見える化仕事術

仕事の見える化とは、 仕事の中身とその中身を考える道筋を「明示化」し「可視化」してコミュニケーションを成り立たせる方法。 見える化することにより、 1.自分の考えを深め、 2.それを他者と共有し、コミュニケーションを深め、 3.さらに思考を深めていく。 1.自分の考えを深める 自分の考えを見える化することで、客観的に自分の論理をみることができる。そして自分の論理の矛盾を指摘することができる。 2.他者と共有しコミュニケーションを深める 自分の考えの見える化とは、自分の考えを伝達可能な状態にすること。見える化することで、自分の考えを他者に伝えることができる。 3.思考を深める 他者に伝えることで他者と対話し考えを深められる。 また、自分の考えを見える化することで、過去の思考の結果を財産化する。 過去に考え出した結論よりもさらに一つ高い段階から、次の思考をスタートできる。 見える化 ●初級編 効用 ・漏れなく、単純ミスを防ぐ ・一定の作業水準を保てる ・作業のたびに考えるという二度手間をなくす ・外注化＝人に頼める ・不具合があれば改善できる ●繰り返しの作業 最低限の仕事のレベルを確保する→チェックリスト 作業手順を示し誰がやっても同じ結果を産む→マニュアル ●会議 議題を明確にして皆で共有する。 報告項目や情報共有項目も明確にしてから会議に臨む。 ●報告書(企画書、提案書) 雛型を作る。雛型に個別の内容を書き込んでいく。 ●To-Doリスト 緊急性と重要度のマトリックスからスケジュールに優先順位をつける。 見える化 ●中級編 思考の見える化 効用 ・自分の考えが整理される。項目ごとの関係性や流れや組み立てが理解できる。 ・自分の考えを俯瞰で見ることができ、欠陥を見つけやすい。 ・自分の考えの範囲や視点がわかり、範囲や視点の変更ができる。 ・他者と自分の考えを共有することができ、コミュニケーションから考えを深められる。 思考の見える化 1.分類型思考の見える化…思考を細分化する。 ・箇条書き 自分の考えを整理する、自分の考えを説明できる、漏れをチェックする ・マトリックス(2×2) 相関を持たない二軸で考える、軸の選択は適切かをよく検討する、仮説をもとに軸を考える ・ロジックツリー 展開レベルを合わせ、MECEで枝分かれをする。 スコープ(議論の前提や目的)を明確にしてからMECEで分類する。 2.関連型思考の見える化…流れを見る。 ・因果展開ツリー 現象→原因という因果関係の分解。 なぜを繰り返して根本原因を探る。 根本原因と媒介原因を分けて考え、根本原因を深堀りしていく。 最終的にこれ以上展開できないレベルか、または、具体的アクションに落とし込むことができるレベルまで展開する。 ・フロー図 業務の流れを図にする。 時間軸で、前後関係の問題点を探る。 空間軸で、組織間や拠点間の問題点を探る。 ・ネットワーク図 全体の機能(ファンクション)の俯瞰図を描く。 個別最適ではなく、全体最適を考えたシステムグランドデザインに改善する。 3.自由型思考の見える化…思考プロセスそのものを見える化する。 ・KJ法…ブレストした後にする整理方法 似た項目を集める ↓ 集められた意見から抽象化した言葉を抽出してまとめる。 ・マインドマップ 主軸となるキーワードを中心に置いて、放射状に他のキーワードをつないでいく。 4.ガイド型思考の見える化…現状を改革する。 現状認識をする ↓ あるべき姿を目標・目的として掲げる ↓ 現状とあるべき姿とのギャップを分析する ↓ ギャップを乗り越えるために、中間目標を作る 見える化 ●上級編 プランの見える化＝PDCA 効用 ・プランを立てることで、みんなの目標が明確になる。 ・チェックすることで、間違いが改善される。 プランの要素 1.目標 できるだけ数値化する。 達成した時の状況を具体的にイメージする。 期限を決める。 途中で進捗状況が測れると良い。 2.タスク タスクを実行可能な単位に分解する。 3.タスクの流れ タスクの前後関係と依存関係を明確にする。 4.成果物の流れ 5.スケジュール 6.必要なヒトモノカネの配分 7.リスクの予想 8.リスクに対する代替案や対応策 9.体制と指示報告の流れ 10.いつだれに何を伝えるのかコミュニケーションプラン チェックの要素 1.スケジュールの進捗チェック 2.リスク対応の進捗チェック ～「見える化仕事術」