改善報告No.19 上下水道課『文書供覧を効率よく』
■□■□━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□■□ 業務改善運動実績報告ブログ今週もまだまだやりますよ～■□ 今回の報告は、 上下水道課 ┃ タイトルは、文書供覧を効率よくだよ┃┃ （運動の詳細についてはこちら） ┃ ┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 上下水道課の業務改善運動の取り組みを紹介します。 当課は、平成２６年４月より以前の水道課と下水道課が統合し、ひとつの課としてスタートしました。 上下水道課として課員１９名の大所帯となり、取り扱う事務量も当然多くなりましたが、年度当初、多くなった文書等の供覧方法が問題になりました。 文書の中には、課員の全員が供覧すべきもの、上水道に関するもの、下水道に関するもの、また、管理収納に関するもの、決算統計に関するもの、工務全般に関係するもの 等々、さまざまな文書があります。当初は、文書供覧のルールは特に決めていなかった為、このように↓供覧のゴム印を押して文書をまわしていました。改善前 しかし、この方法では誰まで供覧したか分かりづらく、｢次は誰にまわせばいいんだろう・・・｣｢これ前にもまわってきたけど・・・｣また、どんな内容の文書でも課員全員にまわってしまう為、「この係りでこの文書を供覧する必要あるのかな？」なんてことがたびたび発生していました。 また、供覧が終了した文書を担当者に返却しようにも、担当者が分からないこともあり、非常に効率が悪くなっていました。 何かいい方法はないものかと考えたのがこれ改善後 こんな感じで文書につけて供覧します。 この紙を供覧したい文書につけて回すと、 ・供覧文書が誰まで回ったか一目瞭然・供覧終了後は、担当者にスムーズに返却できる・供覧が必要ないと思われる係の欄には、斜線を引けばOK など、今まで困っていた問題を解決できました。 また、備考欄を活用すれば、例えば ・意見などありましたら、朱書きでおねがいします。 ・至急（○月○日まで）など、連絡事項も書き込むことができます。 以上、とても簡単な改善ですが、上下水道課の文書供覧はとてもスムーズになりました。 ■□■□━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━□■□ この改善がいいと思ったら、「いいね！」をクリック■□ ┃ 次回の報告は、市民活動推進課だよお楽しみに┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
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