事務所には要らないものがいっぱい 【13-11】
「整理」で説明しましたが、「要るもの」とは使うものでした。それでは、事務所の中の要らないもの、つまり、使わないものを探してみましょう。事務所の中には、机、引き出し、カウンター、テーブルなどがあります。まずは、それぞれの機能を明確にしていきましょう。机は仕事をするところです。引き出しは、仕事に使うものだけを置くところです。カウンターは、皆さんで使う共用ファイルや備品の在庫を置くところです。テーブルは、会議や打ち合わせをするところです。まず、テーブルの上にものが置いてあるのは、おかしいことに気が付きます。すぐに、持ち主に返しましょう。テーブルの端に、資料などを積み上げているのを見かけますが、ものを置くところではありません。小さなテーブルを共用の文房具置き場にしているのを見かけますが、良いアイデアだと思います。パンチや大型のホッチキス、テプラなど、あまり使わないものを共用で置いている場合です。空いている机を共用文房具置き場にしているのも良いですね。次に机を、チェックしてみましょう。だいたい、固定席の机を使っていると思います。そのため、自分の机という感覚になり、どうしても、引き出しが満杯になってしまいます。しかし、自由席だったら、どうでしょうか? 自分のものは置けませんね。そうなんです。会社の机や引き出しには、個人のものは置かないのが原則です。置けるのは、現在、取り組んでいる資料だけなのです。机のすぐ下に、大きな薄い引き出しがありますが、そこが懸案の資料の置き場なのです。朝、その引き出しから、懸案の資料を出して、終業時にその引き出しにしまって帰るのです。すると、机の上には何も置くものはなくなるのです。引き出しの下の大きな部分には、キングファイルなどに入った資料がたくさん入っているでしょう。本来は、共通ファイルとして、カウンターに入れるべきです。多少の個人情報のファイルもあると思いますが、個人で持つのはそれだけです。すると、大きな引き出しはガラガラになります。そこに、私物を一時的に置くのは、仕方ないでしょう。本来は、個人ロッカーに置くのが望ましいです。弁当やお茶などの私物を、一時的に置くのはOKとしましょう。いつも使う文房具は、引き出しの一番上の部分に入れましょう。毎日、使うものだけです。ホッチキスの針や、消しゴムの在庫は、いつも使わないので、共通部分にみなさんの在庫として置きましょう。カウンターにファイルを置きますが、あらかじめ業務に必要な大きさのものを準備することが重要です。仕事が進むにつれて資料が増えるので、ファイルには余裕が必要です。たまに、パンパンになったファイルで仕事を進めている人を見かけます。運ぶのも重いし、とてもやりにくそうです。ファイルには、保管用のファイルと、懸案中のファイルがあり、別にする必要があります。保管用ファイルは、倉庫に置いた方が良いでしょう。懸案用のファイルが満杯になれば、保管用に移動すれば良いのです。懸案用のファイルは、皆さんが使うので、いつも置き場所が決まるようにすべきです。そのために、背表紙に斜めにラインを入れるなどの工夫が必要です。カウンターの中にも、使わない資料や本などがどんどん増えていくので、毎月1回ぐらいはチェックする必要があります。しっかりと「整理」を行って使わないものを減らしてください。事務所の場合は、少し放っておくとひどい状態になりやすいので、こまめなチェックが重要です。-----------------------------「楽々改善」のホームページに、一度、お越しください!現場改善に役立つ、いろいろな事例をUPしています。http://r2k.link/ <PC/スマホ兼用です>☆現場改善を、楽(らく)に楽しく行う現場リーダーが集うHPを目指します。「楽々改善の本」も、お役に立てると思います。 ※すべて 118円です-----------------------------