることがありますが、これは評価を落とすだけです。逆にちゃんと質問しないといけないことがあります。「目標」です。どんな結果を期待しているのかは、ちゃんと聞かないとわからない。したがって、「何を」にたいする質問は「できる」と思ってもらうためにも必要。ただし、しつこく聞かないこと。上司の説明がわかりにくいのは上司も目標がよくわかっていないだけかもしれません。そんな時に、自分がわからないからと、しつこく質問をすると、上司は問い詰められているような感じがして、すごく困ります。上司がはっきり言えないようなら、とりあえず現状の情報で満足して、まず作業にかかることです。そして資料を見せながら途中経過を報告して再度指示を仰ぐようにすると、上司としてもだんだんゴールイメージができてきて具体的な指示になってきます。■いやいや命令を受けてはいけない例え、嫌だと感じた命令でも、言葉が命令形ではなく「〜〜をやってくれるかな？」という疑問形であっても、「はい!!　分かりました!!」と受けてください。受け取るときには、「受領」ではなく「拝領」するという姿勢が大切。■その日のうちに第一報指示された業務が1〜2時間で終わるものなら、すぐに結果を報告しますが、何日もかかるようなものであっても、第一報はその日のうちに途中経過を報告します。たとえ、上司が期限を言わなかったとしても、その日のうちに報告する。が原則です。上司はあなたの全ての行動を見ているわけではないので、言ったことに取り掛かっているか、すごく不安に思ってます。なので、「ちゃんと、最優先でやってますよ」という態度を見せることです。期限を言われなかった場合には、第一報のついでに、「このやり方だと、結果が出せるのは、××日ころになりますが、よろしかったですか？」と聞きましょう。そうすれば上司は、　・ちゃんとやっている　・期限が明確になったということで安心します。上司が「こいつに頼めば安心だ」と思えるようになれば、あなたの評価はうんと上がります。■注意事項10点具体的には、こんなことに注意して行動してください。・まず返事。名前を呼ばれたら上司の方に顔を向けて、大きい声で「はいっ」と返事をする。・ただちに上司の席に行く。やりかけの仕事があっても手を止め、すぐ立ち上がり速足で上司の席に行く。・メモを取る。命令を忘れたり間違えて行ってしまうことをなくすため、その場でメモを取る。・相槌を打つ。話の区切りごとに「はい」「はい」と相槌を打ちながら聞く・最後まで聞く。途中で言葉をはさまず、最後まで冷静に聞く。・ポイントを復唱する。自分の理解度を確認するため、またあとになって言った言わないのもめごとを防ぐためにも、必ずポイントを復唱する。・わからないことを質問する。わからないことをわからないまま実行に移せば失敗する。ささいなことでも遠慮せずその場で聞く。・優先順位を確認する。今すぐやるのか、あとでいいのか、どの仕事から取りかかればいいのかの優先順位を聞く。「この順序でいいのですね」と案を出して上司に決めてもらうとよい。・取りかかる前にもう一度たしかめる。「段取り八分、実行二分」という。行動に移る前に命令内容を整理し、仕事の組み立てと段取りをする。・ただちに取りかかる。仕事のできる人は取りかかりの早い人である。段取りがすんだら即行動に移る。■同じテーマの記事●未来の自分への命令書には背景・理由と行動指示を書きなさい私の仕事術の中で大きなターニングポイントがありました。GTDを勉強したことでした。記憶はボケる、から回るGTDというのは、最初に今気になっていることを全て書き出しなさいという作業から始まります。講師の方によると、大抵の人はここでつまづくそうです。ようするに一歩目からつまづいて、先に進めないから何が良くなるのかさっぱりわからない、と。しかし、私にとっては驚きの経験でした。たくさん、抱えきれないほどの仕事があると思っていたのに、100個出ないんです。それどころか20..●組織図は大切に保管する多くの会社では、10月と4月には毎年何らかの組織変更がありますね。こういう時に、組織図を作り直して公開する事になりますが、多くの人は自分の周りの関係者は知っているので、大して気にとめません。でも、こういう情報、いざというときに役に立つのですよ。だから、おすすめはパスワードなどを外して、PCのローカルファイルとして保存しておくことです。組織体制を活用する何かの交渉をするときに、交渉相手の上司から「ちょっとやってあげてよ..●飲み会はコミュニケーションのツールか？会社にいると、新年会だの忘年会だの××歓迎会だのといろいろ飲み会がありますよね。どうかすると、上司から「君、今日一杯どう？」と言われたりします。昔はそれなりに楽しんでたような気がしますが、最近はあまり…。飲み会はコミュニケーションになるかこの問題はいろいろ賛否両論ありますね。・仕事なんだから仕事の場で信頼関係を築くべき・その人の生活や考え方を知るためには仕事の場を離れてのコミュニケーションは有効であるまぁ、どちらも正しいのではないかというのが私の勝手..●仕事で敵を作らない「人の好き嫌いはするな。誰に対しても一視同仁。いつでも平らに接しろ。来る者は拒まず、去る者は追わず。他人のために汗を流せ。できるだけ面倒を見ろ。手柄は先輩や仲間に譲れ。損して得を取れ。進んで泥をかぶれ。約束ことは実行せよ。やれそうもないことは引き受けるな。これを長い間、続けていけば敵が減る。多少とも好意を寄せてくれる広大な中間地帯ができる。大将になるための道が開かれていく。頂上を極めるにはこれしかない」と、稀..●お客様は上司よく、「お客様のために」とか「お客様第一」とか会社理念で掲げている会社があります。それ自体は否定するものではありませんが、それを真に受けて仕事をするのはちょっとサラリーマンとしてはアレかも。お客様にサービスや製品を提供して、お客様からお金をもらい、それが会社の利益になって、サラリーマンにも給料が出る。このながれは間違ったものではありませんが、あなたの給料を決めているのは、お客様ではなく上司です。上司の方向を向いて仕事をする上司が求めている..●プライミング効果文章を作れまず、以下のテストをやってみてください。−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−以下の文章から、文章を作りなさい。＜第一問＞・歩き続けるのは・引っ張って・とても疲れる・重い荷物を＜第二問＞・気づいた・父の頭が・いつのまにか・白髪だらけになっていることに＜第三問＞・見上げてみたら・どんよりと・空を・曇っていた−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−この程度の問題、全然楽勝ですよね。本当の問題はここから。出題者の知りたいのは..●言ってはいけない言葉ネットではあまり見かけませんが(私がうまくヒットさせられないだけ？)、セミナー等に出るとよく言われることがあります。否定的な発言をしてはいけないというものです。「できないって言うな」以前このタイトルで記事を書きましたが(よろしければ、以下のブログで確認を)、この他にも禁句集があります。言ってはいけない言葉(禁句)・難しい・時間がない・でき..●異端児を大切にする異端児よく、組織の方向性について話をしているときに、疑問や反論をいう人がいますよね。もちろん、文句を言うためだけに文句を言っている人は論外なのですが、建設的に自分の意見をいう人は組織としては大切にしたいものです。私はこういう人を「異端児社員」と呼んでます(こっそり)。存在意義組織の方向性は、どうしても上司がある思い入れで方針を決めることになりますので、上司の視野でしか物事が見えてません。こういった時に、異なる視点を提示してくれる異端児社員の存在..●イエスマンになるもし、昇進を望むのであれば、イエスマンになると決めることが必要です。上司の決めたことに疑問を挟んではいけない。もちろん、どうやってそれを実現するかについて相談したり、質問したりすることはありです。しかしながら、まず、「命令されたことをすぐに実行する」という前提で質問しなければなりません。上司だって間違うもちろん、上司だからといっていつも正しい判断をするとは限りません。もし、間違っていると考えたらどうするべきかというと、「言われたようにやる」..●目覚めよ！生きよ！：過去の成功の感触を取り戻す 巨人たちのお言葉シリーズをお送りします。本日の巨人：ドロシア・ブランド本日のお言葉：かつての成功の感触を取り戻すお言葉の出典：『目覚めよ！生きよ！』かつての成功の感触を取り戻すまず、自分自身の中にある手本となるモデルに当たってみることだ。おそらくだれだって、ごく些細なことであっても、なんらかの成功を経験したことがあるはずだ。どんなに子どもじみたものでもいいから、成功した..

会議室カレンダー

以前の記事でノートに貼るカレンダーについて書きました。　　　2ヶ月カレンダー本日はその共有版。■会議で決まったことが実行されないよく、会議術などで、会議で決まったアクションをちゃんと実行してもらう方法について書かれています。多くのパターンは　・実行するアクションを本人に言ってもらう　・アクションが実行されたかどうかをチェックスル責任者と決める　・タスクリストを共有して、その場でタスクリストに書き込むなどです。私の会社でも色々やってみましたが、どれもうまくいきませんでした。その次の会議で、「あれ、結果を報告して」というと、「あ〜、忘れてました」というか、突然言語障害の陥る。■会議室カレンダーそこで、会議室に、6ヶ月カレンダーを張り出しました。いや、たいしたモノではないですが、　　・縦に日付　　・横に担当者の名前を入れただけのA3サイズの紙です。1枚が1ヶ月。で、会議でアクションが決まるごとに、　「それ、いつまでにやる？」と確認して、その日付のところに、　「××報告」　「○○DR実施」と書いておきます。大切なところは、赤のサインペンで囲っておく。これがうまくいきました。■いつもチェックされることになるグループ内の会議はいつもその場所（というか1箇所しかない）でやるので、どうしても目が底に行きます。そうすると、翌日でかでかと赤丸で囲ってある予定が書き込まれているわけです。嫌でも気になります。さらに、その会議でタスクが決まったら、また底に書き込まれるので、タスクの重複も確認できます。　「お前、この期間この作業があるのに、来週なんて約束できるの？」という質問がその場でできるようになるわけです。担当者としては、その時点で出来ないものややってないことがはっきりするので、業務ボリュームの把握もできるようになりました。■いつもみえるところにネットワークの共有フォルダや、グループ内のWebページで予定を共有することもあるでしょうけど、こういった情報は取りに行かないと共有できない。ところが、このアナログな手段は、予定を決めるときに嫌でも目に入る。だから、ムダな予定(重複したり、やれなくて再スケジュールしたり)を作らなくて済むわけです。あなたが、もし何かのグループのリーダなのであれば、いつも使うミーティングスペースを固定しておいて、そこに計画表を嫌でも眼に入るように工夫しましょう。メンバーの意識が変わりますよ。■同じテーマの記事●早く帰りたければ、予定をいれなさいプレミアムフライデーとか、残業ゼロの日とかいろいろありますね。実際、サラリーマンにとって、残業代というのは生活給の一部だったりする部分もありますし、仕事も大抵は予定外のことが起きて、当初の工数ではできなくなって、期限が変わらない以上残業でカバーするしかないという側面もありますが、残業っていうのはある程度は必要なのかもしれません。でも、自己啓発の勉強がしたいとか、別の趣味があってなにかしたいと思っているような場合、やっぱり「今日は残業したくないな」という日も少な..●会議室カレンダー以前の記事でノートに貼るカレンダーについて書きました。2ヶ月カレンダー本日はその共有版。会議で決まったことが実行されないよく、会議術などで、会議で決まったアクションをちゃんと実行してもらう方法について書かれています。多くのパターンは・実行するアクションを本人に言ってもらう・アクションが実行されたかどうかをチェックスル責任者と決める・タスクリストを共有して、その場でタスクリストに書き込むなどです。私の会社でも色々やってみましたが、どれもうまくいきませんでし..●朝、早起きして喫茶店出社する朝、時々出社する前に喫茶店に行くことがあります。週に1〜2回前後。そこで、ゆったりモーニングコーヒーをして、それから会社へ。モーニングコーヒーの効果コーヒーは以前の記事に書いたように、カフェインによる覚醒効果がありますので、寝ぼけているときには効果があります。しかし、家や会社でコーヒーを飲めば、片付けの手間もありますし、美味しいコーヒーを飲もうとすれば、インスタントではなく、豆から挽いたコーヒーが飲みたい所。やっぱりお手軽なのは人に淹れてもらって、それをゆっ..●電車が遅れたら駅から離れる 私の経験的には、1〜2ヶ月に1回くらいは、通勤電車でトラブルがあります。電車が止まる/遅れるんです。こんなとき、どう対処しますか？別の路線を選べる人なら、それはそれで便利だとは思いますが、田舎ではそうも行きません。それ以外に選択肢はない場合には、復旧するのを待つしかありません。このときに、駅でひたすら待つというのは、生産性はゼロですね。せっかくできた時間なので有効活用するようにしてます。交通機関が遅延したら待たない交通..●通勤どこでも仕事術：出張・旅行のホテルに会員登録する 海外でやったことはありませんが、国内の場合は、使用する交通機関やホテルに無料会員の制度があれば、ほぼかならず登録しています。無料会員のメリット会社によっていろいろですが、無料会員のメリットは・複数回使用することでポイントが貯まる・ちょっとだけ良いサービスが受けられる・予約時に優先予約ができるなどです。会社で会員登録しているような指定ホテルの場合はどうしようもありませんが、そうでなければ自分の名前で登録すると、あとあといろ..●待ち時間で整理整頓清掃清潔 ちょっとしたスキマ時間に、すぐに始められて短時間で終わる作業を持っておくといい、とはよく言われます。じゃあ、「今から3分あります」と突然言われて、3分で終わることができる仕事ってどのくらいありますか？私はよくメール処理をするのですが、たまたま読んだメールが考えないといけないようなものだったりすると、3分が10分でも終わらないことがあります。3分と最初は思ったけど、実際に空き時間は2分になったり10分になったり変動するものです。そ..●時間を測定する 過去記事でも紹介してますが、ドラッカーや様々な時間術の紹介でかならず必須と言われるのが、自分の時間の使い方を記録することです。ところが、これをやってみると、つけ忘れたり、適当に記入したりして、本当に精度は上がりません。昨日、レポートを書くのに、何時間かかったかなんて正確に覚えてはいませんし、見積もりに合わせたいという意志も働くので、多すぎるか少なくすぎるかのどちらかです。割り込みがはいって一時中断しようものなら、もはや記録した時..●遊びの時間を作る 今日のテーマは「遊びの時間」。「遊び」といっても仕事中に遊ぶわけではありません。「余裕」「バッファ」です。仕事はたいていは予定通りには行きません。ただ、経験的には、予定より早く終わることは少なくて、多くの場合は予定を超過します。そのうえ、頭のなかでスケジューリングすると、本当は必要だけどあまり生産性のない単純なことはポロッと抜け落ちることがあります。会議はハシゴしてはいけないたとえば、10時から1時間の会議、11時から..●車のメンテナンスをするように自分もメンテナンスする ちょっとした毎日・毎週程度のメンテナンスを怠ると、フィジカルにもメンタルにも問題を起こしかねません。「ちょっときつい」と思ったときが坂道の始まりです。前の項目で紹介した「心地よい状態のときの自分をイメージして、現在の自分と同一化する」というのも、状態を変える有効なアプローチです。本書の冒頭で「自分の体は一台の車のようなもの」と表現した通り、車の状態がよければ気持ちよくドライブできます。多..

会議室カレンダー

以前の記事でノートに貼るカレンダーについて書きました。　　　2ヶ月カレンダー本日はその共有版。■会議で決まったことが実行されないよく、会議術などで、会議で決まったアクションをちゃんと実行してもらう方法について書かれています。多くのパターンは　・実行するアクションを本人に言ってもらう　・アクションが実行されたかどうかをチェックスル責任者と決める　・タスクリストを共有して、その場でタスクリストに書き込むなどです。私の会社でも色々やってみましたが、どれもうまくいきませんでした。その次の会議で、「あれ、結果を報告して」というと、「あ〜、忘れてました」というか、突然言語障害の陥る。■会議室カレンダーそこで、会議室に、6ヶ月カレンダーを張り出しました。いや、たいしたモノではないですが、　　・縦に日付　　・横に担当者の名前を入れただけのA3サイズの紙です。1枚が1ヶ月。で、会議でアクションが決まるごとに、　「それ、いつまでにやる？」と確認して、その日付のところに、　「××報告」　「○○DR実施」と書いておきます。大切なところは、赤のサインペンで囲っておく。これがうまくいきました。■いつもチェックされることになるグループ内の会議はいつもその場所（というか1箇所しかない）でやるので、どうしても目が底に行きます。そうすると、翌日でかでかと赤丸で囲ってある予定が書き込まれているわけです。嫌でも気になります。さらに、その会議でタスクが決まったら、また底に書き込まれるので、タスクの重複も確認できます。　「お前、この期間この作業があるのに、来週なんて約束できるの？」という質問がその場でできるようになるわけです。担当者としては、その時点で出来ないものややってないことがはっきりするので、業務ボリュームの把握もできるようになりました。■いつもみえるところにネットワークの共有フォルダや、グループ内のWebページで予定を共有することもあるでしょうけど、こういった情報は取りに行かないと共有できない。ところが、このアナログな手段は、予定を決めるときに嫌でも目に入る。だから、ムダな予定(重複したり、やれなくて再スケジュールしたり)を作らなくて済むわけです。あなたが、もし何かのグループのリーダなのであれば、いつも使うミーティングスペースを固定しておいて、そこに計画表を嫌でも眼に入るように工夫しましょう。メンバーの意識が変わりますよ。■同じテーマの記事●早く帰りたければ、予定をいれなさいプレミアムフライデーとか、残業ゼロの日とかいろいろありますね。実際、サラリーマンにとって、残業代というのは生活給の一部だったりする部分もありますし、仕事も大抵は予定外のことが起きて、当初の工数ではできなくなって、期限が変わらない以上残業でカバーするしかないという側面もありますが、残業っていうのはある程度は必要なのかもしれません。でも、自己啓発の勉強がしたいとか、別の趣味があってなにかしたいと思っているような場合、やっぱり「今日は残業したくないな」という日も少な..●会議室カレンダー以前の記事でノートに貼るカレンダーについて書きました。2ヶ月カレンダー本日はその共有版。会議で決まったことが実行されないよく、会議術などで、会議で決まったアクションをちゃんと実行してもらう方法について書かれています。多くのパターンは・実行するアクションを本人に言ってもらう・アクションが実行されたかどうかをチェックスル責任者と決める・タスクリストを共有して、その場でタスクリストに書き込むなどです。私の会社でも色々やってみましたが、どれもうまくいきませんでし..●朝、早起きして喫茶店出社する朝、時々出社する前に喫茶店に行くことがあります。週に1〜2回前後。そこで、ゆったりモーニングコーヒーをして、それから会社へ。モーニングコーヒーの効果コーヒーは以前の記事に書いたように、カフェインによる覚醒効果がありますので、寝ぼけているときには効果があります。しかし、家や会社でコーヒーを飲めば、片付けの手間もありますし、美味しいコーヒーを飲もうとすれば、インスタントではなく、豆から挽いたコーヒーが飲みたい所。やっぱりお手軽なのは人に淹れてもらって、それをゆっ..●電車が遅れたら駅から離れる 私の経験的には、1〜2ヶ月に1回くらいは、通勤電車でトラブルがあります。電車が止まる/遅れるんです。こんなとき、どう対処しますか？別の路線を選べる人なら、それはそれで便利だとは思いますが、田舎ではそうも行きません。それ以外に選択肢はない場合には、復旧するのを待つしかありません。このときに、駅でひたすら待つというのは、生産性はゼロですね。せっかくできた時間なので有効活用するようにしてます。交通機関が遅延したら待たない交通..●通勤どこでも仕事術：出張・旅行のホテルに会員登録する 海外でやったことはありませんが、国内の場合は、使用する交通機関やホテルに無料会員の制度があれば、ほぼかならず登録しています。無料会員のメリット会社によっていろいろですが、無料会員のメリットは・複数回使用することでポイントが貯まる・ちょっとだけ良いサービスが受けられる・予約時に優先予約ができるなどです。会社で会員登録しているような指定ホテルの場合はどうしようもありませんが、そうでなければ自分の名前で登録すると、あとあといろ..●待ち時間で整理整頓清掃清潔 ちょっとしたスキマ時間に、すぐに始められて短時間で終わる作業を持っておくといい、とはよく言われます。じゃあ、「今から3分あります」と突然言われて、3分で終わることができる仕事ってどのくらいありますか？私はよくメール処理をするのですが、たまたま読んだメールが考えないといけないようなものだったりすると、3分が10分でも終わらないことがあります。3分と最初は思ったけど、実際に空き時間は2分になったり10分になったり変動するものです。そ..●時間を測定する 過去記事でも紹介してますが、ドラッカーや様々な時間術の紹介でかならず必須と言われるのが、自分の時間の使い方を記録することです。ところが、これをやってみると、つけ忘れたり、適当に記入したりして、本当に精度は上がりません。昨日、レポートを書くのに、何時間かかったかなんて正確に覚えてはいませんし、見積もりに合わせたいという意志も働くので、多すぎるか少なくすぎるかのどちらかです。割り込みがはいって一時中断しようものなら、もはや記録した時..●遊びの時間を作る 今日のテーマは「遊びの時間」。「遊び」といっても仕事中に遊ぶわけではありません。「余裕」「バッファ」です。仕事はたいていは予定通りには行きません。ただ、経験的には、予定より早く終わることは少なくて、多くの場合は予定を超過します。そのうえ、頭のなかでスケジューリングすると、本当は必要だけどあまり生産性のない単純なことはポロッと抜け落ちることがあります。会議はハシゴしてはいけないたとえば、10時から1時間の会議、11時から..●車のメンテナンスをするように自分もメンテナンスする ちょっとした毎日・毎週程度のメンテナンスを怠ると、フィジカルにもメンタルにも問題を起こしかねません。「ちょっときつい」と思ったときが坂道の始まりです。前の項目で紹介した「心地よい状態のときの自分をイメージして、現在の自分と同一化する」というのも、状態を変える有効なアプローチです。本書の冒頭で「自分の体は一台の車のようなもの」と表現した通り、車の状態がよければ気持ちよくドライブできます。多..

デスクトップ付箋再び.txt

以前の記事で机の済に付箋を貼り付けておく「デスクトップ付箋」というものをご紹介しました。本日はデスクトップ付箋の活用について追加情報を。■デスクトップ付箋記事を読まれてない方のために、デスクトップ付箋についてちょっとご紹介。単純に行ってしまえば、机の端っこ(右利きの人なら右側、左利きの人なら左側)に貼り付けてあるちょっと大きめな付箋紙です。ただ、机の上にあるので、デスクトップ付箋と読んでるだけ。机の上に置いてある普通の「メモ」と変わりがないですが、　・机に貼り付けてあるので、片手で書いても、メモがズルズル移動しない　・厚みがないので、手前にあってもじゃまにならない　・わざわざ買う必要がなく、会社の常備品というメリットがあります。■メモする前のヒント◇ボールペンをレディ状態にするこの弱粘着性テープのりを塗ってくっつけてしまいます。ちょっとしたコツですが、付箋の枚数はあまり多くするとずれやすくなるので、10枚前後にしておいて、こまめに補充するほうがいいようです。■メモの仕方メモは1つの内容を書いたら、すぐにめくってしまいます。めくったものは、とりあえず机の隅の方に貼り付けておきます。裏にのりが付いているので、どこかへ飛んでいってしまうことはありません。私は基本、1行、またはひとつの話題を書いたらすぐにはがして、次の事柄が書けるようにしておきます。■メモの保存メモしたものは、何らかの形で残しておく場合もあります。これは内容によって様々。　・パターン1　何らかの行動を必要とするモノ　・パターン2　その場で解決してしまった電話メモなど　・パターン3　ちょっとしたアイディアで、記録に残しておきたいもの　・パターン4　考えをちょっと図解したもの◇パターン1　何らかの行動を必要とするモノ　これはアウトルックにタスクとして登録します。　登録できたらもう必要なし。ゴミ箱行き　今日中に実施するもので、実施した事自体も忘れてもいいようなレベルのものであれば、PCのモニタの済に貼っておいて、完了したらはがして捨てちゃう、ということも結構あります。◇パターン2　その場で解決してしまった電話メモなど　これは、ちょっと覚えておきたいな、というレベルであれば、日誌に転記します。　もしそうでなければ、とっとと捨ててしまいます。◇パターン3　ちょっとしたアイディアで、記録に残しておきたいもの◇パターン4　考えをちょっと図解したもの　この2つは、対応は同じです。　ノートの新しいページに、その表題を書いて見開きの左側に貼り付けます。　右側には、さらにもう少し説明を加えたり、背景などを書いて置きます。　あとで見返した時に、何を書いたが思い出せるように。付箋なので、どこにでもくっついちゃいます。これが便利なところですね。■編集後記まったく仕事とは関係ないですが、以前紹介した指定時間に届きました。このライフハッカーのブログ中では「80%の確率」と書かれていますが、私の確率はなんと100%。おもいっきり感動しました。enthumbleでもお世話になってますが、またこんなトコロでお世話になってしまいました。感謝感激雨あられです。m(_"_)m■同じテーマの記事●期限はローリングで解釈する よく「今週中にやります」とか言ってません？私は過去にこれでよく失敗しました。今週中はあと何日？多分、今日が金曜日なら、きっと「今週中に…」とかは言わないでしょう。金曜日の午後5時は、今週中が終わるまでにあと1時間しかありませんから。ただ、水曜日や木曜日だと、意外と軽く「今週中…」と言っちゃうかもしれません。木曜日で「今週中」と言っちゃうと、「明日中に」と言っているのと同じなのですが、言い換えると結構「やばい…」と思..●アクセスポイント履歴を削除するいろいろなところで、無料の WiFi アクセスが提供されるようになりました。過去にどのくらいのアクセスポイントに接続したことがあるでしょうか？勝手に接続される私は基本的に無料の WiFi は使わないようにしています。だれがどんなウイルスに侵されているかわからないところに、自分のデバイスがつながって、2次感染をするのを避けるためです。特に海外に行ったときの空港はフリーWiFiがありますが、ここは結構恐ろしいです。ただ、どうしても必要な場合もありますので、全く使わないと..●バッグインバッグを利用する 通勤にはリュックサックを利用してます。そのほうが両手があいて便利なのと、前に抱えるとそのまま肘掛けにできるので、電車の中で立って本を読むのに便利なんですよ。ただ、出張時や別会社へ行く時などはスーツにリュックサックというのも変なので、ビジネスバッグやスーツケースを利用してます。荷物の詰替えしかし、バッグを変えると、普段使っているものを入れ忘れたり、前日に詰め替えが必要になって意外と面倒です。そこで、重要なものや普段使うものは、バ..●デスクトップ付箋は大判の付箋を使う過去記事デスクトップ付箋再びデスクトップ付箋でご紹介しました「デスクトップ付箋」、個人的にはとても気に入っている仕事のツールです。付箋はPCのソフトではなく、物理的な付箋です。これを、養生テープを丸めて、机の面と付箋両方にくっつくようにして机に貼り付けてます。最初は付箋の粘着力だけで机に貼り付けてましたが、机の表面が平らだとまだいいのですが、ザラザラしているとすぐに剥がれてしまいます。紙を押さえずに書いていると、付箋が動いてしまうので、もっと強力に、でも剥がした時..●タスクリストで作業してはいけない いわゆる、タスクリストとか ToDo リストとか言うものを作るのは、効率的に仕事をするための初歩です。でも、タスクリストを開いて、仕事をするのは、実際に効率があまり良くありません。朝、タスクリストを開いたら書き写す私は、朝タスクリストを開いて、それを今日やることをバブルマップノート：今日やることは常にデスクトップに置くに書き写します。タスクリストに書いてあることすべてを書き写すわけではありません。タスクリスト：プロジェク..●タスクの分割単位は大きくていい 「次の打ち合わせが始まる前に、ちょっとこれだけやっつけてしまおう」そう思って始めたタスクが意外と手間取って、はっと気がついたら会議の時間を過ぎていた…。なんてことありますか？私は時々…。タスクは30分以内に分割すると処理できるかたとえば、この記事を書くのには、大体1記事あたり30分〜1時間弱。そうすると、「あと30分で次の予定がある」というタイミングでは初められません。1時間だ..●読書メモを使い分ける本を読むときには、かならず付箋を本にくっつけてから読み始めます。なので、私の場合、付箋の使用量がハンパないです。だから付箋は絶対に切らさないように何ヶ月かに一度、まとめてドカンとかって、机の中・鞄の中・未読の本・ノートの裏表紙の内側・机の上(「デスクトップ付箋」です)そこら中に、いろんな大きさの付箋がおいてあります。過去記事でもデスクトップ付箋忘備録付箋付箋紙超ミニ付箋重要事項付箋など付箋を使ったテクニックはいっぱ..●集中力を高める環境の作り方3：アプリを閉じる 私はすごく気が散ります。ある瞬間とくていのプロジェクトのことを考えていたかと思うと、次には、未読のメールをチェックしていたりします。「集中力がない」たしか、子供の頃学校の先生にも言われた覚えがあります。Yahooの質問箱などでも、こういった悩みを抱えた人が見えるようで、ときどき質問がでてますね。ちょっと集中力を保つを保つための私の方法について、ご紹介します。アプリを閉じる前回の記事で、『エンジニアのための時間管理術』という書..●集中力を高める環境の作り方2：机の上にはなにもおいてはいけない 私はすごく気が散ります。ある瞬間とくていのプロジェクトのことを考えていたかと思うと、次には、未読のメールをチェックしていたりします。「集中力がない」たしか、子供の頃学校の先生にも言われた覚えがあります。Yahooの質問箱などでも、こういった悩みを抱えた人が見えるようで、ときどき質問がでてますね。ちょっと集中力を保つを保つための私の方法について、ご紹介します。机の上にはなにもおいてはいけない前回の記事で、『エンジニアのための時..●メールの自動受信はオフにしておきなさい 私はある作業をしていても、他のことがつい気になってしまうタチです。それで、デスクトップ付箋 など、集中力を削がない方法をいろいろ考えてます。PCのポップアップを停止する集中力を削ぐひとつの要因が、PCでのいろいろな通知。・さんからメールが届きましたよ・さんがあなたに IM を送っています・さんがラインで音声通信を要求しています・××の時間です！まぁ、いろいろうるさいこと。こういうのを止めるだけで相当に集中力..

タスクの多重管理

■仕事は多次元あなたは仕事の管理をどうやってやっているでしょうか？GTD(Getting Things Done)などの「仕事」や「やるべきこと」の管理ルールはあるものの、実際にタスクを作ってみると「管理するのはは難しい」と感じてました。ちょっと用語が難しいので、以下、GTDの規則に従って　　複数の活動をまとめたもの　＝　プロジェクト　　１回の作業で終わるもの　　＝　タスクと呼ぶことにします。例えば、　新規事業を起こすというプロジェクトがあったとします。これから次のようなタスクがさらに派生します。　事業アイディアを募る　事業の従業員を募る　業務分担を決める　　：でも、これってまだまだ、「タスク」と呼べる段階にありませんよね。そうすると、更にそれを分解するわけです。　事業アイディアを募る　　＋アイディア募集のWebページを作成する　　　　＋Webページデザイナーを探す　　　　　　＋デザイナーの募集をする　　　　　　＋デザイナーの決定をする　　　　＋Webページのコンテンツを決める　　＋募集するアイディアの制約事項を決める　　＋応募に対する謝礼を検討するこんな風にどんどん分解して行くと、最後に　　デザイナーの面接日時を決めるというタスクがようやく出てきます。で、ふと気がつくと、かっこいいWebページを作ることに集中してしまって、当初の目的はなんだったか忘れちゃう、みたいなことがよく起こります。仕事は１時間で済む作業から半年から１年かけてやるレベル、一生続けるような仕事までいろんなレベルがあります。GTDではこれを　滑走路のレベル　１万フィートのレベル　　　：など段階に分けることを推奨していますが、じゃぁこれをどうやって管理したらいいのかはまったく説明がありません。でも最終的には「幸福な人生を送る」みたいな究極の目的に向かっているはずなんですよ。■試行錯誤の歴史これを何とか上位レベルの「仕事」と結びつけながら、その目標・目的を意識した活動をしたいと、色々試行錯誤しました。◆テキストファイルで管理する　テキストファイルで、TABで段付けしながら管理してみました。　でも、段付けが深くなると、今やらなくてはいけないタスクがどれなのか、どれがプロジェクトのレベルなのか区別がつかなくなって、あえなく挫折。やっぱり、　タスクは期限とともに見えるようになっていないと都合が悪いみたいです。タスクを見たい時に、プロジェクトが見えてしまうと、余計なことに気が散って、タスクをやるより、タスクの過不足をチェックに入ってしまい、余計な時間を使う結果になる。◆EXCELで管理する　そこで、不要なものを見せなくすることのできるEXCELを使ってみようとしましたが、これも挫折。　まず、折りたたみができるようにするためには、行ごとにブロックの指定をしなくてはならず、入力作業にかなり時間を取られる。　つぎに、列ごとにフィルタを設定してタスクだけが見えるようになったのですが、プロジェクト→プロジェクト→タスクのように横にどんどん長くなってしまって、画面に文章が見えなくなてしまう。　フィルタの列にキーワードを入れないと、フィルタから漏れてしまってやり残したタスクが出る。　などなど、問題がいっぱい出て、2ヶ月ほどで断念しました。◆メールで管理する　いまのメールソフトは、スレッド表示ができるため、タスクが発生するたびにそのプロジェクトのメールに返信をして、スレッドとして表示させるようにしてみました。　いまはアウトルックを使っているので、ちょっとスレッド表示が変なのですが、以前はBecky!というソフトを使ってました。これのスレッド表示は非常にすっきりしていたので。　しかし、これもタスクだけを抽出して一覧するのは結構面倒でした。　その上、メールは一度出してしまうと、後から修正が効かないので、何か情報を追加しようとしても、それにリプライ(返信)することになって、タスクだか追加情報だかわからなくなってしまうという欠点がありました。　これは1年ほど続けましたが、結局漏れた仕事が多発した時があって、その時点で断念。■2つのソフトで管理する結局行き着いたのは、　ひとつのツールで管理するのは不可能という結論でした。そこで、ソフトを2つ組み合わせて使うことにしました。◆マインドマップ＋タスク管理ツール(アウトルック)現在はこの方法です。マインドマップのセンターイメージに究極の人生目標を書きます。そこからどんどん派生させていき、「会社人生」のところに、プロジェクトを色々書き出します。さらにそのプロジェクトを分解していって、3ヶ月〜1週間程度の大きさになったところで、やめます。マインドマップソフトを使えば追加削除は簡単ですし、外部ツールへのインポート・エクスポート機能もあります。私のお気に入りはXMINDというソフト。プロジェクトからサブプロジェクトやタスクを作り出すときには、マインドマップで考えますが、3ヶ月〜1週間の単位程度の大きさになったら、それをエクスポートして、タスク管理ツールに渡します。それ以降はタスク管理ツールのお仕事。タスク管理ツールでは、マインドマップのかなり上位のプロジェクト名で分類(アウトルックの名称で、フリーのタスク管理ツールだと「タグ」といったりします)が作ってあり、その分類にどんどん放り込みます。この時に、名称(表題)にひと工夫しておきます。　　(上位のプロジェクトの省略形)!…(このブロジェクトの省略形)!名称のように書くようにします。例えば上記の新事業の例なら　　Web!デザイン!募集!Webデザイナーを募集する　　Web!デザイン!募集!要項!募集要項を決める　　Web!デザイン!募集!要項!仮!要項のアイディアを出す　　Web!デザイン!募集!要項!決定!要項の承認を役員にもらう　　Web!デザイン!募集!案内!募集案内を出す　　Web!デザイン!募集!案内!案内先!募集案内先を決める　　Web!デザイン!募集!案内!発送!募集案内を発送するみたいに。キーワードを省略して順位ごとに「！」で区切って付けておくことにしました。こうしておくと、関係するプロジェクトの進捗状況やタスクの過不足を調べるときに、「Web!」と検索してやると、Webページ作成に関するすべての下位のプロジェクト・タスクが検索に引っかかってくれるわけです。名前でソートすれば、親子関係を保ったままソートできます。ただし、省略名称を間違わないように注意しないといけません。ただ、これは元のタスク(プロジェクト)を開いて、その下位のタスクを作るので、コピペで表題を持ってくればいいので、あまり失敗したことはありません。それより上のレベル(ここでは「新事業を立ち上げる」)は、「分類」で管理されており、更にその上位はマインドマップで管理されていることになります。現状の課題は、プロジェクトの細分化が進むと表題が長くなりすぎて見づらくなること。■フリーのタスク管理ツールフリーで使えるタスク管理ツールはいろいろあります。このWebページなんかが参考になります。しかしながら、仕事で使おうと思うと、そのツールに業務の情報を入れていいかどうかについて、セキュリティポリシーを決めている部門の承認が必要になり、そこに話を持って行っても簡単には通りません。しかたがないので、上記のような工夫をしているわけです。まぁ、そのおかげで色々工夫をして、それがこのブログネタになったりしてますけど。■教えて私はこんなやり方をしている、というもっと良いやり方を開発した、というかた、ぜひ教えて下さい。ブログにご意見を伺えるようメール送信機能をつけておりますので、ぜひよろしく。■同じテーマの記事●リーダーシップとは芸術だぁ！ 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「能力以上の成果」を引き出す「目標の立て方」「よい目標」を設定するというのは、簡単なことではない。「よい目標」とは、やる気を起こさせると同時に、その行動の方向づけをしてくれる。そういう目標を設定するためには、次のような条件が守られなければならない。自分自身の目標であること。自分のために設定した目標なら、やり遂げる可能性は大きい。上司や友人、仕事仲間から押しつけられた目標ではダ..●個人業務計画書を作るおそらく会社では、組織単位で年度初めに部門の活動計画書を出しているのを知っていると思います(零細企業ではやっているところは少ない、とも聞いていますが)。ほとんどの会社では、社長は大きな方向性は決めますが、その方向性に沿うために、それぞれの部門は今年度どのようなことをするのかを部長や管理職が決めて、それを計画書の形で役員に報告していると思います。その部門方針の一部がまた担当者の業務として与えられるわけです。ところが計画書が作られるのは、そういった組織やプロジェク..●朝、早起きして喫茶店出社する朝、時々出社する前に喫茶店に行くことがあります。週に1〜2回前後。そこで、ゆったりモーニングコーヒーをして、それから会社へ。モーニングコーヒーの効果コーヒーは以前の記事に書いたように、カフェインによる覚醒効果がありますので、寝ぼけているときには効果があります。しかし、家や会社でコーヒーを飲めば、片付けの手間もありますし、美味しいコーヒーを飲もうとすれば、インスタントではなく、豆から挽いたコーヒーが飲みたい所。やっぱりお手軽なのは人に淹れてもらって、それをゆっ..●習慣を改める習慣をつける 多くの仕事は考えなしに突撃すると失敗します。一方で、ある行動は習慣化して、考えずに行動することで、迅速にやれるようになります。習慣の力過去記事でも何度かふれてますが、習慣の力は自動車の運転を考えてみればわかります。教習所に通っていた頃、あるいは免許を取りたての頃は、ミラーを確認してシートベルトを締めてエンジンをかけて：：(中略)：後方確認をしてブレーキを緩めてアクセルをふかしながらゆっくりクラッ..●置くべきところに置くと失せ物がない私個人の場合、年に1,2回くらいは携帯を忘れて会社に行くことがあります。たいていは、夜充電をして、朝出勤時にカバンに入れ忘れる、というのが私のいつものパターン。会社について、カバンから携帯を取り出そうとした時点で、いつも入れているカバンのポケットにない！、「あちゃ〜、忘れてきた…」と。一方、私の家内はというと、出かける前に携帯を持っていないことに気がつけば、「携帯がない〜」と言いながら家中探し回って、出かける時間がどんどん遅れていくということがあります。出かけ..●図解とは位置・配置に情報を盛り込むこと よく「図解」という言葉が使われますが、どうもこの意味を誤解していて、きれいなピクトグラムや挿絵を使って、ひと目で意図がわかるようなものを想像される方が多いようなのですが、こういう定義を「図解」に与えてしまうと、私のようなイメージ貧困なボンクラにはハードルが非常に高くなってしまいます。過去記事でも、「文字とマル、線と矢印だけで十分図解だ」などと書いてましたが、実際、絵を描くことと図解そのものには乖離があります。図..●電車が遅れたら駅から離れる 私の経験的には、1〜2ヶ月に1回くらいは、通勤電車でトラブルがあります。電車が止まる/遅れるんです。こんなとき、どう対処しますか？別の路線を選べる人なら、それはそれで便利だとは思いますが、田舎ではそうも行きません。それ以外に選択肢はない場合には、復旧するのを待つしかありません。このときに、駅でひたすら待つというのは、生産性はゼロですね。せっかくできた時間なので有効活用するようにしてます。交通機関が遅延したら待たない交通..

週次プレビュー

タスクの管理で、週次レビューをしている方も多いのではないでしょうか。多くの書籍でも「週次レビュー」を勧める本は多いのですが、不思議な事に次にやることに重きをおいてないような気がします。■週次レビュー週次レビューとは、「レビュー」の名の通り、「終わったことを見なおすこと」であって、過去に向かって活動しています。もちろん、仕事ややるべきことというのは、過去に発生したものであって、将来発生するものではありませんので、それは大切だと思いますが、次に何をするかというのがもっと大切なことのような気がします。■週次レビューのやり方人それぞれだと思いますが、ちょっと一般化していうと　・先週の出来事をざっと見る　　日誌をテキストファイルに書いてあるので、先週分の日誌をGrepします　　　・◆でGrep　→　出来事の一覧表が作成されます　　　・★でGrep　→　次のアクション・宿題が一覧されます　・先週期限のタスク(完了分も含む)の完了をチェックする　・未完了だったタスクの期限(締切)の変更　・未完了のプロジェクトの次のアクション決め　・先週あった出来事の振り返りと課題の発見　・トリガリストを見て忘れ物がないかチェックという感じでしょうか(私の週次レビューの項目を整理するとこんな感じです)。「あれ？」と思った方は、週次レビューを随分使い込んで見える方ですかね。そう、「来週やるべきことのチェック」がありません。　　−−−注記−−−　　最初の◆や★でGrepですが、エディタのGrep機能で"◆"、"★"を検索するだけです。　　私は出来事の表題を◆で書き始めてます。以下の記事を参考にしてください。　　　　5項日誌(1)　　　　5項日誌(2)　　−−−−−−−−■週次プレビュー私は「来週(次に)やること」をレビューとは呼ばず、別の時間にとってます。週次レビューで、抽出したNextAction(次に行うべき行動)を抽出しますが、それは単なる項目だけ。週次レビューが終わったら、一旦頭を休めます。そして改めて、来週の活動計画の作成をします。　　週次プレビューです。週次レビューは過去にあったことに重きがありますが、「週次プレビュー」はこれからすることに集中します。最初はGTDのオススメの通り、これも週次レビューに入っていたのですが、これをごちゃごちゃにすると、意識が過去に行ったり未来に行ったりして、非常に時間がかかってしまうことに気が付きました。そこで、「過去の事を振り返る時」「未来のことを想像する時」を分割したら短時間に集中して考えられるようにになりました。手順ですが　　１．カレンダー(スケジューラ)を開く　　２．来週やるべき事リストを開く　　　2A.来週の予定(会議など)の資料・準備は万全か　　　2B.タスクリストに期限をつける　　　2C.期限順にタスクを並べ直す　　３．見積り時間30分以上のタスク時間を確保　　４．半端なタスク(見積り時間30分以内)は開始日のみ設定する　　　　これは空き時間にやっつけるスケジューラの７割が埋まったところで作業中止。残ったタスクをざっと見て、　・今週または来週前半締め切りのものがないかチェック　・長期目標の活動が少なくとも１項目入っているかチェックもし追加の必要があれば、すでに登録した来週のタスクリストのうち、優先度の低いものと交換して、来週の予定の出来上がりです。■時間をかけない週次レビューにしても週次プレビューにしても、毎週繰り返すことなので、時間をかけるとくじけてしまいます。だから極力短時間に済ませるように工夫をしたほうがいいです。「毎週１時間ちゃんとやること」となるとどうしてもハードルが高いですが、土日に１５分だけであれば、なんとなくできそうな気がしますよね。だからなるべくレビューの時間も分割して、時間がかかるようなら、もっと細かいタスクにすることが長く続けるコツです。■同じテーマの記事●努力と成果は比例しない。その1たとえば、昨日一番頑張ったことは何でしょうか？それに見合う結果が出ましたか？普通、サラリーマンをしていると、短期的に成果が出るものは多くありません。また、営業職でもない限り、具体的な成果として数値が上がるものでもありません。なので、時々話をしていて「あ、この人、成果について考えてないな」と感じる時があります。そういう人は多くの場合、「真面目ないい人」なんですよ。どういう時に気がつくかというと、「『なんでもすごく一生懸命』やる」という行動をしている場合です。すごく一生懸..●四現象マトリクスは四角で囲ってはいけない「四現象マトリクス」ってよく使いますよね。全体を縦線と横線でわけて、課題なんかの要素をマッピングするやつ。よく出てくるのは重要度と緊急度のマトリクスですね。四角で囲ってはいけない四現象マトリクスでちょっとだけ注意すると使いやすくなる方法をご紹介します。大したことではないですが、四現象マトリクスを書くときに、まず大きな四角を書いて、それを縦横2分割して書く人がいます。これはやめたほうがいい。外に枠を書くと、拡張できない最初に外枠を書いてしまうと、当然ながら4つの領域..●一番簡単にできる成果の増やしかた年末になると、今年度の業務目標と現時点の実績との差が気になり始めます。たいていは、まだ未達状態(未完了)のものが多くて、「あと3ヶ月で年度始めに立てた目標が達成できるか？」と心配になるものがあります。一番簡単にできる成果を出す方法一般社員なら、年間の業務目標は4〜10個というところでしょうか。管理職なら、部下の業務目標数だけあるはずなのですが、ある程度集約もされるので、20個くらいというところでしょうか。私は第4クオーターになると、こうした個人的に持っている目標、管..●タスクリストには2つの目標を併記するタスクリストって作ってますか？もし作っていない人は、作ったほうがいいと思いますが、この記事は読んでもあまりメリットはありません。作っている人は、ちょっと参考になるかも。タスクリストの目標あなたの作っているタスクリストって、どんな項目がありますか？私の場合、・名称・目標１・目標２・着手期限・完了期限：：こんなのがリスト化されています。本日は、この目標１と目標２の２つ目標がある理由について。「企画書を作れ！」上司に「来週中にの企画書を作れ！」..●業務目標を即答できるようにする 人生の目標を手帳の最初のページに書きなさいよく、成功本などに書いてあることですね。私はすぐに挫折しましたが…。私は手帳を使わないので、「ノート」なのですが、ノートの最初のページは、業務リストのページです。その次のページがタスクリストとToDoリスト。目標が変わった時にも書き換えてますが、特に年度が改まる時などは業務リストのページは一新します。今年度の部門方針やグループの目標に書き直します。部門の目標と進捗を即答できますか？だ..●1日の仕事は3つに絞る私は仕事はタスクリストで管理してます。このタスクリストには、大きな仕事から小さなちょっとしたToDoまでいろいろなものが入っています。1日の終わりに明日の仕事を決める以前の記事「10万ドルのアイディア」でご紹介したように、明日必達の仕事を3つだけ決めるようにしています。別に3つでなくとも、4つでも5つでも問題ありませんが、「やりきれなかった時に言い訳をする」ことが少なくないので、絶対にやりきれるだけの量しか「やる」と決めないようにしています。その代わり決めたものはど..●チャージは大金でする私は週末に週次レビューをしてます。その時のチェックリストをEXCELで作ってますが、これを印刷して、毎週ノートに張って、ペンでチェックしながらレビューを進めてます。一度に印刷する使っているノートは、A6サイズという A4の四分の一サイズのノートです。このため、iPrint という縮小印刷ツールを使って、4段組印刷をして、これをチョキチョキ切ってノートのサイズにしてます。この時、チェックリストは10ページ位まとめて印刷します。大体1年分ですね。これを一度に印刷して、全..●締め切りを決めると馬力が出る夏休み効果「夏休みシンドローム」といえばとりあえず遊ぶことを優先して宿題(仕事)を後回しにしてしまう病気でしょう。病気といえるかどうかは別として…。※いろんな解釈があるようですが。逆に夏休みの最後の3日というのは「宿題を完成させる」という目標に向かって、徹夜でも厭わないくらい馬力が出ませんでしたか？私は出ましたね〜。1年に1回ですがやたら集中してやりました。火事場の馬鹿力ってやつですか。ということで、普段の仕事でもこの「火事場の馬鹿力」を出すためのコツがちょっと..●仕事で敵を作らない「人の好き嫌いはするな。誰に対しても一視同仁。いつでも平らに接しろ。来る者は拒まず、去る者は追わず。他人のために汗を流せ。できるだけ面倒を見ろ。手柄は先輩や仲間に譲れ。損して得を取れ。進んで泥をかぶれ。約束ことは実行せよ。やれそうもないことは引き受けるな。これを長い間、続けていけば敵が減る。多少とも好意を寄せてくれる広大な中間地帯ができる。大将になるための道が開かれていく。頂上を極めるにはこれしかない」と、稀..●ベタープラクティスに学べプロジェクトを任されたけど、良いアイディアが浮かばない仕事を進める際に、どうやれば要領よく進められるのかわからないネット上の質問箱などでときどきこういう質問を見かけます。でも、その質問者にぴったりな回答を得るのはすごく難しいみたいです。抽象的な質問なので、具体的な回答にはしにくいんですね。ベストプラクティス世の中に「ベストプラクティス」というものがあります。世界ですごくいい結果を出しているやり方をコンサルタントや研究者が調査していて、これを書籍にして発行..

放置する

タスクリストの中に、半年も前からず〜っとあるタスクはありませんか。　「これ、やりたいんだけど、何からどう手を付けていいか…」と思っているもの。あるいは、　「やりたいと思っているけど、なかなか時間がとれなくて…」というもの。私はいつでも10個くらいこういったネタがあります。タスクリストを見なおした時に、こういったモノがあると「げんなり」しますよね。■2つのタスクリスト多くの方はタスクリストをひとつのアプリやノートに書き出してまとめて見えると思いますが、私の場合4つのタスクリストを持ってます。大きく2つにわかれていて、仕事用と私事用。まぁ、私事用については、本記事の対象ではないのでこれを別にすれば、2つです。ひとつはいつも見るタスクリスト。新しく思いついたことや次にやらないといけないタスクはここに書き出します。でしばらくすると、まったく前に進まないタスクが出てきます。期限は特にないし、優先度も高くないような気がする。でも、これは「やりたい」とか「やれるといいなぁ」と思えるもの。でもなかなか手がつかない…こういったタスクを毎月月次レビューで抽出します。このタスクを第2のタスクリストに移動してしまうようにしています。そうするといつも見るタスクリストから消してしまえるので、「あ〜、また今週もこのタスク手がつかなかったなぁ」と自己嫌悪に陥ることがありません。■月次レビューこういったタスクは、月次レビューの時にもう一度見直します。というか、上に書いたように、月次レビューで1ヶ月間まったく手付かずだったタスクは、第2のタスクリストに移動することにしてますので、嫌でも第2のタスクリストを見ることになります。そのときに、それぞれのタスクを3分だけ考えてみます。　何か次にこれに関してやれることはあるだろうか？　本当にやりたいか？　これがやれたとしたら、自分はどう変われるんだろうか？などといろいろ、そのタスクについてアプローチするわけです。その中で、もし何か見つかれば、もう一度第1のタスクリストに移動して、具体的なタスクを展開すればいいわけです。そうすると、ちょっとだけ進むので、ストレスが減ります。もし、何も思いつかなければ、やっぱり放置。■買いたいものリスト私の場合、何か「買いたいなぁ」と思ったら、まずこの第2のタスクリストに放り込みます。でその月の月次レビューで、「やっぱり欲しい」と思えば、それを買うようにしてます。つまり1週間〜3週間程度寝かせておいて、それでも買いたい気持ちが変わらなければ、きっとそれは買っても役に立つでしょうけど、衝動で買ってしまうと、あとで「どうしてこんな物買ったんだろう…」って後悔することになることから、第2のタスクリストを作るようになりました。　■やらないものリスト最終的に、それでも第2のタスクリストから消えないものは、　やらないと決めます。これが以前の記事で紹介した　　やらないことリストです。■ポケット1つの原則はあくまでも「原則」野口悠紀雄氏の「超整理法」で紹介されて有名になった「ポケット1つの原則」ですが、あくまでも「原則」であって、「原則」であるからには「例外もある」。タスクリストも必ずしも1箇所にある必要はなく、別途管理されているタスクリストがあってもいいのではないかと思います。■同じテーマの記事●朝、早起きして喫茶店出社する朝、時々出社する前に喫茶店に行くことがあります。週に1〜2回前後。そこで、ゆったりモーニングコーヒーをして、それから会社へ。モーニングコーヒーの効果コーヒーは以前の記事に書いたように、カフェインによる覚醒効果がありますので、寝ぼけているときには効果があります。しかし、家や会社でコーヒーを飲めば、片付けの手間もありますし、美味しいコーヒーを飲もうとすれば、インスタントではなく、豆から挽いたコーヒーが飲みたい所。やっぱりお手軽なのは人に淹れてもらって、それをゆっ..●電車が遅れたら駅から離れる 私の経験的には、1〜2ヶ月に1回くらいは、通勤電車でトラブルがあります。電車が止まる/遅れるんです。こんなとき、どう対処しますか？別の路線を選べる人なら、それはそれで便利だとは思いますが、田舎ではそうも行きません。それ以外に選択肢はない場合には、復旧するのを待つしかありません。このときに、駅でひたすら待つというのは、生産性はゼロですね。せっかくできた時間なので有効活用するようにしてます。交通機関が遅延したら待たない交通..●期限はローリングで解釈する よく「今週中にやります」とか言ってません？私は過去にこれでよく失敗しました。今週中はあと何日？多分、今日が金曜日なら、きっと「今週中に…」とかは言わないでしょう。金曜日の午後5時は、今週中が終わるまでにあと1時間しかありませんから。ただ、水曜日や木曜日だと、意外と軽く「今週中…」と言っちゃうかもしれません。木曜日で「今週中」と言っちゃうと、「明日中に」と言っているのと同じなのですが、言い換えると結構「やばい…」と思..●上達のコツは続けること、続けるコツは続けることこのサラヒン〜サラリーマンの仕事のヒントを始めてからなんと5年が過ぎました。その間、シゴトコンパス〜サラリーマンの仕事の羅針盤を始めたり、メルマガを始めたりと、我ながらよく続いたなぁ、と思ってしまいます。以前は自己評価では「3日坊主」だと思っていたのですが、驚いたことに、ほぼ毎日記事を書くことができています。※公開作業は平日にはやれないので、土日にまとめて5記事をアップする方法を取ってますが。案外、やってみればできるのかも、ですね。続けるコツもちろん、10年15年と..●優先順位を正確に意識する 優先順位って簡単な言葉で説明できますか？ 仕事をする上で、たったひとつのタスクしかない状態はありません。たいていは、アレもしなきゃ、これもしなきゃ、状態で、「から手を付けよう」と決めてかかりますよね。上司からも「を優先してやってくれ」と言われたことも多いと思いますが、本当に優先してますか？優先事項があるときは他の仕事をしてはいけない単純に言えば、優先順位をつけるというのは、その第１番目のことが終わらなければ、それ以下の..●マイナス言葉を言い換える 過去記事で、何度か「禁句集」というのを書いてます。「したいと思います」は禁句「だいたい君はいつも」は禁句言ってはいけない言葉この理由についても、それぞれの記事を参照していただければいいですが、この禁句のなかで、マイナス言葉というものがあります。マイナス言葉マイナス言葉を言い直せ「言い直し言葉」を使う習慣をつけましょう。何度かふれた中村天風は、言葉の力を非常に重視しました..●マイナス言葉を言い換える 過去記事で、何度か「禁句集」というのを書いてます。「したいと思います」は禁句>>言ってはいけない言葉この理由についても、それぞれの記事を参照していただければいいですが、この禁句のなかで、マイナス言葉というものがあります。マイナス言葉マイナス言葉を言い直せ「言い直し言葉」を使う習慣をつけましょう。何度かふれた中村天風は、言葉..●書類は立てて保管する デジタル化が進んできて、「書類を見る」という行為も、PC で Word ファイルや PowerPoint ファイルを見ることみたいになりましたが、ウチの会社ではまだ多少は、紙の書類も現役です。たとえば、回覧資料、社会動静をまとめたスクラップブック、提案書(捺印の必要なもの)など。書類を書類棚から探す過去記事で何度か書いてますが、探すという行為は成果にはなんの影響もありません。探した結果だげが成果に結びつきます。したがって、探さ..●できるかどうか試してみるこのサラヒン〜サラリーマンの仕事のヒントを始めてから早いもので5年が経ちました。途中、若干の紆余曲折がありましたが、かれこれ1200超の記事を書きました。やってみれば大したことはない最初は、ブログにしてもメルマガにしても、「まあ1ヶ月も続かないだろ」と思ってました。それほど、仕事のコツなんてたくさん思いついたわけでもなかったですし。ところが書き始めてみると、仕事を早くするのコツみたいなものにいろいろ気が付きました。記事にするという目標もあって、かなりの本を読めました..●ドラッカー：リーダーシップ力診断 本日は、『まんがと図解でわかるドラッカー リーダーシップ論』から、ドラッカー流リーダー力診断をご紹介します。以下のリストにある項目に、そう思うなら「はい」、そうでないと思うなら「いいえ」で答え、「はい」の数を数えてみてください。・リーダーは、自分の得意分野に優秀な人材を集めることで組織に「強み」を作るべきである・リーダーは意思決定を下したら、あとは全て現場に任せること。役割分担が大事..

定位置を決める

過去記事でも何度か触れてますが、私は整理・整頓という作業は嫌いです。しかしながら、何かの探しものをして時間を費やしたり、何かの作業を始めるときに前の作業で広げたものを片付けるというのはのはもっと嫌いです。同好の方におススメなのが次の2つ　・片っ端から捨てる　・定位置を決める■片っ端から捨てるだいたい、「もの」を持っているから整理・整頓しないといけなくなるわけです。だったら、最初から持っていなければそんな作業はしなくてもいい。整理したり、整頓したりすることは価値を産みません。価値を生むのは、「もの」を利用して何らかの活動をした時だけです。であれば、使わない「もの」は無駄以外の何物でもない。だったらさっさと捨ててしまったほうが楽なわけです。判断条件は　★もしかして使うかもしれない★と思ったものは捨てる。残すのは、絶対に使うと思ったものだけです。それでも「もの」は増えていきますので、あるところでは整理・整頓せざるを得なくなるのですが、「もしかしたら〜」と考えた時点で、それを再利用する可能性は経験的にはゼロに近い。ただ、本当に捨ててしまうと後で困ることになるので、クリアファイルを5つ用意して、さらに机の一番大きな引き出しを6つに分割してます(仕切り板を入れてます)。クリアファイルには「月〜金」のように曜日ごとにラベルが貼ってあります。　・月　　　月曜日に発生した「もの」　・火　　　火曜日に発生した「もの」　　　　　　：　　　　　　：のようにファイルしていきます。次の週の月曜日に最初になにかファイルするものが発生した時点で、先週の月曜日の「もの」が挟まってますので、それを捨ててから、「もしかしたらものを挟んでいきます。イメージはWindowsのゴミ箱と同じ。1週間使わなかったものは、使うことはまずありません。「あとで使う」と判断したものは、プロジェクトごとにクリアファイルに入れて机の引き出しに。これも6分割されていて、入れる場所が決まっています。入れるルールは、4月と10月が一番手前。そこから順番に奥に行って3月と9月が一番奥。こうしておくと、半年分の資料がそこに溜まってます。半年たった資料は残しておいても、情報が古くてもう使えません。したがって、無条件廃棄。つまり月初めには、どれかの資料入れがからになる寸法です。PCのファイルも基本的には同じですが、ルールはもっと厳格で、使い終わった時点で削除します。以前の記事にも書きましたが、これは、自動的に別のフォルダに履歴も含めてバックアップするソフトを入れているため。ファイルを置いてしばらく経つと、自動的に別のフォルダ(バックアップフォルダ)にコピーが作られます。だからあとで必要になったら、検索機能を使って検索させれば時間はかかりません。しかし「物理的にある」ものは、検索性も悪いし、場所も取るので、上記のように工夫しています。■定位置を決める定位置を決めるというのは、簡単な話。ノートはここ、ペンはここ、電話はここ、というふうに、置き場所を決めるだけです。使い終わったら、かならずそこに戻すようにするだけです。そこに「かならずある」と言うのは探しもので困らないですし、変なところにおいてじゃまになったりすることが起きません。なんとなく／勢いで「もの」を置くからあとで探すハメになるし、整理・整頓が必要になります。そこにしか置かないようになっていれば、それが整理・整頓された状態ですので、次に使うときに目をつぶっていても持ち上げることができます。以前から、そうしようとはしていたものの、どうしても気分で置き場所が変わったり、つい面倒くさくて別の場所においたりして結局うまく運用できてませんでした。解消した方法のヒントは工場。工場を見たことがある方は、床にテープが貼ってあるのに気が付かれたとおもいます。置き場所には、その置き場所であることを示す「印(しるし)」があるんです。で、紙に「ペン」「ノート」「PHS」などと書いて、その「もの」の大きさで四角を描いておいて、それをデスクマットに挟んでおくようにしました。当然、ものを返そうとした時に、その場所に目が行きますので、目印にや心理的なプレッシャーになって、そこにきちんと返すようになりました。■同じテーマの記事●置くべきところに置くと失せ物がない私個人の場合、年に1,2回くらいは携帯を忘れて会社に行くことがあります。たいていは、夜充電をして、朝出勤時にカバンに入れ忘れる、というのが私のいつものパターン。会社について、カバンから携帯を取り出そうとした時点で、いつも入れているカバンのポケットにない！、「あちゃ〜、忘れてきた…」と。一方、私の家内はというと、出かける前に携帯を持っていないことに気がつけば、「携帯がない〜」と言いながら家中探し回って、出かける時間がどんどん遅れていくということがあります。出かけ..●電車が遅れたら駅から離れる 私の経験的には、1〜2ヶ月に1回くらいは、通勤電車でトラブルがあります。電車が止まる/遅れるんです。こんなとき、どう対処しますか？別の路線を選べる人なら、それはそれで便利だとは思いますが、田舎ではそうも行きません。それ以外に選択肢はない場合には、復旧するのを待つしかありません。このときに、駅でひたすら待つというのは、生産性はゼロですね。せっかくできた時間なので有効活用するようにしてます。交通機関が遅延したら待たない交通..●早く帰りたければ、予定をいれなさいプレミアムフライデーとか、残業ゼロの日とかいろいろありますね。実際、サラリーマンにとって、残業代というのは生活給の一部だったりする部分もありますし、仕事も大抵は予定外のことが起きて、当初の工数ではできなくなって、期限が変わらない以上残業でカバーするしかないという側面もありますが、残業っていうのはある程度は必要なのかもしれません。でも、自己啓発の勉強がしたいとか、別の趣味があってなにかしたいと思っているような場合、やっぱり「今日は残業したくないな」という日も少な..●通勤どこでも仕事術：平積みにしておくと読書モチベーションが復活する ちょっとした読書量を増やすためのハックをご紹介します。読書通勤を習慣化する仕組みづくり毎日一冊は本を読んでいますが、実は通勤中に本を読むことをしなかった時期は、ほとんど本を読むこともありませんでした。月一冊も読めば良いほうだったと思います。そう考えると、ほとんどの本を通勤中に読んでいるわけです。私の読書の習慣が続いている秘訣をここでご紹介します。まず、複数の本を積ん読..●大勢の前でプレゼンするときはZ目線が有効 大勢の前で何か話そうとするとかなり緊張します。1対1で話すときでも多少は緊張していますが、ちょっと大きな会議で発表をしたり、そこで何かコメントしようとしたりすると、もうドキドキが止まりません。だんだん職位が上がってくると、こういう場面が多くなるのですが、やっぱり苦手っていう感覚は否めません。もちろん、昔と比べると多少は良くなりましたが…。Z目線のテクニックそういうときには、いろいろなテクニックをあれこれ思い出しながら、テクニッ..●標準時間を持つ いろんな仕事ををしている人でも、仕事を分割していくと、結構な量の定型業務に行き着きます。結局、仕事を速くするためには、パターンの決まった業務をいかに素早くやれるようになるかと、無駄な仕事をしないことです。本日は、仕事を早く終わらせるための基本的なアプローチ方法について。標準時間製造の作業は、標準作業と標準時間から出来上がっています。標準時間は、非常に単純な作業(たとえば、「電動ドライバを持つ」とか)の時間からできていて、複雑な..●新人のOJTにはノートが効く 新人が配属されて、その教育係に指名されたときに、何をしようと思いますか？多分、会社によりいろいろでしょうけど、自分が一番気に入っているやり方は、ノートを書いてもらって、それをチェックするというやり方。業務指導にはフィードバックが必要通常、製造の仕事は、作業手順を決める人が手順書を作り、その手順書を見せながら、実際に作業者に作業をしてもらって、それをチェックするというやり方をします。つまり、作業方法を決める人が作業の詳細を書く..●通勤どこでも仕事術：出張・旅行のホテルに会員登録する 海外でやったことはありませんが、国内の場合は、使用する交通機関やホテルに無料会員の制度があれば、ほぼかならず登録しています。無料会員のメリット会社によっていろいろですが、無料会員のメリットは・複数回使用することでポイントが貯まる・ちょっとだけ良いサービスが受けられる・予約時に優先予約ができるなどです。会社で会員登録しているような指定ホテルの場合はどうしようもありませんが、そうでなければ自分の名前で登録すると、あとあといろ..●置くべきところに置くと失せ物がない私個人の場合、年に1,2回くらいは携帯を忘れて会社に行くことがあります。たいていは、夜充電をして、朝出勤時にカバンに入れ忘れる、というのが私のいつものパターン。会社について、カバンから携帯を取り出そうとした時点で、いつも入れているカバンのポケットにない！、「あちゃ〜、忘れてきた…」と。一方、私の家内はというと、出かける前に携帯を持っていないことに気がつけば、「携帯がない〜」と言いながら家中探し回って、出かける時間がどんどん遅れていくということがあります。出かける前に気..●メモ帳の消費量を測定する１ヶ月にどのくらいメモ帳を消費してますか？私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました（お小遣い帳で…）。結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳（Google Keepです）を使うようになったためでした。ヒラメキはとにかく書く私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。..

目標の数値化

仕事の効率は上司が決める1

　「課長、この稟議書の決済を頂きたいのですが」　「えっ？　なにこれ？　どういうこと？」　「あの、以前メールした件なんですが…」　「あれじゃぁ、わからないよ。もうちょっとちゃんと説明してよ」　「(怒)………どうすればいいですか？」　「どうもこうも、必要な関係者をあつめて、背景や今後の方針の合意をとるに決まってるだろう！」なんていう会話をしたことがありませんか？

3分間ホウレンソウ

　A:「ちょっといいですか？」　B:「3分だけお時間をください」もしあなたが話しかけられたとして、どちらの話を聞きますか？あるいは、あなたが上司に話しかけたとして、どちらなら聞いてくれるでしょうか？Aのパターンなら後5分で次の会議に行かなければならなければ、「ごめん、また後で」となる場合が多いでしょう。しかしながら、今席に座っているのであれば、3分なら時間を作れなくもないですね。

忘れた名前のごまかし方

「え〜っと、この人なんて人だったっけ…」「あれ、名前が出てこない…」なんていうことありませんか。私はしょっちゅうです。

「まみむめも」のルール

■さっぱりわからない　「お前と話すと宇宙人と話しているみたい…」随分昔のことですが、上司からこんなことを言われたことがありました。私はとにかく新しいことをやるのが好きでしたので、コンピュータ関連の書籍を読みあさり、専門知識を身につけて、それを使って論理的に何をするべきか、学術的にはどう考えられるのか、見内なことを滔々としゃべるわけです。随分昔なので、上司はコンピュータの専門家ではなく、さらにそういった最新の技術動向に疎い人でしたので、私の使っている単語がわからないわけです。その単語をなんの説明もなくいきなり使いはじめるので、「お前は何語を喋っているんだ？」となってしまう。ただ、その後、それだけでなく、話の組み立て方にも問題があったことに気が付きました。■1分で話せそれはある講習会に出た時のこと。講師から　グループで××について話し合い、その結果を発表してください。　ただし発表時間は30秒です。と言われました。まず5〜10分話し合ったことを30秒で述べるというのがメチャメチャ大変でしたね。さらに発表してみると、同じグループの人でも、それぞれ言っていることが違う。同じ話し合いをしたはずなのに。さらに、他のグループの人の発表を聞いて、「他のグループの結論を整理」という課題なのですが、これがさっぱりわからない。わかりやすいまとめをする人は　話の筋道が通っている　テーマがはっきりしている　最初に結論を話しているという点が違いました。これを、誰だか知りませんが、まとめたのが　　「まみむめも」のルール■まみむめも「ま」　：　まずは結論、結果から「み」　：　見出しを上手に使うこと「む」　：　無駄を省き、文章は短く「め」　：　明確に「事実」と「意見」を分ける「も」　：　目的を明確にする。簡単にまとめてしまうと、こういうことです。こういうのは、うまくまとめる人がいますね。これが2番めの「見出し化」というやつでしょうか。■「ま」：まずは結論、結果からビジネスではは結論、結果から鉄板のセオリー。例えば、以前の記事結起承転結のように、面接などで話をするときに　「××についてあなたの考えを効かせてください」　「はい。××は○○○であると考えます。なぜなら〜」のように話すことです。これによってあなたのスキーマが相手に移植されます。さらに結論を先に言うことによって、あなたがこれから話そう/書こうとしていることに対して、あなた自身に制約を課すことになります。話が横道にそれないんですね。■「み」：見出しを上手に使う報告書を作成したり、文章を作成したりするときには、適切な見出しというのが欠かせません。これがうまいと、その文章が印象に残ります。このブログでも、なるべくのべたらに書くのではなく、こうして見出しをおいています。多少は読みやすくなっているのではないでしょうか。それとコンサルタントがよくやる、「印象的な名前をつける」ということ。この「まみむめも」でもそうですが、「おっ？　それ何？」と気を引くような名前をつけたり、自分の開発したしスムや機能にちょっとした名前をつけてやることによって、お互いの意思疎通が簡単になります。最後に見出しだけを読み返してみて、それだけで報告書の要点がわかるものになっていれば完璧です。これの勉強になるのは、ビジネス書の目次ですね。いつもさらっと読むだけかもしれませんが、見出しを見れば本の内容がだいたい分かるようになっている本は、読んでいてもすごくわかりやすいですね。■「む」：無駄を省いて短くダラダラと長い文章では、主語・述語の関係がつかみづらく、要点がわかりにくくなってしまいます。文章はエッセンスを凝縮し、可能な限り文字数を減らしましょう。そういう意味で、この記事は悪い見本(^^;;)。また、文字がびっしり詰め込まれた報告書は、見た目にも拒否反応が出てしまうもの。読み手にとって目を通しやすい、読みやすい報告書にするためにも、文は短めに区切り、箇条書きを活用してもいいでしょう。面接などにおける発言も、30秒以上話し続けるような発言をする人は、たぶん頭のなかに話のストーリと、その整理整頓ができていないんだろうなと思えます。メールなどでは、1文に複数の意味を持たせない。3行以上にわたって文章を書かない。段落、節を分けて、行間を開ける(空行を入れる)などのコツがあります。発言でも、連続してしゃべり続けるより、適切に「間(ま)」を入れて喋ったほうが説得力が増すというものです。■「め」：明確に「事実」と「所見」「推定」を分ける「事実」とは、実際に起こった事柄。現実に存在する事柄。「所見」とは、事実をもとにした自分の考えや判断これをぐちゃぐちゃに報告する人が実際少なくありません。私の回りだけかもしれませんが。　「××が原因で○○の機械が全て停止しました」　「全てって、1号機と2号機と………、を全部確認したわけ？」　「いや、確認したのは1号機だけですけど、××の場合には全て停止しますから」　「××だったという理由はなに？」　「いや1号機がそのエラーを出して停止したので…」などと話が循環することがあります。要するに、自分の想像した答え(所見)と実際に起こった事象(事実)が完全に混じってます。こうなると、　「もう一度ちゃんと調べてこい！」となります。　■「も」：目的を明確にする・何を報告したいのか・なぜ報告する必要があるのか・何を話したいのか・なぜ話すのか最終的に、これが理解できてない人の話は、言語明瞭意味不明というやつですね。「明瞭」ですらない時もありますが。目的を履き違えると、どんなにうまく書けた文章であっても、報告書としての価値がありません。例えば、ある開発事業において、投資対効果を求めているのに、技術的難易度をとくとくと説明されても、「なんの時間つぶしをしているんだ？」になっちゃいます。■同じテーマの記事●「まみむめも」のルールさっぱりわからない「お前と話すと宇宙人と話しているみたい…」随分昔のことですが、上司からこんなことを言われたことがありました。私はとにかく新しいことをやるのが好きでしたので、コンピュータ関連の書籍を読みあさり、専門知識を身につけて、それを使って論理的に何をするべきか、学術的にはどう考えられるのか、見内なことを滔々としゃべるわけです。随分昔なので、上司はコンピュータの専門家ではなく、さらにそういった最新の技術動向に疎い人でしたので、私の使っている単語がわからないわけ..●結起承転結私の会社では、7月は昇進昇格の面接の季節です。面接で良い点をもらうためのヒントを時々書いてますが、きょうは、話し方について。面接官として、昇進に対してNGを出す人の多くのパターンは・リーダとしてビジョンを描けていない・話に説得力がない・コンピテンシーがみあたらないという場合です。本日はこのうち、話に説得力がないについて。話していることがわからない…一番困るのが、こういうタイプ。これも2つにわかれまして、・声が小さかったり、聞き取りにくくてわからない・聞こ..●スキーマ読書術認知心理学の用語で「スキーマ」というものがあります。これは情報を認知するときに使う思考の枠組みのことだそうです。もうすこし砕けた表現を出言うと「スキーマ(schema)とは人の過去の経験から生まれた知識のまとまりのこと」。人は外界からの情報を処理するためにこれを使って予測対応しようとするらしいです。外界から何かの刺激があった時に、次は何が起きるかを過去の経験に基づいて、それを予測しているそうです。たとえば、木の足が4つあり、その上に平らな木が載せてある物をテーブルと認..●標準時間を持つ いろんな仕事ををしている人でも、仕事を分割していくと、結構な量の定型業務に行き着きます。結局、仕事を速くするためには、パターンの決まった業務をいかに素早くやれるようになるかと、無駄な仕事をしないことです。本日は、仕事を早く終わらせるための基本的なアプローチ方法について。標準時間製造の作業は、標準作業と標準時間から出来上がっています。標準時間は、非常に単純な作業(たとえば、「電動ドライバを持つ」とか)の時間からできていて、複雑な..●新人のOJTにはノートが効く 新人が配属されて、その教育係に指名されたときに、何をしようと思いますか？多分、会社によりいろいろでしょうけど、自分が一番気に入っているやり方は、ノートを書いてもらって、それをチェックするというやり方。業務指導にはフィードバックが必要通常、製造の仕事は、作業手順を決める人が手順書を作り、その手順書を見せながら、実際に作業者に作業をしてもらって、それをチェックするというやり方をします。つまり、作業方法を決める人が作業の詳細を書く..●上司の指摘は積極的に改善する 「あなたの強みはなんですか？」自己啓発やキャリア形成などのセミナーでよく言われることですし、多くのビジネス書にも「自分の強み・弱みを知りなさい」と書いてあります。自己分析の方法なども過去記事ではご紹介してますが、会社であなたの強みと弱みをもっとも知っている人に聞いてみるのはどうでしょう？上司に聞いてみる私は、上司との成果面談＆目標面談(年にそれぞれ1回あります)のとき、どちらかで(成果面談のときが多いですが)「私のいいところ..●時間を測定する 過去記事でも紹介してますが、ドラッカーや様々な時間術の紹介でかならず必須と言われるのが、自分の時間の使い方を記録することです。ところが、これをやってみると、つけ忘れたり、適当に記入したりして、本当に精度は上がりません。昨日、レポートを書くのに、何時間かかったかなんて正確に覚えてはいませんし、見積もりに合わせたいという意志も働くので、多すぎるか少なくすぎるかのどちらかです。割り込みがはいって一時中断しようものなら、もはや記録した時..●分割報告法：報連相の頻度を上げる仕事をしていて一番困るのが、その仕事の目標や方針の変更です。それが仕事の仕上げ段階になってやってくるともう目も当てられません。資料を窓から投げ捨てたくなりますね。これを避ける方法があります。急な方針変更を避ける方法経営上の問題や部門の方針、クライアントの意向などいろいろな理由で方針変更は発生します。方針変更自体を避ける方法はありません。しかし、急に変更になるのは避ける事ができます。抽象化した言い方をするとコミュニケーションを密にすることです。あたり前の結論ですね。で..●今日の仕事のゴール、言えますか？ある長いプロジェクトだと、目標は上司や顧客から与えられます。しかし、仕事が遅い人というかギリギリまで放置しておく人のパターンとして、仕事が分解できないということがあるようです。与えられた仕事を今日のタスクにまで分解する分解の方法については、過去記事で書いてますので、そちらを参考にしてください。ピクニックに行くタスクの分割と自動化WBSを作るスケジューリングの７つのコツタスクの分割単位は大きくていい仕事効率を上げる基本ルールいろいろな手法があります。どのよ..●お世辞も言わねばサラリーマンは務まらない お世辞やゴマすりが人間組織の歴史からなくならないのは、それが効果があるからです。「お世辞で上司に取り入る」というとなんだか聞こえが悪いですが、上司にうまく取り入っていかないとサラリーマンとしては仕事が続けにくいです。上司に嫌われて、仕事がうまく行かなくなったという例は、枚挙にいとまがないですが、上司に好かれて仕事がしにくくなる、というのはたぶんそうそうありません(よほど持っているスキルとかけ離れた仕事を割り当てられない限り)。..

長期計画は決めない

業務をする上で、計画(スケジュール)は必須です。ところが、この計画、　たてた途端に遅れ始めるのが困りものですね。全く不思議でなりませんが、そうなるものは仕方がない。本日は効率的な計画の建て方。■計画の建て方のクセ計画をたてるときに、どんな計画を書くかは、人によってパターンがありそうです。もちろん、会社の社風やそのプロジェクトの重要度にもよって変わってくるでしょうけど、普段の自分自身の計画の建て方が、大勢で計画を立てている時も同じようにクセとして現れます。　A)　全く計画を建てない　B)　自分に関係する人の計画に「合わせます」しか言わない　C)　「いつまでに完了させます」しか言わない。途中の計画がない　D)　文章で「あれをやって、これをやって」は言えるけど、ガントチャートが書けない　E)　やたら詳細な計画を立てる(1年先の日付まで書いてある)　F)　やたらアバウトな計画を立てる(来週「くらい」に××をやって、今月「くらい」に○○をして……)　G)　「多分、××日には構成管理機能仕様ができあがります」と成果物が？？なものを計画に入れるどれも業務を依頼したり、一緒にやったりする上で、すごく不安になる計画の立てかた。■ベストな計画じゃぁ、どんな計画の立て方がいいのかというと、世の中のスタンダードは、PNBOKでしょね。もし詳しくない方は、ぜひ勉強してください。WIKIPEDIAのページだけ紹介しておきます。　http://ja.wikipedia.org/wiki/PMBOKできたら、これについて半日くらいは語れる(講習会の講師ができる)程度には勉強しておくと、仕事にすごく役立ちます。単純に言えば、タスクにブレイクダウンをして、そのタスクの難易度と過去の経験からタスクの長さ(必要時間)を決め、タスクの前後関係からこれをガントチャートに配置することです。ところが、なかなかそんなのできないんですよね。だいたい、最後までやり切るのに、どんな問題が出るかなんて分からない。やってみないとわからないことも多いので、そのやり方で最後までやれるのか、あるいは何らかの方針を決める必要があるのかどうかがわからなければ、あらゆる可能性を書き出していく事になるけど、詳細に分析してみないと(実際にやってみないと)本当のリスクは抽出できるものでもありません。■現実的な計画管理人オススメのやり方は、「再帰分割計画法」。私が勝手に名前をつけただけなので、ググっても出てきませんよ。どうやるかというと、　　１．いつまでに結果がを出すか(プロジェクトのゴールはいつか？)を決める　　２．大体7〜8割できている成果物・状態は何か、を決める　　３．それをゴールの日付とスタートの日付の中間点に置く　　４．その中間点の成果物をゴールとした時に、大体7〜8割の成果物・状態を決め、また中間点に置く。　　５．４を繰り返す。中間点が、来週になったら終わり。ここでのポイントは、　・全体半分に分けて、前半だけを詳細化する　・さらにその前半の半分をより詳細化するということです。「成果物・状態」と言うのは「こんなイメージのものや状態」があれば、ゴールに辿り着けるかな？と思えれるものすべて。多分、これが複数個できるでしょう。それが直近になるほど詳細化されます。もし、あなたがソフトウエアアルゴリズムの勉強をしたことがあれば気がつくかもしれませんが、これは、多数のデータをソートする再帰アルゴリズムのひとつをプロジェクト管理の方法に展開したもので、着眼するのは、「半分にする」という作業だけです。ただ、成果物が半分できた状態というのは、定義しにくいのと、「業務が半分出来た」と思うと大体残り時間は今までの２倍位かかるという経験則から、「7〜8割完了」を半分においてます。こうやって計画を作ると、直近の計画はやたら詳細で、未来になればなるほど大雑把な計画が出来上がります。明日やることははっきりしているけれど、来月やることは、1ヶ月スパンで割合いい加減に書いてある計画書です。これが意外とうまくいきます。今週もし遅れが出たとしても、来週は2週間先の計画なので、若干の補正を入れるのはそれほど難しくありません。そこに収まらなければ、2ヶ月先の計画を補正すればいいでしょう。これだけ大きなスパンだと、多少の誤差には揺らぎません。もしやってみて、疑問があったら是非メール下さい。私も考えてみたいと思います。■同じテーマの記事●社内研修の講師になる 別の記事でも書いてますが、人に教えるというのは最高の勉強方法です。ただし、隣の後輩に「あ〜君、ドラッカーのマネジメントについて教えてあげるよ」と言ったらなにが起きるか、まぁ想像がつきますよね。社内研修たぶん社内研修ってあるでしょう。社員だけを集めていろんなことを教える研修です。その講師は、内容によっては社外から招くこともあるとは思いますが、会社の実務に沿ってというとやっぱり社員を講師にするということも多いかと思います。その講師..●通勤どこでも仕事術：平積みにしておくと読書モチベーションが復活する ちょっとした読書量を増やすためのハックをご紹介します。読書通勤を習慣化する仕組みづくり毎日一冊は本を読んでいますが、実は通勤中に本を読むことをしなかった時期は、ほとんど本を読むこともありませんでした。月一冊も読めば良いほうだったと思います。そう考えると、ほとんどの本を通勤中に読んでいるわけです。私の読書の習慣が続いている秘訣をここでご紹介します。まず、複数の本を積ん読..●風邪で休まない ふつう、風邪を引いたら休みますよね。まあ、仕方ありません。でも、もったいない。過去記事でも書いてますが、私は年休消化率は結構いいほうです(それでも100%とはいきませんが)。ただし、風邪みたいな病気で休んだことは、直近では記憶にありません。※「体調不良」という言い訳を使ったりするのは、気が乗らなくて早退をするときに…年休を取って何をしているかというと、遊びに行ったり、そこら辺をぶらぶらしたり、図書館にこもったりしてます。お休み..●年上の部下は信用しても信頼してはいけない？ 過去記事でも、「年上の部下」「年下の上司」について色々書きましたが、ちょっとおもしろい考え方が『課長のルール』という本に書いてありましたので共有。できる上司は部下を信頼しない「年上の部下」というのは、上司本人から見ても扱いにくいものではあります。だからといって、それがマネジメントできなければ、上司としての評価が落ちてしまいますので、なんとかしないといけないです。とくに昔のように年功序列がはっきりしていれば、そういうシチュエーシ..●優先順位を正確に意識する 優先順位って簡単な言葉で説明できますか？ 仕事をする上で、たったひとつのタスクしかない状態はありません。たいていは、アレもしなきゃ、これもしなきゃ、状態で、「から手を付けよう」と決めてかかりますよね。上司からも「を優先してやってくれ」と言われたことも多いと思いますが、本当に優先してますか？優先事項があるときは他の仕事をしてはいけない単純に言えば、優先順位をつけるというのは、その第１番目のことが終わらなければ、それ以下の..●マイナス言葉を言い換える 過去記事で、何度か「禁句集」というのを書いてます。「したいと思います」は禁句「だいたい君はいつも」は禁句言ってはいけない言葉この理由についても、それぞれの記事を参照していただければいいですが、この禁句のなかで、マイナス言葉というものがあります。マイナス言葉マイナス言葉を言い直せ「言い直し言葉」を使う習慣をつけましょう。何度かふれた中村天風は、言葉の力を非常に重視しました..●通勤どこでも仕事術：出張・旅行のホテルに会員登録する 海外でやったことはありませんが、国内の場合は、使用する交通機関やホテルに無料会員の制度があれば、ほぼかならず登録しています。無料会員のメリット会社によっていろいろですが、無料会員のメリットは・複数回使用することでポイントが貯まる・ちょっとだけ良いサービスが受けられる・予約時に優先予約ができるなどです。会社で会員登録しているような指定ホテルの場合はどうしようもありませんが、そうでなければ自分の名前で登録すると、あとあといろ..●置くべきところに置くと失せ物がない私個人の場合、年に1,2回くらいは携帯を忘れて会社に行くことがあります。たいていは、夜充電をして、朝出勤時にカバンに入れ忘れる、というのが私のいつものパターン。会社について、カバンから携帯を取り出そうとした時点で、いつも入れているカバンのポケットにない！、「あちゃ〜、忘れてきた…」と。一方、私の家内はというと、出かける前に携帯を持っていないことに気がつけば、「携帯がない〜」と言いながら家中探し回って、出かける時間がどんどん遅れていくということがあります。出かける前に気..●疲れてきたら「いつもの」にする 「ちょっとストレスが溜まってきているな〜」と思ったら、考えるのをやめてみると、ちょっと楽になります。ストレス反応と自動行動難しい仕事やボリューの多い仕事を振られて、まいにち一杯一杯の状況が続くと、疲れてきます。私の場合は、過去にそれで会社にいけなくなって、いわゆるウツ病というのでしばらくお休みをしました。そこから反省して、ストレスがたまりかけてきたら、ストレスを抜くということを積極的にやるようになりました。ポイントは我慢しない..●時間を測定する 過去記事でも紹介してますが、ドラッカーや様々な時間術の紹介でかならず必須と言われるのが、自分の時間の使い方を記録することです。ところが、これをやってみると、つけ忘れたり、適当に記入したりして、本当に精度は上がりません。昨日、レポートを書くのに、何時間かかったかなんて正確に覚えてはいませんし、見積もりに合わせたいという意志も働くので、多すぎるか少なくすぎるかのどちらかです。割り込みがはいって一時中断しようものなら、もはや記録した時..●あなたが考えていることは仮説にすぎない 過去記事で、心理バイアスについて何度か書いています。心理バイアスというのは、簡単に行ってしまえば、自分の都合で事実とはちょっと違う方向に受け止めてしまうこと。たとえば、ある人が「これは君のために言っている」と言ってなにかを指摘したとしたら、その人を「利己的な人」と思っていれば、「なにか裏がある」と疑いますし、その人のことが好きであれば、「やっぱりこの人はいい人だ」と思ったりするでしょう。同じことが、自分の「考え」にも当てはまりま..

タスクの名前

■タスクリストの制約事項タスクリスト(ToDoリストと呼ぶ場合も)を何らかのソフトを使って管理されている方も多いと思います。まぁ、どんなソフトをつかっても、上から下にやるべき仕事がずら〜っと並ぶことになります。これで結構不満なのが、タスクが2次元以上の管理ができないこと。つまり、　企画書を提出するというタスクをするために、　企画案を可能な限り考える　企画案に沿ったデータを集める　企画案のプレゼン資料を作るという詳細タスクにわかれます。さらにやり始めてみたら、「企画案に沿ったデータを集める」というのは、意外と時間がかかって、やっぱりタスクを分割して　「Aの企画案に沿ったデータを集める」　「Bの企画案に沿ったデータを集める」　「Cの企画案に沿ったデータを集める」なんていうふうにどんどんタスクが分かれていってしまいます。GTDなどでは、「最初に思いつく限りあげなさい」と言われているのですが、最初から全部のタスクを思いつくほど優秀だったら、おそらくもうちょっと別の仕事をしていたかもしれない。所詮その他大勢の凡人ですので。ということで、タスクはどんどん増殖していき、気がつくと　「最初のタスクは何だったっけ？」という状態になり、　「あれ、もしかして元のタスクを起票しなかったっけ？」と、また大本(その時点では)のタスクを起票してみるものの、週次や月次レビューの時に、似たようなタスクを発見する。　「あれ、このタスクとこっちのタスクは同じものだったっけ？　別のタスクだったか？」などと要らない悩みを抱えることになります。それもこれも、原因は「リストだから」。リストはもともと、1次元的にしか広がって行きませんが、タスクは2次元的に広がりを持っている。これを表現しようとすると、どうしても無理があるわけです。■マインドマップこれがマインドマップなどの2次元的表現ができるものだと、すぐ上のタスクが追えるので、こういうことが起きません。ところが、マインドマップは、「リストじゃない」ので、今度はリストの良さの、「その都度・都度の要望に応じて並べ替える」なんていう芸当ができません。つまり、すぐに手を付けるべきタスクがすぐに埋もれちゃうわけ。　「あ〜。ジレンマ」■タスクをグルーピングする最初にやってみたのはタスクをグルーピングすること。つまり、あらたなタスクを起票した時に、これをグループとして登録してしまい、小タスクはその下に書くようにすること。私はアウトルックで管理してますので、「分類」という項目をどんどん追加していけば小タスクはその下で管理できるようになるわけです。　　　親タスク　　　　　＋　小タスク　　　　　＋　小タスク　　　　　＋　小タスクこんな状態。ところが、小タスクが孫タスクを産むと、小タスクを「分類」に昇格させる必要が出てきて、「分類」に昇格させると、親タスクからのリンクが切れてしまう。その上、分類は完了時には自動的に消えないので、完了したタスクが子供を持たないまま(卒業した子供はいますが)、亡霊状態になって残ってしまい、見辛いことこの上ない。■名前に分類名称をつけるそこで、最近やるようになったのが、　　名前に親タスクの名前を入れるという方法。さきほどの企画書であれば、　　タスク名称　　　　　　　　　　説明　　企画書提出　　　　　　　　　　企画書を提出する　　企画書提出!企画案作成　　　　企画案を可能な限り考える　　企画書提出!データ収集　　　　企画案に沿ったデータを集める　　企画書提出!資料作成　　　　　企画案のプレゼン資料を作るとしておく。さらに、企画案を分割するときには　　タスク名称　　　　　　　　　　説明　　企画書提出!データ収集!A　　　企画案Aに沿ったデータを集める　　企画書提出!データ収集!B　　　企画案Bに沿ったデータを集める　　企画書提出!データ収集!C　　　企画案Cに沿ったデータを集めると書いておくわけ。これだと、名称でソートした時に、親タスクから順番に並ぶので、どれのタスクが細分化されて、まだどれだけ残っているのか、かなりわかりやすくなります。　　タスク名称　　　　　　　　　　説明　　企画書提出　　　　　　　　　　企画書を提出する　　企画書提出!企画案作成　　　　企画案を可能な限り考える　　企画書提出!データ収集　　　　企画案に沿ったデータを集める　　企画書提出!データ収集!A　　　企画案Aに沿ったデータを集める　　企画書提出!データ収集!B　　　企画案Bに沿ったデータを集める　　企画書提出!データ収集!C　　　企画案Cに沿ったデータを集める　　企画書提出!資料作成　　　　　企画案のプレゼン資料を作るこんなふう。■同じテーマの記事●知ってる？知らない？Excel＋マウスの便利技Excel上でマウスを使った簡単な便利ワザをご紹介します。連番を簡単に入力する(オートフィル)セルに数字を書いて、そのセルの右下でマウスカーソルが "＋" になったところで下へドラッグすると、ドラッグした範囲にその数字がコピーされますね。これを使うと、あとでその数字を連番に変更する事もできるのですが、CTRL キーを押しながらドラッグすると、連番になります。CTRL キーを押すのが面倒なときは、縦方向の 2 つのセルに順番に１、２と書いて、..●標準時間を持つ いろんな仕事ををしている人でも、仕事を分割していくと、結構な量の定型業務に行き着きます。結局、仕事を速くするためには、パターンの決まった業務をいかに素早くやれるようになるかと、無駄な仕事をしないことです。本日は、仕事を早く終わらせるための基本的なアプローチ方法について。標準時間製造の作業は、標準作業と標準時間から出来上がっています。標準時間は、非常に単純な作業(たとえば、「電動ドライバを持つ」とか)の時間からできていて、複雑な..●議事録は読み返すから意味がある会社で会議をすると、会議ごとに議事録を作ってますよね。あれ活用されているのでしょうかね？エビデンスと周知のための議事録議事録には２つ目的があって、ひとつはエビデンス。つまり、だれが何を言ったのかの証拠です。あとで「言った、言わない」のトラブルになったり、決定事項の背景を会議に参加していない人にも通知する役目です。この目的であれば、会議に参加した人は議事録を見る必要はありません。その場にいたのでより詳しく知っているはずですから。逆に会議に参加していない人で何らかの影響..●年上の部下は信用しても信頼してはいけない？ 過去記事でも、「年上の部下」「年下の上司」について色々書きましたが、ちょっとおもしろい考え方が『課長のルール』という本に書いてありましたので共有。できる上司は部下を信頼しない「年上の部下」というのは、上司本人から見ても扱いにくいものではあります。だからといって、それがマネジメントできなければ、上司としての評価が落ちてしまいますので、なんとかしないといけないです。とくに昔のように年功序列がはっきりしていれば、そういうシチュエーシ..●優先順位を正確に意識する 優先順位って簡単な言葉で説明できますか？ 仕事をする上で、たったひとつのタスクしかない状態はありません。たいていは、アレもしなきゃ、これもしなきゃ、状態で、「から手を付けよう」と決めてかかりますよね。上司からも「を優先してやってくれ」と言われたことも多いと思いますが、本当に優先してますか？優先事項があるときは他の仕事をしてはいけない単純に言えば、優先順位をつけるというのは、その第１番目のことが終わらなければ、それ以下の..●マイナス言葉を言い換える 過去記事で、何度か「禁句集」というのを書いてます。「したいと思います」は禁句「だいたい君はいつも」は禁句言ってはいけない言葉この理由についても、それぞれの記事を参照していただければいいですが、この禁句のなかで、マイナス言葉というものがあります。マイナス言葉マイナス言葉を言い直せ「言い直し言葉」を使う習慣をつけましょう。何度かふれた中村天風は、言葉の力を非常に重視しました..●通勤どこでも仕事術：出張・旅行のホテルに会員登録する 海外でやったことはありませんが、国内の場合は、使用する交通機関やホテルに無料会員の制度があれば、ほぼかならず登録しています。無料会員のメリット会社によっていろいろですが、無料会員のメリットは・複数回使用することでポイントが貯まる・ちょっとだけ良いサービスが受けられる・予約時に優先予約ができるなどです。会社で会員登録しているような指定ホテルの場合はどうしようもありませんが、そうでなければ自分の名前で登録すると、あとあといろ..●置くべきところに置くと失せ物がない私個人の場合、年に1,2回くらいは携帯を忘れて会社に行くことがあります。たいていは、夜充電をして、朝出勤時にカバンに入れ忘れる、というのが私のいつものパターン。会社について、カバンから携帯を取り出そうとした時点で、いつも入れているカバンのポケットにない！、「あちゃ〜、忘れてきた…」と。一方、私の家内はというと、出かける前に携帯を持っていないことに気がつけば、「携帯がない〜」と言いながら家中探し回って、出かける時間がどんどん遅れていくということがあります。出かける前に気..●メモ帳の消費量を測定する１ヶ月にどのくらいメモ帳を消費してますか？私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました（お小遣い帳で…）。結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳（Google Keepです）を使うようになったためでした。ヒラメキはとにかく書く私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。..●紙の辞書を使ういまどき英語にしても科学的な単語にしても、知らないことはネットで検索すればたいていはなんとかなります。私も Google くんにはかなりお世話になってます。１日たりとも何かを探さない日はありません。とくに知らない単語を探すのにはこれが非常に便利。一方で、不都合があります。あまりにも合理的にできているため、セレンディピティ(偶然に有益なことを見つけること)がないんですよ。紙の辞書や辞典には余計な発見がある逆に、紙の辞書や辞典を使うと、探すのが結構手間です。単語が発音順..●疲れてきたら「いつもの」にする 「ちょっとストレスが溜まってきているな〜」と思ったら、考えるのをやめてみると、ちょっと楽になります。ストレス反応と自動行動難しい仕事やボリューの多い仕事を振られて、まいにち一杯一杯の状況が続くと、疲れてきます。私の場合は、過去にそれで会社にいけなくなって、いわゆるウツ病というのでしばらくお休みをしました。そこから反省して、ストレスがたまりかけてきたら、ストレスを抜くということを積極的にやるようになりました。ポイントは我慢しない..

オハイオの原則

オハイオ(OHIO)の原則ってご存知でしょうか？■「あとでやる」は失敗のもとメールをもらって、「これ返事しないと」と思うときがあるのですが、「でも、今はメール処理の時間なので、後でタスクとしてまとめてやろう」と思って、次を読み進めていくと、何のメールに返事をしなくちゃいけなかったかを忘れてしまうことがあります。で、締め切りが過ぎてから、「あれ、どうなりました？」って請求が来て、大慌てでやることになることがほぼ毎週1回や2回はあります。調子が良い時には、そのメールを見たら　・すぐに返信ボタンを押して、コンポーズウインドウ(返信の文章を書くウインドウ)を開きっぱなしにしておく　・メールにフラグを付けてタスクスケジューラに登録するとかの措置をするのですが、ふと何かの拍子にそれをやるのを忘れてしまうんですね。GTDだと、　まずINBOXにおいておく　1日に1回程度、INBOXの中身を「処理」して空にする　「処理」が3分以内に終わるものであれば「実行」するということをしないといけないのですが、メールを処理(アクションが必要かどうかを振り分ける)している時に、それに対してアクションを起こそうとしたら、「どのようなアクションが必要か」を書き出しておかないといけないんですね。でも、あとで実行ステップでメールをもう一度読んで、返信をするのは時間の無駄。例え返信に1時間かかろうと、その場でやっつけてしまうのが一番効率的なようです。■オハイオの原則この名前は　　ハーバード式「超」効率仕事術に書いてありました。　おお、そうそう！！　これだよこれっていう感じ。ちなみにオハイオとは、オハイオ州のことではなく　Only Handle It Oneceで、「その場で処理する」(直訳すると「1度で処理する」)という意味だそうです。ちょっと引用しますと★――――――――――――――――――――――――――こうした失敗を何度も繰り返した私は、改心して OHIO の原則を信本するようになった。 OHlO といっても、オハイオ州のことではない。「その場で処理する(オンンリー・ハンドル・イツト・ワンス)」という意味である。つまり、優先順位の低いことは、できるかぎり気づいたときにすぐその場で終わらせる、ということだ。やり残しが増えると、結局は時間を無駄にすることになり、不安も高まる。――――――――――――――――――――――――――★「優先順位の低いものはその場で処理する(ここでいう処理とは、GTDにおける「実行」に相当)」と言うのはあまり見かけない考え方かもしれません。通常は　業務は優先順位の高いものから処理(「実行」)しなさいというのがセオリーですね。でも、大して時間のかからないものは、再優先で処理(「実行」)するというのに私も同感。この「大して」の判断基準は難しいのですが、私の場合は、「簡単そうだな」と思ったら速攻で処理(「実行」)することにしてます。過去の記事に書きましたが、　メールを2度処理してはいけないですよ。■モニタに貼りだしておくこれ、つい「面倒くさい」が先に立ってやらない時があるので、モニタのタスクバーの近くにテプラで貼りだしてあります。　　「オハイオの原則」って。結構、そのモニタを見せて部下と話をしている時に、　「これ、なんスか？」と質問をもらうので、結構みんな知らないのかもね。※こんなマニアックなことを知っているほうが、ちょっとアレなのかもしれませんが。■参考図書◆アマゾンハーバード式「超」効率仕事術◆楽天ハーバード式「超」効率仕事術著者：ロバート・Ｃ・ポーゼン価格：1,890円（税込、送料込）楽天ブックスで詳細を見る■同じテーマの記事●オハイオの原則オハイオ(OHIO)の原則ってご存知でしょうか？「あとでやる」は失敗のもとメールをもらって、「これ返事しないと」と思うときがあるのですが、「でも、今はメール処理の時間なので、後でタスクとしてまとめてやろう」と思って、次を読み進めていくと、何のメールに返事をしなくちゃいけなかったかを忘れてしまうことがあります。で、締め切りが過ぎてから、「あれ、どうなりました？」って請求が来て、大慌てでやることになることがほぼ毎週1回や2回はあります。調子が良い時には、そのメールを見た..●要約と結論(約起承転結) 以前の記事結起承転結: サラヒン 〜 サラリーマンの仕事のヒントhttp://sarahin.seesaa.net/article/368545141.htmlで書いた報告のしかたでちょっと私が誤解していたことが判明しました。お詫びして訂正させていただきます。要約と結論要約と結論を使いこなす要約とはなにか、また、よい結論とはなにかを勘違いしている人は多い。要約とは、論文..●相手に聞く準備する合図を送る 話をしていて、どこまでが雑談でどこからが本題なのかわかりにくい人がいます。正直いってしまうと、私はこういう人が苦手です。どちらかと言えば、雑談しかしない人か、いきなり本題に入る人のほうが相手しやすい。雑談モードのときには、あまり相手の話を正確には聞いてません。単語単語のところどころを聞き取って、それに関連する話題を投げ返しているだけです。一方で本題モードのときには、相手の話を「てにおは」まで含めて正確に聞き取ろうとします。キーに..●いま調べなさい、あなたの時間は無限ではない会議などで、「ちょっと確認して、後ほど報告します」「じゃ、宿題ということで…」なんていう会話がよくあります。ちょっとで済むことをあとでやるの？でも、よく考えてみれば、「確認すること」自体に時間がかかるわけではありません。たとえば、「さんに電話をして聞く」とか「××ファイルに書かれたスケジュールをチェックする」みたいな作業が意外と多いんですよ。もし、その作業を5分で終われると思ったら「あとで」と言わずに「5分お待ち下さい」と言ってしまったほうが簡単に済みま..●なんとなくグズいやな命令上司から、明日の打ち合わせの予定を変更するように先方に伝えてくれ、と頼まれたとする。あなたならどうしますか？即座に受話器を取り、先方にそれを伝え、了解を取って上司に報告する。概ねの上司が期待するのはこんな行動でしょう。ところが、「わかりました」といったきり、電話をする様子もない。上司がしびれを切らして、「さっきの件はどうなった？」と尋ねると、「午後のほうが先方がつかまりやすいと思って」とか、「今日中に連絡すればいいのかと思ってました」と答える。まぁ、..●知らないことを聞くときには、関連する情報を付け加える 仕事上で話をしていて、自分の知らないことを相手が言ってきたような場合、「すみません、ってなんですか？」と聞くよりもいい方法があるそうです。聞き方にもポイントがあって、まずは聞き方自体の問題です。「すみません、って何ですか？」とストレートに聞くのでは、無知な印象を与えてしまうので、「勉強不足で恐縮なのですが、今おっしゃっていたというのは、どういうものなんでしょうか？××..●常駐タスクをチェックするPCって使っている期間が長いほど、性能が悪くなるみたいですね(経験則)。そのひとつの原因として、常駐アプリがあります。パフォーマンスの改善一度、CTRL+SHFT+ESC って押してみてください。タスクマネージャーが立ち上がりますよね。ここの「プロセス」(Windows10の場合)を見ると、どのくらいのアプリが立ち上がっているかわかると思います。「パフォーマンス」タブを見ると、メモリをどのくらい消費しているかわかります。私が勝手に決めている目安ですが、普段使っている..●即座にやると上司からの評価が上がるチームやプロジェクトの進捗ミーティングなどで、いい意味で主役になっている人っていますよね。ようするに、進捗状況のキーを握っている人で、毎週定例でやってもその人の報告事項が多い人です。傍目(はため)に見ても仕事量はかなり多そうなのに、そういう人に限ってメールのレスポンスは早いし、ほぼ間違いなく期限通りに仕上げるんですよ。まぁ、逆に言えばそういう人だからキーになる仕事を任されているとも言えるのでしょうけど。仕事が出来る人に見せる行動ルールそういう人が一体どうやって仕事を..●締め切りをつくるあなたの手元にToDoリストはありますか？多くの人が仕事術を勉強し始めると、まず最初にやるのがToDoリストを作ることですね。でも、多くの人が挫折します。私も過去に何度挫折したことか。TODOリストの罠TODOリストでうまくいかない理由が、私の場合は・ToDoが減らない(残り続けるものができる)・書いてないことがあるという場合が多かったようです。多くの本で、複数のToDoリストを作ってはいけないとか、「ポケット1つの原則(『超仕事法』)」などに影響されて、ひとつ..

コミュニケーション

■コミュニケーションが悪いって？よく、プロジェクトの反省会で、　コミュニケーション不足というのが上がります。会社の課題について話しあうと、必ず　「部門同士のコミュニケーションが悪い」という人が出てきます。私としては、「ふむふむ」とか言いながら、議事録にそう書いていくわけですが、内心は　アホか…と思ったりしてます。「コミュニケーションが悪い」というのをどういう状態か定義できますか？逆に「コミュニケーションがいい」という状態は誰が誰に対して何をしていることでしょうか？人間なんて、100人いれば100通りのことを考えてます。極論すれば、1秒前の自分と現在の自分ですら、異なる概念で物を考えてます。そんな人間が、同じ概念でものを考えるなんていうことはありえません。「お互いに考えていることが違ったので、コミュニケーション不足です」などという人は、単に「コミュニケーション」というちょっとカタカナ語を使ってみたかっただけ、と判断してます。■コミュニケーションを制御する　考えていることが、違っているのが当然そういう前提にたって、相手に与える情報の質や量を制御することがコミュニケーションだと思ってます。つまり、　相手がどのような概念を持つかでは制御できません。　どのような情報をどの程度与えるのかだけが制御できるということです。この人にはどの程度の情報を与えるべきか。どの程度噛み砕いて、情報を伝える必要があるかによって、会話する時間が異なってきます。それを予め決めておくと、　「どのようなコミュニケーションが悪かったか」が個別の事案として判断できます。それが記録してないと、概念として「コミュニケーション不足」としか言えないので、改善のしようがないわけです。■だれに、何を話したのかを記録する会議ではちゃんと議事録を取る人も、立ち話や電話で話したこと、メールに書いたことを記録している人は殆どいません。　相手に伝えた情報を、相手ごとに記録することこれがコミュニケーションを改善する唯一の方法です。私は、行動ログを残しているフォルダの下に、相手の名前をつけたテキストファイルを用意してます。ここになにか話をするたびに、　日付・時刻　プロジェクト　話題の概要　聞いたことの要約　話したことの要約を書き残してます。もちろん、あとで言った・言わないの時のためのメモという性格もありますが、ほとんどは、この人にこれだけの情報を伝えた結果、この人の行動がどう変わったかを記録するためのものです。これは以前、「人物カルテ」として紹介したものの現在の状態(ちょっと発展しました)です。人物カルテについては、過去ログ　http://sarahin.seesaa.net/article/243482439.htmlをご参照ください。これを書くためには、相手と会話しているときに、　必ず何を話したかをメモする習慣が必要です。ただ、これ、1ヶ月もやる続けるとくせになります。というか、やらないと不安になってきます。■同じテーマの記事●つっこみを入れると論理強度がわかる 話をしていて「コイツ、論理破綻してるな〜」と感じることがよくあります。ところが、それがすぐにわからないものもあるし、それが見抜けていない人もいます。人それぞれ。こういうことに気がつけるようになるには、どうすればいいのでしょうか？洞察力を鍛えるとか、論理図解が出来るようになるとか、いろいろ方法はあるのですが(過去記事でも幾つか紹介してます)、テレビでもよく見かける方法があります。漫才です。ボケとツッコミ漫才は、片方が論理的におか..●相手に聞く準備する合図を送る 話をしていて、どこまでが雑談でどこからが本題なのかわかりにくい人がいます。正直いってしまうと、私はこういう人が苦手です。どちらかと言えば、雑談しかしない人か、いきなり本題に入る人のほうが相手しやすい。雑談モードのときには、あまり相手の話を正確には聞いてません。単語単語のところどころを聞き取って、それに関連する話題を投げ返しているだけです。一方で本題モードのときには、相手の話を「てにおは」まで含めて正確に聞き取ろうとします。キーに..●マイナス言葉を言い換える 過去記事で、何度か「禁句集」というのを書いてます。「したいと思います」は禁句>>言ってはいけない言葉この理由についても、それぞれの記事を参照していただければいいですが、この禁句のなかで、マイナス言葉というものがあります。マイナス言葉マイナス言葉を言い直せ「言い直し言葉」を使う習慣をつけましょう。何度かふれた中村天風は、言葉..●添付ファイルのパスワードをメールに書いてはいけない メールに添付ファイルを付けるとき、パスワードで保護してますか？まあ、送信先を間違えて、相手にそれを見られたとしても困らないようなファイルはかまいませんが、イマドキ、インサイダー情報になりそうなものや個人情報に関するデータは、何らかの保護をしているというポーズも必要みたいですね。ポーズだけ？大抵「これってポーズだけ？」と思える原因が、パスワードは別メールにてと書いておいて、自分のメールに全員返信をつかってパスワードを送付してく..●かっこいいグラフを作れるテンプレートChartChooser コンサルタントが作る資料って、かっこいいですよね。もちろん、それで生計を立てているプロなんだから、シロートと比べられたら、コンサルタントは怒るでしょうけど。グラフの種類は多くないでも、結構多くのコンサルタントの方とお付き合いした経験からして、実際に使っているチャートはそれほど多くはないようです。つまり、あるテンプレートがあって、それにデータを食べさせればいいように作ってあるみたいです。まあ、そのくらいでないと効率的には作業でき..●15分散歩してから会社に行く 朝、出社するときにどのくらい歩きますか？私は会社の最寄り駅についたら、ちょっと大回りをして会社に行くようにしています。朝リズム運動をすると気分が乗る朝、会社に行くのに「だるいな〜」と思いながら、眠い目をこすりながら歩いて会社につくと、「さて、今日も頑張るぞ！」っていう気になりますかね？私にはちょっとムリ。過去記事でも何度も書いてますが、・朝は日の出とともに起きる・朝の出社時間競争をすると仕事の効率が良くなります。仕事のやり..●あなたが考えていることは仮説にすぎない 過去記事で、心理バイアスについて何度か書いています。心理バイアスというのは、簡単に行ってしまえば、自分の都合で事実とはちょっと違う方向に受け止めてしまうこと。たとえば、ある人が「これは君のために言っている」と言ってなにかを指摘したとしたら、その人を「利己的な人」と思っていれば、「なにか裏がある」と疑いますし、その人のことが好きであれば、「やっぱりこの人はいい人だ」と思ったりするでしょう。同じことが、自分の「考え」にも当てはまりま..●考えるときにはペンを持つ私は、「考える」という作業をするときには、ノートを広げて3色ボールペンで何かを書きつけることが多いです。もちろん、手が止まっていることはよくありますが、ボールペンを離すのは、考えることをやめた時。天井に相談してました特許の出願件数が社内でトップを取ったことがあって、その表彰のときに、「君は特許を考えるときはどんなことをしているね？」と聞かれたことがあります。そのときには、「天井と相談してます」と答えた記憶があります。その頃は、ひとりで何か考えるときは、体は全く使っ..●記憶術：意味付けをする 私は学生時代、英単語を覚えるのが超苦手でした。とにかく日本語と英語の対を覚えようとして、lamentable：ラーメン食べる悲しい受験生determine:出たみんなで決定するこういうのを語呂合わせで一生懸命覚えるわけです。ところが、試験になると、その記憶が単発で覚えているので、「ラーメン」まででてくればまだ可能性はあったのですが、それすら出てこなくて、「ラメンタブル」「ラメンタブル」と繰り返し唱えても、結局意味不明のまま。..●しぐさで会話をコントロールする方法 だれかと話しているときに無意識にやった仕草が実は特定の意味を持って相手に伝わっている事があります。「ノンバーバルコミュニケーション」というのですが、これをうまく使うとこちらの都合を相手に気づかせることが出来ます。時計をちらちら見るよくあるパターンが、「時計をちらちら見る」っていうやつ。何か時間を気にしていて、「はやく話を切り上げろ」というメッセージが伝わりますよね。同じような仕草にはこんなものがあるそうです。..●分割報告法：報連相の頻度を上げる仕事をしていて一番困るのが、その仕事の目標や方針の変更です。それが仕事の仕上げ段階になってやってくるともう目も当てられません。資料を窓から投げ捨てたくなりますね。これを避ける方法があります。急な方針変更を避ける方法経営上の問題や部門の方針、クライアントの意向などいろいろな理由で方針変更は発生します。方針変更自体を避ける方法はありません。しかし、急に変更になるのは避ける事ができます。抽象化した言い方をするとコミュニケーションを密にすることです。あたり前の結論ですね。で..

忘れた名前のごまかし方

「え〜っと、この人なんて人だったっけ…」「あれ、名前が出てこない…」なんていうことありませんか。私はしょっちゅうです。■名前の聞き出し方一度お互いに自己紹介したのに、ふと別のことを考えた隙に名前を忘れてしまったり、2回めにあったのに名前を思い出せないとか、いう事態になると、それまで結構調子よく相槌を打っていたのに、突然「ヤバイ！」モードになったりしてしまいます。本日は、忘れてしまった名前の引き出し方を紹介したいと思います。おそらくいちばんまっとうなのは　忘れてしまったことを白状し、正直に聞くがもっとも確実。ただ、会ってすぐに聞くのならまだしも、打ち合わせの最後になって、「え〜っと、すみません。お名前を教えていただけますか」とは言い難い。ましてや、「どなたでしたっけ？」とは…■作戦1　手がかりを探す私の会社だと、会社内で入室にIDカードを使いますので、IDカードに名前が印刷されてます。それを多くの人は首からぶら下げているので、これを見ればすぐに分かります。※何しろ何千人もいるので(海外工場まで入れたら、何万人です…)、人が入れ替わり立ち代り状態です…ただし、首から紐で吊り下げているので、裏向きになっていることがままあります。そんな時はどうするかというと、その人の持ち物を見ます。多くの人は自分のノートの表紙には自分の名前を書いてますし、何もなくとも手がかりらしきものが見つかる場合もあります。■作戦2　他の人に教えてもらう隣の人に　この人って誰だっけ？なんて聞いたりはしません…(^^;;その人の発言について　「今、言われたことについてなのですが…」とその人の発言を引用して、他の人に意見を求めます。そうすると　「××さんの言われたのは〜」みたいに、その人の名前を呼んでくれます。■作戦3　田中首相作戦私が、勝手に命名したものですが、故田中元首相は、下っ端の人に対しても「××くん、よく頑張ってるってね」とか割合気安く声をかける人だったというエピソードがあるそうです。その中で、「なるほど」と思ったエピソードがこれ。　「あ〜、君。君の名前はなんだったかな」　「あ、はい。伊藤と申します」　「違う！　苗字は知っとる。　下の名前を聞いているんだ」　「失礼しました。　伊藤宗彦ともうします」　「そうか、宗彦か。頑張れよ」■作戦4　漢字を教えてもらう上のいずれの方法もうまくいかないときは、いよいよ本人に聞かないといけません。そこで時々やるのが、「漢字が書けません」というやつ。　「すみません。お名前の漢字を知りたいので、ここに書いてもらえません？」　「あなたのお名前はどう書くんですか？」みたいに、相手から引き出します。もし相手が社外の人だったらもっと簡単に出来ます。名前を入れずに議事録を作成してしまって、　「お手数ですが、本日の打ち合わせの記録として、ここにサインを頂けますか？」とやればいいです。■他にいいテクニックが…もし他にいいテクニックをお持ちの方はぜひご意見をお寄せください。■同じテーマの記事●つっこみを入れると論理強度がわかる 話をしていて「コイツ、論理破綻してるな〜」と感じることがよくあります。ところが、それがすぐにわからないものもあるし、それが見抜けていない人もいます。人それぞれ。こういうことに気がつけるようになるには、どうすればいいのでしょうか？洞察力を鍛えるとか、論理図解が出来るようになるとか、いろいろ方法はあるのですが(過去記事でも幾つか紹介してます)、テレビでもよく見かける方法があります。漫才です。ボケとツッコミ漫才は、片方が論理的におか..●forfilesの使い方もう使わなくなったバックアップファイルは、削除しておくとハードディスクの容量にも、精神衛生にもちょっと良いかも。ただし、使う可能性のあるファイルを削除はしたくないので、一定期間以上編集しなかった、という条件で削除すると便利かと。これを実現するコマンドが forfiles。本日は、この forfiles の説明。パラメータ一覧FORFILES [/P パス名] [/M 検索マスク] [/S] [/C..●通勤どこでも仕事術：出張・旅行のホテルに会員登録する 海外でやったことはありませんが、国内の場合は、使用する交通機関やホテルに無料会員の制度があれば、ほぼかならず登録しています。無料会員のメリット会社によっていろいろですが、無料会員のメリットは・複数回使用することでポイントが貯まる・ちょっとだけ良いサービスが受けられる・予約時に優先予約ができるなどです。会社で会員登録しているような指定ホテルの場合はどうしようもありませんが、そうでなければ自分の名前で登録すると、あとあといろ..●相手に聞く準備する合図を送る 話をしていて、どこまでが雑談でどこからが本題なのかわかりにくい人がいます。正直いってしまうと、私はこういう人が苦手です。どちらかと言えば、雑談しかしない人か、いきなり本題に入る人のほうが相手しやすい。雑談モードのときには、あまり相手の話を正確には聞いてません。単語単語のところどころを聞き取って、それに関連する話題を投げ返しているだけです。一方で本題モードのときには、相手の話を「てにおは」まで含めて正確に聞き取ろうとします。キーに..●それでも見たい！404エラー回避ツールWaybackMachineネットで欲しい情報を探していて、「お！これは！」と思ってリンクをクリックしたら404Not Foundに引っかかることが度々あります。これは、リンク先のページが削除されてしまっていて、Google などの検索ツールにはキャッシュされているものの元のページがない、という状態。いわゆる「リンク切れ」ってやつですね。Google で検索したときには、検索結果ページの下の方に「キャッシュ」というリンクがあって、これをクリックすると Google がキャッシュしたデータ..●紙の辞書を使ういまどき英語にしても科学的な単語にしても、知らないことはネットで検索すればたいていはなんとかなります。私も Google くんにはかなりお世話になってます。１日たりとも何かを探さない日はありません。とくに知らない単語を探すのにはこれが非常に便利。一方で、不都合があります。あまりにも合理的にできているため、セレンディピティ(偶然に有益なことを見つけること)がないんですよ。紙の辞書や辞典には余計な発見がある逆に、紙の辞書や辞典を使うと、探すのが結構手間です。単語が発音順..●上司の指摘は積極的に改善する 「あなたの強みはなんですか？」自己啓発やキャリア形成などのセミナーでよく言われることですし、多くのビジネス書にも「自分の強み・弱みを知りなさい」と書いてあります。自己分析の方法なども過去記事ではご紹介してますが、会社であなたの強みと弱みをもっとも知っている人に聞いてみるのはどうでしょう？上司に聞いてみる私は、上司との成果面談＆目標面談(年にそれぞれ1回あります)のとき、どちらかで(成果面談のときが多いですが)「私のいいところ..●ドラッカー：リーダーシップ力診断 本日は、『まんがと図解でわかるドラッカー リーダーシップ論』から、ドラッカー流リーダー力診断をご紹介します。以下のリストにある項目に、そう思うなら「はい」、そうでないと思うなら「いいえ」で答え、「はい」の数を数えてみてください。・リーダーは、自分の得意分野に優秀な人材を集めることで組織に「強み」を作るべきである・リーダーは意思決定を下したら、あとは全て現場に任せること。役割分担が大事..●時間を測定する 過去記事でも紹介してますが、ドラッカーや様々な時間術の紹介でかならず必須と言われるのが、自分の時間の使い方を記録することです。ところが、これをやってみると、つけ忘れたり、適当に記入したりして、本当に精度は上がりません。昨日、レポートを書くのに、何時間かかったかなんて正確に覚えてはいませんし、見積もりに合わせたいという意志も働くので、多すぎるか少なくすぎるかのどちらかです。割り込みがはいって一時中断しようものなら、もはや記録した時..●かっこいいグラフを作れるテンプレートChartChooser コンサルタントが作る資料って、かっこいいですよね。もちろん、それで生計を立てているプロなんだから、シロートと比べられたら、コンサルタントは怒るでしょうけど。グラフの種類は多くないでも、結構多くのコンサルタントの方とお付き合いした経験からして、実際に使っているチャートはそれほど多くはないようです。つまり、あるテンプレートがあって、それにデータを食べさせればいいように作ってあるみたいです。まあ、そのくらいでないと効率的には作業でき..●あなたが考えていることは仮説にすぎない 過去記事で、心理バイアスについて何度か書いています。心理バイアスというのは、簡単に行ってしまえば、自分の都合で事実とはちょっと違う方向に受け止めてしまうこと。たとえば、ある人が「これは君のために言っている」と言ってなにかを指摘したとしたら、その人を「利己的な人」と思っていれば、「なにか裏がある」と疑いますし、その人のことが好きであれば、「やっぱりこの人はいい人だ」と思ったりするでしょう。同じことが、自分の「考え」にも当てはまりま..

部下を持つ人の4つの「ない」

この4月で昇進された方も見えるのではないでしょうか。遅くなりましたが　　おめでとうございます！！管理職になられた方も見えると思います。いままで管理される側だったのが、管理する側になると世界が変わって見えますよね。私もそうでした。初めて部下を持った時、いままで同僚として、後輩として一緒にやってきたのに、今日からは、部下として彼の成長に責任を持たないといけないし、その人の「できる」具合を評価しないといけない。下手をすればその人の一生を決めてしまう判断をしないといけない。　ものすごく、プレッシャーですそんな立場になって1ヶ月、だんだん慣れてきたのではないでしょうか。本格的に大変なのは年度末ですけどね。そんな管理職になりたての方に、管理職も大分古株に近くなってきた私から一言。これだけはやってほしくないという、4つの「ない」をご紹介してます。4つの「ない」とは　１．ブレない　２．逃げない　３．迷わない　４．後悔しないの4つ。これらは私は「上司の4ナイ」と呼んでます。■ブレないまず、先頭に来るのはこの言葉。その判断すべきことは、自分の価値観において、どのように判断するのがいいのかを明確にしなければなりません。会社や部門の価値観は関係ありません。自分の価値観です。逆に管理職を管理する立場から見ると、この価値観の不明確な管理職が一番始末が悪い。言っていることが、時と場合によって変わるし、部下にとっても判断規準を示せない。すべてを自分で判断するのは不可能なので、部下は部下の裁量範囲で判断をします。その時に、参考にするのは上司の判断規準です。それに自分の価値観を加えて判断をしているわけです。その基準を示すべき上司が、　　「お客様を大事にしろ」　　「利益を上げろ」をその場その場で言い逃れのように使い分けたらどうでしょう？部下は判断できなくて、いちいちその上司の言質をとりに聞きに来ることになります。そうすると仕事の効率がすごく落ちる。その上、上司の判断がいつもその場の勢いだったり雰囲気に流されると思っていれば、部下は上司を信頼しません。結果そのグループは一丸となって何かをするということがなくなります。「ブレない」とは　　・昨日と今日　　・社内と社外　　・上司と部下　　・強者と弱者に対して、一貫して同じ事をいうことです(「言い方」を変えるのは「世渡り」ですが)。■逃げない管理職であれば、部下や関係者から判断を求められることが少なからずあります。そのときに、　「個人的にはこう思うけど、会社の方針だから〜」という上司をあなたは信頼するでしょうか？私の知っている限りで言えば、「皆無」です。上司は常に、「判断に責任を持つ」というリスクを背負っています。だからこそ、部下より高い給料をもらっているのです。タイムカードをチェックしたり、伝票にハンコを押すことだけが上司の仕事ではありません。そして、出した判断は必ず自分の中で消化しておくことです。上司として出した判断や結論について、部下が納得感さえ持てていれば、結果として多少の判断ミスがあったとしても、それで組織が乱れることはありません。■迷わない決めたらとにかく前に進むこと。もっともダメなのは、答えを出さずに迷ったまま立ち止まってしまうこと。客観的に発言するのはいいですが、評論家をしていてはサラリーマンとしては失格です。上に書いたように、部下の成果に対して上司は責任があります。だからプレッシャーを感じるのは当然ですが、だからといって逃げたらあなたが上司である意味がありません。たかだか、30年や40年、人間をやっていたくらいで、大したことがわかっているわけではありません。やってみないとわからないことが多いですから。■後悔しないとにかく、「決めて」「進んでみる」こと。ダメなら、潔く「ごめん、間違ってた」と部下や周囲に言ってください。反省はするべきですが、「絶対に後悔しない」と決めてください。人間ですし、間違えることは(私の場合はしょっちゅう)あります。判断した時とは条件が変わっていたり、見えていない条件が見えてくることもあるでしょう。「だめだ」と判断したら、その場で、「ごめん、今までの判断はナシ！」「こうやってやり直そう」といってください。少なくとも、自分の経験上、そういうことが言える上司は一層信頼しました。逆に意固地になって、今までの判断を貫こうとする人ほど、憐れむような、迷惑のような…、になってしまいます。今、管理職を部下に持つ身としても、そういうことが言える部下の管理職は、多少のミスジャッジに私が気がついた時でも、こちらから指摘しません。本人がやがて気がついて、「すみません、あのとき、××すると言いましたけど、間違いでした。●●します」と報告に来ます。そのほうが、本人やその部下の動きは圧倒的に良くなるからです。■部下を持つ人の４つの「ない」いつも、この「ブレない」「逃げない」「迷わない」「後悔しない」は頭の隅においておいて欲しいと思います。私は、「いまの発言は、上司の4ナイに当たらないか」を常に自問してます。■関連する記事●部下を持つ人の4つの「ない」この4月で昇進された方も見えるのではないでしょうか。遅くなりましたがおめでとうございます！！管理職になられた方も見えると思います。いままで管理される側だったのが、管理する側になると世界が変わって見えますよね。私もそうでした。初めて部下を持った時、いままで同僚として、後輩として一緒にやってきたのに、今日からは、部下として彼の成長に責任を持たないといけないし、その人の「できる」具合を評価しないといけない。下手をすればその人の一生を決めてしまう判断をしないといけない。..●睡眠時間を優先する 仕事の時間だけでなく、1日24時間のすべてのスケジュールの中で、もっとも大切なのは、仕事でも家庭でも、趣味でもなく、睡眠時間です。これは、以前に、結局精神的に参ってしまったのは、仕事がきつかったこともたしかにありますが、それよりも、睡眠時間が激減したことが大きな要因だったと感じたからです。今では普通にサラリーマン生活に復活しており、仕事がきついとかプレッシャーが大きいというのは、会社を長期休みする以前よりもひどくなってそうな気が..●できることしかできない 仕事をしていると、とてもできそうもない無理難題な業務指示、みたいなことも、たま〜にあります。そういうときに、「できません！」と断ることも必要なのですが、なかなか難しいですね。神様は乗り越えられない試練は与えないこの言葉は、多分、元はマザー・テレサの言葉だったと思いますが、私は村上もとかの「JIN〜仁」というマンガで主人公が言っていたことのほうが印象深いです。さらに、その元をたどると聖書の言葉だそうな(Webで調べただけなので正..●愚痴が言いたくなったら対策を考える 上司から見て、一番気分的に嫌なのが、愚痴をいう部下です。まず定義として考えると愚痴(グチ)デジタル大辞泉１．言ってもしかたのないことを言って嘆くこと。「くどくどを並べる」２．仏語。三毒の一。心性が愚かで、一切の道理にくらいこと。心の迷い。また、そのさま。まぁその通りで。私自身も、「愚痴を言わない」ようにしてはい..●強者が強権をふるうと人は成長しなくなる 会社に何年かいると後輩ができます。さらに何年かすると部下ができます。後輩や部下が成長したといえる状態に持っていけると、ほとんどの会社では昇進できるようになります。もちろん、その人の仕事自身の評価もさることながら、人をどのように成長させて全体のパフォーマンスを上げていくかが昇進のポイントです。昇進・昇格面接などでポイントが高いのは「後輩や部下を成長させる力がある人」です。では、何をすればそのポイントが高くなるのか、というと具体的に..●報告書に必須の4要素：6.文字にして4要素を吟味する 仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。・設問者が期待した答えがある・だれに何をして欲しいのかが分かるというポイントが押さえられています。一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリー..●報告書に必須の4要素：5.「反応」を引き出す 仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。・設問者が期待した答えがある・だれに何をして欲しいのかが分かるというポイントが押さえられています。一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリー..●報告書に必須の4要素：4.「答え」を論理的に推敲する仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。・設問者が期待した答えがある・だれに何をして欲しいのかが分かるというポイントが押さえられています。一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。最初に登場人物をご..●報告書に必須の4要素：3.「テーマ」を文章にする仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。・設問者が期待した答えがある・だれに何をして欲しいのかが分かるというポイントが押さえられています。一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。最初に登場人物をご..●報告書に必須の4要素：2.正しく「問い」を認識する仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。・設問者が期待した答えがある・だれに何をして欲しいのかが分かるというポイントが押さえられています。一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。最初に登場人物をご..●報告書に必須の4要素：1.概説 仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。・設問者が期待した答えがある・だれに何をして欲しいのかが分かるというポイントが押さえられています。一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリー..■同じテーマの記事●業界の専門家に見えるようにする 業界人に見えないように頭をリフレッシュして生きる業界人に見えない人の特徴は、まだ入社間もないか、相当仕事ができる人のはずだ。業界の枠に閉じこもっていないという点で共通している。私のコンサル時代にもこれはそのまま当てはまり、飛び抜けて優秀なコンサルタントは決まってコンサルタントらしくなかったものだ。絶対に利口ぶらないし、プライベートでは理屈っぽくないし、自分からわざわざ経歴をひけら..

そこまでやるか！？

よく言われることだと思いますが、「簡単にやれるようにしておくこと」というのは、実際にはひとつづつをとれば、まったくどうって言うことはないようなことの集合体です。ただし、それで人と差をつけるためには、徹底的にやるのが差になります。■立たなくても仕事が出来る大概の職場では、ゴミ箱は共同のゴミ箱があるでしょう。もし何かゴミが出た時に、立ち上がってゴミ箱のあるところまで歩いていかなければならないとしたら、すぐにやりますか？　「あ、また何かのついでに、あっちに行く時に持っていけばいいや」って思っちゃいません？私はやたら面倒くさがり屋なので、すぐそう思っちゃいます。で、大体の場合なにかそっちに行く時には、その用事に気を取られていて、ゴミのことは忘れてるんですね。あとで席に戻った時に、「あ、ゴミ捨てるんだった…」と思い出します。封筒に封をしないといけない時、共有のテープがおいてあるところまで歩いて行かないといけない、そう思った瞬間に「あ〜メンドクサ…」となる。それくらいなら、自腹を切ってでも自前でのりを用意したほうがよっぽど楽です。ちょっと机の引き出しを開けるだけですみますので。カッターやレターオープナーは、引き出しを開けることなく、目をつぶっていても取り上げられます。書類やメモを集めておくINBOXは左手をちょっと伸ばしたところにあります。メモを書きたかったら右手を机の隅やるだけで「デスクトップ付箋」がおいてあります。打合せに行く以外は、ほとんどすべての仕事が、手を少し動かすだけでできるようにしてます。■常に手の届く範囲に必要な物をおいておくとにかく、面倒くさがり屋の私としては、一切動きたくない。その一心で整理整頓をし、常に最適な状態で仕事が出来るように考えてます。こういった環境設定を「徹底的にやる」のです。人から見たら、きっと「そこまでやるか!?」と言われるかなあ、と思えるくらい。・ゴミ箱を机の脇に自分専用のゴミ箱を置く・机の上はノートPCと書類を広げられるエリアを常に確保する・机の脇に「デスクトップ付箋」を貼り付けて、その横にボールペンをおいておく。・ペン立てにボールペン・カッター・レターオープナー・定規をそれぞれ1本だけおいておく・引き出しの一番手前に、のり・はさみ・クリップをおいておく・引き出しのちょっと奥に、乾電池、付箋を用意しておく・机の左端に3段レターケースを置く・その横にブックエンドを立てて、よく見る資料を立てておく。毎朝、これだけの状態になったらようやく仕事開始です。そして毎夕、机の上を箒で掃けるくらいまで片付けたら仕事完了です。■最初のハードルを超えるこういうことを始めると、最初はちょっと気をつけないとすぐにぐちゃぐちゃになります。なので、意識して決められた位置に決められたものを戻すようにしないといけません。ここで妥協するとなし崩しになります。ただ、2週間もすれば、それに慣れてしまって、逆にそこにモノがないとすごく不安定な気持ちになります。あなたももし、何かしようとして立ち上がった瞬間がカイゼンのチャンスです。これを立ち上がらずにやるにはどうしたらいいか考えましょう。立ち上がらずにやれるようになったら、どうしたらもっと小さな動きでやれるかを考えましょう。さらに、「目をつぶっていてもやれる」「真っ暗闇で必要な物が取れる」ようにするためにはどうすればいいかを考えましょう。　必要は発明の母です。「必要だ」「課題だ」と考えなければ、発明はありません。別に特許を取る必要はありませんので、ちょっとした置き方の工夫だけでできるようになります。■仕掛けがあれば成果が出る仕掛けがあれば手品も簡単にできます。手品のように必要なときに目の前にメモ帳が湧いて出る工夫をしましょう。そうすると仕事の能率がすごく上がります。ポイントは、「『ちょっとやりすぎ』と思われたいなぁ」と思うことですかね。■同じテーマの記事●Hyper-Anchorちょっと見つけたWebページで、「あ、これ面白そう」とおもってとっておこうとブックマークすることはよくあります。こんな時は、ブックマークに"working"というフォルダを作っていて、ここに保存してます。恒久的に使う可能性があれば、分類分けしたブックマークのフォルダに入れますが。あとで読むところが、ちょっと長いページだと、一体どこで何が気になったのか、しばらく経つと忘れてしまいます。こんな時は、「あとで読む」http://atode.cc/で自分宛にそのWebペ..●なんとなくグズいやな命令上司から、明日の打ち合わせの予定を変更するように先方に伝えてくれ、と頼まれたとする。あなたならどうしますか？即座に受話器を取り、先方にそれを伝え、了解を取って上司に報告する。概ねの上司が期待するのはこんな行動でしょう。ところが、「わかりました」といったきり、電話をする様子もない。上司がしびれを切らして、「さっきの件はどうなった？」と尋ねると、「午後のほうが先方がつかまりやすいと思って」とか、「今日中に連絡すればいいのかと思ってました」と答える。まぁ、..●一番簡単にできる成果の増やしかた年末になると、今年度の業務目標と現時点の実績との差が気になり始めます。たいていは、まだ未達状態(未完了)のものが多くて、「あと3ヶ月で年度始めに立てた目標が達成できるか？」と心配になるものがあります。一番簡単にできる成果を出す方法一般社員なら、年間の業務目標は4〜10個というところでしょうか。管理職なら、部下の業務目標数だけあるはずなのですが、ある程度集約もされるので、20個くらいというところでしょうか。私は第4クオーターになると、こうした個人的に持っている目標、管..●捨てるって気持ちいい 過去記事で、整理整頓については何度か書いていますし、仕事のポイントを書いた記事や書籍でも重要だと書かれています。本日ご紹介する『めんどくさがりでもうまくいく時間術』でも書かれていますが、すごくわかり易い文章だったのでちょっとご紹介。"めんどくさがり"と "整理できない" のシンクロ率はものすごい高さです。おおざっばで雑な人は、自分の部屋、会社のデスク、 PC のデスクトップもモノ..●読書のアウトプットの増やし方「インプットをしたらアウトプットしないといけない」過去記事でもこういうことを書いていますし、多くのビジネス書にも書いてあります。おそらく何かに習熟するためには普遍的に必用なことかと思いますが、ビジネス書などに取り上げられているのは、たとえば、「本を読んだら読書感想文を書きなさい」とか「人に教えなさい」とか、結構ハードルが高いことが書かれてます。私も本を読んだら、殆どの場合は読書記録(感想文ではない!)を書いてますし、本ブログに自分のコメントを付けて公開したりしてます。..●プレゼンの原稿は作っても読んではいけない 会社でよくプレゼンをする機会があります。ウチワのプレゼンなら原稿は用意せずに PowerPoint の資料だけ用意して、そこに書いてあるキーワードや図の説明をしながらプレゼンをします。ちょっと大きなプレゼンだと、事前に原稿をつくり、原稿を読みながら練習をします。が、本番のときには原稿は持っていかないことにしています。プレゼンで原稿を読んではいけない原稿の丸読みは相手にとって退屈なだけ..●良い有給休暇・悪い有給休暇のとり方有給休暇はサラリーマンの権利です。最近はウチの会社では部門ごとに有給休暇消化率を調査されて、消化率が悪いと人事から「おしかり」を受けることも。仕方がないので、年間の有給休暇予定を Excel で書き込んでもらって計画的に休むような管理をしたりしています。本日は、病気・事故などの緊急時ではない有給休暇の取り方について、ちょっと考えてみたいと思います。悪い有給休暇のとり方有給休暇を取れない理由としてよくあげられるのが・仕事が忙しい・タイミングがとれない(欠席できない..●リンクリストを活用する 私は「リスト」をいろいろ作ります。リストのいいところは、なんでもかんでも一覧で見えてしまうこと。たとえば、何か買い物に行くのであれば、メモ帳に「買うものリスト」を作ってますし、OneDriveには「ほしいものリスト」、Outlookには、「タスクリスト」や「ToDoリスト」「やらないことリスト」などなど。本日はこのリストの中でちょっと変わり種。リンクリストのご紹介リンクリストリンクリストは、単体でリストとして存在しているわけで..●マルチPC環境はVNCとTeamViewer過去記事で何度か書いてますが、私は自宅で4台、会社で3台のPCで運用してます。まあ、それぞれに役割はあるのですが、基本メインマシンは自宅用1台、会社用1台。あとは、バックアップマシンだったり、一定時間ごとに何かの処理をするか、ネット上のファイルをやり取りするためのマシンです。ただ、この状況で全部にモニタを付けるわけにも行きません。そんなに机は広くないですし、モニタの電源も必要になりますので。そうなると、モニタを繋がずに、その PC が操作できないと困るわけですが、そこ..●会議が失敗する理由 会議の一つの形態である「ワークショップ」と言うものがあります。日本では「体験型講座」みたいに理解されてますが、本来はプロジェクトにおける関係者の合意とコミットメントのための仕組みです。本書『レバレッジ・ポイントを見つけ出せ! 問題発見力養成講座 “木を見て森も見る”システム・シンキング』では、ワークショップについて、「ワークショップが失敗する理由」が書かれてますが、ここで言う「ワークショップ」は後者の意味です。会議が失敗する理..●魅力的な名前をつける 自分が考えたアイディアや商品にどういう名前をつけるといいのかというのは、じつは心理学的にはいろいろ研究されてます。もし、何かを提案する、開発するみたいなリーダーになったら、名前を考えるというところに労力を使うといい結果が得られるかもしれません。クレヨン箱の中にある説得のヒントクレヨンの色の名前が素朴だったのは、遠い昔になってしまいました。いま新しいクレヨンの箱を開けてみれば、緑..

会議室カレンダー

以前の記事でノートに貼るカレンダーについて書きました。　　　2ヶ月カレンダー本日はその共有版。■会議で決まったことが実行されないよく、会議術などで、会議で決まったアクションをちゃんと実行してもらう方法について書かれています。多くのパターンは　・実行するアクションを本人に言ってもらう　・アクションが実行されたかどうかをチェックスル責任者と決める　・タスクリストを共有して、その場でタスクリストに書き込むなどです。私の会社でも色々やってみましたが、どれもうまくいきませんでした。その次の会議で、「あれ、結果を報告して」というと、「あ〜、忘れてました」というか、突然言語障害の陥る。■会議室カレンダーそこで、会議室に、6ヶ月カレンダーを張り出しました。いや、たいしたモノではないですが、　　・縦に日付　　・横に担当者の名前を入れただけのA3サイズの紙です。1枚が1ヶ月。で、会議でアクションが決まるごとに、　「それ、いつまでにやる？」と確認して、その日付のところに、　「××報告」　「○○DR実施」と書いておきます。大切なところは、赤のサインペンで囲っておく。これがうまくいきました。■いつもチェックされることになるグループ内の会議はいつもその場所（というか1箇所しかない）でやるので、どうしても目が底に行きます。そうすると、翌日でかでかと赤丸で囲ってある予定が書き込まれているわけです。嫌でも気になります。さらに、その会議でタスクが決まったら、また底に書き込まれるので、タスクの重複も確認できます。　「お前、この期間この作業があるのに、来週なんて約束できるの？」という質問がその場でできるようになるわけです。担当者としては、その時点で出来ないものややってないことがはっきりするので、業務ボリュームの把握もできるようになりました。■いつもみえるところにネットワークの共有フォルダや、グループ内のWebページで予定を共有することもあるでしょうけど、こういった情報は取りに行かないと共有できない。ところが、このアナログな手段は、予定を決めるときに嫌でも目に入る。だから、ムダな予定(重複したり、やれなくて再スケジュールしたり)を作らなくて済むわけです。あなたが、もし何かのグループのリーダなのであれば、いつも使うミーティングスペースを固定しておいて、そこに計画表を嫌でも眼に入るように工夫しましょう。メンバーの意識が変わりますよ。■同じテーマの記事●会議室カレンダー以前の記事でノートに貼るカレンダーについて書きました。2ヶ月カレンダー本日はその共有版。会議で決まったことが実行されないよく、会議術などで、会議で決まったアクションをちゃんと実行してもらう方法について書かれています。多くのパターンは・実行するアクションを本人に言ってもらう・アクションが実行されたかどうかをチェックスル責任者と決める・タスクリストを共有して、その場でタスクリストに書き込むなどです。私の会社でも色々やってみましたが、どれもうまくいきませんでし..●待ち時間で整理整頓清掃清潔 ちょっとしたスキマ時間に、すぐに始められて短時間で終わる作業を持っておくといい、とはよく言われます。じゃあ、「今から3分あります」と突然言われて、3分で終わることができる仕事ってどのくらいありますか？私はよくメール処理をするのですが、たまたま読んだメールが考えないといけないようなものだったりすると、3分が10分でも終わらないことがあります。3分と最初は思ったけど、実際に空き時間は2分になったり10分になったり変動するものです。そ..●上司の指摘は積極的に改善する 「あなたの強みはなんですか？」自己啓発やキャリア形成などのセミナーでよく言われることですし、多くのビジネス書にも「自分の強み・弱みを知りなさい」と書いてあります。自己分析の方法なども過去記事ではご紹介してますが、会社であなたの強みと弱みをもっとも知っている人に聞いてみるのはどうでしょう？上司に聞いてみる私は、上司との成果面談＆目標面談(年にそれぞれ1回あります)のとき、どちらかで(成果面談のときが多いですが)「私のいいところ..●時間を測定する 過去記事でも紹介してますが、ドラッカーや様々な時間術の紹介でかならず必須と言われるのが、自分の時間の使い方を記録することです。ところが、これをやってみると、つけ忘れたり、適当に記入したりして、本当に精度は上がりません。昨日、レポートを書くのに、何時間かかったかなんて正確に覚えてはいませんし、見積もりに合わせたいという意志も働くので、多すぎるか少なくすぎるかのどちらかです。割り込みがはいって一時中断しようものなら、もはや記録した時..●遊びの時間を作る 今日のテーマは「遊びの時間」。「遊び」といっても仕事中に遊ぶわけではありません。「余裕」「バッファ」です。仕事はたいていは予定通りには行きません。ただ、経験的には、予定より早く終わることは少なくて、多くの場合は予定を超過します。そのうえ、頭のなかでスケジューリングすると、本当は必要だけどあまり生産性のない単純なことはポロッと抜け落ちることがあります。会議はハシゴしてはいけないたとえば、10時から1時間の会議、11時から別の会議..●車のメンテナンスをするように自分もメンテナンスする ちょっとした毎日・毎週程度のメンテナンスを怠ると、フィジカルにもメンタルにも問題を起こしかねません。「ちょっときつい」と思ったときが坂道の始まりです。前の項目で紹介した「心地よい状態のときの自分をイメージして、現在の自分と同一化する」というのも、状態を変える有効なアプローチです。本書の冒頭で「自分の体は一台の車のようなもの」と表現した通り、車の状態がよければ気持ちよくドライブできます。多..●捨てるって気持ちいい 過去記事で、整理整頓については何度か書いていますし、仕事のポイントを書いた記事や書籍でも重要だと書かれています。本日ご紹介する『めんどくさがりでもうまくいく時間術』でも書かれていますが、すごくわかり易い文章だったのでちょっとご紹介。"めんどくさがり"と "整理できない" のシンクロ率はものすごい高さです。おおざっばで雑な人は、自分の部屋、会社のデスク、 PC のデスクトップもモノ..●記憶術：ガムを噛むと記憶力がよくなる 個人的な趣味ですが、けっこう歯ごたえのある食べ物が好きです。まぁ、だれかに言われたからそうしているわけではなくて、単に好きというだけですが、スルメやタコ、ジャーキー、かんぴょう、レンコン、餅といったもの。そのおかげでなのか知らないですが、過去歯医者にかかったのは中学生のときに一度あっただけで、それ以外はまったくなし。歯だけは健康優良児です。この「物をよく噛む」という習慣は、歯にいいだけではなく、記憶力にも影響しているというのが、..●プレゼンの原稿は作っても読んではいけない 会社でよくプレゼンをする機会があります。ウチワのプレゼンなら原稿は用意せずに PowerPoint の資料だけ用意して、そこに書いてあるキーワードや図の説明をしながらプレゼンをします。ちょっと大きなプレゼンだと、事前に原稿をつくり、原稿を読みながら練習をします。が、本番のときには原稿は持っていかないことにしています。プレゼンで原稿を読んではいけない原稿の丸読みは相手にとって退屈なだけ..●きっかけを聴く―部下・後輩の無理筋な要求への対応ムチャな要求をしてくる部下「忙しくてたまらないからもっと増員してほしい」「機能のあるアプリを買ってもらえると××できるようになる」部下・後輩からこういう要望やアイディアが出てくる時があります。増員やアプリの購入などは予算や計画があることですし、簡単には出来ません。私の同僚でも、従業員満足度を上げるために部下の要望をざっくばらんに聞きなさい」と言われるけど聞いてしまったら何らかのアクションが必要になるが、それを上司(部門長)が簡単に認めてくれるわけがない。結..

報連相(ホウレンソウ)は相連報(ソウレンホウ)

以前の記事報連相のタイミングhttp://sarahin.seesaa.net/article/242427111.html報連相その２http://sarahin.seesaa.net/article/247723008.htmlで報連相(ホウレンソウ)について書きました。その後、「ちょっと書き足りなかった」と反省しましたので追加。■報連相の順番こんなストーリは、いかがでしょうか。　報告：　　　部下「例の件、今日が締切だったんですけど、間に合いませんでした」　　　上司「なんだって!?、すぐに謝罪の連絡をして、日程延期の調整しろ！」　連絡：　　　部下「謝罪して、日程を延ばしてもらいました」　　　上司「今度は間に合うんだろうな？」　　　部下「何とかします」　相談：　　　部下「やっぱり間に合いそうもありませんけど、どうしましょう？」　　　上司「このアホッ！　もういい！　俺がやるッ！！」なんて具合。「報告」というのは、結果が出たあとに行うものですよね。「連絡」は情報と課題を共有するためのものです。「相談」は今後の進め方。つまり、時系列で言うと　報告→連絡→相談では、報告の時点で手遅れ。■報連相は相連報この例から見ても明らかですよね。順番は　相談→連絡→報告なのでは。　相談：　　　部下「例の件、間に合いそうもありませんけど、どうしましょう？」　　　上司「まず、関係部署の責任者を集めて、緊急で対応してもらえるようにミーティングをしろ。それで無理そうなら、客先と日程の調整だ。」　連絡：　　　部下「客先にリスクが有ることを説明して、客先での余裕をとってもらいました。関係部署は部長からの緊急対応支持を出してもらいましたので、なんとかなるかもしれません。」　　　上司「分かった。オレからも関係部長にもう一度プッシュしておいてやる」　報告：　　　部下「例の件、なんとか日程通りに納品しました。」　　　上司「よくやった。ご苦労さん。」てな展開が期待できませんか。■まずは相談上司をやっていると、「報告」は「できました」以外には聞きたくありません。問題があるのであれば、前もって言うべきで、「できませんでした」などと過去形で言われても、手の打ちようがないからです。ましてや、客先や別の部署の人と「揉めて、喧嘩をしてきました」なんて報告を受けたら、火を消すのが非常に大変。まぁ、最悪なのは報告もなく、別の人から悪い結果を聞くことですが、これは、もうサラリーマンとしては最低レベル。　報連相(ホウレンソウ)ははしてはいけないこれは単にゴロがいいだけで、本当は　相連報(ソウレンホウ)をするのが大切なのではないでしょうかね。■同じテーマの記事●読書のアウトプットの増やし方「インプットをしたらアウトプットしないといけない」過去記事でもこういうことを書いていますし、多くのビジネス書にも書いてあります。おそらく何かに習熟するためには普遍的に必用なことかと思いますが、ビジネス書などに取り上げられているのは、たとえば、「本を読んだら読書感想文を書きなさい」とか「人に教えなさい」とか、結構ハードルが高いことが書かれてます。私も本を読んだら、殆どの場合は読書記録(感想文ではない!)を書いてますし、本ブログに自分のコメントを付けて公開したりしてます。..●朝会・夕会を開催する 毎朝、打ち合わせをするほうが得か5 分間考える」という習慣はあなた 1 人のためではなく、チーム全体の能力アップに役立つ。ぜひ、チーム全員で取り組んでもらいたい。たとえば、朝、出勤すると、挨拶もそこそこに各自、仕事を始めてしまうオフィスが少なくないが、まず、チームごとにミーティングをする。何のために？それは各自の仕事内容をすり合わせ..●仕事のプロセスの教科書3：要約2 久しぶりのビジネス書紹介。いい意味で、「期待はずれ」の一冊でしたので、いつかご紹介したいと思っていた本のご紹介をしたいと思います。本日は、本書『「仕事のプロセス」の教科書』の要約をお送りします。長くなるので分割してお送りしてます。その第２回「とにかく頑張ります」病努力で何とかしようとする人問題分析のブロセスでは、まず、行動する前に「考える」という時間を設けます。この時間で自分の方法を..●「完璧」に作ってはいけない 過去記事でも何度か触れてますが、上司や仕事の依頼者に対しては、ホウレンソウが仕事の手戻り削減に大きく寄与します。完璧を目指さない「完壁」を目指さず「修正」を織り込む指示された仕事を、完壁に仕上げるまで提出しないという人がいます。主に責任感の強い、まじめな人にありがちな傾向です。：：あなたの周囲にもいるのではないでしょうか。..●制約を聞くあなたが上司からなにかのプロジェクトの遂行を依頼されたとします。まず何をしますか？方針を聞いてはいけない若いころよくやった失敗が、上司に「どういう作戦で望みましょうか？」「どう進めますか？」「どういう方針で臨みますか？」とかの聞き方。大体答えは決まってます。「それを考えるのがお前の仕事だろうが！」自分がそれを言う側の立場になって気がついたのですが、あるプロジェクト、例えば「職場の風土改革」などを立ち上げよう..●3分間ホウレンソウA:「ちょっといいですか？」B:「3分だけお時間をください」もしあなたが話しかけられたとして、どちらの話を聞きますか？あるいは、あなたが上司に話しかけたとして、どちらなら聞いてくれるでしょうか？Aのパターンなら後5分で次の会議に行かなければならなければ、「ごめん、また後で」となる場合が多いでしょう。しかしながら、今席に座っているのであれば、3分なら時間を作れなくもないですね。往々にして、誰かに話しかけるときにAのパターンが口癖になっている人が多いのではないでしょう..●スピード段取り術3先週紹介しました「スピード段取り術」の要約のつづきです。書いてある事自体は、「すごい！」というネタではありませんが、なにか問題にぶつかっていて、どうやって自分の時間を確保しようとか、どういう習慣作りをしたらいいだろう、と悩んでいる時に、「あ、な〜るほど」と思えるヒントが満載の本です。是非時々読み返して見るために、手元においておきたい本の1冊です。これは、紹介したい内容がいっぱいあって、色々書いていたら、恐ろしくたくさん書きだしてしまいました。あまりにも長いので、ちょっ..●アウトプットから始めるよく言われることだとは思いますが、「仕事はゴールから始める」というのは真理だと思います。プロジェクトたとえば、プロジェクトのスケジュールを決めるときには、××年××月にの販売をするというのが最初に決められて、それに間に合うためには月に生産を開始すると決められて、月に生産を始めるためには、図面が月に出ていないといけない。というふうに、ゴールから逆算されて日程が決まります。ほとんどの方は、プロジェクトにおいて、こういう考え方をしているのではないでし..●仕事のムダを削る技術過去において紹介したいろいろな仕事術のヒントを与えてくれた本を紹介します。終わらない仕事に悩まされている方であれば、一度は読んで見ることをおすすめします。一生懸命働くことは大切ですが、それはすなわち長時間働くということを意味しているわけではありません。逆に、短時間で大きな成果を上げることこそ、仕事に求められる技術です。そうは言え、現実には次から次へと仕事は降ってくるし、空き時間などあれば更に仕事を詰め込まれる。定時に帰ろうなどと思えば、同僚からは冷たい目で見られるし、..●メールを転送してはいけない上司や同僚、あるいは後輩・部下からときどきこんなメールが転送されてきます。━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━××です。転送します。-----------------------------------※※※転送メールの本文※※※-----------------------------------━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━はぁ？ってなっちゃいますよ..●報連相(ホウレンソウ)は相連報(ソウレンホウ)以前の記事報連相のタイミングhttp://sarahin.seesaa.net/article/242427111.html報連相その２http://sarahin.seesaa.net/article/247723008.htmlで報連相(ホウレンソウ)について書きました。その後、「ちょっと書き足りなかった」と反省しましたので追加。報連相の順番こんなストーリは、いかがでしょうか。報告：部下「例の件、..

週次プレビュー

タスクの管理で、週次レビューをしている方も多いのではないでしょうか。多くの書籍でも「週次レビュー」を勧める本は多いのですが、不思議な事に次にやることに重きをおいてないような気がします。■週次レビュー週次レビューとは、「レビュー」の名の通り、「終わったことを見なおすこと」であって、過去に向かって活動しています。もちろん、仕事ややるべきことというのは、過去に発生したものであって、将来発生するものではありませんので、それは大切だと思いますが、次に何をするかというのがもっと大切なことのような気がします。■週次レビューのやり方人それぞれだと思いますが、ちょっと一般化していうと　・先週の出来事をざっと見る　　日誌をテキストファイルに書いてあるので、先週分の日誌をGrepします　　　・◆でGrep　→　出来事の一覧表が作成されます　　　・★でGrep　→　次のアクション・宿題が一覧されます　・先週期限のタスク(完了分も含む)の完了をチェックする　・未完了だったタスクの期限(締切)の変更　・未完了のプロジェクトの次のアクション決め　・先週あった出来事の振り返りと課題の発見　・トリガリストを見て忘れ物がないかチェックという感じでしょうか(私の週次レビューの項目を整理するとこんな感じです)。「あれ？」と思った方は、週次レビューを随分使い込んで見える方ですかね。そう、「来週やるべきことのチェック」がありません。　　−−−注記−−−　　最初の◆や★でGrepですが、エディタのGrep機能で"◆"、"★"を検索するだけです。　　私は出来事の表題を◆で書き始めてます。以下の記事を参考にしてください。　　　　5項日誌(1)　　　　5項日誌(2)　　−−−−−−−−■週次プレビュー私は「来週(次に)やること」をレビューとは呼ばず、別の時間にとってます。週次レビューで、抽出したNextAction(次に行うべき行動)を抽出しますが、それは単なる項目だけ。週次レビューが終わったら、一旦頭を休めます。そして改めて、来週の活動計画の作成をします。　　週次プレビューです。週次レビューは過去にあったことに重きがありますが、「週次プレビュー」はこれからすることに集中します。最初はGTDのオススメの通り、これも週次レビューに入っていたのですが、これをごちゃごちゃにすると、意識が過去に行ったり未来に行ったりして、非常に時間がかかってしまうことに気が付きました。そこで、「過去の事を振り返る時」「未来のことを想像する時」を分割したら短時間に集中して考えられるようにになりました。手順ですが　　１．カレンダー(スケジューラ)を開く　　２．来週やるべき事リストを開く　　　2A.来週の予定(会議など)の資料・準備は万全か　　　2B.タスクリストに期限をつける　　　2C.期限順にタスクを並べ直す　　３．見積り時間30分以上のタスク時間を確保　　４．半端なタスク(見積り時間30分以内)は開始日のみ設定する　　　　これは空き時間にやっつけるスケジューラの７割が埋まったところで作業中止。残ったタスクをざっと見て、　・今週または来週前半締め切りのものがないかチェック　・長期目標の活動が少なくとも１項目入っているかチェックもし追加の必要があれば、すでに登録した来週のタスクリストのうち、優先度の低いものと交換して、来週の予定の出来上がりです。■時間をかけない週次レビューにしても週次プレビューにしても、毎週繰り返すことなので、時間をかけるとくじけてしまいます。だから極力短時間に済ませるように工夫をしたほうがいいです。「毎週１時間ちゃんとやること」となるとどうしてもハードルが高いですが、土日に１５分だけであれば、なんとなくできそうな気がしますよね。だからなるべくレビューの時間も分割して、時間がかかるようなら、もっと細かいタスクにすることが長く続けるコツです。■同じテーマの記事●努力と成果は比例しない。その1たとえば、昨日一番頑張ったことは何でしょうか？それに見合う結果が出ましたか？普通、サラリーマンをしていると、短期的に成果が出るものは多くありません。また、営業職でもない限り、具体的な成果として数値が上がるものでもありません。なので、時々話をしていて「あ、この人、成果について考えてないな」と感じる時があります。そういう人は多くの場合、「真面目ないい人」なんですよ。どういう時に気がつくかというと、「『なんでもすごく一生懸命』やる」という行動をしている場合です。すごく一生懸..●四現象マトリクスは四角で囲ってはいけない「四現象マトリクス」ってよく使いますよね。全体を縦線と横線でわけて、課題なんかの要素をマッピングするやつ。よく出てくるのは重要度と緊急度のマトリクスですね。四角で囲ってはいけない四現象マトリクスでちょっとだけ注意すると使いやすくなる方法をご紹介します。大したことではないですが、四現象マトリクスを書くときに、まず大きな四角を書いて、それを縦横2分割して書く人がいます。これはやめたほうがいい。外に枠を書くと、拡張できない最初に外枠を書いてしまうと、当然ながら4つの領域..●一番簡単にできる成果の増やしかた年末になると、今年度の業務目標と現時点の実績との差が気になり始めます。たいていは、まだ未達状態(未完了)のものが多くて、「あと3ヶ月で年度始めに立てた目標が達成できるか？」と心配になるものがあります。一番簡単にできる成果を出す方法一般社員なら、年間の業務目標は4〜10個というところでしょうか。管理職なら、部下の業務目標数だけあるはずなのですが、ある程度集約もされるので、20個くらいというところでしょうか。私は第4クオーターになると、こうした個人的に持っている目標、管..●業務目標を即答できるようにする 人生の目標を手帳の最初のページに書きなさいよく、成功本などに書いてあることですね。私はすぐに挫折しましたが…。私は手帳を使わないので、「ノート」なのですが、ノートの最初のページは、業務リストのページです。その次のページがタスクリストとToDoリスト。目標が変わった時にも書き換えてますが、特に年度が改まる時などは業務リストのページは一新します。今年度の部門方針やグループの目標に書き直します。部門の目標と進捗を即答できますか？だ..●1日の仕事は3つに絞る私は仕事はタスクリストで管理してます。このタスクリストには、大きな仕事から小さなちょっとしたToDoまでいろいろなものが入っています。1日の終わりに明日の仕事を決める以前の記事「10万ドルのアイディア」でご紹介したように、明日必達の仕事を3つだけ決めるようにしています。別に3つでなくとも、4つでも5つでも問題ありませんが、「やりきれなかった時に言い訳をする」ことが少なくないので、絶対にやりきれるだけの量しか「やる」と決めないようにしています。その代わり決めたものはど..●チャージは大金でする私は週末に週次レビューをしてます。その時のチェックリストをEXCELで作ってますが、これを印刷して、毎週ノートに張って、ペンでチェックしながらレビューを進めてます。一度に印刷する使っているノートは、A6サイズという A4の四分の一サイズのノートです。このため、iPrint という縮小印刷ツールを使って、4段組印刷をして、これをチョキチョキ切ってノートのサイズにしてます。この時、チェックリストは10ページ位まとめて印刷します。大体1年分ですね。これを一度に印刷して、全..●仕事で敵を作らない「人の好き嫌いはするな。誰に対しても一視同仁。いつでも平らに接しろ。来る者は拒まず、去る者は追わず。他人のために汗を流せ。できるだけ面倒を見ろ。手柄は先輩や仲間に譲れ。損して得を取れ。進んで泥をかぶれ。約束ことは実行せよ。やれそうもないことは引き受けるな。これを長い間、続けていけば敵が減る。多少とも好意を寄せてくれる広大な中間地帯ができる。大将になるための道が開かれていく。頂上を極めるにはこれしかない」と、稀..●メールはプルシステム3以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれ..●メールはプルシステム2以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれ..●メールはプルシステム1以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれ..●アプリはいつも1つスマホやタブレットを使っていていつも思うのですが、PCで作業するより気が散らない(1つのアプリを操作している時間が長い)と思いませんか？私は、すぐにあれこれ気が散って、すぐにやっていたことと違うことを始めてしまって、なかなか一つのことを集中して仕上げるというのができないタチなので、こういうことが起きないようにちょっと工夫しています。以前の記事で紹介したデスクトップ付箋http://sarahin.seesaa.net/article/243479480.htm..

仕事とは書類を作ることとみたり

「仕事をする」というのは、何でしょうか？この本に面白いことが書いてありました。モチベーションで仕事はできない (ベスト新書)★――――――――――――――――――――――――――サラリーマンの仕事とは何だろうか。それは「書類をつくること」だ。これは多くの自営業者でも変わらない。そして、今は仕事とパソコンは切り離せない。多くの場合、仕事とは、パソコンのフアイルをつくることと同義だ。――――――――――――――――――――――――――★こ、これはたしかに鋭い。仕事の成果とは、確かに売上とか、会社への貢献があげられると思いますが、直接的には　書類(パソコンのファイル)を作ることというのが、そのための第一歩であるわけですね。確かに、何かを考えてそれを「実行」に移さなければ成果にならないというのは仕事として当然なのですが、考えたことを上司や同僚、あるいは別の部署の人に理解して貰う必要があるわけです。それをした上で、実行することが必要ですね。■仕事の効率を上げるには？とおもってみてみると、プログラマ以外の人でも、1日の内60%〜80%近くはパソコンに向かって何かしている人が多いです。もちろん、生産ラインで直接生産に関わっている人は別ですが、今や日本の労働者でそういった作業をしている人はごく僅か。殆どの人は、日がなパソコンに向かって、何かを入力したり、何かを読んだりしているわけです。それ以外には会議時間かな。であれば、パソコンの操作速度を上げるのが仕事の効率化には非常に効果が高いといえる、という事ですね。■パソコンの処理速度を上げるなにも、PC自体の処理能力を上げる必要はありません。PCのパフォーマンスモニタを見てみればわかると思いますが、1日平均のCPUの処理時間が30%を超える人というのは珍しいのではないでしょうか。殆どの場合は10%位だと思います。つまりPCのCUPの処理の8割以上は、何もしてない時間です。じゃぁこの時、何をしているかというと、人間がPCを眺めて、書いてあることを読み取っていたり、何かを一生懸命入力している時間なわけです。スキマ時間を一生懸命何かのタスクで埋めるより、こっちを効率化したほうが圧倒的に効くとは思いませんか？たとえば、1日の仕事時間を8時間＝480分として、そのうち7割がパソコンに向かっている時間。残り2割が打ち合わせなどのコミュニケーションの時間、残り1割がスキマ時間。そうすると、1割の時間の作業効率を10%上げたとしても1日で増える時間はたったの5分です。ところが、パソコンの作業を10%効率化すれば、34分の時間が作り出せる計算になります。つまり、パソコンをいかに早く操作できるかが、仕事の能率を決めるキーになっているわけです。◆モニタを大きくする　大きなモニタ(＝解像度が高い)を使えば、1回で見渡せる範囲は当然大きくなります。　そうすれば、「スクロール」という操作をしなくてもすみます。それだけ作業効率が上がることになります。◆複数のモニタを使う　複数のモニタを使うと、同時に複数のウインドウを開いて作業することができます。　多くの書類作成は、自分の頭のなかにあることを、どんどん打ち込んでいくわけではなく、過去に作った何かの資料を参照しながら進めます。ですので、同時に資料を見ながら作業ができるというのは能率向上に効くんですね。　考えてみれば、何か紙の書類を作るときには、机に書くためのレポート用紙をおいて、その横に資料の本などを開いてやってましたよね。PCで書類を作るようになってから、書類(ウインドウ)を作っている書類の下に入れる(ウインドウを重ねる)用になったのではないでしょうか。いちいち書類を上に持ってきたり、レポートを上に持ってきたりしてたらやたら効率が悪いのに、どういうわけかPCではそれが普通になってませんでしょうか。　ちなみに私は、会社では2台のモニタ。自宅には3台のモニタを使ってます。　◆透過ウインドウを使う　どうしてもモニタが複数台用意できないとき、あるいは、デスクトップに表示しきれないときに、　　ArtTips　　http://www2s.biglobe.ne.jp/~sahmaro/index.html　というソフトにある、透過ウインドウというのが便利です。　これは、参考にしたいアプリのウインドウを全面に出した状態で、マウスホイールを回すと半透明になって下のウインドウが操作できるようになってくれます。ちょっと文字が重なったりして見難いですが、いちいちウインドウを切り替えるよりマシ。　その他にもすごく便利な機能が山盛りなので、一度お試しください。◆キーボードの入力速度を早くする　以前の記事でも何度かおすすめしてますが、是非やって欲しいのが、このタイプ速度をあげるということ。　PCの操作時間の半分以上はマウスを使っていると思いますが、何かを作るためには、この「キーボードでタイプする」という作業が欠かせません。　何かの打ち合わせでも、議事録を表示しながら打ち合わせをすることが多いですが、これが議論の妨げになっていることを時々見かけます。誰かが何かを話すと、一生懸命タイプを始めるのですが、当然ながらしゃべる速度には追いつけない。そうすると、別の人が喋ろうと思った時に議事録係が「ちょっと待って……」と言いながら一生懸命タイプするわけです。結果議論が中断して、「はいどうぞ」となった時に、喋ろうとしていた人は、「何を話そうとしていたっけ？？」で議論が全く進まない。　プログラマでも、ブラインドタッチのできない人を時々見かけます。あるいは、我流のブラインドタッチ。これがやたら効率が悪い。　プロならキーの入力は、人のしゃべる速度の半分以上くらいまで練習してほしいものだ、と常々思います。　プログラマでない人に対しても同様です。書類を作ること＝仕事、なのであれば、ほとんどのサラリーマンは「書類を作るプロ」なわけです。プロ野球選手が、正しいバットの持ち方を知らずに、上下逆に持っていたら、ちょっとアレなのではないでしょうかね？　◆マウスは使わない　これも何度か紹介してますが、マウスを使わずにPCを操作することに習熟すると圧倒的に作業が早くなります。　たとえば、ウインドウを切り替えて別の資料を確認するのに、　　　・マウスを握り直して、タスクバーに持って行き、必要なソフトをポイントしてクリックする　　　・ALT+TABキーを押す　このどちらが素早くできると思います？　ウインドウの切り替えくらい瞬時にできるようにしておきたいですね。　これまた過去に何度かご紹介してますが、　　　enthumble　　　http://jp.enthumble.com/　は、カーソルキーなどの機能キーをホームポジションに指をおいたまま使えるようにしてくれるソフトです。　でも、ブラインドタッチができない人は、まずブラインドタッチの練習からですかね。◆ショートカットを使う　これも習熟がある程度必要ですが、ほとんどのソフトには、「ショートカット」キーというのが定義されてます。　定義されていなくてもメニューは「ALT＋なんとか」のキーで呼び出せます。　マウスでこれをやろうとするより、断然早くなります。　せめて、「ALT+F4」「CTRL+F4」「WIN+R」「WIN+D」「Win+E」「CTRL+C」「CTRL+V」「CTRL+W」「CTRL+S」くらいは覚えておくといいです。アプリでほとんど共通なので。　Windows7からは「WIN+数字」で登録したよく使うアプリを呼び出すことができるようになりました。これはランチャーアプリでもできますが、アプリを色々立ち上げておくとうっとおしいので、使ってないですが。　◆ノートPCのホイールパッドを使う　マウスよりもノートPCに付いているホイールパッド(メーカによって名前が違いますが、ようはキーボードの手前に付いているマウスカーソルが動かせるやつ)を活用すると素早くマウスカーソルが動かせるようになります。　ポイントは、キーボードから手を離さずに使える点。　ただし、精密にマウスを使うような作業には向きませんが。◆このテーマのおすすめ図書5時間10分キー入力習得法■同じテーマの記事●マウスに触らずに右クリックする方法マウスの右クリックって、意外とよく使います。左クリックは、それを選択したり、それにむつ美付けられているアクションをするのですが、あるひとつの動作しかできません。これに対して右クリックは基本的に、その対象に対してできる操作を全てリストにして表示してくれるので、普段と違うことをしようとするとどうしても右クリックを多用することになります。マウスに触るな過去記事でも何度か書いてますが、私はマウス操作が嫌いです。理由は、キーボードに手をおいた状態でマウスを持とうとすると当然キ..●要約をつくる方法 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記号で会話

議事録を作ったり、日誌に誰かとの会話を記録するような場合、公式の議事録にはこんなふうに書かれます　××さん：あれはこうで、これはあれという意味ですか？　○○さん：いいえ、それはナニです。みたいに。誰かと話をして、それを記録するような場合も、これに倣ったほうが記録として誰の発言かわかりやすいです。ただ、いちいちこれを書いていると、時間がかかって、肝心の話を書き漏らしてしまいます。そこで、有効なのが、その人の記号を決めてしまうこと。■テキストエディタで行頭文字を登録するWindowsに添付のNotePadにはその昨日はありませんが、テキストエディタを使っていれば、行頭文字の設定ができます。私の場合、行頭文字として指定してあるのは　　　　・■□○●★☆◆◇×※△▲▽▼�@�A�B�C�D�E�F�G�H�I�J�K�L�M�N�O�P�Q�R→⇒なのですが、この中で　　　■●★◆◇※は段落の区切りや表題文字として使いますので、これは使わないですがそれ以外の文字を人に当ててしまいます。たとえば３人で打ち合わせをした時に　　Aさん　　　△　　Bさん　　　▲　　Cさん　　　▽　　 自分　　　→みたいに最初に決めてしまって、　　△　××は？　　▼　○○な具合です　　▲　○○というのはどういう意味？　　→　●●が◇◇です。みたいにして会話を記録していきます。もし後で議事録として出すような場合には、これを一括置換してしまえば立派な議事録になりますし、自動的に折り返してくれるので、長い文章を書いても、　　→　××××××××××××××××××××　　　　××××××××××××××××××××　　　　××××××××××××××××××××みたいにちゃんと誰の発言か目立つようになってくれます。■質疑応答は・→で誰の発言かは大した問題ではないときには、自分と自分以外で大雑把に分けてしまいます。　自分以外　　　・　自分　　　　　→とにかく、自分の発言はいつも同じ記号を使うこと。そうすると、反射的に記録ができるようになります(慣れが大きいですので、繰り返しやれば自然にできるようになります)。■IMEを設定するこれらの記号は、簡単に出せないといけません。たとえば　→　なら、「やじるし」と書いて変換する作業をしていると遅れるので、MS-IMEなら「-> 」と書けば変換してくれます。私のお気に入りは、Google日本語入力。これだとローマ字の定義がローマ字でないものまで出来るので、「zl」と入力すると→に変換してくれます。キーの押下としてはMS-IMEのように　　"-"　　SHIFT 押す　　.　　SHIFT 離す　　変換キーと複雑な操作をしなくても２つのキーだけで出せるので圧倒的に早いです。■議事録はスピードが命以下に素早く、正確に記録するかを工夫していないと、なかなか会話をしながら議事録を残すのは難しいです。これは普段からの訓練が物を言いますので、まずは自分が参加者の時に練習しておくことが大切。その際、発言の全てを記録しようとせず、要旨だけを記録することに集中しましょう。つまり　　××はどうして○○なのですかと記録するのではなく　　なぜ○○？のように短縮してしまいましょう。発言の要旨がわかりさえすればいいですので。その後に、それを読み返して文章として成立していないものを、ちょっと訂正すれば立派な議事録になります。◆このテーマのおすすめ図書講師用！報連相問題集-ヒューマンスキル問題集シリーズVol.１人に2歩差をつける先読み仕事術プロフェッショナル・ミーティングMOLESKINEモレスキンEvernoteビジネスノートブックbyMoleskine/ラージマインドマップ記憶術マインドマップ読書術■同じテーマの記事●合意したけど賛成してない―結論は他人の物 いろんなルールを作るけど、ルールがルールとして守られるのは、たぶんほんの一部です。特にルールが賞罰に影響しないものだったり、イチゼロで判断できないようなものだったりすれば一層。とくに、「会議をして全員で決めたのに、結局何も変わらない」なんてのは組織で動いているとよくあることです。たとえば、「帰宅前に机の上を片付けて帰ろう」みたいなルールを決めたのに、1週間もすればもう元の木阿弥。まぁ人間なんてこんなもんなんですけどね。なぜ決..●メールは一往復半で完了する スレッドが伸び続けるメールちょっとした質問のつもりだったのに、だんだん関係者が増え、色んな意見が出始めてやたら長いスレッドになる、なんてことが会社でよくあります。こうなると収集がつかなくなります。どこかで打ち切って、関係者を集めてミーティングにしたいのだけど、どんどんスレッドが伸びていると打ち切りにくいですし、あとちょっとで終わりそうなのにミーティング開催も面倒……とずるずる伸びていきます。メールの打ち切り時メールでは拉致が..●ファシリテーションを勉強する 会議で、みんなの意見を取りまとめたり、会議の進行をうまくやる技術を「ファシリテーション」といいます。これは、私が過去にいろんなセミナーで学んだ技術のうちでも、かなり役に立っとと思える技術のひとつ。さらに会議を行う際にとても重要なことがあります。それは「事前準備」です。「事前準備」をきっちり行うことで会議の時間そのものを短縮しつつ、質の良いアウトプットを生み出しやすくします。ここでい..●PCが遅い時の対処方法2：原因を探して対策する「どうも最近、PCの動きが遅い」Linux や Mac だとないのかもしれませんが(それほど使い込んでませんので知りません)、Windowsというのは、使っているうちにだんだん遅くなるというのは有名な話。買った時には、サクサク動いて感動だったのに、使っているうちに慣れてきたせいなのか、PCが遅くなったのかは分からないですが、感動はすっかりなくなり、PCのもっさり感に「ええいっ！とっとと動け！人間様をまたせるとは何事だ！」などと、キーボードにあたっても、実際何の効果も..●人を動かす：相手の話を聞くときには手を止めなさい 部下や後輩が話しかけてきた時に何かをしていると、ついそれをやりながら、「ん。了解。」とやってしまうことがあります。あるいは、会議の時に、発言者の方を見ずにひたすら PC に何かを打ち込んでいるとか。これが "いかん" とはわかっているつもりなのですけどね。「あなたを愛しています」のメッセージ人の話をよく聞くことは、ビジネスの世界だけでなく、家庭生活でも同じようにたいせつだ。ニュ..●体調の維持管理をする 過去記事で、いろいろな仕事術をご紹介してきましたが、仕事をする上で最も重要な基盤となるのは体調を整えることではないかと思います。仕事の基本は体調からどんなに、タスクリストを作ったり、日次レビューをしようが、PCの操作を素早くしようが、二日酔いで気持ちが悪いときには仕事ははかどりません。二日酔いは全く言い訳のできない管理不足ですが、寝不足や風邪なんかも、ある意味体調管理不足からくるものでもあります。個人的には、以前にウツをやっ..●スケジュールを埋めてはいけない今週のスケジュール、どのくらい埋まってますか？以前、ウツで会社を休む直前1年位は、2〜3週間先くらいまで、ほぼ定時の間の 80% くらいは埋まってました。多くは会議と会議の資料作り。今はというと、ほぼ 80% が空き時間です。ガサガサ。もちろん、作業や考え事など、この時間にやろうと決めたタスクなどは除く。これは、失敗した反省に基づいて、そうなるようにいろいろやった結果です。スケジュールは3つに分ける私は時間を3つに大別して管理しています。・付加価値時間・無価値時..●大事な打ち合わせは録音しておきなさい会議でメモをとる代わりに、会議の録音をしていた時期があります。最近はスマホでもいい録音アプリができてきましたし、ICレコーダーも昔から売られているので、こういう需要はあるのでしょうね。録音したものは聞かない実際会議中にメモをしていると、その間は発言ができません。ある事項をメモしながら、別の話をするほどの脳はありませんので。もしかしたら聖徳太子ならできるのかもしれませんが。そこで考えたのが、「会議を録音しておけば、メモしなくて済むかも」..●TIMTOWTDIメモ2：いろんなやり方を思いつくためのトレーニング 前回、『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』の”「中島流」5分間考える段取り術”についてご紹介しましたが、いきなりこれをやろうとすると、ハードルが高すぎた私が、できるようになるまでにやったトレーニング方法についてご紹介します。ステップ・バイ・ステップで最初はできないので、徐々に難易度を上げていくほうがくじけなくてすみます。私は、以下の様なステップでやりました。..●仕事の結果はメールで送っておく 「あのファイル、どこに保存したっけ…」よくこんなこがあります。たしか、「このフォルダの下のどっかだったはず」とGrepをかけてみても見つからない。「もしかしてこっちか？」「ダメだ。Cドライブ下を全部スキャンしてみよう…」「もしかして、Grep のキーワードが違っていたか？」「先月、確かに見たよな。でも[最近使ったファイル]には残ってない…」とか、やってもやっても見つからない。..●NM法を使う実例 発想法として有名な方法に「NM法」があります。これは「アナロジー発想法」を使いやすくした方法ですので、「アナロジー発想法」を使ってみたいかたには具体的な方法として役に立つかもしれません。アナロジーをより使いやすくした「NM法」NM 法は、これを考案した創造工学研究所所長の中山正和氏のイニシャルにちなんで名づけられた発想フレームワークです。ゴー..

トリガポイント

何かのプロジェクトを始めたのだけど、なかなかうまく行かない。思うように進まない。といって、今更辞めることになれば、今までやってきてことが無駄になるので辞めるわけにもいけない。予定はズルズル遅れていて、計画見直しが続き、メンバーからは「結局、これって何がしたいんだっけ？」と聞かれる始末。いろいろな問題を解決するために、手を打ってはいるが、逆に対策することが目的になってしまっていて、本来欲しかった成果に向かって進んでいないような気がする。いくらやっても、ゴールとの距離は開きも狭まりもしない。■ゴールに向かっているかいきなり、嫌な展開ですが、こういうことってままありますよね。どうしても気になるのが、　「ここまでやったのだから」といういわゆる「サンクコスト」。企業全体としても、ある事業に参入したはいいけど一向に目が出ないけど、その事業を整理することもせずに、ズルズル続けていて本業も傾いてしまうなどという事例が報道されることがありますが、個人でも同じような状態になることが結構あります。私もいつもプロジェクトを5つ〜8つくらい抱えていて、それが自分発案であることも少なくありません。その中には、まったく目が出る気配がない物もあります。その時に、きちんとゴールに向かって進めているかを測定する手段がないと、どうしても「サンクコスト」に目が行ってしまい、他になにかやれる方策はないかを考え続けている状態になってしまいます。必要なのは測定手段を用意して、プロジェクトの進捗具合を測定することだとはわかるのですが、実際に測定するという方法は、案外難しいものです。■マイルストーンそこでよく使われる手段が、「マイルストーン」。つまり、プロジェクト全体をいくつかの塊に分解し、その塊ごとに小ゴールを決め、その小ゴールが達成できているかを確認する方法です。ただ、これも、マイルストーンが達成できていないと、結局、マイルストーンを先延ばしにするだけで、時間稼ぎにしかならないことがあります。■トリガポイントそこで私が決めているのが、「トリガポイント」。例えば、　・もともと決めていたマイルストーンに対して、1週間延ばしても達成できそうもないときには、プロジェクトを中止する。　・×月×日までに、○○ができていないときには、プロジェクトを終了(ギブアップ)させる。のような?對基準を設けてます。その代わり、このトリガポイントは、「最低限ここまではできていたい」という本当に最低レベルの線。これは絶対にずらしません。カレンダーに書きこんでおきます。この日に、「○○ができていなければ、プロジェクト中止」と書いておきます。そうすると、その時期が近づいてくると、なんとかその状態を達成しようとして必死になります。もし、必死にやっても達成できなかった時には、　・自分にそれをやり切る才能(力)がない　・いまはそれをやる環境にないのいずれかなので、　プロジェクト強制終了をさせます。そのプロジェクトは、　・また次に○○の状態になったら再開するかを決めて、それをノートに書き出して、×月×日にもう一度この再開条件が成立しているかどうかを判断する　・もう2度と手を出さないのいずれかを選択します。大切なのは、「×月×日に決める」と決めたら、絶対に変えないこと。サンクコストは考慮しない判断条件を決めて、「これをやり続けることで本来の目標の結果が出せない」という冷静な判断ができるようにしておくことで、無駄な仕事をしなくて済むようになります。仕事(プロジェクト)は、それがうまく行ったら期待通りの成果が出せるのは確かかもしれませんが、うまく行かなかったらただの無駄な時間浪費です。だから、絶対に動かせない(恣意的に判断しない)条件を最初に決めておくことで、冷静・論理的な判断ができるようになります。◆このテーマのおすすめ図書図解コンサルティング力養成講座「仕事ができるやつ」になる最短の道超一流アナリストの技法入社10年分の思考スキルが3時間で学べる9割の人間は行動経済学のカモである―非合理な心をつかみ、合理的に顧客を動かすすべての「学び」の前に鍛えるべきは、「教わる力」である。■同じテーマの記事●予定したタスクがなくなった時に消せますか？私は基本的に仕事はゴールから考えて、それを分割してタスクリストを作ります。ピクニックに行くアウトプットから始めるトップダウンアプローチ長期計画は決めないなどで書いたように、最初にゴールがあって、それをいろんな軸で分割して計画を立てます。分割される基本単位がいわゆる「タスク」です(私は最小単位をToDoと呼んでます)。ところが、こういう計画法だとうまくいかないことがあります。たとえば、タスクAがうまく行っ..●インセンティブ本日は久しぶりに本の紹介。本の情報インセンティブ〜自分と世界をうまく動かす〜タイラー・コーエン(著)高遠 裕子(訳)概要経済学者が語った心理学のような本。どうも自分のブログをまとめたような内容で、全体んの趣旨がちょっとわかりにくいですが、自分自身や他人のヤル気を高める方法として、「内なるエコノミスト」という心理的側面をうまく使って、より高い成果を出す方法を提案してくれます。読んでみると、最初は細かいところばかりに目が..●20ドル札オークション(埋没費用と競争の原理) お金をオークションにかけたらいくらで売れるか？、という実験があるそうです。その額面より高ければ、当然出品者は儲かりますが、お金という評価額が絶対に決まっているものが、評価額より高く落札されることなんてあるのか？、というと、どうもあるらしい。20ドル札のオークション20人の人間のいる部屋に自分がいると想定していただきたい。これからある人がみんなの前に出て、ポケットから一枚の 20 ..●意識をして廃棄をしなさい 今やっていることというのは、やがて陳腐化し、効果がなくなります。効果がなくなったのに、それをちゃんと評価せず、継続することを「惰性」といいます。死臭を防ぐことほど手間のかかる無意味なことはない仕事ができる者は、多くのことで成果をあげなければならないことを知っている。だからこそ集中する。集中するための原則は、生産的でなくなった過去のものを捨てることである。第一級の資源、とくに人の強み..●自己管理能力を上げる方法 私は自分で決めたことを守ることは不得手です。逆に、他人に決められたルールを守るのはわりとできているのではないかと思ったりしています。たとえば、交通ルール。赤信号で交差点に突っ込んでいってはいけない。車は左側通行。※まあ、多少の逸脱はあるかもしれませんが。これが、「毎日腹八分目にしよう」とか「毎日、ストレッチをしよう」「毎日本を読もう」みたいな自分決定ルールだと、よく持って一週間。下手をしたら翌日にはもうなかったことに。自己管理..●作りなおすといいものができる 70点主義いくら頭の中に理想形があるとはいえ、いきなり最終形をつくってはいけない。「どうせいつか作るなら、早い方がいい」などと言わずに、じっくりテストした方がいい。僕はこのときの苦い経験から、ようやく当たり前のことに気がついた。：：必ずや「やり直す」ことになるのだ。それを最初から織り込み済みにして、その上で、システム開発などのリスクを伴う投資をする。それがセオリ..●サンクコストの誤判断を避ける方法「サンクコスト」ってご存じですか？これは、人間の心理的には避けられないものらしいです。過去、多くの成功者がこの罠にハマって、成功者の椅子から滑り落ちました。いつものようにWikipediaから引用Wikipedia：埋没費用埋没費用（まいぼつひよう）とは、事業に投下した資金のうち、事業の撤退・縮小を行ったとしても回収できない費用をいう。サンク・コスト (sunk cost) ともいう。初期投..●なぜ、間違えたのか？参考図書 『なぜ、間違えたのか？』書名：なぜ、間違えたのか？著者：ロルフ・ドベリわたしたちはよく、誤った判断を下してしまう。自分を過小評価するよりも、過大評価することのほうがはるかに多い。何かを手に入れるときよりも、失う危険があるときのほうが、はるかに素早く反応する。このような傾向を知っていると、自分の行動がどんな間違いにつながるかを予測できるようになる。本書ではそんな、誰もが陥ってしまう「思考の落とし穴」を52項目、ユーモアあふれる..●仕事効率を上げる基本ルール(タスクマネジメント編)仕事の効率を上げる基本ルール過去記事で、仕事を早く終わらせるためのヒントを幾つか書いてきましたが、これらに基本ルールがあります。この基本ルールは私が適当に書きためたものなので、人によってはこの真逆であったり、ちょっとだけ違ったり、別のポイントがあったりすると思います。ルールを言語化して、チェックリストとして日次／週次レビューの時に振り返ると反省点がたくさん出てきます。その改善をしていくことで自分の仕事の効率向上や成果向上に役立ちます。ルールを..

ToDoリストはデイトレード

FXや株式売買のようなトレーディングで、その日のうちにポジションをニュートラルにする(決済する)トレード手法を、デイトレードというそうです。私がToDoリストをつくるときに気をつけているのと同じ考え方なので、　ToDoリストはデイトレードでを意識しながらToDoリストを作ってます。要は、ToDoリストを書くときに気をつけるのは次の2点。　・1日完結　・客観評価■1日完結ToDoリストを翌日に持ち込むほどの粒の大きさにしてしまうと、つい細かくするのが面倒くさくなって、「顧客リストを作る」などという非常に大きなToDoを作ってしまいます。大きなタスクというのは、具体的な行動が書かれていない場合が多いので、手をつけづらくなってしまいます。その結果、着手延期というのが発生します。これを避けるためには、粒を小さくして、着手したら長くともその日のうちに終われるくらいの大きさにしないといけないという事だと認識してます。もし実際にやってみて、見積もりが間違っていて、当日終わらなかった時にでも、そのタスクは完了にします。続きは新しいタスクを起こして翌日やるようにします。■客観評価タスクはどうなったら終わりかを明確にしないと、　「やった」けど「終わった」かどうか？？みたいな状態になってしまいます。そうすると中途半端な状態で終わったかのように処理してしまって、その次のタスクをしようとした時に、「アレが足らない」「コレが足らない」という事が起きます。だから、　　ゴールを明確に書く。これにつきます。例えば　　新しい企画のアイディア検討ではなく、　　新しい企画のアイディアを3つ以上出すと書くわけです。これを書かずに思っているだけだと、実際やり始めて2つしか出なかった時　「まぁ、アイディアは考えたんだし…」と判定基準がズルズル状況に合わせて甘くなります。ですから、タスクを書きだすときには、　　・数詞を入れる　　・行動を伴う動詞を入れるのが必須条件。よく打ち合わせで、タスク出しをした結果、　・××の課題について検討する(○○さん)　・××の方法を見直しする(△△さん)みたいなタスクを上げて、「じゃ、次回までにこれをよろしく」として打ち合わせを完了させようとしているの見かけた時には、私がほぼ100%ツッコミを入れます。　　「検討する」って「何をして、何がどうなること？」と聞くと、返事が返ってこないことが多いですね。つまり、何もしなくても全然問題無いわけです。そんなのタスクじゃない。同じような動詞で　・考える　・調査する　・整理する　・見直すみたいなのもありますね。これらの単語は、行為を表さないし、ゴールに行き着いたかどうかも客観的に判断できないので、タスクとして書きだすときには絶対に避けないといけない単語です。◆このテーマのおすすめ図書最新版これから始める株デイトレード最強の働き方;世界中の上司に怒られ、凄すぎる部下・同僚に学んだ77の教訓デイトレードやっぱり!株はデイトレ3人の成功者の手法はこれだ最新版デイトレードは「5分足チャート」で完勝だ!「仕事ができるやつ」になる最短の道■同じテーマの記事●リンクリストを活用する 私は「リスト」をいろいろ作ります。リストのいいところは、なんでもかんでも一覧で見えてしまうこと。たとえば、何か買い物に行くのであれば、メモ帳に「買うものリスト」を作ってますし、OneDriveには「ほしいものリスト」、Outlookには、「タスクリスト」や「ToDoリスト」「やらないことリスト」などなど。本日はこのリストの中でちょっと変わり種。リンクリストのご紹介リンクリストリンクリストは、単体でリストとして存在しているわけで..●メモの3S_前半ノートや手帳にメモをしてますか？それ、役に立ってますでしょうか？ノートにしたメモは役に立たない私もかつては、1冊のノートにメモだろうが考えたことだろうが、とにかくなんでも書き込んでました。しかし、よくよく振り返ってみると、半年後にそのノートを見なおした時に、何が書いてあるかわからない。最悪は文字自体が判別できない(^^;;。たとえば、誰かと話をした時のメモ。・担当はさん・〜12/12・PT処理能力3s未満1ヶ月必要クラウドBDF..●ポストイット(付箋)はあらかじめ貼っておく なにかやるべきことを忘れないように、ToDo を付箋紙に書いて、ノートに貼り付けている人はこんな方法はどうでしょう？ポストイットをあらかじめ貼っておくところで、ポストイットをいつも持ち歩くことはなかなか大変です。必要なときに限ってポストイットを持っていないという「マーフィーの怯則」が発生しやすいツールです。いろいろ試行錯誤した結果、「これだ！」という方法を 2 つ見つけました。ひとつは..●ポストイットToDo管理法 ポストイットToDo管理法優れた ToDo の条件を挙げるなら、1 にも 2 にも、まず「見逃さないこと」です。あるとき、「それじゃあ 2 時間後に電話します」と」言って電話を切って、そのとき使っていた TODO リストに書き込みました。これで安心！と言いたいところですが、その後、その TODO リストを開く機会がまったくなく、再び開いたのは 5 時問後……。電話をすることを..●TimeHacks：ToDoリストの管理方法 ちょっと書籍『TIME HACKS!』から拾った ToDo(タスク) リストの管理方法をご紹介。待ち受け画面にToDoを表示するいつも目に留まるように、机の前に TODo リストを遣いておくことをオススメしましたが、人によっては「もっと目に留まるところがあるじゃないか」と思われるかもしれません。それは、携帯電話の待ち受け画面。携帯電話は、とくにメールを頻繁にやり取りする人にとって..●自分の集中できる時間は限りがある よく締め切りギリギリに追い込まれると、火事場の馬鹿力がでますよね。ただ、それだけでいろんな仕事を乗りきれるほど世の中甘くない。マックスIIの原則マックスIIの原則『マックスIIの原則』 とは、人間が知的作業に集中力を発揮して取り組める最大時間は二時間だから、二時間ごとに解放感と達成感が得られるような仕事の仕方を設計することが大切であるというものです。もちろん二時間以上..●デスクトップ付箋は大判の付箋を使う過去記事デスクトップ付箋再びデスクトップ付箋でご紹介しました「デスクトップ付箋」、個人的にはとても気に入っている仕事のツールです。付箋はPCのソフトではなく、物理的な付箋です。これを、養生テープを丸めて、机の面と付箋両方にくっつくようにして机に貼り付けてます。最初は付箋の粘着力だけで机に貼り付けてましたが、机の表面が平らだとまだいいのですが、ザラザラしているとすぐに剥がれてしまいます。紙を押さえずに書いていると、付箋が動いてしまうので、もっと強力に、でも剥がした時..●タスクリストで作業してはいけない いわゆる、タスクリストとか ToDo リストとか言うものを作るのは、効率的に仕事をするための初歩です。でも、タスクリストを開いて、仕事をするのは、実際に効率があまり良くありません。朝、タスクリストを開いたら書き写す私は、朝タスクリストを開いて、それを今日やることをバブルマップノート：今日やることは常にデスクトップに置くに書き写します。タスクリストに書いてあることすべてを書き写すわけではありません。タスクリスト：プロジェク..●業務目標を即答できるようにする 人生の目標を手帳の最初のページに書きなさいよく、成功本などに書いてあることですね。私はすぐに挫折しましたが…。私は手帳を使わないので、「ノート」なのですが、ノートの最初のページは、業務リストのページです。その次のページがタスクリストとToDoリスト。目標が変わった時にも書き換えてますが、特に年度が改まる時などは業務リストのページは一新します。今年度の部門方針やグループの目標に書き直します。部門の目標と進捗を即答できますか？だ..

記号で会話

議事録を作ったり、日誌に誰かとの会話を記録するような場合、公式の議事録にはこんなふうに書かれます　××さん：あれはこうで、これはあれという意味ですか？　○○さん：いいえ、それはナニです。みたいに。誰かと話をして、それを記録するような場合も、これに倣ったほうが記録として誰の発言かわかりやすいです。ただ、いちいちこれを書いていると、時間がかかって、肝心の話を書き漏らしてしまいます。そこで、有効なのが、その人の記号を決めてしまうこと。■テキストエディタで行頭文字を登録するWindowsに添付のNotePadにはその昨日はありませんが、テキストエディタを使っていれば、行頭文字の設定ができます。私の場合、行頭文字として指定してあるのは　　　　・■□○●★☆◆◇×※△▲▽▼�@�A�B�C�D�E�F�G�H�I�J�K�L�M�N�O�P�Q�R→⇒なのですが、この中で　　　■●★◆◇※は段落の区切りや表題文字として使いますので、これは使わないですがそれ以外の文字を人に当ててしまいます。たとえば３人で打ち合わせをした時に　　Aさん　　　△　　Bさん　　　▲　　Cさん　　　▽　　 自分　　　→みたいに最初に決めてしまって、　　△　××は？　　▼　○○な具合です　　▲　○○というのはどういう意味？　　→　●●が◇◇です。みたいにして会話を記録していきます。もし後で議事録として出すような場合には、これを一括置換してしまえば立派な議事録になりますし、自動的に折り返してくれるので、長い文章を書いても、　　→　××××××××××××××××××××　　　　××××××××××××××××××××　　　　××××××××××××××××××××みたいにちゃんと誰の発言か目立つようになってくれます。■質疑応答は・→で誰の発言かは大した問題ではないときには、自分と自分以外で大雑把に分けてしまいます。　自分以外　　　・　自分　　　　　→とにかく、自分の発言はいつも同じ記号を使うこと。そうすると、反射的に記録ができるようになります(慣れが大きいですので、繰り返しやれば自然にできるようになります)。■IMEを設定するこれらの記号は、簡単に出せないといけません。たとえば　→　なら、「やじるし」と書いて変換する作業をしていると遅れるので、MS-IMEなら「-> 」と書けば変換してくれます。私のお気に入りは、Google日本語入力。これだとローマ字の定義がローマ字でないものまで出来るので、「zl」と入力すると→に変換してくれます。キーの押下としてはMS-IMEのように　　"-"　　SHIFT 押す　　.　　SHIFT 離す　　変換キーと複雑な操作をしなくても２つのキーだけで出せるので圧倒的に早いです。■議事録はスピードが命以下に素早く、正確に記録するかを工夫していないと、なかなか会話をしながら議事録を残すのは難しいです。これは普段からの訓練が物を言いますので、まずは自分が参加者の時に練習しておくことが大切。その際、発言の全てを記録しようとせず、要旨だけを記録することに集中しましょう。つまり　　××はどうして○○なのですかと記録するのではなく　　なぜ○○？のように短縮してしまいましょう。発言の要旨がわかりさえすればいいですので。その後に、それを読み返して文章として成立していないものを、ちょっと訂正すれば立派な議事録になります。◆このテーマのおすすめ図書講師用！報連相問題集-ヒューマンスキル問題集シリーズVol.１マインドマップ超入門MOLESKINEモレスキンEvernoteビジネスノートブックbyMoleskine/ラージマインドマップ読書術トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術プロフェッショナル・ミーティング■同じテーマの記事●合意したけど賛成してない―結論は他人の物 いろんなルールを作るけど、ルールがルールとして守られるのは、たぶんほんの一部です。特にルールが賞罰に影響しないものだったり、イチゼロで判断できないようなものだったりすれば一層。とくに、「会議をして全員で決めたのに、結局何も変わらない」なんてのは組織で動いているとよくあることです。たとえば、「帰宅前に机の上を片付けて帰ろう」みたいなルールを決めたのに、1週間もすればもう元の木阿弥。まぁ人間なんてこんなもんなんですけどね。なぜ決..●メールは一往復半で完了する スレッドが伸び続けるメールちょっとした質問のつもりだったのに、だんだん関係者が増え、色んな意見が出始めてやたら長いスレッドになる、なんてことが会社でよくあります。こうなると収集がつかなくなります。どこかで打ち切って、関係者を集めてミーティングにしたいのだけど、どんどんスレッドが伸びていると打ち切りにくいですし、あとちょっとで終わりそうなのにミーティング開催も面倒……とずるずる伸びていきます。メールの打ち切り時メールでは拉致が..●ファシリテーションを勉強する 会議で、みんなの意見を取りまとめたり、会議の進行をうまくやる技術を「ファシリテーション」といいます。これは、私が過去にいろんなセミナーで学んだ技術のうちでも、かなり役に立っとと思える技術のひとつ。さらに会議を行う際にとても重要なことがあります。それは「事前準備」です。「事前準備」をきっちり行うことで会議の時間そのものを短縮しつつ、質の良いアウトプットを生み出しやすくします。ここでい..●人を動かす：相手の話を聞くときには手を止めなさい 部下や後輩が話しかけてきた時に何かをしていると、ついそれをやりながら、「ん。了解。」とやってしまうことがあります。あるいは、会議の時に、発言者の方を見ずにひたすら PC に何かを打ち込んでいるとか。これが "いかん" とはわかっているつもりなのですけどね。「あなたを愛しています」のメッセージ人の話をよく聞くことは、ビジネスの世界だけでなく、家庭生活でも同じようにたいせつだ。ニュ..●体調の維持管理をする 過去記事で、いろいろな仕事術をご紹介してきましたが、仕事をする上で最も重要な基盤となるのは体調を整えることではないかと思います。仕事の基本は体調からどんなに、タスクリストを作ったり、日次レビューをしようが、PCの操作を素早くしようが、二日酔いで気持ちが悪いときには仕事ははかどりません。二日酔いは全く言い訳のできない管理不足ですが、寝不足や風邪なんかも、ある意味体調管理不足からくるものでもあります。個人的には、以前にウツをやっ..●スケジュールを埋めてはいけない今週のスケジュール、どのくらい埋まってますか？以前、ウツで会社を休む直前1年位は、2〜3週間先くらいまで、ほぼ定時の間の 80% くらいは埋まってました。多くは会議と会議の資料作り。今はというと、ほぼ 80% が空き時間です。ガサガサ。もちろん、作業や考え事など、この時間にやろうと決めたタスクなどは除く。これは、失敗した反省に基づいて、そうなるようにいろいろやった結果です。スケジュールは3つに分ける私は時間を3つに大別して管理しています。・付加価値時間・無価値時..●大事な打ち合わせは録音しておきなさい会議でメモをとる代わりに、会議の録音をしていた時期があります。最近はスマホでもいい録音アプリができてきましたし、ICレコーダーも昔から売られているので、こういう需要はあるのでしょうね。録音したものは聞かない実際会議中にメモをしていると、その間は発言ができません。ある事項をメモしながら、別の話をするほどの脳はありませんので。もしかしたら聖徳太子ならできるのかもしれませんが。そこで考えたのが、「会議を録音しておけば、メモしなくて済むかも」..●TIMTOWTDIメモ2：いろんなやり方を思いつくためのトレーニング 前回、『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』の”「中島流」5分間考える段取り術”についてご紹介しましたが、いきなりこれをやろうとすると、ハードルが高すぎた私が、できるようになるまでにやったトレーニング方法についてご紹介します。ステップ・バイ・ステップで最初はできないので、徐々に難易度を上げていくほうがくじけなくてすみます。私は、以下の様なステップでやりました。..●仕事の結果はメールで送っておく 「あのファイル、どこに保存したっけ…」よくこんなこがあります。たしか、「このフォルダの下のどっかだったはず」とGrepをかけてみても見つからない。「もしかしてこっちか？」「ダメだ。Cドライブ下を全部スキャンしてみよう…」「もしかして、Grep のキーワードが違っていたか？」「先月、確かに見たよな。でも[最近使ったファイル]には残ってない…」とか、やってもやっても見つからない。..●NM法を使う実例 発想法として有名な方法に「NM法」があります。これは「アナロジー発想法」を使いやすくした方法ですので、「アナロジー発想法」を使ってみたいかたには具体的な方法として役に立つかもしれません。アナロジーをより使いやすくした「NM法」NM 法は、これを考案した創造工学研究所所長の中山正和氏のイニシャルにちなんで名づけられた発想フレームワークです。ゴー..●簡単な仕事は今やりなさい 打ち合わせをしていて、「じゃあさん(あなた)、さんに××を確認しておいてください」とか決まったとします。あなたならどうしますか？2分間ルールGTDで「2分間ルール」と呼ばれるものがあります。それをする「2分間ルール」次の行動が2分以内でできるものなら、最初にその項目を取り上げたときにすること。そのメモを読むのに30秒..

ベスト仕事術2012

今週は2012年のまとめをお送りします。今日は、2012年に紹介した仕事術に関するヒントで、最もアクセスの多かったもの＋管理人のオススメを紹介していきます。■整理しない検索するhttp://sarahin.seesaa.net/article/263080175.htmlファイルはフォルダに細かく分けておいておくとほぼ間違いなく、必要な時に見つかりません。ファイル名やフォルダ名に使うキーワードはその時の感覚であって、将来必要になった時のキーワードとは別物である可能性が高い。なので、いい検索ツールを使うようにして、検索がしやすいようにひとつのフォルダに置いておくのがベスト。Windows7以降なら、本文まで含めて検索してくれる機能が標準でついているので、これを使わない手はない。■呼び鈴http://sarahin.seesaa.net/article/243481861.htmlタスクは期限が来る前に、もうすぐ期限だよというリマインド締切を設定しよう。ちょっと長期のタスクは、1週間前、3日前、前日に事前締切をいれておいて、リマインドしておくと、期限当日になって、タスクがあったのを思い出して慌てるはめにはならない。■パワーポイント定形集http://sarahin.seesaa.net/article/301330316.htmlライブラリ.pptというファイルを作り、うまく作れた資料のページや、よく使うアイコン・図などを入れておくと、使い回しが効く。同じ効果図を何度も作らない、同じようなアイコンを何度も探し回らないようにしておく。■引き出しインデックスhttp://sarahin.seesaa.net/article/289816106.html机の引き出しには、ラベルプリンタで「ここには××を入れる」ということがすぐわかるラベルを付けておく。引出を整理したときには、ある一定のルールで整理するが、大抵の場合、すぐにそんなルールを忘れて、いい加減に引出に放り込み始める。その結果、次に使う時に探しまわるハメになる。そうならないように、どこに何を入れるのかを、入れる瞬間に見えるようにしておくことで、確実に同じ場所に入れるようにすると共に、「そこを探してなければ、もうない」とすぐに判断できて、探しまわるという無価値な時間を削減できる。■10万ドルのアイディアhttp://sarahin.seesaa.net/article/303638675.html★――――――――――――――――――――――――――毎晩寝る前に、明日やらなければならないことのうち、最も重要なタスクを5つ書きだす――――――――――――――――――――――――――★これは、翌日のタスクに優先順位を付け、朝起きるまでに脳にそれについて考えさせ、大切なことを考える習慣づけをし、反省を促す非常に簡単でパワフルな方法だ。20世紀初頭の億万長者チャールズ・シュワブにこれを提案した青年は1ヶ月間後に、そのアイディアの代金として10万ドル(今で言えば1200万ドル)を受け取った。■日曜日夜10時http://sarahin.seesaa.net/article/263079172.html日曜日夜10時になったら、月曜日からの仕事のことを考えよう。月曜日になってから、「さて今週は〜」と考えていたのでは、せっかくの朝の時間が無駄になる。月曜日からスタートダッシュが切れるように、前日に用意しておくことで、精神的にも体力的にも充実している週初めに大きなタスクをやり切って、充実した1週間を送るコツ。■マイクロ挫折をするhttp://sarahin.seesaa.net/article/300321380.html小さな挫折をいつも感じていよう。ちょっとした事で「失敗した」と思えれば、大きな失敗をせずに済む。大きな失敗の前には小さな問題がいくつも予兆としてある。その段階で改善をしていれば、大きな失敗はなくなる。■竜頭を狙うhttp://sarahin.seesaa.net/article/264555747.html「竜頭蛇尾」バンバンザイ。「始め良ければ〜」の諺の通り、初めがいいと上司の印象が良くなる。だから始めたときは派手に宣伝すること。もちろん、終わりも良ければ、もっと派手に宣伝すればいいが、うまく行かなければ、黙っていればいい。上司は「悪い報告をしなければ、その事自体を覚えていない」。それで上司の受けは確実に良くなる。◆このテーマのおすすめ図書女性労働の分析〈2012年〉仕事と介護の両立離職せず働き続けるために自ら仕事を創造せよ2012年3月55歳から65歳で始める「ちょっといい仕事」100〔セオリー〕2012vol.1すっきりわかる!超解「哲学名著」事典お客さまに誠実であれ2012年1月仕事のカタログ2012-13年版―1600職種最強の「適職発見」ガイド■関連する記事●ベスト仕事術2012今週は2012年のまとめをお送りします。今日は、2012年に紹介した仕事術に関するヒントで、最もアクセスの多かったもの＋管理人のオススメを紹介していきます。整理しない検索するhttp://sarahin.seesaa.net/article/263080175.htmlファイルはフォルダに細かく分けておいておくとほぼ間違いなく、必要な時に見つかりません。ファイル名やフォルダ名に使うキーワードはその時の感覚であって、将来必要になった時のキーワー..■同じテーマの記事●キーワードをつけるあけましておめでとうございます。2013年が始まりましたね。会社の会計上は、まだ2012年度ですが、やっぱり4月よりも1月のほうが気持ちも改まりますね。首相が交代して、円安に振れたり、株価が上昇したり、輸出企業に務める私としては、ちょっとでもこの状態が続き、予算の縛りが緩くなるといいなぁ、と思ってます。ただ逆に輸入企業にとっては、ちょっと困りモノかもしれませんね。今年の目標以前の記事に書きましたが、1年の計は元旦にない..●ベスト時間術2012今週は2012年のまとめをお送りします。今日は、2012年に紹介した時間術に関するヒントで、最もアクセスの多かったもの＋管理人のオススメを紹介していきます。Pomodoroテクニックhttp://sarahin.seesaa.net/article/273095959.htmlポモドーロ(Pomodoro)テクニックとは、ひとつのタスクを25分に分けて、5分のインターバルを挟んで繰り返すタスクの実行方法。トマト(イタリア語でPomodoro)..●ベストビジネスマインド2012今週は2012年のまとめをお送りします。今日は、2012年に紹介したビジネスマインドに関するヒントで、最もアクセスの多かったもの＋管理人のオススメを紹介していきます。出来ないって言うな！http://sarahin.seesaa.net/article/249217617.html不為也。非不能也。なさざるなり、あたわざるにあらざるなり仕事は別の部署(人)からのインプットがあって、それをまた別の部署(人)に対するアウト..●ベストノート術2012今週は2012年のまとめをお送りします。今日は、2012年に紹介したノート術に関するヒントで、最もアクセスの多かったもの＋管理人のオススメを紹介していきます。メモの3S前半http://sarahin.seesaa.net/article/272004758.html後半http://sarahin.seesaa.net/article/272004780.htmlメモの目的は、「素早く、要点だけを記録する」こと。だから、メモした..●ベストPCアプリ2012今週は2012年のまとめをお送りします。今日は、2012年に紹介したPCアプリに関するヒントで、最もアクセスの多かったもの＋管理人のオススメを紹介していきます。ファイラーNexusFilehttp://sarahin.seesaa.net/article/266039603.htmlなんと、GoogleのNexus7が発表されてから、この記事が赤丸急上昇で、記事中ナンバーワンになってしまった。(*_*)間違えて来ている人が多いんだろうか？..●いい人だらけのところで仕事をする部門間調整は昇進のステップ会社組織の中にいると、部署間の摩擦というものが常に付きまといます。本来は力を合わせて同じ目標に向かっていく仲間であるのに、縄張り意識のようなものが優先されたり、悪いケースだと足の引っ張り合いになってしまうことも。そうならないよう調整に動く立場にある人にとっては、他部署との人間関係にも気を遣わなければなりません。上下の調整役だけでなく、横の調整をするというのは、決して容易ではありませんが、入社してある程度経験を積むと、そうした部署間の..●社長は君のどこを見て評価を決めているのか?基本情報書名社長は君のどこを見て評価を決めているのか?著者松本 順市ISBN4806146730出版社中経出版 (2013/5/24)紹介企業規模によって多少の違いはありますが、会社の経営者や役員の意思によって人をどのように評価するかは決定されます。サラリーマンはすべからくこのような意思決定に基づく判断基準で評価されます。しかし、実際に評価する側になってみるとこれが色濃く反映されているのがわかるのですが、一般社員の..●リンクリストを活用する 私は「リスト」をいろいろ作ります。リストのいいところは、なんでもかんでも一覧で見えてしまうこと。たとえば、何か買い物に行くのであれば、メモ帳に「買うものリスト」を作ってますし、OneDriveには「ほしいものリスト」、Outlookには、「タスクリスト」や「ToDoリスト」「やらないことリスト」などなど。本日はこのリストの中でちょっと変わり種。リンクリストのご紹介リンクリストリンクリストは、単体でリストとして存在しているわけで..●メールは一往復半で完了する スレッドが伸び続けるメールちょっとした質問のつもりだったのに、だんだん関係者が増え、色んな意見が出始めてやたら長いスレッドになる、なんてことが会社でよくあります。こうなると収集がつかなくなります。どこかで打ち切って、関係者を集めてミーティングにしたいのだけど、どんどんスレッドが伸びていると打ち切りにくいですし、あとちょっとで終わりそうなのにミーティング開催も面倒……とずるずる伸びていきます。メールの打ち切り時メールでは拉致が..

放置する

タスクリストの中に、半年も前からず〜っとあるタスクはありませんか。　「これ、やりたいんだけど、何からどう手を付けていいか…」と思っているもの。あるいは、　「やりたいと思っているけど、なかなか時間がとれなくて…」というもの。私はいつでも10個くらいこういったネタがあります。タスクリストを見なおした時に、こういったモノがあると「げんなり」しますよね。■2つのタスクリスト多くの方はタスクリストをひとつのアプリやノートに書き出してまとめて見えると思いますが、私の場合4つのタスクリストを持ってます。大きく2つにわかれていて、仕事用と私事用。まぁ、私事用については、本記事の対象ではないのでこれを別にすれば、2つです。ひとつはいつも見るタスクリスト。新しく思いついたことや次にやらないといけないタスクはここに書き出します。でしばらくすると、まったく前に進まないタスクが出てきます。期限は特にないし、優先度も高くないような気がする。でも、これは「やりたい」とか「やれるといいなぁ」と思えるもの。でもなかなか手がつかない…こういったタスクを毎月月次レビューで抽出します。このタスクを第2のタスクリストに移動してしまうようにしています。そうするといつも見るタスクリストから消してしまえるので、「あ〜、また今週もこのタスク手がつかなかったなぁ」と自己嫌悪に陥ることがありません。■月次レビューこういったタスクは、月次レビューの時にもう一度見直します。というか、上に書いたように、月次レビューで1ヶ月間まったく手付かずだったタスクは、第2のタスクリストに移動することにしてますので、嫌でも第2のタスクリストを見ることになります。そのときに、それぞれのタスクを3分だけ考えてみます。　何か次にこれに関してやれることはあるだろうか？　本当にやりたいか？　これがやれたとしたら、自分はどう変われるんだろうか？などといろいろ、そのタスクについてアプローチするわけです。その中で、もし何か見つかれば、もう一度第1のタスクリストに移動して、具体的なタスクを展開すればいいわけです。そうすると、ちょっとだけ進むので、ストレスが減ります。もし、何も思いつかなければ、やっぱり放置。■買いたいものリスト私の場合、何か「買いたいなぁ」と思ったら、まずこの第2のタスクリストに放り込みます。でその月の月次レビューで、「やっぱり欲しい」と思えば、それを買うようにしてます。つまり1週間〜3週間程度寝かせておいて、それでも買いたい気持ちが変わらなければ、きっとそれは買っても役に立つでしょうけど、衝動で買ってしまうと、あとで「どうしてこんな物買ったんだろう…」って後悔することになることから、第2のタスクリストを作るようになりました。　■やらないものリスト最終的に、それでも第2のタスクリストから消えないものは、　やらないと決めます。これが以前の記事で紹介した　　やらないことリストです。■ポケット1つの原則はあくまでも「原則」野口悠紀雄氏の「超整理法」で紹介されて有名になった「ポケット1つの原則」ですが、あくまでも「原則」であって、「原則」であるからには「例外もある」。タスクリストも必ずしも1箇所にある必要はなく、別途管理されているタスクリストがあってもいいのではないかと思います。◆このテーマのおすすめ図書「時間」はどこへ消えたのか?―――「期限」が仕事を遅くする■同じテーマの記事●会議が失敗する理由 会議の一つの形態である「ワークショップ」と言うものがあります。日本では「体験型講座」みたいに理解されてますが、本来はプロジェクトにおける関係者の合意とコミットメントのための仕組みです。本書『レバレッジ・ポイントを見つけ出せ! 問題発見力養成講座 “木を見て森も見る”システム・シンキング』では、ワークショップについて、「ワークショップが失敗する理由」が書かれてますが、ここで言う「ワークショップ」は後者の意味です。会議が失敗する理..●ダラダラ癖から抜け出すための10の法則：時間を記録し分析しなさい 時間管理で失敗する原因というのはいくつかあります。原因がわかれば対策のしようもあるのですが、自分が原因でない割り込み仕事や浪費はなかなか改善できません。割り込み自体を減らすことは難しいのですが、その割り込みを受け付けるかどうかは自分の行為として判断可能です。代表例として電話があります。電話はこちらの都合にかかわらず、いきなり「最優先で対応してくれ！」と言っているのと同じ。放置するわけにも行かないので出ると、ちょっとした要件プラス..●OneNoteとEvernoteをOneNoteに集約過去記事で何度か紹介しましたが、当初は Evernote に色々なメモを残してました。日誌や業務報告なども、メールを転送して Evernote に登録したり、Web で調べたことなども、メモ代わりに。OneNote への移行までの変遷あるとき、ふと思いついて自宅で買った Office にオマケでついていた OneNote を試してみようということで、使ってみると、さすがはマイクロソフト、Office アプリとの親和性は大したものです。ただし、Evernote と比べ..●時計を目の前に置く 私はいつでも時間を見えるようにしています。あらたに何か購入せずに済む方法として、PCのモニタの隅に時計を表示させていて、PC を見ているときには、これが意識せずに目に入る用になっていますし、PC を見ていない時には、PC は時計のスクリーンセーバーを表示させています。詳細は、こちらを参照してください。アナログ時計を使うデスクトップ時計とカレンダーこれはあちこちの本に書いてあったことなので、最終的にどの本がきっかけだったのか忘..●「振り返り」をするポイント ちょっと前から、会社では「振り返り」というのが、ちょっとしたブーム。最近は定着してきましたが、「振り返り」って何をすればいいのか、よくわかっていない人もいるようです。本日は、上司、先輩から出す「振り返り」のコツについて。チェックポイントケンブリッジコンサルタントという会社では、「チェックポイント」という振り返り会があるそうです。Pケンブリッジが「チェックポイント」と呼んでいるのは、「短..●AutoHotKey以前の記事enthumble、enthumble再びで書いたように、無変換キーを使って、押しにくい場所にある機能キーを英数字キーで打てるようにしています。これらの記事で書いたように、enthumble はなくてはならない作業の効率化ツールだったのですが、残念ながら最近別のアプリに乗り換えました。AutoHotKey。enthumble より圧倒的にとっつきが悪いです。ちゃちゃっと使えるようにするのであれば、enthumble のほうが圧倒的に便利です。ファイルを展開・..●アウトプットを前提にインプットする 仕事だけでなく、すべてのことについていろんなスキルは必要です。ただ、スキルを磨くことを目標にしているとなんだか修行者みたいになっちゃいます。アウトプットを出すためのスキルいろんなスキル(技術・やり方)を学んでいき、それを実践することは必要なのですが、私は××するにはどんなスキルが必要か？という設問から始めることにしています。たとえば、プログラミングで言えば、「かっこいいブログを..●転職応募書類の書き方のヒント：減点対象に気をつける1 中途採用や新規派遣の時に、応募書類を確認するのですが、書類を見ていて「このひとちょっと不安…」と思うことがしばしばあります。自分で気づかない隠れた原点要素に注意しよう転職関連のサイトや情報誌には、選考で不利となる事項を伝える一般論が多くあります。「正社員経験がないと帰属意識を疑われる」「技術者の職業寿命は 35 歳まで」「育児と両立..●転職応募書類の書き方のヒント：減点対象に気をつける2 中途採用や新規派遣の時に、応募書類を確認するのですが、書類を見ていて「このひとちょっと不安…」と思うことがしばしばあります。実際に面接などであってみると(派遣の場合は事前に合うことはできません)、「なんだ意外と大丈夫そう」ということになることが多いのですが、もしかしたら、それが理由で面接まで進めていない人がいるのかもしれません。くれぐれも留意したいのは..●15分だけ考えよう 別記事でも時々触れてますが、私は毎日日誌をつけてます。ノートも時々。この時間ですがいつやるかというと、思いついた時。1日の間に何度か思いつくので、その都度、ノートを開いたり、日誌用のテキストファイルを開いたりしています。この時、守っているのが、10分以内に閉じること。これは本書『15分活用法』で学びました。「正味」で見る..●問題・課題・懸念事項 ちょっと問題。・クレームが多い・コストを削減する・日程が遅れるかもしれない・組織方針が明確でないさて、これらを問題、課題、懸念に分けるとしたらわけられますか？混同してはいけない「懸念」は流石に別格ですが、「課題」と「問題」の区別がついていないような発言や文章を見かける時があります。かくいう私も、この記事で、どっちでもいいようなときには、それぞれの勢いで書いてたりしますが、これらは全く..

長期課題マット

もうすぐ10月ですね。仕事の年度区切りで言うと、1年の半分です。上期・下期で分かれている人は、上期の実績面談が迫っているというばあいも多いと思います。ちなみにウチの会社でも、上期実績面談の季節がやって来ました。計画通り進んでいる人やら、目の前の問題ばかりに気を取られていてまったく進んでない人やら、いろいろ。長期課題というのは、つい後に回されがちですが(結果が出るのが遅いので)、これが社員の評価の基本です。本日は、長期課題を忘れないようにするヒント。■明日でもいいことは明日もやる必要がない長期課題を「やろう」と決めた時には、やる気は満々なのですが、1ヶ月もすると大体の場合は熱意はさめてしまって、今、目の前の仕事に翻弄されてしまいます。「7つの習慣」でも、それが起きないように、重要な課題に取り組む時間を持ちなさいと説いていますし、ほとんどのビジネス書で、重要と緊急の軸で分けて、重要かつ緊急でないものに時間を割くことを推奨しています。ところが、凡人の私は1日の仕事を始めると、目の前にある課題をこなすのが精一杯で、明日でもいいことに気を回している余裕なんてなくなります。で明日でもいいことは、明後日でもよくて、明後日が来れば、また明日でもいいので、延々に放置されて、気がつけば1年経過、と。だいたいこんな感じで1年が終わってました。　明日という日は永久に来ない。あるのは今日・今現在だけと、誰が入ったか知りませんが、まったく至言。■マインドマップを利用する私の場合、会社で実現したいことと自分の成長と家族の幸福のための2本立てで、目標を作っています。これをマインドマップに書きだすのですが、この2つをセンターにして2枚を毎年、1年の何処かでやってます。会社の仕事でやりたいことは、毎年、年計が確定する5月ころ(本当は4月に確定しているのが理屈なのですが、ウチの場合は詳細が決まるのがいつもその頃なので…)。この時に、今年実現したいことをマインドマップに書き出します。普段はマインドマップを書くときはPCアプリのXMINDを使って書くのですが、この時だけは、A3の画用紙にカラーのサインペンを使って書き出します。※まともに手書きのマインドマップを書くのは、この2つの目標を書き出すときだけ。ノートに書くときは、4色ボールペンで適当に書きなぐるだけ。ほとんどモノクロ。その時には、昨年作ったマインドマップをもう一度見直しながら、1年以上のスパンの目標や去年達成できなかった目標も書き写していきます。これは私のなかでは、絶対に手書き。これを書いていると、PCで書くのにはない、「思い」みたいなのがこもるんですよ。■長期課題マット話はそれますが、私はデスクマットを使ってます。透明のやつで、結構柔らかいものです。私は筆圧が高いので、ボールペンで何かを書くときに、固いところだと、ボールペンに力を入れた途端に滑るんです。このため、下がある程度柔らかくないと字がぐちゃぐちゃになってしまうために、いつもデスクマットの上で書き物をします。このデスクマットがあるお陰で、今回の仕事のハックを発明しました。と言っても、だれでもやっていることですが。もうおわかりですかね。そ。書きだしたマインドマップを　机のデスクマットの下に入れておくだけ。ただそれだけです。ところがこれが効果絶大。これを「長期課題マット」と呼んでます。仕事をするときには当然机で仕事をしますよね。仕事が一区切りついたら、机の上を一旦片付けますよね。帰りがけに机の上を片付けますよね。朝来た時に机の上に資料を出しますよね。要は仕事をする時というのは、いつも机の上を見てるんです。それが無味乾燥な白地や木目なのはもったいない。いつも長期目標を思い出すためには、手描きでカラフルに描かれたマインドマップが、強制的に目に入ってくるようにしておけば、「あ、そうだった。これをやらなくちゃ」と思い出せるわけです。思い出すと、その長期目標のために、今やれそうなタスクがふっと頭に湧いてきます。それをタスクとして記録するか、ちょっと手が空いた時にやる。ちょっと進んだら、マットの下からマインドマップをマットの下から取り出して、ちょこっと書き込みをする。それで長期目標というのは、着々と進められるようになります。◆このテーマのおすすめ図書デザインの仕事机から片づけ下手な右脳人間のための整理本―どうしてすぐに机の上がぐちゃぐちゃになるんだろう?仕事の効率が3倍UP!整理・整頓4S仕事術カラー版机も頭もすっきり！デジタル化情報整理術仕事はできるのに、机がぐちゃぐちゃで困ってるきみへ超・オフィス整理術仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか

他人任せにする

■自分の専門あなたが会社において任されている仕事は何でしょうか？例えばあなたが営業職であれば、お客様の不満ややりたいことを聞いてきて、それを自社の製品を使ってどのように解決するかということを考え、お客様に提案することがあなたの専門でしょう。あるいは、商品を企画したり、その企画がモノになるかをリサーチすることかもしれません。どのような業務をするにしても、その業務を長くやっていれば、知識も豊富になりますし、その業務をスムーズに進め一定の品質の成果が出せるようになります。一方あまり専門ではないこと、上の例で言えば、お客様のソリューションを開発するなどということはあまりできないでしょう。また、その作業に付随する作業で、得意なところと不得意なところがあることと思います。例えば、プレゼン資料を見栄え良く作るのはあまり得意ではないが、お客様の前でプレゼンするのは得意、だとか。■時間価値と成果あなたの価値を高める作業において、　　それを誰がやったかが重要ではなく、最終的に誰が成果にしたかが重要です。したがって、自分の得意でない作業を一生懸命時間をかけてやったとしても、誰かに任せてやったとしても、評価されるのはその結果だけです。であれば、最初から　得意な人にやってもらうのが最も時間価値が大きくなる手段です。確かに、誰かにやってもらう(あるいは外注に出す)事によって、必要なコストが発生します。しかし、あなたより品質の良い(時間が短かったり、見栄えがよかったり)作業をしてくれますので、あなたは自分の得意な分野に集中することができるようになります。逆に同僚の誰かが不得意な部分があり、それを自分がある程度得意としているのであれば、交換条件でこれをやってもらうようにします。■学校教育いつも疑問におもうのですが、日本の学校教育は、バランス重視ですね。国語が得な人に、数学の点が悪いから数学を頑張れと言うわけです。国語が得意だったら、国語を勉強しているときはきっと楽しいでしょうし、モチベーションも高いでしょう。逆に数学を苦手にしている人が、数学をもっと勉強しろと言われても、(言われていることはわかるが)やる気も起きないし、大した成果は出ないでしょう。でも学校では、国語が偏差値90あっても、数学の偏差値が30では大学もいけない。しかたがないので、数学の偏差値を何とかあげようと無理をするわけです。これじゃあ、ますます嫌いになるわな。――閑話休題ビジネスの世界は、学校教育とは違いチームプレイが重要ですので、色んな所の得意な人が寄り集まって、それぞれが成果を出せば、全体として成果が出ます。■他人任せ何かのプロジェクトを始めた時には、自分の不得意な分野を得意としている人を巻き込みましょう。そして、その人にその部分はお任せししてしまって、自分は自分が特とするところに集中すると、最も効果が上がります。まぁ、簡単にいえば、車でないと行けない場所に営業に行く時に、自動車免許を取りに行くのではなく、タクシーを使っちゃえばいいということです。そのほうが効率がいいでしょう。

3分間ホウレンソウ

　A:「ちょっといいですか？」　B:「3分だけお時間をください」もしあなたが話しかけられたとして、どちらの話を聞きますか？あるいは、あなたが上司に話しかけたとして、どちらなら聞いてくれるでしょうか？Aのパターンなら後5分で次の会議に行かなければならなければ、「ごめん、また後で」となる場合が多いでしょう。しかしながら、今席に座っているのであれば、3分なら時間を作れなくもないですね。往々にして、誰かに話しかけるときにAのパターンが口癖になっている人が多いのではないでしょうか？　でも、これすごく損してますよね。それは自分が部下・後輩から声をかけられた時に、どちらなら「うん。いいよ」と言えるかを考えてみれば当然のことです。■エレベータートークを学ぶ本当かどうか知りませんが、「エレベータートーク」というのは、　もともとアメリカ大統領が核戦争などの緊急事態になった時に、エレベータで地下の各シェルタに降りるまでの3分間をいかに有効に使うかをマッキンゼーが検討して提示したものだそうです。ま、由来はおいておいて、アメリカで投資家に自分が新たに起こそうとしている事業のプレゼンをエレベーターに乗り合わせた一瞬で投資判断をしてもらうためによく使われたとか。そのくらい短時間で何億もの投資判断をしてもらうために洗練されたものだということらしいです。そのコツは、非常に端的に物事を伝え、「YES/NO」以外は相手が言わなくてもいいようにすること。その手順がこれです。　・主旨を伝える　・選択肢を伝える　・判断のポイントを伝える　・結論を伝え、承認をもらう　・アクションの確認をする細々と理由を述べたりせず直球勝負。■ホウレンソウに応用する報連相(ホウレンソウ)は過去の記事でも何度か触れてますが、口頭でも文章でも、何が言いたいのかをじっくり聞いたり、ポイントが何かを聞く側から質問されたりしたら、「やり方がまずい」と思ってください。エレベータートークと同じ。　「××の件について、○○の課題があります。次の選択肢として□□と△△があるのですが、この場合、△△が☆☆の理由で適切かと思います。よろしいでしょうか？」　「うん、そうだね」　「では早速◇◇に連絡して、△△をしたいと思います」たったこれだけで次のアクションが開始されます。以前何かの映画で、高官が「問題がある」と報告してきた事務官に向かって「オプションはなにか？」と聞いた時に「１．××をする。２．△△をする。３．◇◇の3つです」と答え、高官が「じゃぁ3で行こう」と答えたら、「は。」で話が終わったシーンがすごく記憶に残ってます。ところが、私の回りではこの答えに行き着くまでに　・報告会議を招集していいかどうかお伺いを立てる　　・承認されたら、関係者のスケジュールを調整する(これだけで1週間…)　・報告会で　　・現在のプロジェクトの概要を説明する　　・現在の課題に対応する方策をあれこれ議論する　　・方策が絞られたらメリット、デメリットの一欄を作る　　・最後に上司が厳かに対策の指示を出す　・報告会の後で　　・誰がやるかを相談する　　・対策の具体的なアクションを決める会議を招集する　　　：　　　：なんて状態。時々ブチッと切れて「とっととやれ！」と言ってしまうことがあります。■答えを持って上司に相談するポイントは、上司に「どうすればいいか」を尋ねるのではなく、　先に自分で答を出しておくこと。私の回りの例でいうと、会議を招集した時点で、招集した人が「答えを持ていない」のが最大の問題。つまり、自分の考えがないまま人に聞くから、人の意見に左右されて考えが一転に集中しない。その結果、議論があちこちに飛び、収集がつかなくなるか、「なんとなく」の結論に行き着く。「なんとなく」出した結論なので、そのメリットやデメリット、リスクがちゃんと説明できないし、曖昧なのでアクションも起こせない。とまぁサイテーの話になるわけです。最初に自分の考えを持っていれば3分で済んだものが、1週間以上たってもアクションが起こせない。報連相(ホウレンソウ)するときには、　・自分の判断をきちんと伝えること　・選択肢を考える事この2つができていれば、3分間で話はすみます。間違っている時に、それを指摘するのは上司の仕事ですから、あなたが悩む必用はありません。

活動ノート

朝、会社についたら、まず何をやりますか？ぜひやってほしいことがあります。ノートとスケジューラを開いて、今日1日の予定を書き込むことです。用意するのは、ノート、多色ボールペン、スケジューラの３つ。■マインドマップ予定はマインドマップで書き込みます。まず中央に今日の日付を書いて、まるで囲みます。これが、セントラルイメージになります。それから、まず、スケジューラをチェックして、会議の予定をこのセントラルイメージからブランチを作ります。書き込むのは　・議題　・時間　・場所の3つ。次に、今日やるべきタスクを同じようにブランチを作ります。とりあえずここまで、2,3分あれば出来ます。ただし、色は緑1色で書いてください。■会議の議題まず、会議の議題を順番に確認します。以下の質問で思いつくキーワードを緑1色書いていきます。　・この会議で自分に期待されていることは何でしょうか？　・この会議の結論を予想してください　・この議題に関するあなたの意見は？1つの会議につき、3分以内に出なければ、さっさと次に進みます。合計で10〜15分くらいでできると思います。■タスクの分割つぎに、書きだした今日やるべきタスクをチェックします。これも緑1色で書きます。同じように、以下の質問で思いつく単語を書きだしてください。　・何分くらいかかりそうですか？　・このアウトプットは何ですか？　・そのアウトプットのために必要な資料は何ですか？　・事前に用意しておくものがありますか？　・もっと細かくステップ分けすると、どんなステップがありますか？会議と同じく、3分前後で1タスクをやっつけてください。■作業終わり大体ここまで、20〜30分あればやれます。このノートを1日持ち歩いてみてください。そして、会議であれば、その議論経過・結論を、タスクであれば、そのタスクを実際にやった時の結果を、キーワードだけメモしていってください。今度は、黒のボールペンで。想定通りなら、すでに書いたキーワードに黒く丸をつけるだけで十分です。もし、自分に宿題事項があるなら、そこに赤のボールペンで宿題事項を書き込みます。■振り返り1日の終りに、このノートを見返すと、黒く囲っていないものがあります。これが、あなたの先読み力の今の限界です。なぜ、これが予測できなかったのか、思いつくところだけでいいので、反省しましょう。■効果実際、私がこれをやるようになってから、1ヶ月ほどで、先読み力に違いが出てきました。格段に先を読んで行動できるようになりました。普段でも、打合せの時などには、こういう方向に議論を進めよう、と考えながらいて、うまく行かなかったことなどが気になってましたが、実際にその出来栄えを評価することはありませんでした。しかし、実際にその結果をみせつけられると、結構愕然とします。そうすると、前もって色々考えてから、会議や作業にのぞむようになり、前もって考えているので、非常に的を得た発言をするようになります。そうすると、自分の影響力というのが向上することが実感できると思います。もちろん、影響力が発揮できるようになるまでは時間が必要ですが、予測がある程度当たるようになるのには1ヶ月もかかりません。騙されたと思って、1ヶ月続けてみてください。■参考図書●Amazonモレスキン 「伝説のノート」活用術〜記録・発想・個性を刺激する７５の使い方●楽天送料無料モレスキン「伝説のノート」活用術価格：1,500円（税込、送料別）

リスク・リワード・レシオ

リスク・リワード・レシオという言葉をごぞんじでしょうか。簡単にインターネットを調べると★――――――――――――――――――――――――――リスク・リワード・レシオとは、FX（外国為替証拠金取引）や株式取引において、システムトレードを行う際の「リスク（＝損失）とリワード（＝利益）の割合を表わした指標」を言います。リスク・リワード・レシオは、システムトレードによる売買モデルの良し悪しを評価するために用いられますが、一般的には、リスク・リワード・レシオ値が大きければ大きいほど、そのトレードを行った場合に、被る可能性があるリスクに対して、得ることが出来る可能性がある期待収益率が高い・・・と言うことを表わします。――――――――――――――――――――――――――★という事らしいですが、どうも定義がいう人によってまちまちみたいなので、あまり厳密には芸妓せずに使いってます。■一般のビジネスで一般のビジネスで考えた時に　リスク：　そのプロジェクトが一番上手く行かなかった時の損失　リワード：そのプロジェクトが一番うまく行った時の得られるものとかんがえられると思います。これを数値化してみて、それが１を超えていたら(リスクよりリワードのほうが大きければ)、そのプロジェクトはやってみる価値があります。問題はどうやってそれを数値化するかですよね。■自分の満足度過去には、いろいろな尺度を作って、これを測定しようとしましたが、結局うまく行きませんでした。おそらく原因は、予想時にはリスクやリワードを過小評価したり、過大評価したり、全くその評価値が、考えた瞬間瞬間で変わってしまったためだと考えられました。それも無理やり、その時の都合で論理的っぽくするものだから全くたちが悪い。ということで、論理的にするのを諦めちゃったら、意外と冷静に判断できることに気が付きました。じゃぁ、何で判断しているのかというと　感覚です。どうやら後付で理屈をこねようと思うと、その時に思いついた理屈に合うように、数値を書き換えてしまうみたいです。ある程度仕事をやっていれば、過去の経験から、それはどの程度リスクがあるのかがわかって入るものの、それを理屈に合うように微調整してしまうのです。なので、実はカンや感覚に頼ってしまったほうがうまくいきました。　・もしこれがうまく行ったらどの程度の満足を自分は味わうだろうか？　・もしこれが失敗した時どの程度残念だろうか？を１０段階評価します。ふと思いついた数字が、「７」だとすると　なぜ6ではなく、７なのかなんて難しいことは考えません。とにかく「満足度７」と記録します。意外と、このいい加減な数字で判断すると、いい方向に転がります。お試しあれ。■評価する年度末ですので、この1ヶ月くらい、来年度の方針の作成にかかりっきりです。やりたいことはいっぱいあるので(部門としての「やりたいことリスト」も作ってます)、それをこのリスクリワードレシオで評価して、評価点の高いものを順番にやるようにしてます。もちろん、部方針ですので、生産プロジェクト、技術開発、人材育成、従業員満足度向上などいろいろな分野に分けて、その中のトップの1つか2つを選択することになるのですが。ただし、リスクリワードレシオが1.5を下回るものについては、「原則やらない」と決めてます。もし、やりたいもので1.5を下回ったら、それが1.5以上になるようにするには、目標をどのようにすればいいのか、リスクをどのように減らしたらいいのかについて考えて、ポイントを上げてから、各担当管理職に業務を割り振ります。自分のやりたいことリストについても、このリスクリワードレシオを当てはめてみると、やるべきことがしっかり選択ができますよ。

頭越しの命令・相談

恐らく多くの会社では、コンナ階層構造になっていると思います。　　　マネージャ　　　　｜　　　リーダー　　　　｜　　　メンバー■頭越しの命令もしあなたがマネージャなら、メンバーに直接業務の指示を出してはいけません。かならず、リーダを通して命令するようにします。たとえ、リーダが忙しそうで、親切心から、代わりに指示しといてやろうとしたとしても、それは組織を破壊する行為であることを認識する必要があります。なぜなら、簡単に言えば、メンバーがどちらの方をむいて仕事をするかに関わってくるからです。メンバーはもしマネージャから具体的な指示が来るようになると、　「リーダは無能だ」と(無意識にかもしれませんが)認識するようになります。そうすると、その先リーダがなにか指示したとしても、もしかして、マネージャから別の指示が来るのではないかと考えるようになります。結果リーダが指示したことが実行されないということになります。そうなると、リーダの存在は消滅してしまって、もはや組織の構造(ヒエラルキー)が維持できなくなるわけです。結果マネージャとしては、リーダの能力を疑うハメになりますが、元はといえば、自分が巻いた種なのです。■頭越しの報告もしあなたがメンバーであれば、リーダに報告していないことは、マネージャに報告してはいけません。たとえリーダが外出中でも、リーダの帰りを待つか、リーダに電話してでもリーダの耳に先に入れておきます。これは、リーダの立場の問題です。もし、あなたがリーダで上司から、「メンバーの××がこんな事で困っているそうだぞ。助けてやれよ。」みたいに言われたらどうでしょうか？まず、上司からは自分の脳力が疑われていると感じるでしょうし、メンバーに対しては、「あの野郎〜」とおもいますよね。結局人間関係を壊すハメになるのです。■マネージャとの意見の相違もし、あなたがリーダであれば、リーダの承認のない業務はしてはいけません。たとえば、あなたがメンバーに何か指示をしたとして、あとからマネージャ(リーダの上司)がそれを否定してしまったらどうなるでしょうか？メンバーからは、「あいつは、判断力がない」と軽んじられることになりますし、マネージャからは、「あいつはプロジェクトの進め方がわかってない」と減点の対象になるでしょう。だからまず、マネージャに「こういうふうにやりたいんですけど、どうでしょうか？」と確認しておいて、マネージャの承認が得られたらそれを実行するのです。リーダーというのは、非常に微妙な立場です。基本的にマネージャ(管理職)ではないので、メンバーに対する人事権はありません。でも、全員の業務に対する支持をしたりする権限だけはマネージャから移譲されている。結果として、そのプロジェクトに対する達成責任を負っているわけです。もし、あなたがこの図におけるマネージャであれば、リーダの決定にダメ出しをしてはいけません。たとえ、リーダの判断が間違っていると思っても、我慢してください。あとで、リーダを別室に呼んでダメ出しをすることも基本的にはしてはいけません。　ひたすら我慢するか、　リーダがメンバーに言う前に軌道修正をするをしないと、組織の信頼関係を崩すことになります。■中間管理職よく、雑誌などに　最近の中間管理職の能力が低下しているみたいな論調が載ることがあります。これは上級管理職(中間管理職の上司という意味)の勘違いで、上級管理職自身が、組織のヒエラルキーを破壊している場合が少なからずあります。これは、今回書いた　マネージャ　−　リーダ　−　メンバーの関係と同じことをやっているからです。もちろん、本当にレベルの低い中間管理職がいることも事実ですが…。■あなたの会社では？これは私の会社の話なので、もしかしたらあなたの会社では当てはまらないかもしれません。有能なリーダがいて、有能なマネージャがいる会社ならこんなことにはならないでしょう。でも、世の中のアンケートとか見ると　「管理職にはなりたくない」みたいなアンケート結果がときどき発表されてますよね。これは、こういった頭越しがしょっちゅう行われていて、お互いの信頼関係や、リーダ(中間管理職)に対する尊敬がなくなってきているからではないでしょうか。

ToDoリストはデイトレード

FXや株式売買のようなトレーディングで、その日のうちにポジションをニュートラルにする(決済する)トレード手法を、デイトレードというそうです。私がToDoリストをつくるときに気をつけているのと同じ考え方なので、　ToDoリストはデイトレードでを意識しながらToDoリストを作ってます。要は、ToDoリストを書くときに気をつけるのは次の2点。　・1日完結　・客観評価■1日完結ToDoリストを翌日に持ち込むほどの粒の大きさにしてしまうと、つい細かくするのが面倒くさくなって、「顧客リストを作る」などという非常に大きなToDoを作ってしまいます。大きなタスクというのは、具体的な行動が書かれていない場合が多いので、手をつけづらくなってしまいます。その結果、着手延期というのが発生します。これを避けるためには、粒を小さくして、着手したら長くともその日のうちに終われるくらいの大きさにしないといけないという事だと認識してます。もし実際にやってみて、見積もりが間違っていて、当日終わらなかった時にでも、そのタスクは完了にします。続きは新しいタスクを起こして翌日やるようにします。■客観評価タスクはどうなったら終わりかを明確にしないと、　「やった」けど「終わった」かどうか？？みたいな状態になってしまいます。そうすると中途半端な状態で終わったかのように処理してしまって、その次のタスクをしようとした時に、「アレが足らない」「コレが足らない」という事が起きます。だから、　　ゴールを明確に書く。これにつきます。例えば　　新しい企画のアイディア検討ではなく、　　新しい企画のアイディアを3つ以上出すと書くわけです。これを書かずに思っているだけだと、実際やり始めて2つしか出なかった時　「まぁ、アイディアは考えたんだし…」と判定基準がズルズル状況に合わせて甘くなります。ですから、タスクを書きだすときには、　　・数詞を入れる　　・行動を伴う動詞を入れるのが必須条件。よく打ち合わせで、タスク出しをした結果、　・××の課題について検討する(○○さん)　・××の方法を見直しする(△△さん)みたいなタスクを上げて、「じゃ、次回までにこれをよろしく」として打ち合わせを完了させようとしているの見かけた時には、私がほぼ100%ツッコミを入れます。　　「検討する」って「何をして、何がどうなること？」と聞くと、返事が返ってこないことが多いですね。つまり、何もしなくても全然問題無いわけです。そんなのタスクじゃない。同じような動詞で　・考える　・調査する　・整理する　・見直すみたいなのもありますね。これらの単語は、行為を表さないし、ゴールに行き着いたかどうかも客観的に判断できないので、タスクとして書きだすときには絶対に避けないといけない単語です。