くぴんのブログ

NHKラジオ実践ビジネス英語9月号のLESSON 11 Email Overload (メール過多)から。

番組の登場人物のスティーブ・ライオンズの友人の一人が、昨年は7500件あまり、つまり１日に20件のメールに返信した。これは勤務時間の20%をメールへの返信にあてていたことになる。しかも返信だけにかかった時間であり、読む時間は含んでいない。ここから話がはじまった。

今回のビニエットの4回目に、以下のような記述があった。
メールは手軽なので、みんなよく考えないで気軽に送ってしまうため、あいまいさと混乱が受信箱にあふれてしまう。もっとよく考えて正確で相手に伝わるメールを送ったほうがいい。

確かに一理あるとは思う。

ただ、メールは基本的には、1通について1件の話題が原則で、複数の件は複数のメールに分けたほうが送受信側とも扱いやすい。また、件名と内容が対応している方が後で検索もしやすい。

なので、1通のメールに時間をかけて、あれもこれもと盛り込むよりは、いいたいこと一つにつき1件のメールにした方が書く方も読む方も早くできる。

前の職場では、カスタマーサポートをしていたので、メールの送受信が結構多かった。
質問メールの中には、1通のメールに5件くらいの質問が入っていることも多かった。
これを同じように1通の回答メールで5件満額こたえられれればいいのだが、5件のうち1件の回答がわからないこともある。
その場合、その1件の回答のために、残り4件の回答も先延ばしにするよりは、先に答えられる4件に回答してから、残り1件の回答を考えた方がお互いのためである。

質問メールの内容が不明なこともよくある。
その場合、読解に時間がかかりすぎる場合には、この質問はこういうことなのでしょうか、と、さっさと確認のメールを送ったほうがお互いのためである。

とにかく、送受信のメールが多い場合には、1件のメールにはあまり時間をかけすぎずに、なるべく早くレスポンスした方が、仕事がスムーズに進むと思う。



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