[メール]の記事一覧 | 先読み力

夏休み明けの大量メール処理は？（メール４）

こんばんは。となりの席の秘書の方（女性）が本日夏休みから帰ってきました。行き先はなんとマウイ島。マウイ島と言えば、ウィンドサーフィンのメッカです。私も過去3回行ったことがあります。彼女はサーフィンをずーとしていたみたいです。（昨年ハワイでやった以来らしいです）マウイの雰囲気と潮風を思い出したら、トリップしそうになってしまいました。。（子供が生まれるのでマウイはしばらくは難しいかな。。）さて、そこまではいいのですが、彼女は夏休み明け初日の大量未読メール処理で格闘していました。楽しい夏休みに入るときはいいのですが、終わった後、とても憂鬱になりますよね。考えただけでもうんざりしますね。やだやだ。。そこで今回はあの憂鬱な夏休み明けのメール処理に関してです。【こんな経験ありませんか？】◇夏休みが終わり明日から会社だと思い出した時、憂鬱になる◇復帰後、大量の未読メールを目の前にして、「うっ、嫌だ」と思う◇メールを読み始めて、途中で処理したメールとしていないメールが分からなくなる◇最後は全部読まないまま時間が過ぎていってしまうありますよね？出来るものならすべて読まずに削除したい。。余談ですが知り合いのオーストラリアの会社で、結構地位が高い人が夏休み明けにメールを何も読まずにすべて削除したそうです。周りの人が驚いていたら、「だれも死ぬわけじゃないでしょ？」とのこと。。すばらしい、、、言ってみたい。もし本当に出来れば。。でも日本では多分受け入れられないと思いました（笑）（オーストラリアでも受け入れられないかもしれませんが））では、あの憂鬱な大量未読メール処理を実現する方法をお伝えします。【効率的仕事術】◇ノート片手にメール処理を開始する◇フォロー事項、重要事項を下記のマークで書き取りながら一気に処理する　「□マーク」　フォロー事項があるもの　「・マーク」　重要な情報でメモしておきたいものえ、それだけ？それだけです。でも結構いけます、これ。基本的には、「ノートを取りながらToDoリスト」と同じことをやりますので、まだお読みになっていない方はぜひ読んでみてください。実際にはこんな感じになるのでしょうか？【サンプル】□ABCプロジェクトについて松井さんに最新状況確認□e-learning研修受講　　8/15□7/28のXYZ企画資料レビュー　　7/26・7/25のYYY集会はキャンセル確定・浅野部長休暇(8/7-8/11)□田中さんにXXXトラブル状況確認後、鈴木さんにインプット　・・・・※□は／（実施開始）、×（実施完了）で管理するためのToDo※・は重要事項を書き出した情報実際やっていただければ分かるのですが、これを使ってすべてのメールを処理し終わるとメールの量に比べて圧倒的に書き出される量が少なくなります。そのため、書き出すことによって「実はそんなにたくさんない」ということを認識できて、心の余裕ができます。また、同じ用件でも、１つのメールから何人もの人が返信して複数に派生して、また何日も時間をかけて他のいろいろなメールの間に来るので、ノートに書き出すことによってメール上では複数通のメールでも、1行に整理されます。メールソフト上で階層フォルダで管理されている方でも、複数メールを１つに整理できる点でお勧めです。ポイントをまとめると、【ポイント】・フォロー事項（ToDoの数）はメールの量に比べて圧倒的に少なくなる・１つのメール（用件）から派生したフォロー事項を１つにまとめて書き出すことが出来る・頭が整理出来ると共に気持ちも楽になる一度書き出した後は、「ノートを取りながらToDoリスト」と「４色ボールペンとToDoリストの優先順位」を使って優先順位をつけながら処理してください。いかがですか？夏休みを取られた後はぜひ試してみてください。ちなみに夏休みでなくても大量のメールを1回で処理する時ならいつでも使えます。追伸：夏休みは仕事を忘れてぜひリラックスしてくださいねー。------------------------------------------------------【まとめ】○夏休み明けに大量の未読メールを目の前にして、「うっ、嫌だ」と思う○フォロー事項、重要事項を下記のマークで書き取りながら一気に処理する　「□マーク」　フォロー事項があるもの　「・マーク」　重要な情報でメモしておきたいもの○メリットは、　・フォロー事項（ToDoの数）はメールの量に比べて圧倒的に少なくなる　・１つのメール（用件）から派生したフォロー事項を１つにまとめて書き出すことが出来る　・頭が整理出来ると共に気持ちも楽になる○憂鬱にならずにメールを一気に処理できる------------------------------------------------------

メールのタイトルは新聞の見出し（メール３）

こんばんは。あまり人には言えないのですが、学生のころカジノでディーラーのバイトをしていたこともあり、実は趣味の１つがカジノです。。そのディーラー時代の友人と韓国にカジノ旅行をしてました。2泊3日でずーとカジノでした。観光ゼロ（笑）結果はちょっとマイナスでしたが、大きくマイナスになった後盛り返したのでＯＫな結果でしたね。そのため前回から1週間あいてしまいましたね。。さて、今回も手軽に取り入れられるメールネタです。【こんな経験ありませんか？】メールのタイトルを見るときに、◇目に留まり、とりあえず開いてしまうこと◇どうも開きたくなく、後回しにしてしまうことありますよね？では考えてみてください。どんなメールを先に開きますか？？人によって違うかもしれませんが、私の場合は、【開きやすいメールのタイトル１】・ありがとうございました！！・ご馳走様でした！！・お礼などのタイトルのメールを見るとすぐ開いてしまいます。中身が重たくないことが想像できるからでしょうか？？その他には、【開きやすいメールのタイトル２】・○×さん、お願いします・ABSプロジェクト検討依頼（○×さんへ）など自分の名前が書いてあるとすぐ開いてしまいます。もちろん、自分に対してのみのメールだからですよね？その他は、【開きやすいメールのタイトル３】・【重要】XYZプロジェクト方針について・★注意★　6/16(金）セキュリティチェック・『要返答』満足度アンケート（期限：6/30（金））やはり目立つからでしょうか？日本語（ダブルバイトの記号）で表現できるということは、タイトルを分かりやすくする上で非常に有利なことです。目に留まる事は、効率・非効率の観点からすればこれは明らかに効率的です。目に留まる ⇒ 先に開かれる（or 忘れられることが少ない）⇒ 早く処理してもらえるということだからです。今は役員補佐をしていてますが、その役員には1日500通以上のメールが来ます。彼は昼間の忙しい時間帯は極めて少量メールしか返信できません。そんな時に優先される（or 開いてもらえる）メールは目に留まることが命です。まず一番に開かれる、そのくらい目に留まるようにしたいですね。タイトルに関して他に言える事は、タイトルですべてを表現する、ということです。どういう意味かといえば例えば、【伝わりやすいタイトル/伝わりにくいタイトル】A：【会議出席依頼：要返信】ABCプロジェクト企画検討（6/20(水)本社ビル10F 1002号室）B： ABCプロジェクト企画検討会議という２つがあったとします。どちらが要件が伝わりやすいですか？？言うまでもなく「A」ですよね？タイトルを読んだだけで中身が推測できる、いわば新聞・雑誌の見出しと同じですよね？ビジネスの世界なので、目に留まった後は、いかに短い時間で相手に伝えたいことを伝えられるか？ということが重要になると思います。いかに開いてもらって、いかに的確なタイトルで相手に伝えるか？例えば、もし自分が500通以上のメールを処理していると考えたとき、目立たない普通のタイトルじゃなかなか開かない（開けない）と思いませんか？もしタイトルを読んだだけでほとんどすべてが伝われば、中身を推測しながらメールを開けるため、メールを読む時間も削減できると思いませんか？タイトルを目立ちやすくするために記号を使う工夫することで、自分のメールを先に開いてもらい、的確な表現で相手伝えることにより、相手がメールを読む時間も削減できる、お互いにとって効率的ですよね？いかがですか？明日からちょっと工夫してメールのタイトルを考えませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○メールのタイトルに記号を使って目立ちやすくする　　⇒　自分のメールを先に開いてもらえる○新聞・雑誌の見出しと同じように的確なタイトルで相手に伝える　⇒　開く前に推測出来るため相手がメールを読む時間を削減できる------------------------------------------------------

返信時にメールのタイトルを変える（メール２）

今週の金曜日にUSの本社の大親分（35万人の親分）が日本に来るのでそのための準備で私のボスもひっくり返りそうな状態です。。そんな状態が何日も続いてるのですが、役員の補佐業を始めて思うことは、偉くなる人は、知力＋体力（特に体力）があるなーと思います。普通の人じゃ体壊しますね、まじで。さて、今回も手軽に取り入れられるメールネタです。【こんな経験ありませんか？】◇数日前から何人もの人でチェーンメールでやりとりがされている◇タイトルを見てみると「緊急ミーティング：ABSプロジェクト方針決定」　とか書いてあるが中身を見ると緊急でも何でもない話◇このタイトルじゃ中身がわからないよ、と思うありますよね？チェーンメールになればなるほど、タイトルと中身にギャップが出てくることが。時には「○×さん、ありがとうございました」みたいに自分の名前がタイトルになって何通もやりとりされて「みっともないからやめてくれ」と思うこともありますよね？さて、効率・非効率の観点からすればこれは明らかに非効率です。それはメールを開くまで中身がわからないからです。これをそれぞれの立場で考えると、◇メールを送る立場　中身を見て返信しているので、タイトルは重要ではない　（タイトルを変える重要性は気づかない）◇メールを受け取る立場　まずタイトルを見るのでメールを開くまでメールの重要度・緊急度が　判断できないそこでとっても簡単だけど気が利いた方法はずばり、【効率的仕事術】返信時にメールのタイトルを中身に合わせて変更するです。こうして相手の立場に立ってタイトルを変えることにより、重要度・緊急度を伝えることができます。なので、自分が緊急に対応してもらいたいときにも、その緊急度を相手がメールを開く前に伝えることが出来ます。ちょっと相手の立場に立つことで、相手に自分のメールの重要度・緊急度を伝えることができる。結果として、自分自身の仕事を効率的にこなすことが出来る可能性が高くなりますよね。いかがですか？ちょっと相手の立場で考えてタイトルを変更しませんか？そうすることにより自分の仕事を効率的にしませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○メールのタイトルと中身が全く違うことがある○受け取った相手はメールを開くまで中身がわからない○相手の立場に立って、返信時に内容に合わせてタイトルを変更する○タイトルを使って相手に重要度・緊急度を伝えることができる○その結果、返信をすぐもらえて、自分の仕事を効率的にこなすことが出来る------------------------------------------------------次回もメールネタです。もうしばらく続けます。

CCがたくさん入ったメールのやり取りの無駄（メール１）

しばらくの間スケジュール管理について書いていましたが、今回からはしばらくメールに関して書きたいと思います。また最近1回のブログがどんどん長くなってしまってちょっと試してみる手軽さがなくなってきてますよね。。（反省）ちょっとしばらく手軽に取り入れられるネタにしたいと思います。【こんな経験ありませんか？】◇AさんとBさんの間でやり取りされる同じ件名のメールが5通くらい溜まっている　（自分はCCに入っている）◇その中身をみると、かみ合わない会話がされている◇さらに自分以外にもたくさんの人がCCに入っているありますよね？メールなので微妙にニュアンスがずれていてかみ合わない。話が収束する気配もない。この人たち何やってるんだろうと。。表面的なデメリットとしては、【メールで何度もやり取りするデメリット１】・メールであるため意図が伝わらないことがある・１つのことを決めるのに時間がかかるメールのおかげで便利になった反面、メールはあくまでもコミュニケーションの補助的な道具であるだけで、Face to Faceのコミュニケーション、電話によるコミュニケーションには絶対勝てません。さらには、副次的なデメリットとしては、【メールで何度もやり取りするデメリット２】・CCの人にとってメールを開いて読むためにかかる時間が無駄になる例えば1つのメールを読むのに1分かかるとして、10人の人にCCが入ったAさんとBさんとの間のメールが5通だとすると、CCの人たちにとって、5通ｘ1分ｘ10人＝50分が無駄になることになります。。お金に換算してみると、そのメンバーの平均自給（数千円？）が無駄になってることになります。恐ろしい数字ですよね？自分が同じ事をする前に出来ることとしては、1～2通やりとりして、話がかみ合わなかったら、【メールを何度もやりとりしないために】・直接Face to Faceで話す・電話する（直接Face to Faceで話せない場合）・最後にCCメンバー全員にメールして結果を報知することではないでしょうか？文字だけでは伝えられないことはたくさんあります。直接話すと一瞬にして解決できることはたくさんあります。会話した後の結果をCCのメンバーに報知することで、みんなの時間を節約することができます。明日からは、やりとりしている相手のためだけでなく、CCが入ったほかの人の時間を無駄にしていることも考えて、「全員に返信ボタン」を押しませんか？返信ボタンを押す前に、その相手と話をするために席を立ちませんか？受話器を握りませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○話がかみ合わない同じ件名のメールが5通くらい溜まっている　（自分はCCに入っている）○そのようなメールのやり取りは、CCの人にとってメールを開いて　読むためにかかる時間を無駄にしている○自分が同じ事をする前に、必要な相手と直接話をする○話をした後、CCメンバー全員にメールして結果を報知する○こうすることでメンバー全員の時間を節約できる○そしてメンバー、チーム、組織全体として効率的になる------------------------------------------------------次回もメールに関してです。

メール処理は1日3回に決めてスケジュールする

昨日からゴールデンウィークだ！！1月から仕事が変わって慣れてない＆激務でなかなかリラックスできてませんでした。今日は本当に久しぶりにウィンドサーフィンに行きました。昔は冬でも行っていたのですが、ここ数年冬場は行かなくなり、今年1回目のウィンドサーフィン。水はまだちょっと冷たかったですが、天気はVeryGood！！昼の2時半くらいまで風が上がってこず、今日はだめかなーと思っていたのですが、そこから風が吹いてきたので、Ready Go ！！結局、1時間強で風が落ちてしまいましたが、久しぶりのウィンドで大満足の1日でした。ちなみに、ウィンドサーフィンはプカプカ浮いているのではなく、時速30～50Kmのスピードで水面を浮いたように走る”プレーニング”がとても楽しいのです。（世界記録は85Kmくらい）さて、しばらくの間はスケジュールをどうやって作成するかについて書きたいと思います。【こんな経験ありませんか？】◇朝会社に来たらとりあえずメール処理をしている◇ミーティング以外は常にメールしていて、メール処理に1日の大半を使っている◇たくさん仕事をしたが、メール処理以外、何をやったか思い出せない前回も書きましたが、メールはとても便利だと思う反面、メールに囚われすぎてしまいがちです。空き時間にメールをするというスタイルから、メール処理の空き時間に仕事をする、というスタイルに変わっている方が多いのではないかと思います。そのため、いざ今日は何の仕事をしたか？と問われたときに、メールはたくさん処理したが何をやったかよく分からない、ということが起こりえてしまいます。そこで提案したいのが、「メール処理は1日3回に決めてスケジュールする」です。メールというのは、不思議なもので、時間をかければかけるだけ時間が必要になってきます。言い換えると要件だけで済むものも、見栄えや「てにをは」にいくらでも時間がかけれます。つまりメールをしていると、とっても仕事をしている気になってしまう魔法のツールでもあると思います。なので、私の場合は、オフィスで働いている時は基本的に下記のように1日3回に決めています。・8:00-9:00　　朝スケジュールと睨めっこした後（前回記載）・13:00-14:00　昼食後・18:00-19:00　一通りミーティング等が終わった後　（日によって異なる）私も1日数百通のメールを処理しますが、3回に決めるメリットは、・限られた時間で処理する必要があるため、集中力が違う・見栄え、てにをはを気にしてられないため短時間ですむ　※相手にもよりますが・半日の間に進捗があることが多く結果だけを知ることが　出来ることがある（過程のメールは読まない）・半日以内にレスポンスすれば十分早いぜひ時計を机の上に置き、1時間という限られた時間ですべてのメールをこなしてみて下さい。集中力が違いますよ！これでメール処理で仕事をした気になるのではなく、実際に手を動かす、考える時間を作り出せるのではないでしょうか？------------------------------------------------------【まとめ】メールをしていると、とっても仕事をしている気になってしまうなので、「メール処理は1日3回に決めてスケジュールする」まずは、時計を机の上に置き、1時間という限られた時間ですべてのメールをこなしてみてる集中力が異なってくるため、短時間で処理が出来る------------------------------------------------------いかがですか？ゴールデンウィーク明けに、大量メールを処理するとき時間を決めてスケジュールしてみませんか？