61時間目 電話機とファックスを使いこなす。
 | パソコンのお勉強を一生懸命がんばっている餅月うさぎさんです。
事務の仕事では、電話が必須
ファックスもパソコンのインターネットがあれば必要ない？ そんなことはなくて、ファックスは今もこれからも現役です。
ここでは、電話の応対というより、電話の機能をおぼえましょう。 |
１ ビジネスフォンの操作をおぼえる
電話機を使いこなす。電話機が５台以上あって、事務所や工場などで使われている場合は、ビジネスフォンをつかえるようにする。
●代表番号、大代表番号というのがあります。ひとつの電話番号で、複数の電話をうけることができます。
詳しいことがわからない人はネット検索して覚えておきましょう。
●外線は１～３本以上の電話回線があります。外線が３本あるのは、電話機が３台あるようなもので、同時に３人の人が外部の人とおしゃべりすることができます。外線が１０本あれば１０人が同時に話すことができます。
●お客様や取引先から電話（外線）がはいると、電話の受付をしている人が応対して、担当者に取り次ぎます。相手のお名前や電話番号などを確認したあと、保留にして、内線で担当者を呼び出して、そのまま内線に切り替えます。
たとえば、事務所にいるあなたのところに山田商店の山田さん電話がかかってきました。工場いる工場長の田中さんに取り次いでほしいというような場合、担当者にかわります。と言って、保留を押して、内線のたとえば３番の工場に電話をかけて、工場長の田中工場長を呼び出してもらいます。
●外線、内線、保留の操作をおぼえましょう。
注意トラブルで保留を押したときにまれに電話が切れてしまうことがあります。かかってきた相手の名前、電話番号をしっかりおぼえておきましょう。切れた場合は、たいていもう一度かかってくることが多いです。
２ 無線子機の電話、複合機をおぼえる
小さな事務所の場合は、ファックスと電話と無線の子機がセットになった電話を使っているところが多いです。
電話回線は１つだけのことが多くて、同時に二人以上がお話しすることができません。
●キャッチフォンの設定をしているところがあります。電話でおしゃべりしているときに、別の電話がはいると呼びだしになってしまいます。そのままにして、すぐに切り替えないと、問題があります。
●キャッチフォンで話中に電話をかけた人はいつも呼び出しになっていて、誰も出ないと感じで不信に思われることがあります。電話機のトラブルもあって、事務所で気がつかないまま呼び出しばかりで通じないことも多いです。キャッチフォンをつけている場合は、そんな注意をしましょう。最近は光電話などの利用がふえていて、トラブルも多いようですが、操作をしっかりおぼえているとそれほど問題はなさそうですが、長時間通話する人や、たくさんの人が電話をつかうところはかなり注意が必要です。
●子機は電池式で電池の寿命は充電が300回？ 継ぎ足し充電をしているので、寿命も心配です。通話がとぎれて、トラブルがあったら、充電池を交換しないといけないことをおぼえておきましょう。
●無線の子機が２台以上ある場合は、いろいろな理由でトラブルも多いようです。使っていないときにも話中で通じないようなトラブルもあるようです。話中はまだしかたないということになりますが、呼び出しになっているのに、親機や子機のベルがならないときもまれにあってたいへんです。
●お客様や取引先などから、電話のトラブルがあったら、時々携帯などから電話をかけて動作確認をしましょう。家庭の電話ではかかってくる本数がすくないので、トラブルも少ないですが、事務所で電話、ファックス、子機の複合機を使っている場合は、電話のかかってくることが多くて、子機で電話をとったあと、元のところにもどさず、子機を携帯電話のようにポケットにいれて応対するこ
ともありそうなので、かなり注意が必要です。子機は通話がおわったら、もとのところへきちんと戻しましょう。
３ 電話帳登録とナンバー表示と電話帳と電話番号早見表
●家庭用の電話機でもナンバー表示されるように契約をしている場合があります。
電話番号をメモする場合は、相手から聞いた番号と、表示されている電話番号を確認しましょう。別のところからかけていることもあるので、表示されたものが正しいとはかぎりません。相手を確認することができて便利です。携帯電話ではおなじみの機能です。
●電話帳の登録の仕方、削除の仕方を覚えておきましょう。
電話帳機能も機種によっていろいろあります。親機と子機を使っている場合は、それぞれに登録したり、共有したりいろいろなことができます。説明書をしっかり読んでおぼえておきましょう。
●電話帳に登録できるのは、電話機によって、その数はだいぶ変わります。少ないものは、誰の番号を登録するかをよく考えましょう。それから、呼び出しもすごくめんどうな電話機があります。電話をかける頻度の高いものはすぐに呼び出せる工夫をおぼえましょう。
※呼び出しを押すと一覧表になっていて、【あ】から順に表示されて、【や】【よ】の人を呼び出すのに、ページをめくるように表示しないとだめなものやダイヤルをまわすものがあります。検索がついているものがありますが、つかってみると不便です。
●電話機の電話帳、パソコンの電話帳だけじゃなく、紙の電話帳も念のために準備しておきましょう。停電や、電話機の故障で呼び出せなくなることがあります。登録だけできなくなることがあります。いろいろなトラブルがあって、緊急な場合にそなえて、紙の電話帳をプリントアウトしておいて、いざと言うときに使えるようにしておきましょう。
●電話帳機能はメモリーに空きを作るほうが、トラブルが少なそうです。携帯は大丈夫ですが、複合機では、ほとんどかけない電話は電話帳から消しておきましょう。そんなわけで電話帳の削除をおぼえておきましょう。
４ 留守番電話と通話録音、録音の削除を憶えておきましょう。
●パートの事務では残業がなく早く帰るので、あまり留守番電話のセットをすることはなさそうですが、小さなところでは事務所にあなたひとりだけになって、用事ででかけて、事務所をあけることがあります。
留守番電話の設定を覚えておきましょう。
●応答メッセージの登録をおぼえましょう。
●通話録音をおぼえましょう。お客様からの苦情、大事なことをメモしていて、書き損じてしまうとか、名前を聞くまえに用件だけ言うと相手が電話を切ってしまう場合があります。通話録音をしておくと便利です。必要なときに、すぐ通話録音できるように操作をおぼえておきましょう。
●留守番電話や通話録音を消す方法をおぼえておきましょう。録音できる時間は限度があります。最近はSDカードにデーターをコピーすることができる電話機があります。録音をパソコンに保存しておくこともできます。重要で必要な場合は、録音をしっかり保存しておきましょう。サスペンスドラマみたいに証拠になることもあるかも・・・
５ 保留のときのメロディ、相手によってベルの音色を変える・・・
いろいろな機能がついている電話機があります。必要なことは操作をしっかりおぼえておきましょう。操作をおぼえるというより、好奇心をもっていろいろなことをおぼえるとか、わかりにくい取り扱い説明書を読んで理解して操作できる力をつけるために自宅で使っている電話機や携帯電話は機能をいろいろためしてみましょう。
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