32.リストアップ!【32.リストアップ!】以前にも、「スキマ時間にやることリストを作る」(9/3号)、「ポストイッ トにTo Doを書いて整理する」(6/4号)、「仕事の段取りを考える」(8/20 号)というお話をしました。 ただ、あまり詳しくは書かなかったので、改めてこの、リストアップの意義 を考えてみたいと思います。 今日は、スキマ時間ウンヌンではなくて、主に仕事の片付け方を考えます。 リストアップするのは、やはり仕事に取り掛かる前です。 普通、朝でしょうね。 ほぼ、どんな仕事にも、「今日やること」「数日中にやること」「できれば やった方がいいこと」などがあります。 皆さんは、どういう風にこれらを管理していますか? 全部頭の中に入っていて、特に忘れることもない、という方は管理の必要も ないでしょう。 でも、じゅんは忘れます。 ええ、リストアップしたって、忘れるときは忘れますけど。 忘れる回数は減ります。 じゅんが十数年前(あ、そんなに前だっけ)、新入社員の頃のことです。OJT (仕事をしながらの実地研修)でお世話になったのは、10歳くらい年上の男 性の先輩でした。 その先輩から教わったことの一つが、このリストアップでした。 朝、出社するとすぐ、ノートにその日やるべきことを書き出すのです。 □ 報告書の作成 □ 企画会議のSet Up(部長のスケジュール確認、会議室予約、会議案内送付) □ サポートセンターに調査進捗の確認 □ 交通費の精算 と言う感じです。左の四角はチェックボックスで、終わるとここにチェック をして、消していきます。 チェックして、消していくの、気分いいんですよね♪ これを自己流に、緊急性によって記号をつけたり、プライベートなことまで 書いたり(昼休みに銀行へ行って振り込むとか)、自分流にアレンジして使っ ていました。 このようにリストアップするとどんな利点があるのでしょうか。 まず、仕事の前に、今日一日の仕事の流れがイメージできます。 ただ、リストアップするだけではなくて、イメージしてみましょう。 忙しそうなのか、そうでもないのか、午前中に何を仕上げなければならない のか、他人と調整が必要な仕事は何か、イメージして整理してみましょう。 イメージ通りに行かないこともありますが、イメージ通り、予定通りに仕事 が片付くと、快感ですよ! 紙ではなくて、ポストイット、ホワイトボードを使ったり、パソコンのソフ トを使うのもいいですね。 有名なスケジュール管理のソフトでは、こんなものがあります。 ■ Microsoft Outlook (Expressではありませんよ) ■ Lotus Organizer 常時接続なら、インターネット上で管理してしまうアプリケーションもあり ます。 ■ Yahoo!カレンダー http://calendar.yahoo.co.jp/ ■ e-手帳 http://www.e-techou.com/top.cgi ■ まいぺーじ http://www.mypage.ne.jp/doc/about.phtml?Referer= もちろん、PDA(ザウルスやクリエなど)でもできますし、携帯電話でも簡 単なスケジューラがついてますよね。 アラート機能などもついていますので、このようなツールを使ってみるのも いいですね。 意気込んで始めたはいいけど・・・・3日坊主はだめですよ! 3ヶ月やってみれば習慣になると思います。 さあ、タイム・マネジメント、始めましょう。 |