しみずきみひとの楽天日記

｜●｜相談タイトル
Q.外部委託化して業務を効率化する
起業したばかりです。新規開拓営業、業務管理、経理すべて一人で行っているので時間がいくらあっても足りません。どのように回避すればいいですか？

｜●｜アドバイザー回答
A. 回答
営業支”縁”コンシェルジュの清水がお答えします。

ボクも起業当初は悩みのひとつでもありました。一生懸命新規開拓してお客サマができても業務管理がうまくできなかったり、外部ブレーンを持たなかっただけに苦労しました。外部に協力者がいないぶん、獲得する業務量もセーブしなければこなせないのが現実です。

ボクはＢＰＯ（ビジネスプロセスアウトソーシング）を提案していますが、これは

１．自分の持っている業務をすべて棚卸する。
２．自分でやっている業務で非効率な業務を外部委託する（切り離す）。

これは営業マンの統計データですが

・納品や新規開拓営業、通常業務などの社内作業に追われている営業マンのいる会社
・見積書、企画書などの業務獲得（営業）のみに時間を費やしている営業マンのいる会社

同じ社員数でも後者のほうが売り上げ、利益共に数倍の差がついていることもあります。

納品業務はクライアントとのコミュニケーションに有効な時もありますから、行って損はありませんが、客先へ出向くのに時間を費やしているからやっぱり無駄で、ボクの場合は運送会社に委託しています。

新規開拓営業についても、テレアポ・飛び込みなど起業家はある意味これを経験しなければなりませんが、クライアントがついた時、通常業務をこなしながら見込みの見えない新規開拓業務に時間を取られるのは無駄ですので、ＷＥＢを活用したり、ＤＭ、ＦＡＸ、メールを活用したほうがいいです。ボクの場合はこれらを活用することによって会社にいながらにして新規開拓を行うことが可能になりました。

あとは通常業務や経理面での手間がかかるのなら、通常業務は専門業者にアウトソーシングしたほうがいいですね。経理面では税理士にたのんだほうがいいです。

今のボクは営業、通常業務、経理作業などの担当業務はありますが、

営業については

・ 必要のない客先訪問はしない。
・ 納品はほぼ運送会社に委託している。
・ＷＥＢ、ダイレクトメール、電話、ＦＡＸ－ＤＭ、メールマガジンを活用して新規開拓を行っている。

通常業務については

・ 外部のブレーンをたくさん持ち、委託している。
・ 社内の営業事務に引き継いでやってもらう。

経理作業については

・経理部にやってもらっている。

なので、営業以外で自分が直接手を下すことはあまりありません。
もっとも時間のかかる客先訪問は一番回避しなければならない事だと考えています。

上手な外部委託（ＢＰＯ）の方法としては、きちんと指示することだと思います。ボクは社内外問わず指示書を出しますが、決まったフォーマットに決まった項目を記入するようにしています。これにより考える時間が減ったので作業負荷はかなり軽減されました。

｜●｜結論
・外部委託（ブレーンの活用）は自分の能力を高めるために必要！
・外部委託できなければ従業員を採用して分業化すべし！
・外部委託できなければ仕事量はセーブすべし！

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