マンション管理士イダケンが管理をグッと良くする

[管理組合理事長のこと] カテゴリの記事

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  付近に利便施設ができたら資産価値が上がる？？

  ブログにお越しいただきありがとうございます。イダケンが理事長を務めるマンションは・・最寄り駅から・JR2駅利用、徒歩10分・地下鉄１駅、徒歩５分と駅地下物件です。道路を挟んで建物の斜め前にコンビニエンスストアがあり、また、近くにクリニック、タクシーのワンメーターで総合病院へ行くことができます。さらに最近、隣の隣にミニスーパーマーケットができました！！築年数はもうすぐ５０年近くなろうとしているので、中古価格は安くなっていますが、１５年くらいは値崩れしていません。マンションの資産価値について、次回ブログで整理していきたいと思います。

  2022.12.12

• 月次報告の郵送はいらないかなー

  ブログにお越しいただき有難うございます。法律では国土交通省の登録を受けて、基幹事務を受託している管理会社は法律上、毎月会計報告を理事長に発行しなければなりません。イダケンが理事長を務めるマンションも、当然イダケンのところに、毎月管理会社から厚い報告書が郵送で送られてきます。理事長を務めるマンションは、役員の成り手不足があり、イダケンが長年理事長を務めなくてはならない状況に陥っています。月次報告書は正直、溜まっていくとスペースをとって、邪魔に感じます。毎月、理事会が開催され、そこにも同じ資料が添付されるため、郵送じゃなく、理事会の資料だけでいいじゃんというのが本音です。郵送代ももったいないし、結局捨てることになり環境にやさしくないわけですから・・・大手の管理会社は、電子的発行に切り替えていますが、中小の管理会社は、まだまだハードコピー（紙）による発行が多いのではないでしょうか？早く、電子化されるか、理事会の資料に一本化して欲しいです・・

  2022.05.30

• 役員の半分が新型コロナ経験者に

  ブログにお越しいただきありがとうございます。イダケンが理事長を務めるマンション。２０２２．２月の理事会では出席者が私ともう一人の理事の二名だけ。流会となり、報告会となりました。今月の理事会は出席者４名と成立。欠席の理由は新型コロナウィルスに感染したとのこと。私は昨年８月に発症したため、役員の半分が新型コロナに感染していたことになります。驚きです！！役員の総数が６名ですが、今回欠席された２名は８０後半の後期高齢者。感染率高めのオミクロンのため、外出はなかなかできないようです。３月２１日よりまん延防止等重点措置が終了しました。以前のように感染者数が激減しているかけではありません。皆様お体にお気を付けください。

  2022.03.23

• お金ないマンションだけど頑張る

  ブログにお越しいただき有難うございます。イダケンが理事長を務める管理組合は、ともかく積立金がキツキツです。過去2度ほど値上げしていますが、築50年に迫ると、あらゆる場所に痛みが出て、次から次へと高額修繕の提案が舞い込んできます。積立金を思い切り値上げすれば資金繰りはぐっとよくなるのはわかっていますが、高齢の組合員が増加していることと、投資目的で所有している方が多いことを考えると、値上げの合意形成はなかなか難しい状況です。過去ブログ記事にも記載していますが、役員の構成が一級建築士二名、スーパーゼネコン出身の設備のエキスパート1名、不動産コンサルタント会社経営一名、そしてマンション管理士のイダケンと、エキスパート揃いです。お金がなくても、エキスパートが知恵を絞って、ローコストで維持できるマンション管理を実践しています。でも正直キツイのは本音ですが。この経験を生かして、資金が少ない中でも管理ができるノウハウをこれからも提供していきますね！

  2021.12.07

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  1年任期総入れ替えで引継ぎをうまくいくテクニック

  ブログにお越し頂き有難うございます。1年任期総入れ替えは、運営の継続性・引継ぎが難しく、期ごとにむらが発生する。こんな悩みをよく聞きます。解決を図ろうと、2年任期半数改選等の規約変更を伴う、役員選任方法の変更は、なかなか合意形成を得ることが難しく、結局、うまくいかないとわかっていながら一年任期総入れ替えの運営を繰り返してしまいます。これが完ぺきとは言いませんが、ちょっとした工夫で、継続性や引継ぎが円滑にいくテクニックをお教えします。マンションの大小にかかわらず、規約変更や総会の手続きを経ないでできることです。悩んでいても解決しません。すべてのことをやらなくても、できることから実践されてみては如何でしょうか？

  2021.07.27

• 組合が一括して水道料を支払い、居住者へ個別請求は変えられない！？

  ブログにお越し頂き感謝、感謝です。先日イダケンが理事長を務めるマンションの通常総会が開催され、すべての議案が無事可決されました。役員以外の出席者が２名と、寂しい感じですが、コロナ過では仕方がないでしょうね。総会の中で、水道料徴収について意見が出ました。このマンションは、住戸部分の水道契約は、管理組合と水道局の契約となっており、支払いは管理組合が行い、管理会社が水道料を検針し、各戸に請求し、料金を支払っている形態となります。戸数分の使用実態を踏まえた料金設定となっており、空室があっても、最低限の水道料金の請求を行っているため、空室のオーナー（区分所有者）から、請求方法を見直しして欲しいと要望が以前よりあります。リゾートマンションや築年数が古いマンションは、いまだにこの形式を続けていることがあります。水道局による個別契約にすることもできなくないようですが、契約変更の為にメーター周りの改修を要し、少なくともイダケン理事長のマンションでは、この改修費を組合で負担せざるを得ない状況で、改修費が非常に高額となります。組合として、好んで検針・請求業務をしているわけではないのですけどね・・・悩ましい課題です。

  2021.07.01

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  総会資料は管理会社お任せNG理事会でチェックし完成させる

  ブログにお越し頂き有難うございます。イダケン、仕事中の移動は専ら公共の交通機関（電車、バス等）を使います。場所によっては、新幹線や特急に乗ります。今日もあずさの車中でブログ記事を書いていますが、テーブルがあるので仕事は快適にできます。さて、東京都では昨年と同時期に緊急事態宣言期間となりました。昨年は、管理員が勤務できないとか、理事会・総会は休止などという状況に陥っていましたが、今年は理事会や総会を延期しているマンションは少ないです。公共の会議室が利用できないため、やむを得ず通常総会を延期したというケースが考えられますが、少なくともイダケン事務所の契約先では、遅延することなく組合活動が行われています。通常総会の繁忙期は「春」です。新年度が始まる１－３月に竣工引き渡しをするマンションが多いため、会計年度を締めて２－３か月以内に行う通常総会は、春に集中するのです。イダケンが理事長を務めるマンションも6月に通常総会。昨年は5月に緊急事態宣言が解除されたため、遅延せずに規約の期限内に通常総会を開催できました。今は来月の総会に向けて、理事会で準備中です。管理会社が作成した議案書のたたき台に、加筆修正し、完成に至ります。管理会社は、総会繁忙期のため、フロントマンが準備に十分な時間を避けず、資料の精度が低くなる傾向にあります。誤字脱字等も目立つため、お任せにせずに、理事会自ら手を入れることが大切です！！

  2021.05.27

• 駐車場のリフト（昇降機）を一度停止する予定です

  ブログにお越し頂き有難うございます。軽い運動と１６時間断食の効果で、体調がすこぶる良好なイダケンです。イダケンが理事長を務めるマンションは、駐車場が地下にあります。地下までは自動車専用のエレベータ（リフト）を使って下ろすのですが、老朽化が著しくなっています。定期点検時に異常の報告はないのですが、年数からいつ止まっても不思議ではないと保守業者から言われています。そりゃ５０年近くもつかっていると、そうでしょうね・・横浜市中区の最寄駅から平坦で徒歩５分、３駅が徒歩１０分以内と言う好立地のため、自動車があまり必要としない場所で、駐車場契約率がかなり減っています。リフトが故障すると、自動車が使用できなくなり、契約者に対する責任問題等、頭が痛い問題があります。一方で、駐車場付置義務と言って、法的にマンションで何台置かなくてならないというルールがあり、勝手に駐車場をつぶすこともできません。排水管関係の修繕を優先するために、駐車場の契約を取りやめ、駐車場のリフトを一時停止することを計画しています。あくまでも修繕のお金が溜まり、改修を行うまでの暫定期間ではありますが・・

  2021.05.13

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  PCR検査キットを役員に配付しました

  ブログにお越し頂き感謝致します。組合の役員が、一級建築士二名、スーパーゼネコン出身の設備のエキスパート一名、不動産コンサルタントのエキスパート一名のメンバーで構成されているマンションの理事長を務めるイダケンです。契約先のマンションの役員様が新型コロナウィルスに感染され、現在治療中とのご連絡を頂きました。これだけ感染者数が多いと、明日は我が身なのでは・・と不安に感じる方は多いと思います。一昨日、イダケンが理事長のマンションの理事会が開催され、新型コロナウィルス感染拡大防止として、役員にPCR検査キットを配付し、理事会前もしくは理事会後に体調の不良を少しでも感じた場合、検査を受ける方向性が決議されました。役員の中には80近い後期高齢者がいますが、課題が多い為、理事会をスキップするわけにもいかないですし、ウェブ会議が不得手な方もおり、フェイストゥフェイスの会議を開催せざるを得ない状況です。Yahoo！ショッピングで、国産の検査キットが送料別で2500円程度で購入することができます。唾液採取後郵送で検査機関に送り、検査結果がメールで報告をもらえるというものです。ワクチンが摂取できる時期は不透明です。仮にワクチンを打ったからと言って、インフルエンザのように発症する可能性もあると思います。ちょっとでも「おかしいな」と思った時に、移動し、他の方に感染させるリスクを避け、検査ができる手段があるのは有難いお話です。

  2021.01.29

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  役員の固定化をしないように・・・

  イダケンが理事長を務めるマンションは、賃貸率が高いことと、役員の高齢化が進んでいることから、持ち回りによる役員選任は困難で、役員が固定がちになります。このような中で、役員のメンツが循環できるよう気を付けていることがあります。課題（案件）が多い為、年1回の決算総会の他、年1-2回臨時総会や説明会を開催しています。出席数こそ少ないものの、出席者とは積極的に意見交換をし、役員として協力してくれそうな方には、役員就任の打診（スカウト）をしています。来期は、臨時総会に出席した組合員が引き受けて頂けることになり、新たなメンバーが加わります。完全固定になると、運営や考え方が偏りがちになります。持ち回りが困難な状況の中でも、なんとか役員参画の期会を増やして、組合の運営を良くしたいと考えています。にほんブログ村

  2020.06.22

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  緊急事態宣言後の理事会再開と緊急事態宣言期間中の管理会社の業務

  イダケンが理事長を務めるマンションでは、4月・5月と定例理事会を休止しました。役員の内、70歳以上の方が4名いるということもあり、新型コロナウィルス感染拡大防止と安全確保の観点からの判断です。5月21日に緊急事態宣言が解除されたことを受け、例年6月に実施している通常総会を予定通り開催するために、6月の1週に理事会を開催しました。緊急事態宣言期間中、管理会社からのコミュニケーションの不足がやや目につきました。役員にはccでメール共有をする体制を取っていますが、6月理事会時に2か月分を事後報告したり、役員さんから言われてそういえば・・と切り出したりする案件が複数ありました。また、3月の理事会時に依頼していた事項も、自己判断で履行されいなかったりしていました。管理会社のフロントマンは４・5月と、ほとんどの理事会会合が中止となり、通常より時間に余裕があったはずなのですが・・皆様のマンションは如何でしょうか？にほんブログ村

  2020.06.16

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  総会シーズンとコロナの影響

  新築マンションの竣工が新年度前に集中するために、４から６月は通常総会開催がピークとなり、マンション管理業協会では繁忙期とされています。イダケンが理事長を務めるマンションも３月末期末。毎年６月に通常総会を開催しています。集会室などで、多くの人数が一時に集まる理事会や総会は、まさに３密に該当し、コロナ感染の危険度を高めます。イダケンが理事長を務めるマンションは、築４０年超。組合員も役員も高齢化が進んでいます。自分は感染していないから大丈夫と思っていても、検査が容易にできないので、実は感染しているかもしれないのです。大丈夫だという安易な気持ちが、他者の生命を脅かせるかもしれないと思うとゾッとします。理事長一存では決められないのかもしれませんが、総会や理事会の発起者が理事長である以上、この時期に行う総会前理事会や総会を延期することを決断する時期が来ています。総会を遅らせる事で、色々な問題が生じることが懸念されますが・・・人命にかかわる事を優先する。この考え方を第一に考えると（考えなくてはならない）、広がるを見せるコロナ蔓延防止の為に、３密を行わないことが最優先であると考えます。にほんブログ村

  2020.04.01

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  懇親会に行ってきました

  イダケンが理事長を務めるマンションでは、年に１－２回役員の懇親会を開催します。もちろん自腹でｗしかも、自腹で管理会社を招きます。お世話になっていますので。組合のお金を使うことや管理会社に協賛を募ることは、あらぬ誤解を生みます。関内のスーパー・コスパのお店。うまうま、やすやすデス。一品目に出る刺身盛り合わせ。ボリューム、鮮度すごいです。まぐろのカマ。大きさが伝わると思いますが、ビッグです。

  2019.07.26

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  築45年。高齢化・賃貸化で役員が固定化

  イダケンが理事長を務めるマンションは、築年数が40年を超える高年齢建物です。立地が最寄駅徒歩5分（横浜の中心エリアである関内駅や石川町駅も徒歩10分）、住戸部分は10坪の間取りが中心ということもあり、賃貸率が高いです。また、組合員の高齢化率が高くなっています。役員も80歳超が半数を占め、イダケンが一番年齢が若いという状況です。イダケンは、やりたくて理事長を長く居座っているわけではなく、成り手がいないということでやむを得ず何年も職務を続けています。持ち回りが理想ですが、それが許されない状況で、基本役員の顔触れはほとんど変わりません。総会で出席された方に、加入をしているのですが、新しい方が加わって頂けません。理事長を務めることで、契約先の理事長の悩みや気持ちは、すごくわかり、仕事には役に立ちますが、一方で、新しい方に変わってほしいという気持ちはあります。良い方が役員に加わってくれないかな・・・にほんブログ村

  2019.07.23

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  第４３期通常総会開催

  イダケンが理事長を務めるマンションで、先日通常総会が開催されました。メインは、管理会社変更でしたが、反対意見もなく、承認・・人気がなかったのですね、今の管理会社は。新しい管理会社と総会後委託契約締結。未知数ではありますが、不信感で一緒に仕事をする相手より、未知数ではありますが、期待感をもって契約先を決めました。ちなみに、総会の開催曜日は水曜日でしたが、前回土曜日に開催した時よりも多くの人が集まりました。曜日は関係ないんだな（笑）【2019.7.15　イダケン事務所主催で勉強会行います！。詳細は下の画像をクリックしてください】​​にほんブログ村

  2019.07.08

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  リプレイスすることになりました

  イダケンが理事長を務めるマンション。今の管理会社は、リプレイスでイダケンの前の理事長時代にリプレイス（変更）した業者です。今年で約10年。管理戸数で言うと業界では零細の企業です。一昨年前くらいまでは、担当者や管理員は、理事会とコミュニケーションがそこそこ取れており、仕事の粗さは目立つもの、及第点をつける仕事ぶりでしたが、今の担当者に変わってから、ボロボロ。上席者に常にフォローしてもらうようにして依頼して2年経過しましたが、一向に改善の見込みがなく、会社のサポートの効果もほぼ見込むことができませんでした。半年前くらいから、役員一人一人に意見を聞いた結果、役員全員の不信感はピークに達していたことがわかり、リプレイスを含めてかじ取りをしていきました。もちろん、その動きは管理会社（役員を含む）に直接伝えました。ここで、ひと踏ん張りをしてくれるのかな？と淡い期待は、裏切られ、毎回の理事会で不備が続出。フロントマンに強く改善を求めている横で、上席者は涼しい顔、たまに矛先が向かうと、責任逃れの言い訳を繰り返すばかり。このままでは、理事会運営のストレスと負担が大きくなりすぎると判断し、今月行われる理事会で管理会社変更を提起します。結構ストレートにこうして欲しいと伝えてきたのですが、耳を全く傾けてくれませんでした・・なんだかな・・【2019.7.15　イダケン事務所主催で勉強会行います！。詳細は下の画像をクリックしてください】​​にほんブログ村

  2019.06.28

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  管理会社担当者交替にみる会社の姿勢

  管理会社担当者＝フロントマンの交替は、やむを得ないことだと思いますが、引継ぎの対応について差が付きます。イダケン理事長のマンションでは、交替までの約1年間、新旧担当者の二名で理事会に出席して頂きました。これだけの期間があっても、十分に引継ぎができていない面があります。管理会社の責任者クラスに伝えると、今は上席者2名を含めた3名で理事会に参加頂いています。イダケン事務所の顧問先のマンションでは、交替が決まってから、6か月間、新旧担当者の二名で理事会に出席してもらいました。前任担当者からの引継ぎが上手くいかなかったことについて苦言を呈したところ、自主的にこのような対応を知れクレタTCグループのCO社の対応は立派なものだと感じました。一方で・・新任者や上席者の同席がないまま、担当者交替を告げ、次の理事会1回のみ理事会に出席して交替する大手管理会社S。担当者のお話を聞くと、大部分のマンションで一斉交替する社内方針で、社内でも大混乱とのこと。当然、イダケンが仕事している複数のマンションで同タイミングで交替が起きています。一斉に担当者交替をするなんて、引継ぎが上手くいかないことは目に見えています。会社都合でクライアントである管理組合を向いていない対応。どんなにブランドがしっかりしていても、近い将来大きなひずみがでると思います。担当者交替時における会社の姿勢。大手だから、ブランド系だからきちんとしているわけではないようです。にほんブログ村

  2019.01.04

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  現場スタッフ（管理員・清掃員）の声はどこまで届くのか！？

  イダケンが理事長を務めるマンションでは、数カ月前に清掃員が役員に直談判と言う事態が発生しました（過去ブログにも記載かな）組合の要望で、月最低１回物件担当者（フロントマン）と管理員、清掃員が顔合わせをした現場ミーティングを開催し、要望を吸い上げ、報告を理事会にあげるよう依頼しています。しかしながら、清掃員が何度も物件担当者に嘆願しても、回答がなく、当事者である我々理事空きに直訴したという顛末です。清掃員が要望した内容は簡単に言うと「ゴミ集積所の整理に手間をかけるので、何とかして欲しい」という内容です。何とかして欲しいという漠然とした要望だけではなく、保管容器を購入して欲しい等具体的な提案までありました。マンションは２４時間ゴミ出しが可能な屋内ゴミ集積所です。場所柄、ゴミの出し方が悪いとネズミが大量発生する事もあります。清掃員⇒理事会の談判は、交渉ルートから言うと間違っています。清掃員⇒管理員⇒フロントマン⇒理事会が本来の姿です。管理員の責任なのか、フロントマンの責任なのかがわかりませんが、要望をストップしているため、理事会には一切上がってきません。その結果、ネズミの発生で不愉快な思いをしているのは我々組合員になります。今は清掃員を理事会に直接招き、ヒアリングをしています。でも、これって、違和感があります。風通し・・なんでこんな小さなグループ（チーム）でも悪くなるんだろう。と管理会社の力のなさを痛切に感じる場面です。にほんブログ村

  2018.10.28

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  管理会社新旧担当者の交替

  管理会社のフロントマン（物件担当者）は大手であればあるほど、交替が頻繁に行われます。零細の管理会社のフロントマンが変更するときは、次の３つの理由が主です。１）今のフロントマンが退職する２）今のフロントマンが昇進して、社内で大幅な担当替えが行われる３）リプレイスされそうなので、別の担当に替えるもっとも多いのは１）の退職でしょう。管理会社のフロントマンは離職率が高いです。雇用条件が大手に比べて落ちる零細管理会社は、社員を定着させることができません。次から次へ、担当が辞めるものですから、引継ぎがまともに行われません。イダケンが理事長を務めるマンションも、担当が替わるごとに、マンション独自ルーツが引き継がれないため、一から管理会社に説明をしなくてはなりませんので、非常に面倒です。今回は１年近く新旧担当が重なっていたのに、ダメダメです。引継ぎの事務処理が行われないだけではなく、担当の個人的な資質の問題かもしれませんね。​​にほんブログ村

  2018.09.12

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  理事長欠席の理事会で1か月も何も報告はないのはどうなの？

  イダケンが理事長を務めるマンションでは、毎月1回定例の理事会が開催されます。先月（7月）の理事会は、ブログでも書きましたが、体調不良のため、やむを得ず欠席しました。激痛の中、副理事長と管理会社に電話し、短時間ではありましたが、会議のポイントを説明（議案書は事前にイダケンが作成済み）。進行を副理事長に依頼しました。翌日に、理事さんよりメールで資料1式がpdfデータで送られ、大体何があったか把握できましたが、管理会社から連絡なし。議事録の素案が管理会社から送られてきたのは、会議から約1か月後。会議の詳細を把握できたのはこのタイミングです。そもそも、私も失念していたのですが、次回理事会の開催日も理事会議事録で初めて知りました。イダケンが管理会社フロントマン時代に、理事長が欠席される会議は、たまにありました。そんな時は、次回の開催日について仮に理事会で候補日を決め、会議後速やかに欠席の理事長へ日程の打診をして、確定としていました。理事会会議の発起者が理事長なのに、本人に確認しないで開催日を確定するんはどうよって思ってしまいます。イダケンは、すでに予定が埋まっており、出席はできません。二か月連続、会議不在は嫌だなぁ//にほんブログ村

  2018.08.18

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  清掃員が役員へ直談判

  先月、イダケンが理事長を務めるマンションの役員さんから携帯に電話がありました。内容は・・「清掃員が、話を聞いてほしいと、部屋を訪問した」とのこと。役員さんへ詳しい話を伺ったところ、要旨としては１）ごみの出し方のマナーが悪くて困っている。２）ごみ置き場をきれいにするために改善提案がある。３）管理会社に話しても一向に改善されない。４）以前改善提案をしたことが理事会によって断られたという話を聞いた。こんな感じです。そもそも、理事会へ直接言う前に、組合が契約している管理会社に話をしてよと言うのが筋ですが、上の３）にあるよう、管理会社へ話したことが、正確に理事会へ伝わっていないという問題があり、この状況を解決するためには、組合⇔管理会社⇔清掃員という、通常の連携ではうまくいかないと思いました。管理会社に強く言うと、下手すると上下関係でフロントマンが清掃員にパワハラをし、話がややこしくなる可能性があります。清掃員から話を聞いた役員さんと相談し、次回の理事会で清掃員を招き、ざっくばらんに話を聞くこととしましたが、もちろん管理会社へ筋を立てなくてはならないので、事情を説明し、納得はしてもらいました。マンション管理を行う上で、複数の人間がかかわることになります。イダケンが、この業界に長くいるからと言って、杓子定規に物事を考え、通例で采配しても、事態が好転しないこともあります。プロとして・・の物事の考えではなく、理事長の立場でどのように考えるか・・この部分を大切にしたいと思います。理事長は大変っす＾＾；にほんブログ村

  2018.08.08

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  築年数が古くなると大規模修繕ではなくても修繕の議論が増える

  イダケンが理事長を務めるマンションは築４０年を超えています。理事会は毎日実施していますが、会議の中でもっとも多くの時間を割くのが・・・漏水問題・老朽化・高齢化による改修の検討です。潤沢に積立金が貯まっていれば、常に予防保全を前提とした修繕が実施でき、緊急案件は少なくなりますが、高齢化問題で大幅な積立金値上げにとん挫したイダケンのマンションでは、ギリギリ（むしろ足りない？）のラインで資金をやりくりしているため、事後保全や、後手後手の改修がどうしても増えてしまいます。効率が悪いと思っても、ない袖はふれません。理事会のテーマは常に「修繕」が中心となります。その結果、理事会の負担は過大になります。マンションの財源に応じてやりくりをする。当たり前といえばあたりまえなのですが、役員を務める立場としては「きっつい」ですね（汗）にほんブログ村

  2018.07.15

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  理事長は新任が務めるべきか、留任者が務めるべきか？

  継続性を担保するために、1年任期総入れ替え性の理事会体制を見直し（要総会決議）、2年任期半数改選で運営を行っているマンションは増えてきています。ケースバイケースではありますが、イダケンもこの方法を推奨しています。さて、定期（通常）総会が終わり、第1回目の理事会で役員の職務を決める際、1年目（新任）か2年目（留任）の組合員どちらが理事長に相応しいか議論になります。・理事長を2年間固定して、組合の運営を安定させるのであれば、1年目の方を理事長に置き、2年目も問題がない限り、職務留任させる方法がベターでしょう。・役員の仕事を経験して「わかっている」方が理事長を務めることで、理事会運営を円滑化させたいのであれば、2年目（留任）の方を理事長に選ぶことがよいでしょう。なかなか、手を上げにくい役職ではありますが、理事長が誰になるか・・すごく重要な選択肢になります。1年目じゃなきゃダメとか、2年目が最善であろうとか、決めつけでものごとを考えず、自分たちのマンションにとって、どのような人材が適任化を考え、最適な選択肢をマンションで決めて頂ければと思います。にほんブログ村

  2018.06.29

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  溜まるー溜まるーよ資料が溜まるー♪

  資料の電子化が進んでいるとは言え、いまだ、組合の会合は紙媒体で配布されます。仕事の書類は、データ化で保管して、紙媒体は1年ほどですべてシュレッダーしています。理事長になると、契約書や、月次業務報告の原本等が届けられます。理事会の議事録や議案書なども当然手元にあります。イダケンが理事長を務めるマンションのように、役員のなり手がいないと、長年留任しなくてはなりませんので、資料が膨大になります。段ボール箱２つ分くらいになってきたので、そろそろ、整理しなければならないと考えています。仕事でも保管・整理は手間がかかるのに、プライベートでも・・と考えると、ちょっとうんざりしますが、いつかはやらなければなりません。皆さんのマンションは、役員さんの資料保管はどのように行われていますか？にほんブログ村

  2018.06.26

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  総会前理事会

  イダケンが理事長を務めるマンションで、本日総会前理事会が開催されました。管理会社の新担当者が独り立ちしてから初めての総会。議案書の審議は、今まで以上に時間をかけて、修正を行いました。管理会社社内でひな形があるのでしょうか？しっくりこない、文案が出てきます。管理会社お任せはないので、きちんとチェックしますが、おんぶにだっこの組合だと、この内容では不安かなと感じます。まだまだ、駆け出しのフロントマンですが、良い人材に育ってほしいものです。にほんブログ村

  2018.05.30

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  監査はきちんと行われていますか？

  会計年度が終わると管理会社が決算書とともに、帳簿類（領収書や請求書、支払い明細書等）を持参し、監事に監査を行ってくださいと依頼をします。皆様のマンションではどのように監査が行われていますか？１．管理会社が郵送で監査に決算資料を送り、〇日までに監査をしてくださいと依頼する方法２．管理会社が決算理事会時に監事に手渡しで決算資料を渡し、〇日までに監査をしてください、わからないことがあれば電話くださいと依頼する方法３．管理会社が、決算理事会前に監事に連絡を取り、管理会社立会いで監査を行う方法１または２で監査を行うマンションがほとんどだと思いますが、持ち回りの監事さんが経理に詳しくないと、管理会社がきちんと仕分けしてくれているであろうと妄信し、中身もろくろく確認せずに、監査印を押してしまいます。一年に一回しかないのですから、理事会の始まる前に時間を作ってでもよいと思いますので、３のやり方をとることが丁寧であると思います。イダケンが理事長を務めるマンションも数年前まで、３の手続きを取っていたのですが、管理会社担当者が変わったとたん、引継ぎがなされず、１のやりかたに戻ってしまいました。管理会社担当者は「通常のやりかたなので・・」と、そっけなく回答してきました。引継ぎがなされていないことも問題だし、通常のやりかたはあたりまえだという押し付けも問題です。にほんブログ村

  2018.05.21

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  来月通常総会だ・・

  イダケンが理事長を務めるマンションは、会計が3月期末で、６月に毎年総会を開催します。５月の理事会で総会上程議案をまとめ、６月下旬に総会開催日を設定しています。決算書は管理会社が作成しますが、事業計画・事業報告・予算はイダケンが手を入れたものを配付します。築４０年を超えると建物劣化が進み、改修する部位が増えます。また、機能的劣化などで改良工事をしたほうが良い部位も出てきます。しかしながら、兎も角お金が足りない。限られた（少な目）予算の中で、やりくりは相当大変ですが、なんとかせねばなりませぬ。にほんブログ村

  2018.05.09

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  これってワガママなお願いなのかな

  イダケンが理事長を務めるマンションは、イダケンは事務所に使っています。事務所は東京にもあるので、毎日マンションにいるわけではありません。管理会社からリフォーム申請や支払い伝票などが投函されますが、メール一文でもいいので、「ポスト入れときましたぁ」ってメッセージがあると、仕事途中にマンションへ戻ることもできます。お願いしますするのは、ワガママになるのかな…『〜大規模修繕時、こうして管理組合の財産が搾取される〜』2018年5月6日（日）13:30〜15:00​​にほんブログ村

  2018.05.01

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  組み合わせると難しい総会議案

  総会の議案を考える上で相性の悪い組み合わせがあります。1:管理費・積立金値上げ+大規模修繕の実施2:管理費・積立金値上げ+管理委託費の増額お金を使って、足りなくなるから、集めているお金を上げましょう。一見理にかなっているように見えますが、紛糾して両方うまく行かないなんて結論に行き着く場合があります。『〜スモール管理をベースにした管理仕様の組み立て〜』2018年4月30日（月・祝日）13:30〜15:00​​『〜大規模修繕時、こうして管理組合の財産が搾取される〜』2018年5月6日（日）13:30〜15:00​​にほんブログ村

  2018.04.24

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  大規模修繕3年アフター

  気がつけば、工事が終わってから三年が経ちました。昨日雨の中、施工会社、設計事務所立会のもと、アフター点検を実施。一級建築士が二名いる組合なので、イダケンは前面に出なくて良いので楽ちんでした。指摘箇所は少なく、良い施工をしてもらったと安心しました。皆様のマンションは大規模修繕アフターに組合が立会していますか？『〜スモール管理をベースにした管理仕様の組み立て〜』2018年4月30日（月・祝日）13:30〜15:00​​『〜大規模修繕時、こうして管理組合の財産が搾取される〜』2018年5月6日（日）13:30〜15:00平成29年1月27日、国土交通省が通知を行いました。​​にほんブログ村

  2018.04.19

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  フロントマンが替わると大切なことが実行されなくなる

  イダケンが理事長を務めるマンションは、大規模修繕が終わってから3年が経とうとしてます。発注した施工会社は、竣工後１・３・５・１０年次にアフター点検を実施する旨の取り決めをしています。先月の理事会で、管理会社から4月○日にアフター点検を実施するとの報告がありました。管理会社のフロントマンは、当マンションの担当になってから、まだ１年くらいしか経ちません。あ・・引き継ぎが不十分だと、気が付きました。１．大規模修繕は、設計事務所をコンサルタントに入れて進めました。点検時はコンサルタントが立ち合うことを約束しています。話を聞いている限り、施工会社⇒管理会社⇒管理組合が伝達の流れで、コンサルタントは知らないようです。２．役員には一級建築士が二名おり、点検や検査時は必ず役員の立会いをしています。施工会社から一方的な通達で、日程をいつにしましょうかという打診がありません。イダケンが理事長を務めるマンションは、役員の成り手不足により役員はほぼ固定です。過去の経緯を十分に把握しているので、管理会社フロントマンが引継ぎ不足でも、フォローはできます。しかしながら、他マンションの多くは、１年任期総入れ替えの持ち回りにより役員を選出している状況です。引継ぎは十分とは言えず、過去の経緯を知っている方はだれも残っていません。その中で、管理会社が適切なサポートをしてもらえるのか？というと、管理会社担当者も数年ごとで替わり、かつ、引継ぎの期間が十分に取れないため、過去マンションで起きた事象や約束事を理解していないのです。大規模修繕のアフター点検・補修は、組合が余計なお金を使わず、建物をきちんと維持するために、重要なイベントです。指示を的確に行わないと、コンサルタントの協力を得られなかったり、施主である管理組合が確認できなかったりと、弊害が生じます。今のマンション管理業者の業界全般の仕事の捉え方と、管理組合の多くが持ちまわり＋短期任期を採用していることをみると、これじゃ、マンションの運営がうまく行かないと、つくづく感じる瞬間でした。にほんブログ村

  2018.04.15

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  役員報酬の是非

  イダケンが理事長を務めるマンションは、ほぼ役員は固定です。賃貸率が高い+区分所有者の高年齢化により、なり手不足です。理事長を務めてから8年くらい経とうとしていますが、積極的にやりたいわけではなく、無城後任がいれば、役員を退任したいくらいです。役員には報酬が支払われています。会議1回あたりな精算で、職務に関係なく支払われる報酬と、他に理事長は経費分とした理事長報酬が有ります。イダケンが理事長を務める前は、理事会口座が存在し、決算に支出明細が載らない謎のお金がありましたが、理事長就任後は、口座を廃止し、全額管理費に戻しました。他マンションで持ち回り役員は報酬をもらっていないかというと、そうでもないなと感じるようになりました。報酬は固定、持ち回り役員制度に関わらずもらっている組合はもらっています。にほんブログ村

  2018.04.05

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  民泊で利用されている？

  イダケンが理事長を務めるマンションで、半年ほど前から民泊が行われているのでは？と、出席理事から声があります。管理会社を介してオーナーとヒアリングしたところ、当然民泊しているとの回答はありませんでしたが、やや怪しい（寮？）回答がありました。Airbnbのサイトを覗いたところ、該当しそうな物件はないですし、静観しています。確かに関内駅徒歩10分、伊勢佐木長者町駅徒歩5分、中華街や山手界隈の観光スポットはわりと近いので、利用価値はあるのかなと・・禁止ステッカーを貼ったり、禁止の旨全国に通達したりしていますが、違反承知でやっている組合員には効果はあまりないような気もします。実態を確実に把握しない現時点では、打つ手はなさそうです。政府が余計なことをしたため、余計な問題が増えました。困ったものだ・・・にほんブログ村

  2018.03.31

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  オートロック付きの自動扉を無理やり開けられた

  イダケンが理事長を務めるマンションのエントランスはオートロック付きの自動扉です。鍵を忘れたといって・・力をかけて簡単に開放できるような扉ではありません。しかしながら・・先日、深夜に自動扉が無理やり開けられ、開放状態になっている状況を管理員が発見しました。早速保守業者を呼んで、臨時で機能点検を行いました。不幸中の幸い。調整程度で復旧、部品交換を伴う不具合はありませんでした。エントランスには防犯カメラを設置しているのですが、ちょうど開けられた部分は映っていません。怪力がいるものだ・・と、驚くとともに、手動で開けられていますことに不安感を感じました。因みに、停電時は、ロックが自動的に外れて、手動で簡単に開け閉めすることができます。にほんブログ村

  2018.03.26

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  行き過ぎた行動（専有部分玄関扉に要望書貼り付け）

  イダケンが理事長を務めるマンションで、以前こんなことがありました。駐車場契約を締結したいので、締結したいと管理会社を経由して申し出がありましたが、申し出があった区分所有者には、管理費などの対応がありました。ちょうど、このタイミングで理事会が開催されたため、役員の皆様を協議しました。その結果・・対応の返済が確認（銀行入金）された段階で、契約書に締結するとの結論に至りました。まぁ・・当たり前の対応ではないかとイダケンは考えます。契約希望者にこの回答をした後、管理会社経由で「急ぎで車庫証明が必要。保管場所使用承諾書だけでも、早めに押印が欲しい。」と要望がありました。回答はもちろん「NO」です。理事長と言えども、イダケンの一存で勝手な行動（理事会決議に反するような行動）をとることが出来ません。管理会社に対して、「入金が確認された後、対応します」と回答を依頼しました。数日後・・外出先から事務所（イダケンの専有部分）に戻ると、専有部分の玄関扉に、『お金は近日中に払うので、早急に保管場使用承諾書が欲しい』旨、紙が貼り付けられていました。これにはびっくり。留守だったので、このような行動に出たのでしょうが・・共用部分に貼り紙を勝手にすることなど許されることではありません。お金の入金が確認され、保管場所使用承諾書に押印しましたが、後日、厳重に書面で注意を行いました。よほど、急いでいたので、こんな行動に出たのでしょうが・・急ぐのであれば先に優先順位でやることがあるでしょう・・という感じです。にほんブログ村

  2018.03.21

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  普段理事長ってどんなことしているの？

  役員の職務を決める時に、理事長だけはあたらないように・・と考えている方が多いようですが・・理事長って普段どんなことをしているのでしょうか？イダケンは理事長を務めて7-8年になりますが、自分の経験からご説明します。１）理事会の議案、議事録のチェック・・月に1回通常は管理会社が素案を作成し、理事長が校正をしますが、イダケンのマンションは議案書は理事長、議事録は管理会社が作成しています。２）理事会の進行・・月に1回慣れない方は他の役員にお願いしても良いでしょう。ただし、管理会社任せになると、理事会の主体性が失われるので、役員がイニシャチブをとって会議を進めるようにしましょう３）管理費・積立金の支払いの承認押印・・月に2回くらいイダケンのマンションは、管理会社の出納方式が（旧）原則方式なので、一回一回銀行の支払伝票に判子を押します。４）書類関係の承認押印・・月2-3回くらい組合の申請（リフォームや駐車場契約等）や、行政の提出物（消防点検の届出等）に署名をし、理事長印を押します。５）管理会社からの連絡・・月1-3回くらい建物の不具合や、漏水事故の際、連絡があります。急ぎではない場合はメールで、急ぎの場合に携帯へ連絡がはいります。６）管理員週報のチェック・・週1回イダケンのマンションは、週に1回管理員週報が回覧されます（役員へ）。内容を確認し、必要があれば管理員や管理会社担当者と打ち合わせをします。７）組合員からの要望・・２・３か月に1回くらい急ぎでなければ月1回開催の理事会で協議しますが、急ぎの場合は、個別に対応します。マンションによって、理事会の職務は異なりますが、通常は理事長と他の理事さんとで大きく業務量が増えることはないと思います。にほんブログ村

  2018.03.14

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  会議中の理事長の立ち位置

  イダケンが理事長を務めるマンションは、月１回理事会を開催しています。議案書はイダケンが作成し、それにと則った資料を管理会社に準備を依頼します。会議によっては資料が１０種類近くになることもあるため、資料の右上には、「資料番号」を記載してもらいます。議事進行は理事長であるイダケンが務めます。議事は「継続的な課題の検討」「役員による新規問題提起」「管理会社からの報告」の順で進み、最後に次回理事会開催日を決めます。２時間以内に会議を終わらせるように、、進行には気を使います。各議案は、主旨・これまでの経過説明、質疑応答、今後の方向性確認の流れになります。ついつい、イダケンが話過ぎる時もありますが、役員の総数は６名しかいないため、重要な案件については一人ひとり意見を言ってもらうようにお願いします。役員から様々なアイデアがでます。なるべく採用できるような形を考えていきえます。専門的に仕事をしているからといって、出しゃばりすぎないように気を配っていますにほんブログ村

  2018.03.09

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  管理会社とのコミュニケーション

  イダケンが理事長を務めるマンションは、管理会社がリプレイスで変わってから、10年くらい経過します。リプレイスは、前の理事長の尽力で実現しました。役員のメンバーがほぼ固定に対して、管理会社のフロントマンは２－３年ごとに変わります。また、管理員も３度ほど変わっています。役員としては、ずっと継続していても、管理会社が引継ぎが不十分で伝わっていないことがあります。やってくれるだろうでは、ダメなんですよね。とにかく気が付いた点は、記録に残る理事会で問題提起し、管理会社から回答をもらう（場合によっては次回理事会時になる場合がある）手順を踏むことが大切であると感じます。管理会社になんでもやって、というスタンスでは、管理会社が仕事を安請け合いしないように、必要以上に構えてしまいます。にほんブログ村１．問題提起（例：集会室のトイレをもう少しきれいにして欲しい）↓２．管理会社の業務範囲の確認（委託契約の検証）↓３．契約範囲外であれば、委託費に範囲でできるか否か、理事会と管理会社が協議↓４．委託費の範囲内で履行可であれば、早急に改善を要請。履行付加であれば、次回理事会時に見積・提案を依頼し、検討こんな流れでコミュニケーションを取ります。管理会社担当者は複数掛け持ちで、いっぱいいっぱいで仕事をこなしている場合が多いです。痒い所に手が届く・・は、管理組合の一方的な期待で、現実は難しいのではないかと思います。口頭や電話で言っても、わすれちゃうことも多いので、役員であれば理事会時に発議、役員以外の組合員であれば書面による要望書を管理会社に提出することをお薦めします。言ってだめだから・・あきらめるのではなく、良い方向に進むためには、別のアプローチをすると、解決の糸口が見えるかもしれませんよ。

  2018.03.02

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  清掃仕様書を理事会で検討してみた

  先日イダケンが理事長を務めるマンションで役員会を開催した際・・清掃仕様書の検討を行いました。管理会社提示の仕様書は、国交省標準の別表に準拠。ないものまで、堂々と記載している、よく見ていない系の契約内容です。そもそも、なんで検討をしたかというと・・役員会を開催する集会所のトイレが汚いということから端を発しました。仕様書をみると、集会所のトイレの清掃が載っていない。それはおかしいじゃないかということで、全般を確認することになりました。まず、管理会社に修正版を素案として作成するようにという指示をし、修正版をもとに確認を行いました。共用廊下床がタイルカーペットなのですが、シミ防止のため、高圧洗浄機（ケルヒャー）を組合で購入したりしたので、この内容も追記します。管理会社と長期間、随意契約（同じ会社と、同じ内容で契約を続けること）を繰り返すと、契約内容をじっくりみなくなるため、こんなことが起きます。他のマンションの仕様書をみても、同じようなことが間々見られます。契約書の全部を確認することは難しいとしても、一番身近な清掃業務の内容を一度理事会で確認し、あぁでもない、こぉでもないと議論するといいかもしれませんよ！にほんブログ村

  2018.02.25

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  約200戸のマンションの管理委託費ってどのくらいですか？

  知恵袋の質問みたいなタイトルになっていますが・・ｗイダケンが理事長を務めるマンションは、専有部分が185戸あります。定額委託費の内訳をみてみたいと思います。以下すべて消費税抜きの価格です。にほんブログ村１．事務管理業務費・・月213,315円１）業務内容は基幹事務（会計、出納、修繕の企画調整）と基幹事務以外の事務管理業務（理事会・総会支援、その他）になります。２）契約書の内容は、そのまんま標準です。３）出納は、（旧）原則方式で、自動引き落とし以外は、すべての支出について、支払い伝票にイダケンが理事長印を押しています。４）長期修繕計画の作成費は委託費に含まれていません（有償業務）４）担当者は管理業務主任者を持っています。小規模管理会社のため、個人の資質に委ねられることが多く、個人差が大きく感じます。イダケンのマンションの役員は、管理士1名、１級建築士2名、配管建築のプロ1名、不動産コンサルタント1名で構成されているため、やりにくいでしょうけど＾＾；５）1戸当たり月額約1250円。高すぎず、安すぎず・・というとこでしょうか。２．管理員業務・・月195,000円１）日勤で週5日8時―17時、週1日8時―12時勤務で、日・祝日はお休みです。管理会社が直接雇用しています。２）清掃業務がない管理員で、受付・点検・立ち合い・報告連絡業務を行い、契約書の内容は、そのまんま標準です。そういえば、ゴミ搬出時の立会いは、清掃員がやっていたかも・・３）訳アリの区分所有者がいる状況ではありますが、それなりにしっかりした方が働いて頂いています。ここの部分は及第点。ただ、担当者と管理員の意思疎通がうまくいっていないことを多く感じます。管理会社がマンションへ徒歩でも行ける距離なのに、残念ですけど４）時給換算で1040円。格安です・・。最低時給が高騰している中、そろそろ値上げしてが来るかもです。３．日常清掃業務・・月280,400円１）日勤で週6日2名。1日あたり4時間勤務です。年末年始4日間はお休みです。また、毎日曜日と年末年始中1日は屋内ごみ置き場のため、1名。1日あたり2時間勤務です。管理会社の下請け（再委託先）からの派遣になります。２）敷地いっぱいに建物が建っているため、外周の清掃はほとんどなく、建物内部の拭き掃き清掃と屋内ごみ置き場の整理が主になります。内廊下なので、外部に比べてホコリはたまりにくい状況ですが、ゴミ置き場の分別は、結構大変じゃないかと思います。３）時給換算で約1300円。横浜の地域性を考えるとこんなもんじゃないでしょうか。４．定期清掃業務・・月20,000円１）年6回共用部床の機械清掃（ポリッシャーかけ）を実施しています。管理会社の下請け（再委託先）が作業を行っています。２）回数は多いかなと思うところはありますが、1回あたり4万円と安価で、かつきれいな状態は保てているので、コストパフォーマンスは十分だと思います。５．特別清掃業務・・月20,000円１）年1回照明器具の拭き掃除を実施しています。管理会社の下請け（再委託先）が作業を行っています。２）回数は多いかなと思うところはありますが、1回あたり4万円と安価で、かつきれいな状態は保てているので、コストパフォーマンスは十分だと思います。３）1回あたり240,000円と高額ですが、定期清掃が安めなので、ここで利益を確保しているものと思います。６．緊急対応業務・・月20,000円１）機械警備を契約しており、警備会社はALSOKです。２）夜間コールセンターは管理会社の下請け（再委託先）・・確か日立ビルシステム？・・が行っています。３）築40年を超えていますが、緊急出動は年に数回しかありません。４）コールセンター対応を含めて月額20,000円の業務費は、まぁ・・高くもなく、安くもなくって感じです。７．貯水槽清掃業務・・月8,300円１）地下にコンクリートの受水槽があり、年1回貯水槽清掃、ポンプ点検、水質検査、そして簡易専用水道検査も委託費に含まれます。管理会社の下請け（再委託先）が作業を行っています。２）ポンプ点検以外は水道法で定められた法的な点検になります。３）1回あたり99,600円は、建物の規模から考えると安いのではないかと思います。８．消防設備点検業務・・月20,000円１）年2回消防法で定められた消火設備、警報設備、避難設備等を点検しています。管理会社の下請け（再委託先）が作業を行っています。２）1回あたり120,000円で、規模の割には安いように感じますが、そもそも古い建物なので、点検箇所は少ないため、これくらいが妥当な金額ではないでしょうか。９．電気工作物点検業務・・月20,000円１）管理会社の下請けの有資格者が毎月点検と年次点検（停電）を行っています。２）関東電気保安協会で遠隔監視をするとコストは下がるのでしょうが、今お願いしている方は真面目にやっているみたいなので、随意契約でお願いしています。１０．エレベータ点検・・月94,000円１）組合が保守会社と直接契約しています。契約先はメーカー系で消耗部品の交換費が含まれるフルメンテナンス契約になります。２）2台設置しており、1台当たり47,000円。11階建てのマンションでメーカー系フルメンテでこの金額は頑張っているのではないでしょうか

  2018.02.20

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  ごみ置き場の捨て方大改革！！

  イダケンが理事長を務めるマンションのごみ置き場は、建物内。24時間ゴミ出し可です。ごみ置き場の清掃は年間通じて2日以外は毎日清掃員さんを手配し、整理整頓をお願いしています。賃貸率が高く、かつ場所柄（横浜伊勢佐木町エリア）居住者が多国籍のため、ルールの周知は、ちょっと大変なのです。諸外国のごみ出し事情は、勉強不足でわかりませんが、横浜は分別がそこそこ厳しいと思います。それ以前に・・・ごみ置き場の指定の場所まで、ごみをもっていってくれず、入り口付近にごみが積り、通行困難になる。これが悩みの種でした。一昨年より、ごみ置き場の使い勝手を向上すべき、理事会では様々な施策を講じてきました。上の写真をご覧ください。床に黄色線が引いていると思いますが、入り口から燃えないゴミの置き場に誘導する目印です。ドン・キホーテなんかでレジまで誘導する考え方と同じです。下の写真をご覧ください。左側に青いネットとフェンスが設置されていますが、もともとこの場所に入り口が近いこともあって、ゴミを放り投げていることが多々見られたので、物理的にふさぎました。さらに青いネットの前に赤色のカラーコーン（パイロン）を置き、ネットの前にゴミを捨てさせないようにしています。写真下の通り、それでもルールを守ってくれません。ごみ袋からはみ出している空き箱から、居住者名が特定できたので、管理会社から厳重に注意をしてもらいます。にほんブログ村

  2018.02.15

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  お金（積立金）が足りないから、改修の工期を分けてみた

  イダケンが理事長を務めるマンションは慢性的な金欠です。5年ほど前に、積立金の大幅値上げを前提に説明会を開催したところ、高齢の組合員が出席され、値上げされると生活ができなくなると、強く主張。賃貸率も高いことがあって、なんとなく、大幅な値上げが難しそうな雰囲気になり、今に至っています。それでも値上げはしているんですけど、追いついていません。3年前に15年以上ぶり（20年近い？）に大規模修繕工事を実施。痛みがひどいため、追加工事の雨荒らしの結果、積立金の残高はピーピー。そこに来て漏水事故多発で、排水管改修を実行しなければいけない状況に。臨時徴収も考えましたが、排水管の診断結果は、劣化しているものの、致命的な状況ではないことが判明。4期に渡って、排水管を実施すること方針が総会で決まりました。苦肉の策なのですが、簡単に正攻法でいかないのが、マンション管理の難しいところです。にほんブログ村

  2018.02.09

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  理事会や専門委員会の傍聴は認めていますか？

  開かれた管理組合運営。運営の透明性を図る上で色々な工夫をしているマンションは多いのではないでしょうか？一つの方法として、本来役員や委員が出席する会議である、理事会や委員会の傍聴を認める方法があります。・ルールは作ったほうが良い・理事会や委員会は、役員または委員による会議という前提は崩さず、自由な意見は認めないほうが良い（意見がある場合は、議長が認めた場合に限定）・滞納問題やルール違反等、デリケートな話題を扱う場合もあり、傍聴のタイミングは状況により成約したほうが良い・資料の配布も、未決（理事会で検討中）なものもあり、万が一途中のものがマンション内に出回ると、誤解を招く可能性ある。そのため、理事会や委員会の資料を傍聴者に配布することは要検討である。配布したとしても一部限定が望ましい。傍聴を認めるマンションでは下の写真のように、理事会や委員会開催日をオープンにしている管理組合もあります。にほんブログ村

  2018.02.06

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  長期滞納者へのアプローチってルール決めていますか？

  イダケンが理事長を務めるマンションは、3か月超の長期滞納者が常に3名くらいいる感じです。長期滞納者は常連さんが多いのですが、貯め続けられると本来入ってくるべきお金がなくなり、増加すると組合運営に悪影響を及ぼします。一定の金額を超える（30万円超）滞納があった場合は、・弁護士名で内容証明郵便を発送。⇒管理会社の顧問弁護士に依頼しています。金額は3万円＋実費だった気がします。・内容証明郵便後何ら回答がない場合は、理事会決議後民事訴訟へ⇒管理会社の顧問弁護士に依頼しています。着手金＋成功報酬で最低でも10万円程度必要です。以上の手続きを事務的に行います。これは過去理事会で何度も協議し、行き着いた結論です。弁護士に依頼する前ににやるべきこと（管理会社からの督促）はやります。それでも払わない・・と言う場合、理事会は順法の精神で、毅然とした対応を示すためにも、訴訟を前提にしたアクションを起こします。滞納者がいない組合は議論する必要がないですが、滞納問題を抱えたマンションは滞納の月数に応じてある程度の仕組みを設けることが大事です。にほんブログ村

  2018.02.04

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  「別の部署がやっているので・・」は回答になっていない

  イダケンが理事長を務めるマンションで、先週定例の理事会がありました。議事は大きく二部構成です。・前回までの継続懸案事項の進捗確認及び検討・管理会社の報告前半は、議長であるイダケンが仕切ります。後半は、管理員月報及び月次業務報告、前月までの保守点検報告書をもとに管理会社担当者が説明をし、質疑応答を行います。にほんブログ村後半の部で、毎月役員が注視している内容は管理費等滞納です。特に3か月超の滞納者は、督促状況などを詳しく確認していきます。ただ・・・懸案事項が多いと、督促状況の確認に十分時間が取れず、次回や次々回に検討を先送りすることが間々あります。今回は、スムーズに議事が流れたので、管理会社に督促状況のヒアリングを行いました。役員「3か月超の2名はどのような督促を行っていますか？」担当者「毎月専門部署が督促状を送っています。」役員「電話や訪問等の督促は行っていないのですか？」担当者「別部署なので、わかりません」・・・・役員「滞納問題は毎月の理事会で確認している事項ですよね。事前にその別部署から状況を確認しないんですか？」担当者「していません」・・・・分業特化の大手であれば兎も角、この担当者が務める管理会社は地元（横浜）の小規模企業です。この担当者に変わってからすでに半年は経過します。「前の担当者がかかわってきたことなので・・」と回答できないことの言い訳に前任者の名前を出すことが何度もあります。そこそこいい年なのに、前任や別部署の人間を言い訳にしたら怒られるってわからないんでしょうかね。

  2018.01.28

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  漏水事故が多発！管理会社の力量が試される

  試される大地、北海道出身のイダケンです。イダケンが理事長を務めるマンションは、築40年を超え、漏水事故が多発しています。配管はこんな感じです。共用部分（竪管）：鋳鉄管を使用。まだまだ状態は良い。共用部分（居室スラブ下配管）：鉄管を使用。錆による閉塞あり。場所によって劣化が異なる。専有部分（排水管）：VP管。専有部分（給湯管）：銅管。給湯器は電気温水器（玄関側）。専有部分（排水管・汚水管）：鉄管、鉛管。専有部分の配管は、リビング（キッチン？）は躯体の上に打っているシンダーコンクリートに埋め込みになっています。共用部分の配管は、築年数の割に状態は良く、漏水発生個所は主に専有部分の配管です。にほんブログ村さて・・漏水事故が発生すると、管理会社が、調査の手配、被害・加害状況の特定、当事者間への連絡、復旧費用の提案、保険の手続き、理事会の報告・相談等、様々なことを行います。築年数が浅いマンションは、漏水事故は稀ですが、築年が25年を超えるころから、徐々に増えてきます。管理会社の担当者が、築年数が浅いマンションを多く仕事していると、慣れていない仕事になります。また、実務経験が短いフロントマンは、何から手を付けて良いのかわからないので、アタフタし始めます。大手で、分業化されている管理会社は、専門部署が主だった対応を行いますので、物件担当者の対応レベルの差は影響しにくいのですが、多くの管理会社は、すべての対応を切り盛りします。それでなくともキャパシティーオーバー気味の物件担当者が、突発的に不慣れな緊急対応を行うことになると、相当にテンヤワンヤになります。イダケンのマンションは、緊急対応が多発したため担当者がパンク↓担当者の上席を同席させ、対応を協議↓組合と管理会社合意の上、対応マニュアル及び報告書の提携様式を作成↓マニュアルに基づいた対応を開始。という流れを踏みました。でも、なかなか上手くいきません。原因（一）実務が少ない担当者は、マニュアルを使いこなせない原因（二）日々の業務がパンク気味な実態は変わらず、緊急業務が入れば、パンクし、迅速な対応が難しい原因（三）結局管理会社にとっては、他人事。区分所有者や入居者が持つ緊急性や重要性に関する感覚が異なる。イダケンのマンションの悩みの種です・・

  2018.01.24

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  月1回じゃ足りないのよ…

  マンションで何が起きているのか、の日常報告。皆様のマンションではどうしていますか。役員と役員以外の組合員では情報量や周知方法が違います。にほんブログ村組合員への報告組合員へは、少なくとも年1回総会の事業報告が全戸に配付されます。それ以外は理事会議事録や、理事会広報や、適宜お知らせ等の配付を行っているのではないでしょうか？因みにイダケンが理事長を務めるマンションは、月1回管理費等の請求に合わせ、不定期ではありますが、お知らせをつくり、情報を伝えています。役員への報告月に一度会計を含む月次報告書が理事会時に管理会社から配付され、ポイントを説明してもらいます。でも月よ理事会までの一月の間に、マンションでどんなことがあったか気になります。管理会社担当者もメールがこまめな訳ではないですし…そこで管理員の業務日報と清掃日報を一週間分ファイリングしたものを役員へ回らんするようお願いしています。マンション内でどんな出来ごとがあったか把握できた状態で理事会を迎えることができるので、実体を踏まえた課題協議ができます。また、管理会社フロントマンが情報にフィルターをかけないので、知りたい情報を早期に正確に把握できます。週一度の確認なので、それほど負担は増えません。役員が多いマンションは回覧な時間がかかるため工夫は必要かもしれませんが、管理員の仕事ぶりを把握できる利点もあり、やってみることオススメします、

  2018.01.18

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  理事会は何曜日開催？

  イダケンが理事長を務めるマンションは毎月、第三週か四週の水曜日午前11時スタートが原則です。自営業が5名、会社務め水金休みが1名の役員構成なので、こうなっちゃいます。お仕事の都合で、理事会は土または日に集中します。自分のマンションが週末理事会だと役員活動ができないので、ちょうどいいです。週末はプレイべートな時間帯に使いたい、という方が多いマンションは、平日夜開催を定例にしているケースがあります。皆さんのマンションはどうですか？にほんブログ村

  2018.01.13

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  理事会を管理会社任せにすることの弊害

  やる気のある役員が集まり、役員主導で理事会活動を進めているマンションは、一握りであると思います。こうしたマンションは、管理会社担当が常に緊張感を持って仕事を行わざるえません。その結果、管理会社から提供されるサービスの質が上がる事を意味します。でも・・多くのマンションは、管理会社お任せ。イダケンが理事長を務めるマンションでも、過去はこんな感じでした。管理会社が準備する資料は・・１）不具合箇所の見積２）前回の理事会で依頼した事項で、管理会社担当が覚えていた資料３）月次会計報告書議事進行表（議案説明書）はなく、担当者が口頭で、進行を進めていきます。議事は・・管理会社の報告報告に対する管理会社への質問や要望理事長からの一言や問題提起こんな風に毎回の会議が行われます。これで、十分じゃん。って思う方もいるかもしれません。こんな弊害が生じるのです・前回理事会で依頼したことを管理会社担当者は忘れ、そのままどこかへ行ってしまう。・口頭で議事が進むものだから、あとあと議事録の校正を掛ける時、お互いの記憶や思い違いが多く生じる。・管理会社が提供する情報のみで、本来組合が知りたい情報は、管理会社へわざわざ注文しないと出てこない（例えば、居住者の変更や駐車場の契約状況、リフォームの申請や居住者等からの問い合わせ等）・理事会は理事が話し合う場なのに、管理会社との対話の場になる。その結果、管理会社の説明会や管理会社が提案したことに対するYES,NOを決める場となり、管理会社ペースでしか、組合運営が行われなくなる。・持ち回りの場合、役員がよくわからない状態で理事会運営がスタートするため、専門家である管理会社に任せようとするが、管理会社がぼんやりした状態で仕事を進めると、役員もそんなものでいいと勘違いをするようになる。・管理会社担当者のレベルが低いと、そのレベルに合わせたやりとりをすることなり、理事会は無駄な時間を費やすことになる。イダケンが理事長を務めてからは、議案説明書と理事会で検討された懸案管理は自分で行うようにしています。面倒ですが、自分たちの財産なのですから、しっかりとした運営を行いたいものです。にほんブログ村

  2018.01.08

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  リフォーム申請手続きってどうしてます？

  イダケンが理事長を務めるマンション（約190世帯）は、築年数40年を超え、リフォームの申請が多いです。手続きのルールとしては、国交省の標準管理規約（平成23年版）の内容としています。これがなかなか履行ができません。１．提出期日がいい加減と管理会社も注意しない・1か月前に申請書を提出としているが、守られません。・1か月前が必要であると受け取る時に管理員（管理会社）がルール説明を行わないこの結果、リフォーム前日に申請が行われることや、工事後に申請が行われることがあります。２．申請書の内容を管理会社が目通ししない、申請可否の判断基準は？・管理員が右から左へ書類をイダケンのポストに入れています。申請書の記載事項に不備があっても、そのままです。・必要書類が添付されていないことがあり、許可してよいという判断が付かないことがあります。イダケンは、本業でマンション管理に関わっているので、ある程度防波堤になれますが、持ち回りの役員に管理会社の助言（支援）なく、承認の判断を行うことは難しいでしょう。３．理事会の許可としながら、理事長が先に承認し、事後理事会で承認を行っている。・イダケンが理事長を務めるマンションの理事会は月1回です。このタイミングにリフォーム承認の審査を間に合わせることは稀です。この結果、理事会に断りの上、まずは理事長が承認し、事後理事会で承認を行うという手続きを取っています。ただし、あきらかに、やばそうな工事申請の時は管理会社に言って、工事を止めさせています。管理会社は手続きやルール遵守に重きを置いてくれない。理事会は標準規約のままの手続きでは、ルール遵守が難しい。そりゃ、リフォームのトラブルは後を絶たないでしょう。と思います。たまたま、イダケンが理事長を務めるマンションは、管理士1名、一級建築士2名、設備工事のエキスパートが1名、不動産コンサルティング1名と、人材豊富なので、なんとかトラブルを未然に防ぐことができていますが、他の管理組合ではなかなかうまくいかないのかなと思います。にほんブログ村

  2018.01.03

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