最近は会社での紙による書類は全てpdfにして保管することにしている。この方法の素晴らしさは、ファイル名称にさえ気をつければ、いついかなる時でも自分の欲しい書類、情報が即座に引き出せることにあるのだ。

3年前にもらったFAXに書かれていた文章をチラッと読みたい、2か月前に契約した書類の内容を再確認したいなど、得意先とのやりとりの中でもう一度見たい状況はいつ発生するか分からないが、いざそのときが訪れてから探しているようでは時間の浪費。その探す時間を節約するためには全書類pdf化が一番効率がいいと思う。

そんな理由からかれこれ数か月全書類のpdf化を実践しているが、その効果は想像以上でまさに自分の見たい書類、欲しい書類、必要なデータがそれほど時間をかけずに見ることが出来る素晴らしさは一度覚えてしまうとやみつきになってしまうもの。

そんなことからFAXは次第に使わなくなり、このところやりとりは全部メールにpdfを添付するようになった。今までだったらFAXで送信していたのを、pdfで保存し添付書類として送信しているのだ。確かにFAXを1枚流すことより手間暇はかかるかもしれないが、後々の検索のことを考えれば、pdf添付書類→メール送信の方が遙かに効率的だ。

これからはFAX送信よりもpdf添付書類→メール送信の方が徐々に主流になっていくのではないか？とそんなこと考えていたら、これを共有出来ればもっと便利だろうなと思うようになった。みんなで見ることが出来れば作業効率があがる書類はpdfにしてネットに上げる。

公開対象は当然のことながら限定し、不特定多数の人は見ることが出来ない。そしてそのサービスを無料でやってくれるところはと探してみたら、Googleドキュメントが最適なことに気がついた。そのGoogleキュメントの使い勝手をちょっと調べてみた。

●Google ドキュメントの概要: サイズの制限

文書: 各文書は最大 500 KB まで、埋め込み画像は最大 2 MB まで可能です。

スプレッドシート: それぞれ最大 256 列、最大 200,000 セル、最大 100 シートとなっており、いずれか 1つでも達すると制限が適用されます。行数には制限がありません。

プレゼンテーション: 作成できるファイルの最大サイズは、.ppt、.pps 形式の場合は 10 MB、ウェブからアップロードする場合は 2MB、メールで送信する場合 500 KB です。

PDF: アップロードできる PDF の最大サイズは、パソコンからの場合は 10 MB、ウェブからの場合は 2 MB で、ドキュメントリストへは 100 個まで保存できます。


どうやら容量制限はあるのか無いのかよく分からないが、ファイルの数によって制限がかかるようなことが書いてある。物は試しで80個弱のpdfをアップロードして特定の人に対して公開してみた。フォルダ全体での共有機能は現在提供されていないものの、ファイル一つ一つに共有機能を付加することが出来てとても便利。拡大縮小も自在に出来るし、ページごとの表示も見やすく処理されており、この使い勝手の良さはお見事としか言いようがないぐらいだ。

同様のことをMicrosoftのSkyDriveで実行してみたが、ことpdfに関しては閲覧性が数段落ちる。Gmailとの連携も素晴らしく、現時点でGmailを中心として展開するカレンダー、マップ、ドキュメントの利便性は他の追従を許さないと評価してもいいと思う。使い込めば使い込むほどその凄さ・楽しさを再認識することになるのは間違いなし。個人的にはWindows7よりもGoogleのwebサービスに注視する方がよっぽど面白いと思っている。

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