家弓先生の仕事塾セミナー「タスクマネジメント」レポート
~楽しく「仕事の達人」になるために、、、 科学的タスクマネジメント・システム~先日、家弓先生のセミナーに参加してきましたのでご紹介いたします。みなさん。Todoマネジメントはどのようにしているでしょうか?私は、ポストイットで行っています。朝、手帳を開いて、今日やりたいこと、できること、やらなければならないこと(Will、Can、Must)を思い出し考えながらポストイットに書き手帳に貼っています。時間軸は、Daily、Weekly、Monthly、Year。1)基本DailyのTodoを考えます。ここでは、新たに発生したTodoを一人ブレーンストーミングします。2)そして、週に一度は、Year listからMonthly list、Weekly list、Daily listにTodoをブレイクダウンしていきます。この二つをしてタスクマネジメントをしています。ポストイットのよい点は、1)書きなおしをしなくてもDayly listからWeekly listへと移動ができる2)ポケットにポストイットを忍ばせて、どこでもメモできる3)貼りかえるだけで、手帳に集約が簡単にできる4)私用で家に持ち帰りたいときも、ポストイットだけを持って帰ればよいいままで様々なやり方を試してここ2年くらいはこの方法で定着しています。ただ、このやり方にも問題はあります。毎朝、Todoを考え思い出す時間が必要で、ヌケモレも出ます。ここに家弓先生のセミナーは答えを出してくれました。大きく3つの気づきを得ました。1)メモするタイミングがあまい2)Todoのブレイクダウンレベルがあまい3)タスクの仕事量の見積もりがあまい1.メモするタイミングがあまい家弓先生が行っているTodoマネジメントプロセスK1モデルと呼んでいました。家弓先生が自分で一番使いやすいモデル・・・だそうです(^^)1)タスク発生2)2分以内でできるか? Yes:今すぐやる No:3へ3)メモする(手帳やサブ手帳、ポストイット、PC、iPHONEなど) その際、いつやるか時間軸を決め、Daily list,Weekly list,Monthly list,Wish listに記入する私のTodoマネジメントと大きく違うのは、1)Todoが発生したときに記録する。2)2分以内でできなければ記録する。私は、すべてをメモはしておらず、朝思い出してメモしています。だから、ヌケモレがでることが分かりました。当たり前のことですが、私には目から鱗でした!!2.Todoのブレイクダウンレベルがあまい私のTodo記入例は、「○○様向けプレゼン資料の作成」です。これで十分と思っていますが、実際作業に入るときに、「どこからやろうか」と考えます。家弓先生は、「物理的行動までブレイクダウン」すべきと言っています。例えば、「メール告知」というタスクは、以下にブレイクダウンされます。・メール文案作成・送付先抽出・配信作業このレベルで管理しないとヌケモレだけでなく、想定時間を読み誤ることに繋がります。私の先の例「○○様向けプレゼン資料の作成」をブレイクダウンすると1)情報収集をする2)プレゼンの概要やストーリーを考える3)足りないコンテンツを収集する4)パワーポイントで資料作成をする5)他者とレビューをするになります。インプット作業と本作業とアウトプット後の作業があるわけです。3.タスクの仕事量見積もりがあまい私は、タスクの仕事時間をざっくり2時間程度などと見積もり予定を組んでから、スタートしています。でも、想定以上に時間がかかることは日常茶飯事です。家弓先生は、「タスク完了目標を持ちましょう!」と言っています。一つのタスクに対して、アウトプットイメージと終了目標時間を明確に設定する。気の済むまでやりぬかない!! 多くのタスクには明確な終わりがない。20:80の法則によれば、最後の20%の仕上げに80%の時間がかかるはず。だから、80%の仕上がりで良しとする。あとは、上司レビュー、他者とのブレストなど視点を変えて取り組む。時間内で最高品質を目標とし、デッドラインを優先して作業を終了すること。これだけでも、十分価値がありました。他にもいろいろな学ぶべきノウハウやメソドロジーがあります。すべてを文字で紹介できないのが残念です。ですので、ぜひ皆さんの目で体験していただきたいです。次回の案内がでたら、またご案内いたします。家弓先生のブログ