知的漫遊紀行

私：政府のずさんな「公文書管理」で、急務と考えられているのは、メールなど電子情報のあいまいな扱いの是正で、現状、政府内で、情報の共有や連絡に電子メールは広く使われているのに、分類・保存への配慮がほとんどない。

　「『キャップストーン・アプローチ』のようなメールの合理的な管理・保存のあり方について、ぜひ採り入れるべきだ」と、国民民主党の玉木雄一郎氏は１４日の衆院予算委員会で、安倍首相に提案。

　「キャップストーン」とは、ピラミッドの頂上に置かれた「冠石」で政府機関の幹部を意味し、幹部が送受信する全ての電子メールを自動的に保存する仕組みが「キャップストーン・アプローチ」。

米国の政府機関の多くで導入済み。

A氏：日本の「公文書管理法」でも電子メールは「行政文書」になりうるが、その場合、保存期間を設定し、最終的に「歴史資料として重要」かも判断しなければならない。

しかし、１日に多くのメールを受け取る職員が一つひとつを行政文書かどうか判断するのは容易でない。

このため、日本の行政機関では、大部分のメールが廃棄されているようで、財務省は送受信から６０日たったメールを自動的にサーバーから削除。

加計学園問題でも、２０１５年４月に内閣府から文科省に送られたメールがサーバーに残っていないことが明らかになった。

私：ＮＰＯ法人・情報公開クリアリングハウス（三木由希子理事長）は「電子メールは政府の諸活動そのものを記録している。原則行政文書と位置づける」べきだと提言。

　日本と対照的に、多くの米政府機関では、幹部公務員を対象に、原則としてすべてのメールを政府機関が取得し、永久保存する。

その代わり、幹部より下の公務員が送受信したメールは、歴史的に重要かどうか、いちいち判断しなくてもいいことにしている。

米国立公文書館・記録管理庁職員で、米政府の記録管理のルールづくりを担当するアリアン・ラバンボクシュ氏は「記録を何も残さないよりも、まずは記録を保管し、それの開示をどうするかは後で考えるほうが大切だ」という。

A氏：行政文書の「定義」に問題があるとの指摘も多い。

　官僚たちは、作成した文書を「公文書」ではなく、「個人メモ」「個人資料」「手控え」などと主張することが多く、「公文書管理法」や「情報公開法」を不当にせまく解釈し、公文書を隠したり、廃棄したり、私物化したりしている実態がある。

　本来は公開されるべき文書でも、組織によって「個人メモ」に仕分けされるおそれがある。

　沖縄県公文書館の専門職員として沖縄戦などに関する日米の資料を見てきた仲本和彦氏によると、米国では手書きメモも公文書館で保存されており、仲本氏は「公文書の定義を『組織共用』に限定すべきではない」という。

私：「公文書管理」について、各政府機関を監視・監督する独立機関の設置を求める声も上がる。

　現行の「公文書管理法」でも、行政機関に報告を求めたり、実地調査したり、改善勧告を出したりする権限が内閣総理大臣に与えられているが、実務を担うのは職員が２０人程度の内閣府の公文書管理課。

　同課では改善勧告は一度もなく、報告を求めた例も１件、実地調査も２件だけで、政治からの独立性もない。

　内閣府公文書管理委員会委員の三宅弘弁護士は「数百人規模の公文書管理庁」、仲本氏は「独立機関である記録管理院」の創設を提言。

日本の「公文書管理」の実態も、安倍首相のいう「膿」の一つだね。」