2020.12.09

僕が部下に常々言っているコトは、笑っちゃうほどシンプルなこの三つ。その①「メモをとる」

​僕は、会社では「業務部長」という役職に就いている。
うちは小さな会社なので、部署は「営業部」と「業務部」しかない。
したがって「営業部長」が管理する営業に係る仕事以外は、
必然的に全て僕が管理することになっている。
工事監督、職人、事務員などは、役職上全て僕の直属の部下にあたる。

んでもって、立場上、年齢男女問わず、僕は部下たちに「指導」なるものをせねばならぬわけであるが、
普段から僕は部下に対して、声を荒げて怒鳴ったり、ネチネチと粘着チックな指導をしたりはしない。
我を見失うほど感情的になったり、だらだら無駄に時間を割いたりするほど、正直言って他人に興味を持てないのだ。

僕が、彼彼女らに一貫して言うことは、たった三つのこと。

笑っちゃうほどシンプルな三つのことである。

それは、

① メモとれー。

② 時間守れー。

③ 片付けろー。

ははは。

その時々で言い回しは変われども、基本的にこの三つのこと以外は言っていない。
何故なら部下のミスをよくよく検証すると、
ごく単純に、この三つのうちのどれかが、訂正になされていないのが原因だからだ。

はっきり言って「ばりばり仕事の出来る人」になりたいのであれば、
メモをとり、時間を守り、身のまわりを綺麗に整理整頓し続けていればよいのだ。
どんな仕事も根本は同じ。単純な仕組みだ。僕はそう断言できる。
そして、んーなアホな、んーなもん初歩だぞ、と思われるほどシンプルなこの三つのコトガラを、
何故かみんな愚直に続けられない。ちょいちょいサボる。出来ない人があまりにも多い。


というわけで、今回はその三つのうちの、

「メモをとる」

について、僕の見解を書いてみたいと思いまする。




以前、うちに入社したばかりの若手社員を、一般のお客様宅の調査に同行させた時、
打ち合わせの内容を事細かにメモをとる僕の横で、
その若手社員は、お客様の目を真っすぐに見ながら、ただフムフムとお話しにうなずくばかり。
ぼ、僕は、びっくりらこいてしまった。
打合せの後「あのさ、君は何でメモをとらないの?」と問うと、
「僕、記憶力いいんで。あれぐらいの情報、頭に入ります。」とのこと。
ぼ、僕は、愕然としてしまった。

あのね、職場は記憶力を競うところじゃないよね。
仮に君の記憶力が、神がかり的によくても、僕はそれに対して君に微塵の評価もしないよ。
例えば君の家に二社の水道業者が調査に来たとして、
一方は懸命にメモをとり、もう一方は「僕、記憶力ちょーいいんで」なんつってる。
どっちが安心? どっちが誠意ある? どっちの業者に依頼したい?
君の記憶力なんてのは、せいぜいプライベートのトランプゲームで披露してくれればいいから、
仕事中は、どーかこのとーり、メモをとってちょーだい。
君がどうしても職場でその自慢の記憶力とやらを発揮したいのであれば、
百歩譲って上司や取引先やお客様の前では、せめてメモをとるフリだけでもしてちょーだい。
ね、先ずはそこから始めよう。

まあ、その後はぺーぺーなりに、ちゃんとメモをとるようになったが・・・。

彼に限らず、僕はいつも、出会うビジネスパートナーがメモをとらない人だと、凄くあせる。

こわっ、と思ってしまう。とても不安になる。


我々建設業界では、両手がフリーになるような、胸ポケットに入るサイズのメモ帳を持つ人が多いが、
僕はかなり大きめのスケジュール帳を愛用している。胸ポケサイズじゃあ、とてもじゃないけど書ききれないからだ。
大きめの月割り予定表欄に、その日の予定・業務・発注材料・注意事項・恐妻の指令にいたるまで、
ありとあらゆる要件を事細かにメモしていく。
要件の済んだ事項は、そのつど赤ペンで横線二つで消し込む。
その日の要件が全て消し込まれたら、完全に終了した証として、その日付のメモ全体を大きなバツ印で潰す。
例えば月曜日に書いた要件が週末になっても済んでいなければ、とても焦る。
早くバツ印で潰したくなるので、優先的に要件を済ませにかかるのだ。
また、白紙のフリーメモ欄には、現場での調査事項や打ち合わせ事項を記入したり、
先方やお客様との打ち合わせの際に、施工説明や今の自分のロジックを図にして説明するのに使用する。
その際、僕は黒・赤・青・緑・ピンクのペンを必要に応じて使い分けて記入する。
だから僕はどこへ行くにも、大きなメモ帳と大きな筆箱をワンセットで持って移動している。

このように入念にメモをとっていると、おのずと自分で書いたメモを軸として、
まるでメモに自分が突き動かされるように仕事をするようになる。

最近は、現場調査や打ち合わせの時も、スマホのカメラや、ボイスレコーダーで記録が簡単にとれるが、
僕としては、それと並行して、あえて手でメモを書くことを部下にすすめている。
手で書くことによって、その情報に対して明らかに脳が動き出す実感があるからだ。
また、メモをとるからには、その情報の要点を掻い摘んで、
瞬時に簡潔な言葉に置き換える作業が必要なので、情報の本質を速やかに掴む訓練にもなる。
ちなみに、僕は仕事の資料を読みつつ、同時に片手でメモをとり、
その資料をもとに作成するレジメなどの構成を、その場でさっさと考え始めたりしている。

人の記憶ほど、あてにならないものはない。

今日あった出来事など、明日憶えているはずがない。

それを大前提に仕事をしない人を、僕は信用できない。

そういう人は、いつも不毛な言った言わないの論争ばかりしている。

メモをとる。記録に残す。

仕事の、基本の「き」だ。

今自分がどんな情報を得たのか、書くことで瞬時にアウトプットしてみる。

業務の、いろはの「い」だ。


人の記憶ほど、あてにならないものはないが、

メモをとる。

これだけは、常に記憶の片隅に置いて仕事をしたいものだよ。



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最終更新日  2020.12.18 21:03:58