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経理は地味だが役に立つ~毎日更新予定 現役経理部長の奮闘日記~

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業務改革

2022年05月10日
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カテゴリ:業務改革
4月の月次決算は、新年度最初の月次決算ですので、非常に重要です。
これまでとのトレンドの違いや、処理方法の変更、部門の変更など、多くの確認事項があります。

予算比、前年比も、どのような状況になるか、事前の想定とどう差が出るのか、を見ます。
月中の売上の状況などから、ある程度利益はこうなるだろう、と予測していますが、結果がどうなるかよく見ます。

今月はゴールデンウィークの関係でイレギュラーですが、昨年より月次決算を早期化しようと取り組んできました。
月次決算情報は、出来るだけ早く提供して、有効な経営判断につなげる必要があります。

早期化をするについては、経理部だけで出来るものではありません。
他部門や取引先にも、理解をいただき協力していただく必要があります。

色々と課題はたくさんありましたが、皆の頑張りで何とか解決してきました。
そして、今日が4月の月次決算情報の開示日でした。

これまでよりも早く情報を提供出来るようになり、各方面からは色々な言葉をいただきました。
皆、大変良く頑張ってくれました。

4月の月次決算をしっかり分析して、明後日には社内の会議で報告をします。
忙しい一週間ですが、落ち着いて、しっかりと対応していきたいと思います。

今夜は、大学院の同窓会役員のWebミーティングがあります。
この場はまた頭を切り替えて、頑張りたいと思います。






最終更新日  2022年05月10日 18時21分31秒
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2022年04月08日
カテゴリ:業務改革
現在、3つの拠点を行き来して仕事をしています。
そのうちの1つの拠点が、フロアの引っ越しをすることになりました。

このオフィスには、昨年の10月から勤務しています。
新たな体制になってから、ここにも週一回のペースで出社しています。

通い始めて半年余り経ちました。
週一回とはいっても、毎週来ていれば仕事のパターンは確立され、オフィス環境にも慣れます。

この拠点には、大体金曜日に来ることが多いです。
金曜日は部内のリーダーたちとのミーティングがありますので、情報収集とコミュニケーションにはもってこいです。

勤務しているフロアは9階ですので、比較的明るく、日もよく入ります。
広さもまずまずで、働きやすい環境です。

しかしながら、昨今の色々な事情から、オフィスを縮小することとなりました。
そのため、私たちの部門は6階に引っ越すこととなりました。

既に他部門が使用しているスペースを活用し、固定席は少なくなりました。
そしてフリーアドレスの席が増え、在宅勤務をフル活用するように変わります。

先日、一週間かけて、フロアの引っ越しをしていました。
その引っ越しも無事に終わりました。

新しいオフィススペースは、これまでとは異なり少し詰め込んだ感じです。
フリーアドレス席も数が限られていますので、効率的に使用する必要があります。

わずか半年でも、週一回でも、慣れた環境が変わるのは結構大変だと思います。
そして、わずか半年でも、週一回でも、思い入れはあるものです。

新しいフロアでの仕事にも、徐々に慣れるでしょう。
また新しい環境で、頑張りたいと思います。






最終更新日  2022年04月08日 18時44分35秒
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2021年11月18日
カテゴリ:業務改革
今日から部内プロジェクトを始動させました。
新体制後の大きなテーマの一つに、部内横断的に取り組むために、プロジェクトを立ち上げました。

いつの時代でも、課題はたくさんあります。
部内の課題に優先順位をつけ、解決に向けて取り組んでいます。

数年前に、電子帳簿保存法プロジェクトを立ち上げたことがあります。
そのプロジェクトは1年半ほどで成果を見て、発展的解消しました。

今回のプロジェクトは、半年で成果を上げることを目標にしています。
これは結構チャレンジングな目標です。

それでも、経営層からの要望の強い項目ですので、スピードを上げて取り組まなければなりません。
部内の体制も変わりましたので、各課長にメンバーを選定してもらい、プロジェクトを組成しました。

メンバーを見ると、その課長の個性が出るものです。
人数の多い課と少ない課では、当然対応も違いが出ます。

中には自らメンバーに入る課長もいます。
こうして、十数名のプロジェクトで今日、キックオフミーティングを行いました。

私は、なぜこのプロジェクトを行うのか、その意義を丁寧に説明しました。
ここが皆同じ理解にならないと、プロジェクトはうまく進まないと思いますので、この点は強く意識しました。

これから半年間で成果を出していきたいと思います。
頑張っていきたいと思います。







最終更新日  2021年11月18日 18時35分40秒
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2021年10月27日
カテゴリ:業務改革
10月から体制が変わって、間もなく1ヶ月になります。
まだ何となく落ち着かず、第2四半期決算ということもあり、バタバタと慌ただしいです。

現在では、これまでの拠点に加えて、新たに2拠点が加わっています。
そのため、3つの拠点を飛び回る日々になっています。

少しずつパターンが出来つつありますが、月火がA拠点、水木がB拠点、金がC拠点みたいな感じです。
このうち、週1回在宅勤務が入るかどうかのパターンです。

これまでは1拠点で、それに在宅勤務を組み合わせていました。
在宅勤務時も、会社のパソコンを常に繋ぎっぱなしにしておけば、自宅のパソコンから会社のパソコンを操作出来ました。

この仕組みはとても便利で、いちいち会社のパソコンを持ち帰る必要がありませんでした。
今回は日によって拠点が変わるので、どうしてもパソコンを持ち歩く必要があります。

これまでと仕事のパターンが大きく変わりましたが、それを面倒だと思うよりは、また新たな働き方をどうやって構築していこうか、考えているという状況です。
新たな出会いもありますので、コミュニケーションの取り方も、より必要になってきます。

このような状況になると、より一層ペーパーレスの必要性を感じます。
無理矢理にでも、請求書や旅費経費の処理をペーパーレス化しておいて良かったと感じます。

まだまだ落ち着きませんが、新しい拠点での仕事もまた良いものだと感じています。
どうやって改革していくか、知恵を絞ってやっていきたいと思います。







最終更新日  2021年10月27日 18時26分35秒
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2021年10月18日
カテゴリ:業務改革
月の頭と中頃に、部内全体朝礼を行っています。
体制が変わってから2回目の朝礼になりますので、今回は下期の方針を説明します。

これまでの朝礼は、対面で行っていました。
しかし、拠点が複数になってからはWeb会議で行っています。

そのため、今回は私は在宅勤務で、自宅から朝礼を行い、各拠点をつないで方針説明をします。
しかし、月曜日の朝は回線が混み合い、また大人数の方が参加してくれていることもあり、一度回線がダウンしてしまいました。

これは焦りました。
何とか再接続して続けましたが、Web会議の弱点を露呈してしまいました。

下期方針については、複数の管理職同士と話し合って決めました。
どういうメッセージを出せば響くのか、きちんと伝わるのか、この点は強く意識しました。

経理部門として目指す姿は、よりわかりやすい言葉で説明をしました。
よく昔から「強い経理部」というフレーズを使いますが、「強い経理部」とはどういう意味なのか、皆の理解が一致するようにしなければいけません。

やはり経理の仕事ですので、多くの方から信頼され、頼られる部門でなければなりません。
そのことを説明し、理解してもらうように努めました。

また、「強い経理部」となるためには、どういう考え方を持ち、どういう行動をするべきなのか、これもしっかりと説明しました。
出来るだけシンプルに、短いフレーズで理解してもらえるように意識しました。

また、新しい体制でのシンボリックな取り組みについても、強調して説明しました。
これを実現していくことで、「強い経理部」への第一歩になっていくと思います。

この下期も、しっかりと頑張っていきたいと思います。







最終更新日  2021年10月18日 18時24分25秒
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2021年10月04日
カテゴリ:業務改革
10月より体制が少し変わったので、今日は新しい場所へ出社します。
新体制のオフィスへ、初めての出社になります。

これまで普段出社していた場所から、少し離れた場所になります。
乗る電車も違うので、また少し新鮮です。

初めての場所に行く時は、やはり少し時間に余裕を持って出ます。
少し早めに着いて、事務所に入ります。

建物が違うとセキュリティカードなどの違いもありますので、入口まで迎えに来てもらいます。
そのままオフィスの執務室へと入ります。

9時から朝礼で、色々とお伝えしました。
朝礼で話すネタは、毎回色々と考えて準備します。

その後は打ち合わせに面談などのミーティングが続きます。
色々と教えていただきながら、理解を深めていきます。

お昼はこういうご時世なので、いつも一人でとります。
その後に、天気が良いので近所を少し散歩して気分転換します。

午後からもミーティングをやって、その後はデスクワークです。
やることがたくさんあるので、時間があっという間に過ぎていきます。

新しいメンバーにも挨拶をすることが出来ました。
新体制でこれからどのようにやっていこうか、色々な議論も出来ました。
有意義な1日でした。

これから先、色々な働き方や、新しい業務も増えてくると思います。
大変なことも多いでしょうが、しっかり頑張っていきたいと思います。







最終更新日  2021年10月04日 18時18分19秒
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2021年08月19日
カテゴリ:業務改革
長い間取り組んでいた経費旅費精算の電子化が、先日から始まりました。
ずっと前から実現させたい項目でしたが、無事にスタートすることが出来ました。

多くの会社では、仕事で使った経費や旅費は、社員が立て替え払いして、その後精算するというパターンかと思います。
私が携わった2社とも、同じパターンです。

この精算は、昔は紙の伝票を書いて経理に提出し、現金で精算していました。
月末になると、精算をする社員が、経理部に列を作っていたものです。

その後、キャッシュレスになり、電子上のシステムに入力して精算し、社員が立て替えたお金は会社から振り込まれる、というフローになりました。
これにより、いわゆる小口現金は廃止になりました。

それでも、領収証やレシートがありますので、電子上で精算入力をしても、それを印刷して領収証を貼り付けて、経理に提出してもらうという行為は続きました。
そして経理部でも、その内容をチェックするため、紙はなくならないということになります。

これをどのように解決するかがポイントになりました。
最終的には、領収証をスキャンするか、カメラで撮影するか、いずれかの方法でファイル化して、添付して提出することにしました。

こうすることで、電子上だけで提出、確認、承認が完了することになります。
これで、精算自体はペーパーレスで行えることとなります。

そして、精算者本人の手元にある領収証ですが、その月の分をまとめてホチキス止めして、社員番号を書いて提出してもらうことにしました。
各フロアに回収箱を置き、その中に入れてもらい、定期的に経理が回収するという方法です。

これで、領収証も経理に届きますので、保管をしておくことになります。
電子帳簿保存法が緩和されれば、このあたりもさらに改善出来ると思います。

担当者が去年から頑張ってくれて、請求書の電子化、そして経費旅費精算の電子化が実現しました。
これは大きな前進です。

まだまだ課題もありますので、運用しながら改善策を検討していきたいと思います。






最終更新日  2021年08月19日 18時19分44秒
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2021年07月12日
カテゴリ:業務改革
毎年数回、経理部内での勉強会を実施しています。
テーマは様々ですが、毎年当社の業績推移と、他社比較を確認するテーマは、必ず採用しています。

このテーマも、毎年ただ同じ内容で数値のアップデートだけだと、マンネリ化します。
そのため、毎回工夫して色々なエッセンスを盛り込むようにしています。

今年は色々と節目になることもありますので、当社の設立から現在までの歴史を振り返る、という内容を盛り込みました。
設立時から現在まで、1年ごとのトピックスを記載し、当社の業績がどのように推移してきたのかを確認します。

トピックスは、社会情勢、当社の主な出来事、業績面のトピックス、財務面のトピックスの4つの面から記載しました。
例えば消費増税があった時には駆け込み需要があったり、翌年にはその反動があったりします。

M&Aで新たな企業がグループインしたり、子会社同士の合併があったり、海外進出したりと、出来事も様々です。
これらの出来事と併せ、PLの推移、売上原価率、販管費率、営業利益率の推移などを、グラフにして並べてみます。

私は直近5期分ぐらいしか直接携わっていませんが、設立当初や初期から経理部で仕事をしている人にしてみれば、懐かしい歴史の振り返りになります。
そして、会社がどのような戦略を採用してここまで成長してきたか、確認する良い機会にもなります。

勉強会後のアンケートで感想を聞くと、やはり歴史を振り返ることで色々と良い学びになった、という声が多くありました。
歴史から学ぶことは、戦略の成果を確認することにもなります。

ネタを考えるのは毎回大変なのですが、勉強会は皆にとって有益な機会であるため、これからも知恵を絞っていきたいと思います。







最終更新日  2021年07月12日 18時14分00秒
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2021年06月14日
カテゴリ:業務改革
過去からの大きな課題であった請求書の電子化が、遂にスタートしました。
構想から約2年を経ての実現です。

取引先からいただく請求書は、主に販管費などの経費の計上と支払いに必要でした。
商品仕入れは取引先とのデータ交換が出来ているので、伝票も請求書もなしで対応出来ています。

しかしながら、経費の請求書は郵送でいただいて処理する方法が続いていました。
これまでは当たり前でしたが、膨大な枚数になり、しかも限られた期間で処理をする必要がありました。

また、コロナ禍で請求書を出す取引先も、そのために出勤することの不合理さがありました。
これらのことから、専用のWebシステムでのデータ交換を主に、電子化を推進してきました。

データ交換が難しい取引先には、請求書をPDFでお送りいただくようにしました。
このPDFを同じシステムで回付することで、紙が不要になります。

どうしても紙で郵送という取引先は、当社でPDF化することとします。
これらを駆使して、全てWeb上で請求書の承認、処理が完了出来るようになりました。

まだスタートしたばかりなのでイレギュラーやトラブルもありますが、概ね順調なスタートです。
ペーパーレス化と業務効率化、そして在宅勤務対応を実現しました。

まだ課題はありますが、大きな一歩となりました。
他の業務も、このようにどんどん改善していきたいと思います。







最終更新日  2021年06月14日 18時26分47秒
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2021年03月04日
カテゴリ:業務改革
政府が約束手形の廃止に向けて動き出しました。
5年後の2026年をめどに、利用を廃止するよう産業界や金融業界に対応を求める方針を固めました。

約束手形は、企業間の取引で代金を後払いする際に使われる決済手段として、広く利用されています。
支払い側の企業が手形を振り出すと、代金の受け取り側にその手形を渡します(大抵は郵送です)。
受け取り側は、代金の決済期日になると、その手形が現金化されます。
通常の振り込みよりは、現金化が遅くなります。

末締めの翌月末日振り込みであれば、末で締めてから30日後には入金されます。
手形だと末締めの95日サイトなどの期日で、95日後に現金化されます。

現金での振り込みに比べて、現金を受け取るまでの時間がかかるので、中小企業等にとって資金繰りの負担になっています。
割引といって期日より前に現金化することも出来ますが、所定の手数料が差し引かれますので、満額を現金化することが出来ません。

また、約束手形のやりとりには紙が用いられていることから、印刷や郵送、保管のコストがかかり、紛失のリスクもあります。
政府は、こうした状況を踏まえると約束手形は時代にそぐわないとして、5年後の2026年をめどに利用を廃止するよう産業界や金融業界に対応を求める方針を固めました。

私も以前の会社では、原材料の仕入れ代金決済のため、毎月100枚を超える手形を切っていました。
他の支払いは現金払い(振り込み)なのに、なぜ仕入れ代金だけは手形なのか、不思議に思っていました。

前任者や周囲のスタッフに聞いても、過去からの慣例ということしかわかりませんでした。
そのため、色々と調整して、ほぼ全て振り込みに変更したことがあります。

手形は受け取る側もそうですが、発行する側も結構手間がかかります。
過去の慣例にとらわれず、時代の変化に応じて機動的に変更していくことは、とても良いことだと思います。







最終更新日  2021年03月04日 18時11分14秒
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