EZORISUの役立つ便利な情報雑学

Gmailを利用している人は多いと思います。　新規メールは「作成、＋(スマホ)」タブをクリックして、毎回、件名と本文と宛先メアドの入力が普通の使い方～今回はテンプレートの作り方を解説します。



たとえば、ビジネスでは文頭や文末など毎回、同じになる文章があります。　顧客向けや仕入先など、海外は英文になるので入力もたいへんです。　決まった文章はテンプレートにしておくと必要部分だけの入力だけで済みます。


テンプレートとは、雛形（ひながた）です。　定型文が記載済みのメール。

たとえば、上から、〇〇会社 〇〇様　挨拶、「本文」、送信者名、会社、住所などが記載済みの新規メール～「本文」に伝えたい内容を入力して宛先（メールアドレス）を入れて送信します。　※宛先の件は下記で説明します。

送信するとメールは、その場からは消えて送信済みフォルダへ移動します。　テンプレートは入力前の状態で残りますので、次回また利用できます。


Gmail（じーめーる）にはデフォルトでTemplatesフォルダがあるのでテンプレートを作りましたが一度の送信で消えてしまいます～テンプレートは送信しても通常はフォルダに残りますが、このフォルダの利用法がよくわかりません。

※テンプレート下書き仮置場として利用しています。


パソコン画面で説明します。（レイアウト：左右２画面表示の場合）


右下に新規メッセージ（小窓）を表示させています。（通常は非表示）



左上の「作成」をクリックします。　スマホは「＋」をクリック

左下に新規メッセージの小窓ウィンドウが現れるので件名と本文を入力します。　※注意：宛先メールアドレスは入力しても記憶されません。　なぜ、Gメールは宛先を保存できない仕様なのでしょうか？～理解できません。

文章が完成したら、

下段ツールバーの「タテ３点アイコン」をクリックします。




メニューからテンプレートをクリック～左にメニューが現れます。




「下書きをテンプレートとして保存」をクリック～左にメニューが現れます。　下にある「新しいテンプレートとして保存」をクリック～名前を付けて保存します。

次回より新しいテンプレート名が表示されています。（上画像モザイク部分）



テンプレートの削除はメニューから「テンプレートを削除」をクリックします。



googleメールのテンプレートは宛先メールアドレスの保存ができません。　テンプレート数が増えると毎回、メアドのコピーペースト入力はストレスがたまります。　また、テンプレート 一覧の小窓は、数が増えると使いづらいと思います。

迷惑メール振り分け機能

毎日、偽メールが送られてきますが人工知能AIが学習しながら迷惑フォルダに振り分けます。（迷惑メール、フィッシング行為、マルウェアの99.9%以上をブロック）

迷惑メールは件名を見るだけでも腹ただしいものですが迷惑フォルダに直行させて受信トレイに表示させない設定もできます。　毎回、移動する必要がありません。

メーラーにも似た機能はありますが、パソコンに迷惑メールを一旦取り込むだけでも気分が悪いのでWebサーバー上で掃除してくれるGmailは助かります。

gmailの迷惑メール振り分けの注意

人工知能AIの自動振り分けは完璧なものではありません。　ミスはそんなに多くはありませんが、大事なメールが迷惑メールフォルダに入ることがあります。

そのため、定期的に迷惑メールフォルダを開いて点検してください。　迷惑メールは、どんなものなのか？特徴もわかり勉強になります。　※注意点は、リンクをクリックしない、添付ファイルを開かないこと。

gmail 初歩的アドバイス

送信元アドレスに不自然なアルファベットがあるもの～日頃から正規のアドレスは見るように心がけてください。　心当たりのない添付ファイル付きのメール、知人のメールでも添付ファイルを送信者は知らない場合があります～相手のパソコンがウィルス感染していると送信者の意志に関係なくメールが改ざんされます。　※過去に確認しています。
迷惑メールの説明をすると長くなりますので今回は省略します。

Gmailとメーラーを同期

わたしはGmailとメーラーを併用しています。　わたしが使っているメーラーは、Gmailと同期もできるのでメーラー側での一括管理もできます。

メーラーのテンプレートは宛先も保存できます～これが普通。　テンプレート数が増えても受信欄と同じ、広いスペースなので効率的に管理できます。

いつかメーラー（フリーソフト）のご紹介もしたいと思います。

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※進呈ポイント↓が上がると2回目受取も増えます。

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