「ＩＴ活用サポーター」日々奮闘中

　人々のコミュニケーション手段の歴史をたどってみると大きなターニングポイントがいくつもあったように思われます。　言葉のみのコミュニケーションでは、口伝による伝承であったものが、文字として記録に残ったこと。　印刷の発展ににより、同じ情報を多くの人に伝えることができるようになったことなどです。

　現在において、インターネットを中心にした電子コミュニケーションにより、多くのビジネススタイルや、個々人のライフスタイルが大きく変化しているように感じます。　しかも、現代生活そのものの中で不可欠なものと位置付けられるようになってきているようにすら感じられます。

　このような現実を目前にして、電子コミュニケーションから逃げることはできないのだから、効果的に利用する方法を考えることが、我々ユーザーにとってのＩＴ活用と言えるでしょう。

　「丁稚」という制度では、電話がまだ一般的でなかった頃には、主人の手紙を届けて返信をもらって帰るという連絡手段としての役割と、御用聞きの役割がありました。　電話の普及とともに前者の役割はだんだんと無くなっていったのだろうと思われます。 　技術の進化は、ビジネスの方法そのものを変化させる力を持っているということです。

　さらに、御用聞きの役割は、「丁稚」から、「営業マン」へと呼び方が変化しても訪問するというイメージがありましたが、「ＡＳＫＵＬ」というサービスが開始されたことにより、大きく変貌を遂げたといえます。　人が訪問するという手段が、ＦＡＸやインターネットで受注するという、電子コミュニケーションに変化することにより、発注者、受注者のお互いが効率化され、便利になったという印象が多くの利用者を獲得できた要因であったと思われます。

　ここで考えるべきことは、どの作業を電子コミュニケーションに変えていくかということであり、すべてが電子コミュニケーションに取って代わるものではないということです。

　電子メールというツールは、相手の時間を気にせずに自分の連絡したいことを送りつけることができます。　しかし、相手がいつ読むかということに関しての保証はありません。　期限のあるような内容は電子メールには不向きなのかもしれません。

　例えば、「今晩食事にでも・・・」という誘いを電子メールでしたときに、目的が達せられる可能性はかなり低いと思われます。　同じように、食事に誘いたい場合に、「来週の都合のよい日にどうですか？」という内容であれば、連絡が取れる確率は格段に高くなります。

　電子メールによるコミュニケーションでは、相手の性格や忙しさによる違いも考慮する必要がある場合があります。　さきほどの「今晩食事にでも・・・」という電子メールに即座に反応して返信をくれる人があるからです。　しかも、特定の人であると思われます。　つまりは、電子メールを送るときに、あの人であれば、何時ごろまでに読んでくれて、すぐに返信くれると確信しているからです。

　電子メールを使う上での欠点は、確実に相手に届く保証がないことと、配達の状況を確認する手段がないということです。　つまり、返事が帰って来なかった時、届いていないのか、読んでいないのか、読んだけど返信してくれないのかを判断する手段がないのてす。

　確実に返事がほしいときには、別の手段を選ぶべきなのかもしれません。　しかし、電子メールという便利なツールをもっと活用するということを考えるとすれば、届いた電子メールにできる限りすばやい反応を返してあげることだと思います。

　「了解しました」とか「あとで詳しく返事します」とか、短い言葉の返信を受け取ったとき、相手に対する信頼度もアップするように思います。　私自身も心がけてはいてもなかなかできていないのが現実ですが、みんなで電子メール美人といわれるような応対を目指してみませんか？