夢実現準備ブログ

～楽しく「仕事の達人」になるために、、、
　科学的タスクマネジメント・システム～


先日、家弓先生のセミナーに参加してきましたのでご紹介いたします。


みなさん。Todoマネジメントはどのようにしているでしょうか？

私は、ポストイットで行っています。朝、手帳を開いて、今日やりたいこと、できること、やらなければならないこと（Will、Can、Must）を思い出し考えながらポストイットに書き手帳に貼っています。

時間軸は、Daily、Weekly、Monthly、Year。
１）基本DailyのTodoを考えます。ここでは、新たに発生したTodoを一人ブレーンストーミングします。
２）そして、週に一度は、Year listからMonthly list、Weekly list、Daily listにTodoをブレイクダウンしていきます。
この二つをしてタスクマネジメントをしています。

ポストイットのよい点は、
１）書きなおしをしなくてもDayly listからWeekly listへと移動ができる
２）ポケットにポストイットを忍ばせて、どこでもメモできる
３）貼りかえるだけで、手帳に集約が簡単にできる
４）私用で家に持ち帰りたいときも、ポストイットだけを持って帰ればよい

いままで様々なやり方を試してここ2年くらいはこの方法で定着しています。

ただ、このやり方にも問題はあります。毎朝、Todoを考え思い出す時間が必要で、ヌケモレも出ます。

ここに家弓先生のセミナーは答えを出してくれました。

大きく３つの気づきを得ました。
１）メモするタイミングがあまい
２）Todoのブレイクダウンレベルがあまい
３）タスクの仕事量の見積もりがあまい


１．メモするタイミングがあまい

家弓先生が行っているTodoマネジメントプロセス
K1モデルと呼んでいました。家弓先生が自分で一番使いやすいモデル・・・だそうです(^^)

１）タスク発生
２）2分以内でできるか？
　Yes：今すぐやる　
　No：３へ
３）メモする（手帳やサブ手帳、ポストイット、PC、iPHONEなど）
　その際、いつやるか時間軸を決め、Daily list,Weekly list,Monthly list,Wish listに記入する

私のTodoマネジメントと大きく違うのは、
１）Todoが発生したときに記録する。
２）2分以内でできなければ記録する。

私は、すべてをメモはしておらず、朝思い出してメモしています。だから、ヌケモレがでることが分かりました。当たり前のことですが、私には目から鱗でした！！



２．Todoのブレイクダウンレベルがあまい

私のTodo記入例は、「○○様向けプレゼン資料の作成」です。
これで十分と思っていますが、実際作業に入るときに、「どこからやろうか」と考えます。


家弓先生は、「物理的行動までブレイクダウン」すべきと言っています。
例えば、「メール告知」というタスクは、以下にブレイクダウンされます。
・メール文案作成
・送付先抽出
・配信作業

このレベルで管理しないとヌケモレだけでなく、想定時間を読み誤ることに繋がります。

私の先の例「○○様向けプレゼン資料の作成」をブレイクダウンすると
１）情報収集をする
２）プレゼンの概要やストーリーを考える
３）足りないコンテンツを収集する
４）パワーポイントで資料作成をする
５）他者とレビューをする
になります。インプット作業と本作業とアウトプット後の作業があるわけです。



３．タスクの仕事量見積もりがあまい

私は、タスクの仕事時間をざっくり2時間程度などと見積もり予定を組んでから、スタートしています。でも、想定以上に時間がかかることは日常茶飯事です。

家弓先生は、「タスク完了目標を持ちましょう！」と言っています。

一つのタスクに対して、アウトプットイメージと終了目標時間を明確に設定する。
気の済むまでやりぬかない！！　多くのタスクには明確な終わりがない。20:80の法則によれば、最後の20%の仕上げに80%の時間がかかるはず。
だから、80%の仕上がりで良しとする。あとは、上司レビュー、他者とのブレストなど視点を変えて取り組む。
時間内で最高品質を目標とし、デッドラインを優先して作業を終了すること。

これだけでも、十分価値がありました。

他にもいろいろな学ぶべきノウハウやメソドロジーがあります。すべてを文字で紹介できないのが残念です。ですので、ぜひ皆さんの目で体験していただきたいです。

次回の案内がでたら、またご案内いたします。

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