わかりやすい文書を作れる人、作れない人（蝦名）

◆文書コミュニケーションセミナー　7/14（金）です◆ ●文書によるコミュニケーションは難しい。 文書によるコミュニケーションほど、難しいものはないかもしれない、 と最近痛切に思います。 会話だと、相手の反応を見ながら伝えることができますし、 顔の表情、声のトーン、身振り手振りで 説得力を増すことができます。 一方、文書は、片方向のみ、文字という記号による情報伝達です。 相手の反応を見ながら、その場で内容を取捨選択することもできません。 また、謝罪文を申し訳なさそうに読み上げることもできませんし、 感謝の意を、握手やお辞儀で強調することもできません。 つまり、文書で的確にコミュニケーションするには、以下の必要条件があるのです。 ●相手が何を求めているのか、事前に十分に推察する ●伝えたい感情や情報を、適切に表現することで、正しく伝達する これができるかどうかで、 わかりやすい文書を作れる人か、作れない人かに 分かれてしまいます。 ●相手が何を求めているのか？ これが正しく把握できていれば、その文書は七割方、わかりやすいと言っても 過言ではありません。 例えば、読み手が上司だった場合、上司がその文書に何を求めているのかさえわかれば、 文書は完成したも同然です。 「でも、上司が何を考えているのか、サッパリわかりません」 それは、一度飲みに行って、腹を割って話した方がよいですね。 ...などというアドバイスはしません（笑） 7月14日のセミナーでは、 文書に要求されている事項を洗い出す演習をしながら、 「わかりやすいとはどういうことか」を学習していきます。 ●伝えるべき感情や意味を正しく表現するには？ 文書には、感情と意味を伝える役割があります。 たとえば、その比率によって、文書の種類を下記のように表すことができます。 　　　　　感情（100）>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>感情（0） 　　　　　意味（0）