書けば未来が開ける！かな？

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• テキスト記号増産中！かな？

  テキストを組み合わせた絵文字として顔文字は今や一般的で、携帯や日本語変換ソフトに標準で登録されるようになっています。これに倣ってクリエのスケジュールに書き込むためにテキストで絵文字を作ったのは以前にも書きました。その方法をまとめると以下のようになります。□、☆、◇、○を行頭に付けて区別することを基本とします。□を行頭に付けると仕事（会社）の予定で、完了すると■に書き換えます。☆を行頭に付けるとプライベートの予定で完了すると★に書き換えます。◇を行頭に付けると自分には直接関係無いできごとで確認や終了すると◆に書き換え　ます。また、その日のニュースなども頭に◆をつけます。○は会社ではないけれど、私的ではないものです。そして、予定したけれどできなかった、やらなかった場合は頭に×をつけます。×□仕事Aという具合です。これら４つの記号の次にさらに絵文字を連ねて書き、さらにパッと見でわかるようにします。例えば次のような記号です記念日→♪電話→【＾＾）　（左がわの"【"が受話器のつもり）メール→［▽］　（封筒にしたかったのですがイマイチ）ここまでは前の記事でも書きましたが、さらにこれにいろいろと加えました。例えば【＾＾）≫　　こちらからかけた電話【＾＾）≪　　かかってきた電話【＾＾；）　　困りものの電話（勧誘や頼んでいない営業の電話など）電話だけでなく[]≡　　ファックス[≡]　　文書『〓』　　荷物[Σ]　　食事（口をあけているように見える？）田√　　買い物（カートのつもり）とまあ、ヘンなのばかり？ですが、日々増殖中です。組み合わせるとこんな風になります。□[≡]報告書作成☆田√　文房具屋でボールペンを買ってくる自分で作ったので自分には分かりやすいです。当たり前かな。

  2007.03.16

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• 基本的な生活時間（時刻）を決める！かな？

  ほんとに基本的な時間。起床、就寝、会社の出勤、退社の時間。正確には時刻でしょうか。小学生じゃないのに、そんなこといまさらかもしれません。が、決めてその通りにすることは、なかなかに難しいしものです。もう5分寝ていたい、これが終わるまで寝られない、予定が終わらないのでなかなか退社うできない。。。突発的なできごとや外乱の発生など、いろいろとあるものです。でも、自分の設定した時刻にちゃんと始まって、ちゃんと終わるという、この基本的な見積もりができると、結構気持ちが良かったりします。妻に今日は遅くなるの？と聞かれて、単に遅くなると答えるより、今日は９時に帰る予定だよ、と言えるほうが相手も安心しますし、計画的な残業なんだと、分かってもらいやすくなります。私は、前日までにこの４つの時刻を決めて、ノートあるいはクリエに記録し、実際の時刻を併記することにしました。自分の見積もりと実時間のズレが分かり、多少はどうしたらいいかを考えていると思います。個々の予定も大事ですが、大枠として自分はどれだけの時間を持っているのかを見直せればと思います。エンドレスで働けばいいのだ、というのは家族は無きものとして働いているようなものですし、時間管理をしているとはいいにくいと思います。でも、出張時はエンドレス気味かな（笑）。

  2007.03.14

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• とにかく手をつける！かな？

  仕事が複数並行して走ることはままあることです。以前読んだ本に「どんな仕事の場合でも、もっとも難しいことはそれに着手すること」とありました。じゃあ、着手してしまえばいいんだとばかりに、最近は手をつけることをしています。報告書を作らなければならないときは、タイトルを書き、図を貼り、写真を貼り、完成しなくてもいいから、作りかけにして、時間が来たら、または区切りが付いたら、あるいは飽きたら、次に実施するタイミングをクリエに入れておき、次の仕事に移ります。出張の準備で、関係書類を集めて、整理し、送る荷物については荷造りをします。これも完成しなくていいので、クリエに入力後、次の仕事に移ります。さらに、クリエで約1時間半ごとにアラームをセットしています。これが鳴ると、仕事に一区切りをつけることにしました。短時間で区切りが付く場合は早急に仕上げて、そうでない場合は先送りにして、切り替えます。調子に乗ってきて止めない方が良いと思う場合は、続けることももちろんありますが。いいかげんといえばいいかげんですが、ちょっとでも手をつけて、少しでも進めておくと、少し気が楽になるようです。着手しないで〆切が近づくことばかりを意識していると、どんどん手をつけるのが億劫になるように思います。※本文中のリンクはこのブログ内の過去の記事へのリンクです。

  2007.03.12

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  手書きアイコン！かな？

  先日書いたように予定や行動を書くために記号というか、アイコンというか、絵文字というか、小さな絵を描いて、わかりやすくしようと試みています。半分落書きのようなものですが。それがこの絵にあるものです。いままで、作ったものです。 実際はこれより小さく書きます。だいたいわかるかもしれませんが（わからないかもしれませんが）、１）は自動車（移動）、２）ショッピングカート（買い物）、３）は受話器（電話）、４）はFAX、５）は目がパッチリ（起床）、６）は就寝、７）はビール（飲み会）、８）は出勤、９）は退社、１０）は徒歩、１１）は会議、１２）はパソコン（ネット）、１３）は手紙（紙）、１４）は電子メール、１５）はクリップボード（回覧）、１６）は書類（作成）、１７）は荷物（梱包、発送）、１８）は電卓（お金関係）、１９）は本（文献）、２０）はお風呂、２１）は鉛筆（勉強）です。文字だけよりは視認性が向上すると思います。書く文字数も減りますし。こういうものを考えるのも結構楽しいです。イメージは右脳主体の機能を使うそうなので、脳の活性化にも役立つ！かな？

  2006.09.24

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• 日々のチェック！かな？

  日々習慣化したいことをチェックリストにしたという話は先日書きました。今、２週間目です。まだ続けています。毎日記入すると、より確実に習慣化されるような気がします。やってみていいことは、余計なことを忘れないように気をつけておく必要がないことです。折に触れてノートを見るだけです。書きながら、リストを改善するべき点が出てきますので、そこをまたメモしておきます。バージョンアップすると、また、萎えかけていた気力が少し充電されます。だんだんと積み重なってきた記録を見ると、無駄じゃないと思えてきます。１週間全体のいろいろな記録が一覧できるので、改めて振り返ることができます。これが、いろいろと結びついて、新しい発想につながれば、いいのでしょうけれども。まあ、とにかく続けてみるだけです。生活習慣も、勉強も、世の中のできごとも、ボーっと全体を眺めれば、自分の行き先を見通せるかもしれません。次の３冊目のモールスキンでは、このシートをノートの始めに３～４か月分集約することを決めました。その方がもっと長期間を一気に俯瞰できます。それまでにもうちょっと改善したいと思うのでした。

  2006.09.09

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  チェックシートを鍛える！かな？

  ご無沙汰しておりました。出張半分、サボり半分です。それと、メーラーがうまく受信できず、困っておりました。それはまた別の記事で書きます。先日の記事で紹介したチェックリストをいろいろと改良してみました。日々のチェックを１週間分を記録できるようにし、できるだけ書く欄を大きくするように工夫して作成してみました。朝書く部分は水色に、退社時に書くものはオレンジに、夜あるいは寝る前に確認するものは紫に色分けしました。項目のの右側に白い帯状に「のりしろ」部分がありますが、こののりしろの右側の線でこのリストは切り離されます。 この切り離した右側がノートのページに貼られます。そして左側の項目部分をのりしろの部分を折り、表紙の裏側にフラップのように貼り付けます。通常はこの項目部分をノートの内側に閉じこんでおき、リストに書き込むときは、外側に広げて、チェック欄が何を表すのかを確認しながら書き込むことができるようにします。そのため、項目欄をノートの表紙の裏側に貼り付けるとき、およびチェック欄部分を貼り付けるときはお互いにずれないように貼ります。この表には、その日のノートの使用ページや主なできごとを書く欄もあるため、インデックスの役割もはたすという訳です。また、ノートのスケジュールとクリエのスケジュールの同期を確認する欄も設けました。この欄にチェックが付いていなければ、同期してから退社するないしは寝るということにすればいいのです。さらに付け加えれば、項目欄の方には「目標」と「目的」を書いてあります。例えばダイエットに関係するところは、目的は健康や肝機能の改善で、目標は体重の目標や毎日実施することという風になります。ただ、まだ使い始めなので、改良中です。あまり、チェックが増えると面倒になるので、バランスが大事でしょうし、パッと見でわかることも大事だと思います。次のモールスキンでは、このリストをノートの始めの方にまとめたいと考えています。※本文中のリンクは過去の記事へのリンクです。

  2006.09.02

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  定型業務を整理する！かな？２

  2006.08.10の続きです。自分で毎日、毎週、毎月やること、あるいは習慣化したいことをリスト化しました。毎日、毎週、毎月それぞれをリスト化してみたのです。＜毎日＞生活習慣管理、業務時間管理…出退社時刻、起床就寝時刻の記入ダイエット・健康…体重計測、ストレッチ、簡単な筋トレ、メニュー記録、アルコール量、コーヒー量の記録資産関係…確定拠出年金、日経平均株価、自社株価、騰落レシオの記録英語学習…リスニング、音読、文献翻訳身だしなみ…髭剃り、髪型整え、手帳などの確認・記録…朝の確認、夜の確認、小遣い帳記録、メンタルバンクその他…ブログ記事作成、新聞の主な記事チェック、メールチェック、机上整理、家事＜毎週＞業務…仕事レビュー、業務記録整理、書類整理、データバックアップなどプライベート…子どもの勉強を見るなど＜毎月＞業務…勤休記録、時間外確認、休日・有休日数管理、月例報告書などプライベート…カード請求書チェック、講座残高確認、給与明細確認、洗車などこのほか、「毎年」も考えましたが、まずは、この３つについて運用を始めてみました。ただし、どうチェックや記録をするのが効果的なのかは、試行錯誤中です。それに加え、これらのリストが、自分の目標に合致していることも確認できるようにしたいと考えています（→「一冊の手帳で夢は必ずかなう」　リンクは末尾に）。いろいろ欲張った考えは出てきますが、試行錯誤の中から作りたいと思います。次のモールスキンからは、これらのリストは予定表と一緒に、モールスキンの始めの方のページに集中させようかと考えています。後ろの方は資料集になっていますので、日々のノートは予定表とリストの後から書き始めることになります。これらのリストが、同時に日々のノートのインデックスになってくれるとありがたいとも考えています。これも、今後の改良課題です。※本文中のリンクは過去の記事へのリンクです。以下は商品リンク。←商品リンク（楽天ブックス）

  2006.08.19

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  自分を鍛える！かな？

  中古本として買いました。「自分を鍛える！」という本です。別に鉄人になるための本ではありません。自分を苛め抜いて、極限まで鍛えるという本でもありません。自分を真に鍛えること。それは、いい習慣を身に付け、時間を有効に使い、頭を使って自分を高め、そして自分の壁を破る。そんな、当たり前のようでいてなかなかできない、根幹の部分を、人間の弱さを理解しながら、それでいて、でも続けることの重要性を分かりやすく、実践的に教えてくれる本です。どこかで読んだことがある内容もあるかもしれません。でも、その内容は明確な意思と、経験的な裏打ちを持って伝えられます。そして、驚くべきは、この本の著者であるジョン・トッドは今から200年以上前である1800年に生まれており、この本も原著は1835年にかかれたものであるということです。ならば、読んだことがある内容が含まれていてもなんら不思議はありません。といいながら、全くもって、今に通じる、何ら色あせない説得力、納得性を持った内容だと思いました。200年経っても、大切なことは、そんなに変わらないということか、それとも、本質的なことを書いているということでしょうか。合点でき、しかも自分の戒めとなる、そんなフレーズが多々出てきます。例えば「一生懸命に学ぶ目的というのは、自分の頭脳がことさら人よりもすぐれていることを発見するためでなく、それを活発に、しかも明確に役立つようにすることなのである。」「根気強く、１分１秒を充実させる。それも計画にそって充実させていくことが必要である。前もって立てた計画通りに過ごした充実した１日は、無計画に過ごした１週間にも相当する。」「怠惰に抵抗し、打ち勝つには、勉学を楽しみとするよりはむしろ義務付けてしまうしかない。楽しく感じられる時があっても、常に義務と心得なければならない。」「経験から言って、最もいい運動は、何よりも歩くことだと思う。」などなど。ごくごく一部です。頭を働かせ、物事を効率的にこなすためには、毎日継続した、適度な運動も欠かせないと言っています。歩くことが良いことというのは、最近でも言われていることです。この本は、目標に向かって努力したい人にとって、有用な本であると思います。いい習慣を身につける。子供の学力を伸ばすという点で、以前にも取り上げた『親が子供に教える「一番大切なこと」』という本でも、いい習慣の大切さが述べられていました。いい習慣というのは今も昔も、人間にとって重要なことなのだと思います。※本文中のリンクは過去の記事へのリンクです。以下は商品リンクです（楽天ブックス）。　　

  2006.08.15

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• Palm Desktopで仕事を書き出す！かな？

  「ストレスフリーの仕事術」で読んだことを元に、仕事を書き出してみました。そのたそのために、パーム（クリエ）のメモ帳に新しいカテゴリ、「GTD」を作ってみました。入力は主にパソコン上のPalm　Desktopから行います。GTDのカテゴリに、新しく仕事を書き出すための、ビジネス用とプライベート用の新規メモを各１つずつ作成し、これからやる仕事、やりかけの仕事、気になっている仕事などを箇条書きで、とにかく書き出します。項目の順番を入れ替えたい場合はドラッグ＆ドロップで入れ替えます。各メモの１行目にはその日の日付を入れておきました。来週同じ事をする場合（週次レビュー時）には、また新規メモを作成して、蓄積される形にしようと考えたわけです。書き出した後、これを秀丸エディタにコピー＆ペーストし、「行間を空ける」のチェックを外し、縮小印刷しました。コンパクトに印刷するためです。縮小印刷した仕事リストをモールスキンの見開き２ページに、はさみで余白を切り取って、スプレーのりで貼り付けました。貼り込んだ後、「いつかやるけどすぐやらない」項目は、先日改造したゲル４色のうちのオレンジ色を使って、一本線で抹消しました。抹消されていない項目の中で大事そうな項目はゲルピンクで頭に丸印をつけ、目立つようにしました。これで、会社の課内の予定確認の対応はOKです。記入忘れはゲルブラウンで余白に書き入れました。 実施予定項目はPalm　Desktopから毎日の予定に落とし込んで書き入れます。遂行し、完了した項目はゲルピンクで抹消しました。同時にPalm　Desktopでもチェックします。この仕事リストはクリエ上にも保存されていますので、とりあえずパソコンがなくても、リストを見直すことが出来るという安心感はあります。字は小さくて老眼系にはちと辛いですが、全体を見渡せていい感じです。

  2006.07.19

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  自分に宿題を出す！かな？

  大人になっても勉強、勉強！とは思っているんですが、現実は（苦笑）。子供には勉強の大切さを説いていても、自分はサッパリ、では格好がつきませんよね。もちろん、自分にも目標はありますし。そこで、自分に宿題（というほど大げさではないですが）を出して、毎日やろうということにしています（やらない日もあります、反省）。以前は仕事に関連した参考本を１日数ページ読むことにして、それなりの厚さの本をとりあえず読破しました。今は、英文の参考文献なども読まねばなるまいと、コピーして、１日読む量に切り分けて、それを専用ノートにペタペタと貼って、翻訳しながら読んでいます。英語の辞書には電子辞書が欲しいところですが、これもとりあえず、クリエに英辞郎の辞書データが使えるWDICを使っています。結構使えます。１日分はたいした量ではありません。むしろ、ほんのチョットです。たくさんの分量を設定すると挫折しそうですので。それで、数ヶ月もやると、私としては馬鹿に出来ない量を訳しています。動機付けの問題ですが、腰の重い私は、これを、定例のスケジュールとして書いてしまうか、メンタルバンクに高額の報酬をつけてやっています。他には、英語をiPodで聞き（こちらは最近挫折気味）、出張の移動時にビジネス書などを読むことにしています。これらにも、報酬が割り当てられています。続ければ、絶っ対に力になると信じて。。。やってます。少しずつなので、自分で効果をはっきり認識することが出来ないのが難点です。※本文中のリンクはWDICのサイトにリンクしています。←商品リンク（英辞郎）

  2006.07.18

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  書類整理をする！かな？

  最近また書類が溜まってきました。書類を納めるキャパシティは決まっているし、一見捨てられないものばかりです。そういえば、以前に「1日で重ねた厚さ1cm分書類を処分する」ということをしたことがありました。全部一気にやってしまえばいいのはわかっているのですが、時間を取れない気がしたためです。「捨てる」、「電子化する」、「共通の書棚に移す（当然、グループ管理書類）（苦笑）」を1日短時間でいいので、毎日やることにしたのです。スケジュールに毎日定例のtodoとして書き入れました。スケジュールにチェックが付かない（できない）日もありました。5mmの日もありました（がんばって15mm処分した日もありました）。でも、長期間続けていると、目に見えて書類が減ってきました。忙しいとは言っても、少しは時間が取れるものです。またやらないとだめかな～。本当は、書類を入手したその場で、どうするか判断することがいいとは思います。また溜まってきた自分の書類を恨めしく思いながら、そんなことを思い出しました。※本文中のリンクは過去の記事へのリンクです。←商品リンク（やさしくファイリング６、楽天ダウンロード）

  2006.07.04

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  『ストレスフリーの仕事術』を読む！かな？

  何の工夫も無いタイトルです（笑）。遅ればせながら、表題の本を読んでいます。参考にさせていただいているブログで取り上げられていて（しかも力の入った記事内容で）、非常に気になっていました。まだ半分ほどしか読んでいないのですが、実に共感できる内容が書かれています。例えば、以下の一文です。『私は怠け者で、すばらしく頭がいいというわけでもない。それでも、自分の持てるものを活かして最高の人生を送りたいと思っている。そのためには「ドアの前にやるべきことをおいておく」ことが絶対必要なのだ。』「ドアの前においておく」とは、絶対に持っていくことを忘れてはいけないものを、出かける時に思い出すようドアの前においておくことを指しています。私も自分はもともと怠け者だと思っています。また、頭が特に良いわけでもないです。でも・・・先の文の通りです。まさに、自分の考えを代弁してもらったと思わせます。あるいは、この一文です。『アイデアが浮かんだときには必ず書き留めよう。それは二度と思いつかないアイデアかもしれないから。』そして、このアイデアが浮かぶときは、それが当たり前に思えてしまい、書き留めないけれども、実はそれは自分がいい時かもしれないと言うことです。それで、『「より良い自分」を必要なときに使えるようにしておこう』と言っています。「よりよい自分」と言う表現でなるほどと思いました。自分には波があるんですね。何かがひらめくとき、何でもできそうな気になるときもあれば、ウンウンうなっても何も出てこないとき、落ち込んだときもあります。調子のいいときは、何かを考え付いても、ごく当たり前に思えるのですが、少し時間がたつと、急転直下、今はなんてダメなんだと、しかもさっき思いついたはずのアイデアが思い出せないなんてことがよくあるのです。じゃあ、いい自分瞬間の自分を切り取って書きとめてしまいましょう、それが「よりよい自分を必要なときに使えること」だということだと理解しました。 この著者は『本書の内容に関しては、どこかで聞いたことがあるな、と思うかもしれない』と自ら言っています。事実、断片的にはそうです。具体的な書名さえ上がってきそうな気もします。一見、バラバラな事実やアイデアを集めているように見えます。書き方も、２～３ページで1節という、区切った書き方をしているので、さらにそう見えます。でも、実際は、頭をストレージとして使ない（これがストレスの元になるそうです）ことで、想像的な方向に頭を使うことができること。頭の中のやらなければならないと漠然と思っていることを書き出すことで、そのストレスを軽減して、全体の把握もしてしまうということ。つまり、視点が高まる（全体を俯瞰できる）こと。仕事の優先度は何か？を考える前に、あなたはどんな仕事を持っているのか全て挙げてご覧なさい。それなしに、どうやって優先度を決められるの？ということでしょうか。これらの考えがベースにあり、仕事の仕方などが変わってくるということを説明していると理解しています（今のところ）。これは、何も業務としての仕事だけでなく、プライベートでしなければならないことも同じようです。忙しいと言っている（ストレスを感じている）家庭の主婦にもお勧めかもしれません。まだ、読みかけなので、仕事を書き出すことはしていません。全ての仕事を書き出すと、頭がスッキリする感じを味わうことができるそうです。でも、ここまでやらずとも、書いてスッキリする感覚は感じたことがあるので、さぞさぞスッキリするだろうと想像はしています。←商品リンクです（楽天ブックス）

  2006.07.01

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  デキる仕事人になる！かな？

  「仕事」と「作業」の違い。「仕事」とは何か。「仕事」を「作業」に分解することはできても「作業」を寄せ集めても「仕事」にはならない。「仕事」とはチームパワーのことだ。「仕事」の主人公は誰か。「目標」とは何か。 いろいろな示唆を与えてくれます。今回は先ほど読み終わった、山崎裕司著、『上司も知らない「仕事の仕方」』について触れます（リンクは下に）。今、自分がやっている「仕事」は本当に仕事だろうか。考えさせられます。私は「学生が（を）ビジネスマンになる（する）ための本」については、かなり昔に読んだことがあります（5/8の記事で少し触れています、絶版？）。言っていることはわかっていたつもりなのですが、バックグラウンドまで含めてピンと来ていませんでした。つまり、その背景にある、まさに「仕事とは何か」について、ちゃんと解説してくれる本は、たぶん読んだことはありませんでした。この本を読んでみて、合点がいったという感じです。長いブランクでした。つまり、私は仕事人では無いと・・・。この内容を風土の点から展開したのが5/19の記事で触れた柴田昌治氏の「なんとか会社を変えてやろう」だと思います。ここでもシナプスがパチッとつながりました。筆者によると「日本の職場できちんと仕事のできている人の比率は驚くほど低い」のだそうです。まあ、私も今のところ大多数ということでしょうね。残念ながら。一応、ブログのテーマに沿うために触れておきますと、最後の章ではタイムマネジメントについても簡単に触れられています。ドント・フォーゲット（備忘録、todoですね）を使っていない仕事人はあり得ないと言っています。タイムマネジメントとは上手な頭の使い方、そのための手帳の使い方だそうです。私は備忘録を普通に使っているつもりですが、もしこれがなければ、仕事は穴だらけになりそうです。これなしに仕事をしている人がいたら、確かにそれはちょっと信じられません。すばらしく記憶力がいいとしても、頭を無駄に使っている気がします。そして「段取りシート」。何か見たことがある（似ている）と思っていたら、こちらはDIPS、つまり前出の「学生が（を）ビジネスマンになる（する）ための本」で紹介されているものと似たものでした。段取りシート作成のポイントとして、箇条書きは順番を考えてはいけない、頭に浮かんだ順に書き記す、そうすると10倍くらい頭が働く。逆に順番を考えながら書き出すと、頭の浪費になるそうです。妙に納得させられる気がしました。最初によく考え、正しく仕事をする。そういうことがわかりやすく書かれています。そんなことを考えていたら、ふと、『あたりまえのアダムス』を思い出しました。あたりまえのアダムスでは、チームで仕事をすることに関してはほとんど触れられていないと思いますが、彼は仕事人なんだろうなぁと思い出しました（またまたシナプスがパチッと）。上司も知らない「仕事の仕方」（商品リンク）　何とか会社を変えてやろう（商品リンク）あたりまえのアダムス（商品リンク）

  2006.06.25

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  時間区切りは90分！かな？

  スケジュールは何分で区切るか。それは、用件が始まって、終われば区切るのがいい、という方、当然いるでしょう。でも、その用件が例えば６時間かかったら？休憩なし、ぶっ通しでやると果たして効率は良いのでしょうか。おそらくは、適宜休憩を入れたほうが効率的でしょう。では、何分で区切るのが効率的か。いや、やっぱり、そもそも区切る必要はあるのか。そんな答えはあるのでしょうか。とはいっても、少なくとも、昼休み（食事休憩）で、たいていの仕事は区切られます。でも、それより細かく区切る必要はあるのでしょうか？一つ、参考にしてみた本が、下の本です。福井一成著『仕事に使える脳科学！』という本です。ちょっと前の本です(2004年）。この本では90分を１コマとすると１日に５コマの仕事ができると言っています。実は私のクリエでのスケジュール用テンプレートは１コマ９０分としており、ここからいただいています。話しはズレますが、この本はあくまでも脳の働きからアプローチしています。基準は脳血流量です。そう、だから、例えばガムを噛むのはよいと。また、小休止を90分ごとに取るのが良いとしていますが、休憩時間にタバコを吸ってリラックスしてはいけないそうです。全ては脳血流量です。脳に血を流す。そのために良いことをすべしです。そして、脳が働かない時間帯は体を使え、です。さらにわき道にそれますが、この本を読んで私は通勤時にガムを噛むようになりました。ガムは結構良い感じですね。脳血流量がどうなったかは見えないので知りませんが、私の場合は、肩こりが軽減したり、気分転換になったりします。時間の区切りは賛否があるところだと思います。ただ、私の場合、クリエの画面で30分で区切ると区切りすぎで、画面何ページ分にもなってしまいますし、かといって2時間、3時間だと、おおざっぱすぎるしで、収まりが悪いという理由もあります。パッと見で把握できるというのが大事で、当然、紙の手帳に書く場合はまた違ってくると思います。ポイントは、コマを決めたら区切るということだと思います。報告書が1時間半で書けなければ、そこから30分かけてもやっぱり仕上がらないわけです。あと２～３行なら仕上がるかもしれませんが、それならば、１時間半で終わったはずです。締切効果を使った後は、まあ、そこは気分転換です。ちゃんと休んで続けるか、または別な仕事に移ったほうが得策かもしれません。あるいは効率が落ちていないか、自分に問い直すだけでも目先が変わるでしょう。わたしは、コマを意識するために、1時間半ごとにクリエでアラームを鳴らしています。あくまで、区切りのアラームであって、予定の時間を知らせるものではありません。ですから、会議中にも鳴ったりします。なので、音量は最小にしてあります。ちょっと離れるとわからないくらいです。これが鳴ったら、行動を変えるようにしています。切り替える。目先を変える。始まりと終わりを作る。締切りを作る。オンとオフを作る。このようなことは、記憶力や集中力を高めたり、発想を生んだりするにはよいと言われていることだと思います。まあ、自分の成果が上がっているかどうかとは別の話ですよ。それは。

  2006.06.02

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  クリエ（Ｐａｌｍ）のメモ帳機能でスケジュール管理をする！かな？

  以前にも書いたとおり、私はクリエでスケジュール管理しています。でも、標準のスケジュール機能は誕生日や記念日を確認する程度で、実際のスケジュールはメモ帳機能を使っています（この方法は私のオリジナルです。こんな特異な使い方をしている人はいないでしょうし）。私は、このメモ帳機能は結構使えると思っています。Palm Desktopのメモ帳（パソコン上の画面）でスケジュールを表示している画面を大公開？します。図のようにメモ帳の１行目がタイトル扱いになるので、ココに主な出来事を書き込んでおけば、内容一覧表示が月間表示のようになります。この例では左側で２７日分の大まかな予定が見渡せます。１日ごとの詳細な予定は右の画面で見られるわけです。予定を消化していくと上の図のようになります。この方法には以下の長所があります。・１日の全ての内容が一つのメモデータに集約できること（ただし、容量制限あり4kバイトだったと思います）。私は、１日ごとのデータをコピーして「知子の情報」というソフトに貼り付けてデータベース化しています。・フリーフォームでどんどん書き込めること。ただし、容量制限があるので、詳細に内容を記述する場合は、別カテゴリに詳細メモを作成し、Palmで使えるリンクソフトでリンクをはれるようにしておきます。・ドラッグ＆ドロップで容易に予定を変更、移動できること（でも、別の日に予定を移すときには頭に×印をつけてコピーし、オリジナルはその日に残しておきます）。・Ｔｏｄｏも時系列の中に繰り入れられること。いつやるかを予定表の中に設定できます。・1ヶ月あるいは１週間単位で画面切り替えとなるスケジュール機能とは違い、スクロールすればシームレスで参照できること。・約１ヶ月分のスケジュールを左画面で見ながら、特定の１日分のスケジュールを同時に表示できること（パソコンのPalm Desktopのみ、クリエ本体ではどちらかの表示となります）。約１か月分のスケジュールを参照しつつ、その日の予定を組むことができます。・データに特殊な記号等を使っていない（テキストデータである）ため、機種依存の心配が少ないことまた、以下のデメリットがあります。・アラームが使えないこと（もちろんスケジュール機能にも同じことを入力すればできますが、手間がかかります）・黒一色となること（ただし、記号の工夫等で目立たせることはできます）・Todoや予定は頭のチェックボックスをクリック（タップ）するだけで、実施済みとはならいこと（「しかく」などと入力し直さなければなりません）・一発でToday表示のように今日の予定を表示することができないこと（スクロールバーでスクロールするしかありません）・各日付のページを自分で作らなくてはなりません（テンプレートとなるページを作ってコピーペーストして作ります）。・一般的なカレンダーのような表示（１週間サイクルの７行５列の表示）はできません。主にスケジュールについてはパソコンで入力します。そのため、パソコンでは常にPalm Desktopを開いたままにしてあります。クリエで入力するのは、パソコンで入力できないときです。

  2006.05.31

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  記号による工夫。かな？

  　タイトルにブログのタイトルに合わせて、昨日から「かな？」を入れてみました←おバカ。それはさておき、　デジタル機器（ＰＤＡ等）を使って、テキストベースでスケジュール管理をすると、メリハリが乏しい気がします。私の使っているクリエ（Ｐａｌｍ OSマシン）でも自分でソフトを導入すればにぎやかにできますし、携帯では色づけできたり、絵文字を使えたりとなってきています。　でも、携帯機器は容量や項目数に制限があったりして（最近はこれらも制約が無くなってきていますが）、あるいはモバイル機器は時には荒っぽく扱われたりして、機種交換が必要になったりします。荒っぽく扱わなくても、いずれは寿命が来るのは宿命的なものです。となると、データはどこかに排出しておきたいというのが、人情というものでしょう。　そのとき問題になるのがデータの互換性です。ソフトからデータをコピーペーストやエクスポートしたら・・・。やっぱり単調になる場合が多々あると思います（でも互換性が取れていて、そうはならない場合もあるでしょうが、ここでは触れません）。　私は、面倒なので、数年前に互換性の問題をすっぱりあきらめました。互換性の無い書式データや記号はあきらめて、テキストだけで管理してしまおうということです。それで、クリエのメモ帳を使って、スケジュールと行動記録を兼用にしてしまったのです。　そして、最終的にはテキストデータを「知子の情報」に貼り付けてしまいます（これも過去の日記に書いてあります）。　だからといって、メリハリを付ける事を放棄してしまったわけではありません。テキストでも記号をうまく使えば、それなりにパッと見で判別がつくようにできます。　ヒント（パクリ元？）は、またまた登場の「4行日記」にありました。行頭に■◆●★をつけるという工夫です。これらの記号には白抜きの同じ形の記号があるので、実施、未実施を区別するには都合が良いと思います。私がこれらの記号をどう使っているかは過去の日記にありますので、そちらを参照してください。　さらに他の記号を使っている例としては　記念日→♪　今日が最終期限→！　電話→【＾＾）　（左がわの”【”が受話器のつもり）　メール→［▽］　（封筒にしたかったのですがイマイチ）　会議→：ロ： 　（テーブルに4人いる風のつもりですが、センスなし）で、これらを□○◇☆のあとに付けます。これらの記号の使い方には、記号から受ける印象も、まあそれなりに考慮したつもりです。　それに加えて、行を区切るというのも意外に見やすくする効果があると思います。改行を入れても良いのですが、例えば「-----」のような区切りを入れるという方法です。さらに、だめ押しでやらなかった項目の記号の前に「×」をつけるというのもあります（これも過去の日記で書きました）。　記号をうまく使うことは手書きでも利用できます。もっと自由度も高いですしね。ただ、手書きの場合は、多色ペンなどを使えば文字の色を変えることも簡単ですから、自分の判別しやすい方法を工夫するといいと思います。これも、イメージの利用の一種だと思います。

  2006.05.24

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• やらなかった予定はやらないことを記録する

  　予定完了。項目の頭のマークを「□」→「■」に書き換えて、やれやれとなりますが、「□」のままの項目が１日の終わりに残ってしまうときがあります。　さて、翌日ならできそうですが、どうしましょう。　ひとつ、そのままにしておく（そのまま置き去り）。　ふたつ、実施しなかったけど消す（葬り去る）。　みっつ、カット＆ペーストで翌日の予定に貼り付ける（やらなかった日に痕跡を残さない）。　よっつ、コピー＆ペーストで翌日の予定に貼り付ける（やらなかった日にとりあえず残す）。　いつつ、コピー＆ペーストで翌日の予定に貼り付けるが、やらなかった日の項目に、やらなかったことを記し、翌日に移したことも記す。　答え・・・ありません。人それぞれです。これ以外にもあるかもしれません。ちなみに私は５番を選択します。　それは、やらなかった後どうしたのかが分からなければ、後日見返したときに困る場面が出てくることがあるからです。重要度は別として、予定を立てたからには、やらなかったことを明記しておくべきだと思います。特に、時間が経つと、これはやったのかやらなかったのか、それともチェックし忘れたのか、そんなレベルまであいまいになってしまうことがあります。　そうなると、頭を抱え込むしかありません。次は具体的内容を記した業務ノートを見直して、その日の行動を思い出すことになり、それこそ時間の無駄です。その時の手間を惜しまない方がいいのかなと思っています。　では、予定があるのにやらなかったという場合はどんな場合でしょう。（１）ボリュームが大きくて時間にはまらなかった場合、（２）難易度が高くてしり込みしてしまった場合、（３）大事じゃない場合、等が考えられます。　（１）、(２)の場合は業務の分解を考えます。細分化でとにかく着手するレベルに持っていきます。割と手をつけさえすれば何とかなるものだと思います。やらない項目というのは、私の場合、手さえもつけない（着手もしない）ことが多いです。（３）の場合は実施するか、しないかを再検討して、後日に移動してしまいます。　と、現在ベターだと思っていることを書きましたが、どうなんでしょう。　なお、都合により明日からしばらくブログ更新を休みます。

  2006.05.12

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• 業務時間を書いておく

  　ノート・手帳などに業務（勤務）時間を書き留めておく。簡単だけれど、意外とやっていないことだと思います。でも、会社勤めの人は是非やったほうがいいと思います。私は記録しています。　勤務時間を記録しなくても、それはタイムカードで記録されるとか、出退社時刻がIDカード読み取りで記録されるとか、上司が取りまとめて記載し、会社に提出されるとかいろいろあると思います。　でも、これらは会社の給料算出のための記録であって、私が言っているのは会社が残す記録のことではありません。自分が残す記録です。　「そんなことやらなくても、給料はもらえるよ」というのはそのとおりです。別に無理にとはいいません。　特に最近はフレックスタイムだとか、成果主義に基づくみなし労働だとか、裁量労働だとか、在宅勤務だとか、直行直帰だとか、事業所の集約による広域化とそれに伴う移動時間の増大などいろいろあると思います。　そうすると、なおさら仕事とそれ以外の時間があいまいになってきます。または、あいまいな時間が増えていきます。　一方、法令上、本当はいけないことでしょうが、「実際の労働時間」と「給料を算出している労働時間」とに乖離が生じている人もいるかもしれません。サービス残業というやつですね（逆の乖離なら空残業です。それは止めましょうね）。もしそんなことがあるなら、これだけサービス残業をしているという実数は残しておくべきです。　また、経営者にはそんな発想は無い、オンとオフを考えたときに、私は全てオンだ！という人もいるかもしれません。それならそれで、別に良いので毎日24時間－睡眠時間で起床時刻と就寝時刻を書き留めるわけです。　最終的に過労で倒れたときには、自分の過酷な労働（業務）を裏付けるデータとなるでしょうし、自分の収入を実際の業務時間で割れば、真の自分の時給を算出することもできます。　また、自分の会社の労働実態はどうなのかを最終的に判断するには、建前的な会社の記録ではなく、本音の詰まった個々人のデータが重要なはずです。　ですから、プライベートな記録といえども、当然うそを書いてはいけません。同僚からその時間は働いていないことを明らかに指摘されるような状況では、たとえうそが１日分だったとしても、全ての記録がうそ扱いになってしまいます。　別に雇われ人の発想になろうと言っているのではありません。自分が効率よく働いているかどうかがここで分かるのではないかということです（ちなみに先ほどの起きているときは全て業務時間という人は、時給単価は低くなるわけです）。また、この時間外の業務は必然性があるのかを自分に問い直すことができたりもするでしょう。会社としても効率の悪い人を良しとはしないはずです。　効率が悪ければ、何かしら原因があり、問題を抱えているはずです。改善を図れば同じ収入でも効率アップにつながるでしょうし、効率が上がった分、最終的には収入アップにつながるはずだと思います。　また、それ以外にも、後から振り返ったときに、「あの時は忙しかったんだな～」と懐かしむこともできますし、「おまえを育てるために父ちゃんこんなに働いていたんだぞ」と、子供に恩を着せることもできます（ダメ親父）。　長々と書きましたが、言いたい事は業務の開始時刻と終了時刻を書くということだけです。

  2006.05.10

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• 優先度より「いつやるか」

  　スケジュール管理においてＴｏＤｏの優先度と締め切りを決めるというのは常識かも知れません。実際にＰａｌｍ標準のＴｏＤｏ管理では優先度と期日とカテゴリを設定できるようになっています。　でも、私は優先度と締め切りよりもいつやるかを設定する方がいいと考えています。　優先度を設定しても、時間配分上無理であれば優先して行えないですし、優先度が低くても、すき間時間などを利用して、すぐやった方がいい仕事もあるからです。　さらに、電話では優先度が高くても、相手の都合もあるので、優先度と実施時間を一致させることは困難です。　また、期日管理は必要ですが、実施日と期日が常に一致するわけではありません。私の経験では、期日設定があるために、まだ期日でない場合、まだやらなくていいと考えがちです。　その点、いつやるかを設定しておけば、ここでやろうと思うわけです。　ある一つの業務Ａをしなければならないときに、まず、大きい業務としての業務Ａの期日と優先度があります。その最終締め切りを、スケジュールに書き込むことは必要です。でも、その業務Ａは必ずいくつかのサブタスクに分解されるはずです。それらについていつやるかを考えて、優先度は頭で判断しながら、スケジュールにバラバラに書き込んでいくわけです。それらが完了すれば業務Ａは期日までに終了しているはず、というのが私のやり方です。　そのために、Ｐａｌｍ（クリエ）のメモ帳でスケジュールやＴｏｄｏを一括管理しているのです。それは特にＴｏＤｏを時間軸の中に放り込みにくいという機能上の問題があるからです。もちろん、それ以外にもスケジュールとＴｏＤｏとメモが別画面（別データ）で管理されてしまうという、私にとって欠点と思われる部分もあるわけですが。　後から参照する場合でも、ＴｏＤｏは実施日と実施時間帯が分かっている方が都合がいいと思います。そういうわけで、私のスケジュール管理は4/28の日記にあるようになっているのです。　こうすることで、最終的に１日分の行動記録が一つのテキストファイルとしてまとまった形になります。といって、各項目の詳細をそれぞれの項目に書き連ねると、一覧性が極端に低下してしまいます。詳細は手書きのノート（モールスキン）に任せて、その日に使ったページを記録しておけば、後から検索してたどり着くことは十分可能になります。　スピードが要求されるメモにクリエを使ったことがありますが、クリエはそのような用途には不向きではないかと私は思います。

  2006.05.09

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