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パソコンのお勉強を一生懸命がんばっている餅月うさぎさんです。 名刺管理は、たくさんたまってくるとあとでさがすのがたいへんです。 私の携帯電話は、名刺をカメラで撮るとOCRで文字に変換する機能がついていますが、実用性で考えるとまだまだのようです。 名刺はひとりずつがもらった名刺を管理するものですが、会社全体に対しての名刺は会社全体で管理しましょう。 営業マンが個人管理の名刺はそれが武器になり基本的にみんなで共有はしません。

名刺は、会社で名刺を受ける場合は、それぞれが名刺を受けることになって、営業マンでは、うけた名刺で仕事がとれるかどうかというのがあって、名刺を基本的に共有はしないようです。それとは別に、コピーのリースなどみんなで共有する名刺もあります。事務の仕事をしていると、そういった共有で名刺を管理することがあります。

名刺は、氏名、会社名、住所、電話番号などをエクセルや顧客管理に入力して使うことを考えてしまいますが、印刷物から入力すると、どうしても入力ミスがおこります。必ず入力ミスがおこると考えてもよいくらいです。それから、営業所がたくさんある場合の入力はたいへんです。

そんなわけで、たとえパソコンに名刺を入力していても、もとの名刺は捨てないようにして管理するようにしましょう。
電話をかけて、番号を間違えていたとき、名刺をさがすと正しい番号をみつけることができます。

それから、とくに人名で入力が困難なむずかしい漢字もあります。

名刺入れは１００円ショップにもある１ページに数枚いれるものから１０００枚くらい整理できるバインダーがあります。
この方法の不便な点は、あとから追加があると、50音順に並べ替えるのがめんどうです。



ファイリングシステムという方式でカードを整理する方法や、本のように１ページずついれて、くるくる回してさがすことができるファイルもあります。

エクセルなどで管理する場合は、通し番号をつけておいて、名刺と確認できるようにしましょう。



名刺をスキャナーで取り込んで1枚ずつフォルダーにいれて、50音別のファイル名をつけます。
それからファイルのショートカットキーを作って、会社別、ジャンル別に分けるとさがしやすくなります。

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