小学生ママは、今日も元気★

最近、ちょっとだけ余裕がでてきたので
仕事のやり方を棚おろしているワタクシですが、
つくづく思ったのは・・・、

私って、メールが大好きだな

ということです。

メールは、
・電話のように、いきなり入っていって相手の邪魔をしない、
・相手にとっての（そして自分にとっての）メモ代わりになる
・相手の回答が割と慎重になり、考えられたものになる
（口頭と違って、証拠がのこっちゃいますから）
ゆえに前言撤回も、行き違いもぐっと少なくなる。


これらの特徴が非常に気に入っていて
とにかくメール連絡が多いです。

逆に電話はニガテです。
かけるのもあまり好きではありませんが、
かかってくると、自分の仕事と集中力が遮断されますので
とにかくイヤですね。

時々、
「電話ならすぐ済むのに、メールだったら時間がかかるじゃない」
といわれますが、

私は、あとで間違いが起こったときの
リカバリーにかかる時間などのリスクを考えたら
やはりメールを選択してしまいます。

なれてくると、書くのも早くなりますし、
基本的に、来たメールにはすぐ返事を出します。

メール受信に気がついた時点で即座に返信しますので
3行～5行の短いメールでも特に失礼な感じにならないかな・・・？
と思うんです。（受信後10分以内の返信が目標）


ところでメールの書き方ですが
本などでもよくビジネスメールの書き方が
ありますが、私なりのやり方を集約したメールは
以下のような感じです。

（組織内でのメール）

※以下メールタイトル：
◆ニコニコ冊子の配布希望について【ご回答〆切：12/19】

※以下メール本文：

関係各位

件名：ニコニコ冊子の配布希望について

いつもお世話になっております。
○○部、海辺のＱです。

このたび、件名の冊子を配布いたしますので配布希望の有無、
および配布を希望される場合は、配布希望部数を
12月19日（水）までに、このメールへ返信する形で
海辺のＱ宛ご連絡願います。

●なお、一部署につき、
　配布部数上限は30部までといたします。

また、以下にご回答例を用意しましたので
適宜ご利用ください。


**************以下ご回答例**************

海辺のＱ様


　○：ニコニコ冊子の配布を以下のとおり希望します。

　　　配布希望部数：　　部
　　　【一部署につき、配布部数上限は30部まで】


　×：ニコニコ冊子の配布を希望しません。


　　　　　部署名：





こんな↑感じです。

回答例のところは、相手の希望に応じて、
○か×か選んで削除すれば、良いようにしています。

多少複雑な回答例の場合でも、
あえて添付ファイルにしないところがミソ
だと自分では思います。

添付ファイルって開くのちょっと面倒じゃないですか。
ですから、できる限りすべて
メール本文へ入れ込むようにしています。


工夫ポイントとしては、タイトルの頭に「◆」をつけて
相手の受信ボックスの中で際だつようにすること、
それから、タイトルの最後に【〆切】を入れておくことで、
確実に返信がもらえるように努力しています。

それから、もう一つ、
見てほしい箇所には、
相手の目がいきやすいように
●とか◆などのポイントになるものを
行頭につけ、段を変えて入力するようにしています。


また、このメール文例にはつけませんでしたが
私の好きなフレーズとして

「ご不明の点がありましたら、お手数ですが
ご連絡を頂戴できれば幸いです。」

というのがあります。

これは、回答が必ずしも必要でない「連絡文」
などの最後に付けますが、これを付けると、
「不明の点が無ければ、返信しなくていいんだな」
という安心感を受信者に与えられるかな・・・と想像するからです。

また、素っ気ないメール文の最後につける

「ご不明の点があれば、どうぞ遠慮なくおたずねください」
などの一文も割と気に入っています。


決して不親切なのではなく、
忙しいから愛想のない文面なんだな、
ハートが冷たい訳じゃないんだ・・・
って感じがするので・・・（私だけでしょうか＾＾；？）

使い続けると、日々進化して
楽しいメール術ですが、

メールが嫌いな同僚・上司にあたったときは、
ちょっと気を遣います。

「メールじゃなくて電話（口頭）にして」
と細かくオーダーされたときは
素直に従います。

でもメールを活用する、
という自分の基本路線は変えませんね。

表に出る部分は口頭や電話にして、
バレないようにどんどんメール使っちゃいます。
（いや、バレてるのかもな～）

働き始めの頃、
こういう知恵（・・ワル知恵＾＾;？）が付くまでが
一番しんどいなって思います。

言われたことに素直に対応して、痛い目にあい、
今度は自分のやり方を変えないで
やっぱり痛い目にあって・・・

という経験を経ていくうちに
適当にすり抜けていく方法を覚えていきますよね。（しみじみ）

うちの子どもが大人になって、もし組織に就職したら
ハハと同じような道を辿り、やはり
ちょっとずつ進化していくんでしょうか。

それから、10年後
私のメールはどうなってるかしら？
今と全然違ってるのかな？もっと進化してるかな？
それとも・・・、と思いをめぐらしつつ
記録のために書いてみました。

タイムカプセルみたいに
うーんと時間がたったら
この日のブログを見にきたいです。