スケジュール管理と行動記録
私はスケジュール管理と行動記録を基本的にPDAとパソコンで行っています。ノート(手書き)はすぐ書かなければならないときや電話メモ、会議などのメモ、スケッチなど、パソコンやPDAには向かない部分を受け持っています。 PDAはソニーのクリエPEG-NX80Vという機種を使っています。パソコンにはクリエとシンクロ(データ同期)するソフトを常に開いています。ただ、残念ながら、ソニーはクリエ(Palm OSを搭載したPDA)から撤退していまい、現在では中古品か、PEG-VZ90という機種がまだ在庫している場合にのみ入手できるという状況になってしまいました。 英語版Palmを日本語化して使うという選択肢もありますが。私はPalm IIIからのユーザーで、クリエが発売されたときには非常にうれしかった記憶があります。国産のPalm がなくなってしまったことは非常に残念なことです。でも、普及しなかったのだから仕方のないことでしょうか。 Palmのすばらしいところは、パソコンとPalm本体のデータを同期したとき、前回の同期後に更新した側のデータが優先されて上書きされるところです(しかもメモ帳ファイル全体をどちらか上書きするのではなく、個別のメモごとに更新データで上書きします)。もし、パソコンもPalm本体も両方とも更新してしまったら、どちらのデータも残り(メモ帳なら同じ項目のメモが2つになり)ます。うっかりどちらも更新して、タイムスタンプの新しい方で上書きして、一方のデータが消えるということが無いのはありがたいことです。 私はスケジュール、TODO管理、業務記録をクリエで行っていますが、普通とは違うちょっとヘンな使い方をしています。というのはもともとあるスケジュール機能(予定表)、TODO機能(To Do)はほとんど使っていないからです。ここからは個人的なノウハウとともに趣味の世界に入るので、クリエやPalmを知らない方には読みにくい話になると思います。ただし、テキストデータを使って同様の管理をしている人がもしいるならば、参考になる部分もあると思います。 主力はメモ帳機能(テキストデータをカテゴリ別に保管できる機能)です。メモ帳に予定もTODOも実施したこともすべて書き込むことを基本としています。予定はメモ帳に書くと、当然アラーム機能なども使えませんが、常にパソコン上でCLIE Palm Desktopのメモ帳画面で当日のページを開いているので、特に不都合はありません。記入の仕方にも工夫を加え、自分がパッと見てわかりやすいようにしています。 基本のフォーマット(テンプレート)を作っておき、それをコピーペーストして毎日のページを作ってしまいます。クリエのメモ帳は1行目をタイトル行として一覧表示画面では表示されます。最初に日付を書いておけば、日付でソートすることができます。その日の主な出来事・予定も日付の後に続けて1行目に書いておきます。これで、一覧表示のときに、1画面の中でスクロールせずとも、クリエ本体なら(文字サイズによります。小さいほうから2番目の文字サイズなら)23日分、パソコン上のPalm Desktopなら27日分主な予定や出来事が確認できます。 なぜ、標準の機能を使わずに(あるいは他に便利なPalmwareがあるはずなのに)こんな手間のかかりそうなことをするかというと、こうすることで予定表と行動記録が一つの画面でできてしまうからです。そして、それは1日分が一連のテキストデータとなっており、管理が楽になります。 また、普通TODOは優先度順に並べますが、優先度を考えて「いつやるか」を決める方が、私は実施しやすいように感じています。つまり、予定もTODOも織り交ぜて、時系列的に並べてしまうわけです。さらには時間枠も設定します。 言葉で説明しても良く分からないと思いますので、テンプレートを示しておきます。2006/00/00月火水木金土日【休日】ノート:ページ ←その日に対応する紙のノートのページを記入起床:就寝: ←生活管理:時刻を記入出勤:退社: ←勤務管理:時刻を記入天気、アルコール、コーヒー、腹八朝昼夜、体重朝食前kg ←天気記録や健康管理-----8:30-9:00 ←ここからスケジュール管理-----9:00-10:30-----10:30-12:00-----昼休み☆携帯電話チェック ←いつもやることはテンプレートに入れておく-----12:45-14:15-----15:55-17:25-----17:30-19:00-----世間動向 ←その日の主なニュース、平均株価など◇日経平均株価円(円)-----家族 ←家族や家庭内のトピックスを記入する イレギュラーな使い方なので、あまり勧められる方法ではないかもしれません。 予定を書き込むと次のようになります。 2006/04/29金,グループ会議,報告書提出期限ノート:ページ 起床:就寝: 出勤:退社: 天気、アルコール、コーヒー、腹八朝昼夜、体重朝食前kg◇A氏出張-----8:30-9:00□メールチェック・返信□企画案作成-----9:00-10:30□報告書作成-----10:30-12:00□報告書提出・説明□会議資料準備-----昼休み☆携帯電話チェック-----12:45-14:15□グループ会議@会議室-----15:55-17:25□取引先C氏に電話□明日の分析作業準備-----17:30-19:00☆帰りに蛍光管を買う-----世間動向◇日経平均株価円(円)-----家族 その日が終わるときにはこんな風になっています。 2006/04/29金,グループ会議,報告書提出期限ノート06LA:40~43ページ 起床:6:30、就寝:23:00 出勤:8:30、退社:18:00 天気晴れ、アルコール:ビール1、コーヒー●、腹八朝○昼×夜×、体重朝食前68kg◆A氏出張-----8:30-9:00■メールチェック・返信(B氏より調査依頼、実施は5/10)-----9:00-10:30■報告書作成■企画案作成→着手、明日詳細化-----10:30-12:00■報告書提出・説明→修正後、メールにて本社に送付(上司にはCC)■会議資料準備■D社に請求した資料が郵送で着-----昼休み★携帯電話チェック-----12:45-14:15■グループ会議@会議室■会議中E氏から電話あり(メモ:Gさん受け)明日再度電話をくれる■本社F課長訪問あり14:00-----15:55-17:25■報告書(修正版)メール送付×□取引先C氏に電話→不在、明日改める■明日の分析作業準備-----17:30-19:00★帰りに蛍光管を買う-----世間動向◆日経平均株価16,880円(-200円)-----家族★子供が夜風邪で発熱、明日H病院に行く予定(妻に連れて行ってもらう) こんな風に1時間半枠の時間設定で区切り、出来事も予定もTODOもすべて一緒に記入し、健康管理的なものも記入して、終わったらその日の記録にしてしまうという方式を取っています。頭の記号の白黒で実施・未実施を区別し、予定していたのに実施できなかったことなどは白記号のまま×を付けて、次に実施する日にコピーペーストします。また、記号の形で業務、プライベート、他人の業務や出来事などを区別しています。 もし、詳細な説明を書き入れたい場合があれば、基本はノートですが、リンクソフトによって、別のメモ帳の項目に書き入れ、リンクをはります。 過去の「あの案件の詳細を確認したい」というときには、クリエの検索機能で検索し、日にちを突き止め、そのときのノートを確認したり、そのときのパソコンの作成ファイルを確認します。とりあえず、ここまでで日記データベース的なものになっています。 さらに、詳細な検索もできるように、最終的にはこのテキストデータを「知子の情報」にコピーします。この点については、またの機会といたします。PEG-VZ90