黒箱の続き？　～思いついたことを書き綴ります～

仕事役立系

2003年11月18日の日経産業新聞より引用

（１）やるべきことを列挙
・頭の中で考えるのではなく書き出す
・仕事の種類や相手
・着手する日を記入
（２）アポイントメントは準備時間も考える
・漫然とアポイントメントを記入するのするのではなく，準備時間もセット
（３）分類して把握
・「まとめて処理できるもの」「一人で集中してやったほうがいいもの」
「簡単に処理できるもの」「時間のかかるもの」等を区分
（４）優先順位を決める
・「緊急性が低くても重要なことから手をつけるべきだ」
・「緊急なことばかりに時間を取られ，自分で主体的にスケジュールを決められなくなる
（５）迅速に行動
・スケジュールを立てたら迅速に実行。簡単なことはまとめて処理し，大事なことは集中して行う。
※１週間に２時間程度は誰にも邪魔されない時間を確保すべきだ
（６）習慣化する
・ＰＤＣＡのサイクルをまわす


あなたのスケジューリング度チェック
～日本能率協会コンサルティングテキストから作成。同上新聞記事より～
（１）やるべきことを書き出す習慣がついている
（２）仕事のやり忘れや理解不足によるやり直しは少ない
（３）予定より時間がかかり，計画が崩れることが少ない
（４）アポイントはそれまでの準備時間を考えて取るようにしている
（５）集中してやるべき仕事は，集中できる場所・時間にやるようにしている
（６）飛び込み仕事が発生しても，優先順位を考えて冷静に対応できる
（７）期限が先の仕事は段階的に少しずつ対応し，直前であわてたりしない
（８）重要な仕事や難しい仕事は期限が先でも早めに着手している
（９）簡単な仕事は複数同時に手がけるようにしている
（１０）仕事の納期や約束した時間はいつも守っている
（１１）個別の仕事にどれくらいの時間をかければいいかを考える習慣がある
（１２）自分の時間の過ごし方を時々振り返り，気付いたことをメモしている
（１３）他人に任せるなど仕事を間引く習慣をつけている
（１４）スケジュールを詰め込み過ぎず，適度に休む時間を取っている
（１５）自分のやり方にあった手帳類を持っている


※西村さんの事例
週末や週初めに30分～１時間程度かけて，その１週間やるべきことをすべて書き出す。
（配分や優先順位等）
後の効率を考えるとその時間は無駄にはならないとのこと。
仕事中もそばに置いておき，変更があればすぐに書き直す。
週末に達成度を確認する。
「スケジュールを決めたとおりに行うことが重要なのではなく，今の状況を確認する羅針盤
として活用を行う