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おもてなしのこころ で綴る ≪かいごのごかい≫シリーズ

2011年03月15日
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 計画停電が始まります。

 《区域に入る 病院 医院 調剤薬局で 受付・会計を担う皆さんへ》
 
 日頃 コンピューターの計算会計に慣れているので
 突然の機能が失われ「会計ができない」と言う事態に見舞われることが
 予想されます。

 実際 私もクリニックで事務長をしていた時に
 停電になり コンピューターが作動しなくなりパニックになった受付を
 数年前に体験しています。
  
 まず 落ち着いて深呼吸。
 そして 怯まない。
 
 皆さんは コンピューターに頼らなくても 会計ができます。
 初めて 医療事務を習いに行った日のことを思い出してください。

 用意するもの
 ・電卓
 ・えんぴつ  
 ・消しゴム
 ・医療事務で最初に習った時の計算用紙(フォーマット)
 ・レセプトの時に使う本一式
 ・付箋
 ・蛍光ペン
 そして手書きの領収書(これはあらかじめ病院印も押して患者さんのお名前と
           金額と日にちと担当者のサインを書き込むだけにして用意しておく)
 
 注意すること

 ・慌てないで  *「ゆっくり早く」

 ・役割を決める * 計算が得意な人は 計算だけに専念する

           その他の人たちは 「あと00分お待ちください」などの
           気配りをする

         * 調剤薬局も役割を徹底することで混乱が防げるはずです

           カルテを探す人(この準備も大変です。同姓同名の患者さんに注意)

           調剤をする人

           計算をする人

           会計をする人(レジも電気ですから止まります。手書きの領収書)

          注意) 薬価計算をしている人に話しかけないこと。
             そしてあせらせないこと。



  また 次のようなことが予想されます。

  1 電子カルテのクリニックは 休診になる予告が すでに出始めています。
    そのような場合 多くの《初診》の患者さんが 
    来院されることが予想されます。

    そのカルテを受付では初めから 手書きで作成することになります。
    
    保険証のコピーも電気が止まっているので 手書きで写します。
    レセプトの用紙たくさん用意しておくと 記入漏れなく写しやすいと思います。

    その作業も 最初の医療事務で 皆さんは習っています。
    便利な コンピューターに慣れてしまっているだけで
    (あるいは忘れてしまっているだけで) 
    「本当はできるんだ!」と自分の記憶と能力を信じてください。

    大切にしまってある医療事務の本を もう一度出して 今夜復習しましょう。

  2 調剤薬局は さらに 普段は 院内処方の医院が 調剤まで手が廻らずに
    院外処方にしてくる可能性があります。

    しかもすべての処方箋が手書きであることの 心構えを持ってのぞみましょう。

    手書きの処方箋は かなり読みにくいです。

    不明の場合は 発行の医院に問い合わせますが その際 電話は停電中です。
 
    近隣の医院とは そのような事態が起こりうることを想定して
    つながる携帯番号を 前もって確保しておくことも必要です。

  3 計画停電が長期に及ぶことも考えて 医院や調剤薬局は
    専用の携帯電話を用意すると良いでしょう。
    (不要になれば解約できますから)

  4 一時金の統一
    どうしても計算ができないあるいは 患者さんが急いでいるなどの場合
    一時金をお預かりすることもありえますが
    通常の時間外の一時金(5000円や10000円)とは異なることを 
    認識してください。
    (日頃の診察費が 数百円の患者さんから5000円もお預かり
    することのないようにマニュアルにとらわれない判断も必要です。)
 
    なお クリニック・医院などは かかりつけの患者さんも多いはずです。
    院長の判断で「次回でも」あるいは「後日でも」と言う選択もありえます。
    小さい医療機関ならではの裁量が試される時です。

    会計の手計算で 患者さんを1時間もお待たせすることのないように
    それぞれの機関での工夫をしましょう。  
 
    臨機応変が肝心です。

  5 大変なことかもしれませんが 1日の終わりに短くても良いので
    院長先生とスタッフが ミーティングを行い 「今日の振り返り」をします。

    その際 専用のノートを作り その日に起こったケースで今後役立つこと
    あるいは 決めたことを 必ず書き留めて 毎日記録に残します。
  
    調剤薬局も同様です。

    なお調剤薬局は チェーン化されている場合も多いので
    各支店の支店長の采配に委ねるケースも起こります。
    あらかじめ どのような範囲までなら 本社の指示を仰がなくとも
    支店長の権限として判断を任されるのか 取り決めをしておくことが
    混乱を防ぐことにつながります。

  6 その医院ごとに 診察や治療処置は ある程度 
    決まったパターンがあると思います。
    それらを頻度の多い順に 書き出して 計算式を作り出すことで
    日に日に手計算が 容易になっていくはずです。

    最初のうちは 本にどんどん付箋を貼り 蛍光ペンでラインを引いて
    数字を見つけやすくする作業も有効です。

    でも 数日内に それらを一覧表にまとめることをお勧めします。

  7 薬価も同様です。

    処方の多いお薬順に 一覧表を作れば
    そのたびに薬価の本を開いたり 資料を見たりしなくて済むので
    手計算の作業が結果的には早くなります。



  私の区域も後5分後に停電に入りますので いったんここで 終わりに致します。

  日頃 このブログをお読みくださっている方は医療機関に
  関わられたお仕事をされている方が多いと認識しています。 

  さらにもっともっと具体的なことを
  実行されているクリニック・調剤薬局もたくさんあると思います。

  できましたら コメントに書き足していただけると ありがたく思います。
  もしも 間違いがありましたらご指摘もください。

  何か皆で工夫をして 体験や知恵を持ち寄り
  【計画停電の際の受付】として 力を発揮できればと思います。
  すべては 患者さんのために。

  そして このマニュアルは 復興が始まった時の被災地の病医院でも早い時点で
  お役に立てるものと信じています。

  皆さまのお知恵をお届けください。
  ご協力よろしくお願い致します。      

                   柳靖子

  追伸 MRさんもこのブログを読んで下さっていると伺っています。

     特に 最新のクリニックほど このような情報が不足しています。
     10年以上の医院であれば レセコンのない時代をご存知なので
     手計算に慣れている方や 覚えている方もいて まだ安心です。

     担当されている新しいクリニックなどで
     この情報が お役に立つことがあれば
     どうぞ教えて差し上げてください。

     情報を共有し また 新しい情報や工夫を追加していくことで
     患者さんのお役に立ちたいと思っています。

  
    






最終更新日  2011年03月15日 19時06分09秒
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