81時間目 ファイリングシステム、電子ファイル、マイクロフイルム。
 | パソコンのお勉強を一生懸命がんばっている餅月うさぎさんです。
家電製品の取扱説明書、保証書、いろいろな資料の整理は事務の仕事だけでなく、家庭でも必須です。
いろいろな資料をしっかり整理しましょう。 |
最近はあまり聞くことがなくなった、マイクロフイルムというのがあります。これは超高解像度のフイルムに書類などを撮影して、映画をうつすような原理で書類を再生して見る、印刷するなどができます。
私も、図書館かお役所かよくおぼえていませんが、本物をみたことがあります。それは小さなフイルムが大きな硝子盤にたくさんタイルのように整理されていて、下から光をあてて、上のテレビのようなところへ映すことができるものでした。基本的な原理は、手動の写真植字機とおなじようです。
マイクロフイルムの最大のメリットは１００年、５００年と長期の保存ができることです。たとえ傷や汚れがついても、すべてのデーターがきえることはなさそうです。古代の資料で、石版や紙や木に書かれたものが何千年たった今もみることができるように、とくに石版の寿命はほんとうにすごく長いです。人類の文明が滅びたあと、最後に残るのは石版だけといわれているくらいです。
記録メディアはどんどん進化していますが、その寿命はだんだん短くなっているといわれています。
ビデオテープのいろいろな形式がありましたが、消えていったものがたくさんあって、今だとカセットテープはまだしばらく残りそうですが、ＭＤはしばらくすると消えていきそうです。
それから、パソコンで保存したCD-RやDVDなども長期保存することができないといわれています。SDカードやUSBメモリーの長期保存はむずかしそうです。外付けのハードディスクも長期保存して、機械が故障したとき、中のデーターは修理費が高額でも修理をだすかどうか？ それに数十年すると今のハードディスクもなくなっている可能性が大きいです。
安心してつかえるのは、SDやＵＳＢメモリーで３年くらい、CD-Rなどで１０年くらいかも？ ただデーターがデジタルなので、新しいメディアができるとデジタルコピーをしていくと劣化せずに長期間保存することができそうです。
ただし、メディアをどんどんコピーしないと安定しているといわれるMOでも、同じことがいえそうです。
カセットテープやビデオテープに保存したたくさんのデーター、それらがなくなったときにそなえて、CDやDVDにコピーして、そろそろブルーレイ（2010年現在１００ギガが最大）にかわりそうで、さらに次世代へ・・・ 針のレコードは、レコードが少し曲がっても傷がついても、再生できますが、まったく再生することができない今のメディア そんなわけで、マイクロフイルムはまだまだのこりそうです。
【マイクロフイルム】で検索するといろいろな情報がでてきます。
おなじように、ファイリングシステムという資料の整理方法があります。
私は高校時代に放送部で、情報化時代ということで、資料や音楽のテープなどの整理をそんな方法で整理していました。
引き出しの中にフォルダーをたくさんいれて、見出しをつけて、その中に書類をいれておいて、書類をそこから出したときに取り出しのカードをいれておいて、元の所へ返すという方式です。
フォルダーのファイリングシステムは、いろいろなサイズ、厚さの異なるものでも整理することができます。
それから、だいぶ前から市役所などで、ファイルの電子化というのがあって、今のCD-RやMO以前に大きな３０センチくらいありそうな光ディスクに資料を保存していたようです。
サイズが同じで、薄いものはバインダーに整理する方法があります。
持ち運びするときに便利なドキュメントファイルやいろいろなものがあるので、文具店にいって、どんなものがあるか研究しましょう。
たとえば、印刷所では、紙にプリントアウトとしたものから、印刷する方法をとっているところは、プリントアウトしたものを整理して保存しておいて、同じものを印刷する場合、その紙を使って印刷しています。
※印刷するためにパソコンから印刷すると、同じものがでてこない可能性があるのと、印刷にかなりの時間がかかること、印刷に特別な用紙を使う場合があるので、用紙代の節約で、印刷するために新たにプリントアウトするメリットがありません。
あと、版という版画のようなものを整理して使う場合があります。
それから、会社のマークやロゴ（指定文字の店名）、地図、写真などを整理して保存する場合があります。
出版社の場合は、印刷が終わった本も保存しています。
家庭では、家電製品の取り扱い説明書などを整理して、必要に応じてすぐに取り出せるようにしましょう。
あと、チラシやパンフレットなども保存しておくと便利なことがあります。
ファイルの電子化
最近は、家庭でもファイルの電子化がすすんでいて、たとえば漫画の本が１０００冊あるとかなりのスペースをとりますが、それを本の裁断する機械をつかって、バラバラにして、連続して１分間に２０枚両面を一度に４０ページを取り込むと時間はかかりますが、電子化することができます。著作権の問題がありますから、基本的にすべて自分でやらないといけませんが、１０００冊を電子化すると本箱がかなりすっきりします。
PDF形式にして、透明テキストをつけると、あとで必要なページの必要な部分をみつけることができます。
スキャンスナップなどの製品があります。
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