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業務改善運動取り組み報告

2016年03月28日
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こんにちはウィンク

3月25日(金)に愛知県春日井市で開催された第10回全国都市改善改革実践事例発表会

「未来をカエル ヒントはここから KAえるEXPO in春日井」

に市役所の若手職員8人が参加しました!!

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この発表会は、全国の自治体が実施した業務改善の優秀事例を発表し、全国規模で改善情報を共有することで、それぞれの職場でより良い仕事をする(改善する)目的があります!

北は北海道札幌市、南は宮崎県国富町の約40自治体が発表しましたグッド

また、海外からは「バングラデシュ国カジプール県」の地方自治技術局の方々が「減速帯ハイライトによる交通安全対策」について発表されました!

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海津市役所は、「市役所業務を理解してスムーズに案内を」をテーマに発表しました!!

また、発表には海津市のマスコットキャラクターである「かいづっち」が応援に駆けつけてくれました音符

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また、各自治体のPRブースが設けられており、たくさんの方に「岐阜県海津市」を知ってもらうことができましたスマイル

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この発表会の事例を市役所内で共有し、市民サービスの向上等につなげていきます!!

春日井市ホームページ

KAエルEXPO Facebook







Last updated  2016年03月28日 09時47分47秒

2015年01月13日

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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 建設課  
┃     タイトルは、共有フォルダ内の大掃除Part2だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━  

 

こんにちは。

今日は、建設課から業務改善運動を紹介します。

 

昨年、建設課では「建設課共通フォルダ」内のフォルダやデータを年度ごとや業務ごとに整理し、共通文書等を課内で共有できるようにしました。                                                                                                                                                       しかし、今年度になって建設課と都市計画課が統合されたため、建設課の共通フォルダが整理されておらず、課内において共有すべきデータが共有できていませんでした。                    

 

そこで引き続き建設課では、市役所のネットワーク内にある共有フォルダ(パソコン内のデータ、ファイルを保存するところ)の大掃除を行い、「建設課のフォルダ」を整理し共有すべきデータを課内で共有できるようにしました。

 

取り組み前にはこんな問題がありました。

 

・ファイルが整理されていない。

・作成した本人しか保存場所がわからない。

・同じファイルが複数存在する。

・不要なファイルがある。          など・・・。

 

1

共有フォルダを開くとこんなイメージです。※イメージです。

 

そこでもう一度、課内で共有フォルダの運用方法を統一し、情報の共有、業務がスムーズに行えるようにするため「共有フォルダ内の大掃除Part2」と題して取り組みを行いました。

 

建設課には、昨年作成した共有フォルダの運用に関するがあります。

•1.フォルダ名の付け方:半角二桁数字+名前

•2.係り業務に関するファイルは、個人名をフォルダには保存しない。

•3.担当者の許可なしにデータの書き換えを行わない。閲覧は自由。

•4.全員が閲覧できることが望ましくない場合は、パスワードを設定する。

•5.ショートカットを有効活用する。

•6.不要になったファイルは直ちに削除する。

•7.写真の解像度はできるだけ下げて撮影・保存する。

 

このに従い、下記のような理想的な共有フォルダが出来ました。

2

 

 

 

担当者ごとにフォルダを作成するのではなく、係りごと、業務ごとに規則正しく運用すると大変スッキリします。

 

以上、建設課からでした。

 


 

 

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■□    今年度の業務改善報告ブログは今回で最終回だよモータースポーツ
┃     最後までお付き合い、ありがとうございましたバイバイ
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Last updated  2015年01月13日 08時30分42秒

2015年01月09日

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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 税務課  
┃     タイトルは、目指せ!徴収率1位への道!だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
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みなさん、こんにちは☆

税務課のおすぎです。

私たちの行った業務改善「目指せ!徴収率1位への道!」について、報告しまーす!

 

その前に、少し説明をします。

みなさんは、税金の徴収率について、関心を持たれたことありますか?

 

 一例を挙げてみましょう。海津市が誕生して1年目の平成18年度の個人住民税の徴収率(※)は、

90.6%でした。

 

  ※ 以後、個人住民税の現年度と滞納繰越分の合計値で説明します

 

 これは、

岐阜県内42市町村のうち、何と、上から39番目

の数字だったのです・・・

 

 平成19年度から税務課に「徴収対策室」が設けられ、徴収率アップに向けて本格的な取り組みを行ってきました。

 

 また、岐阜県に職員を毎年1名派遣し、高額や徴収困難な個人住民税の滞納案件については、徴収権を県に引き継ぎ、県で直接徴収しています。

 

これまで、県内の市町村で188人の職員が県に派遣され、派遣後に各市町村でそのノウハウを活かしてさらに徴収率アップを図るという

『岐阜県方式』は、全国で先進事例として、全国知事会でも紹介されています。

http://www.nga.gr.jp/app/seisaku/details/3548/

 

 このような取り組みが成果を上げて、徴収率も順位もどんどん上がっていきました!!

1

 

2

 ※データは個人住民税の帳票データで、公式な確報値ではありません

 

昨年度は、県内42市町村のうち9位です。

 

そして、滞納繰越分だけをみると、

県内市町村のうち5位で、21市のうち1位でした。

 

さて、前置きが長くなりましたが、さらに徴収率を上げるべく、

今年度に行った取り組みをご紹介します!

 

1.一つ目は、市報かいづの掲載です。8月号に滞納整理について詳しく掲載しました。

3

 

 

2.二つ目は、市役所内の案内モニターへの掲示です。

1-1

2-2

↑このモニターに、↓このような掲載をして周知しました。

5

 

○地方税法では、徴収金を完納しないとき「滞納者の財産を差し押さえなければならない」と定められています。

 

 つまり、徴税吏員には、

『差押しないという裁量権を有していません』

 

それらのことを少しでも多くの方に周知できるよう工夫しました。

市報や掲示板をつうじて、これまでより多くの方に対して、期限内納付を促せたのではないかいと思っています。

 

 徴収率をアップする、ということは、貴重な財源を速やかに確保する、という目的の他にもう一つ大事なことがあります。

 それは、「期限内納税者との公平性をはかる」ということです。

 市民のみなさまから信頼される税務行政であるため、徴収率アップに向けた取り組みを今後も進めていきます。

 

 

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┃     次回の報告は、建設課だよきらきらお楽しみにバイバイ
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Last updated  2015年01月09日 08時31分53秒

2015年01月08日

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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 サンリバー松風苑  
┃     タイトルは、食事改善で三方良し!だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
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 みなさん、お正月はどのように過ごされましたか?

 私は、いつもと変わらないお正月で、例年のごとく家族でおせち料理を食べました。

 「おせち料理は、日本古来の伝統的な料理」こんな料理を食べている私達は幸せ!

 

 しかし、同じ食事でもいろいろな食事があります。           

 「胃ろう」ってご存知ですか?

 サンリバー松風苑の入所者様の中には「胃ろう(直接、胃へ栄養を注入)」の方が数名おられます。

 つまり「食べる楽しみ」が奪われています。

 

 この食事時間を少しでも快適に過ごしていただくことはできないものなのか・・・???

 「胃ろうの食事について、もう一度見直したい」との思いから、業務改善に取り組んでみました。

 

1

2

 

【取り組み】

 改善の取り組みとして4項目を考え、実践しました。

1.栄養製品の変更 → 注入による束縛時間の短縮

2.胃内負担の減少 → 逆流性食道炎予防

3.注入時間の短縮 → 看護師の他業務従事時間の確保

4.製品の価格比較 → コスト削減

 

【改善結果】

1.について

 従来は1.0kcal/mlの栄養製品を使用していましたが、

 今回、2.0kcal/mlの製品に切り替えました。

 同じカロリーを注入する訳ですが、1/2の量ですむことになります。

 これにより、注入時間が1人当り20分短縮できました。

 

3

 

2.について

 以前の1/2の量なので、胃の圧迫感がなくなり、逆流性食道炎が予防できました。また、利用者様からは「気持ち悪くならない」とのご意見を頂きました。

 

3.について

 注入時間の短縮により、看護師がその時間に他の業務を行うこと が可能となりました。

 

4.について

 従来品より1袋2.3円安価であり

 2袋/1日 使用ですので4.6円/1日の削減となり

 1年では

 4.6円×365日×6人=10,074円

 

 年間約10,000円のコスト削減(予定)となりました。

 

 今回の業務改善「食事改善」により、

利用者様にとっては身体への負担が減り、看護師にとっては時間が短縮でき、そして経費が削減できた松風苑にとっても良い結果となりました。つまり「三方良し!」です。

 

 

 みなさん、日頃食べている食事をもう1度振り返ってみて下さい。

 また、食事を楽しんでみてください。( ^∀^)V

 

  ありがとうございました。

 

 

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┃     次回の報告は、税務課だよきらきらお楽しみにバイバイ
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Last updated  2015年01月08日 08時30分13秒

2015年01月07日

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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 社会福祉課  
┃     タイトルは、カラーボックス *色いろ*だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
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 みなさんはじめまして、K・Mです!!新年明けましておめでとうございます。みなさんのお正月はいかがでしたか?

 私の初詣は千代保稲荷神社に行きましたが、今年もすごい人・人・人!!!!でした。さすがご利益ある神社だけあって、1年分のエネルギーをチャージできました。

 

 早速ですが、私が所属する社会福祉課の業務改善運動について、ご紹介します。

 

 社会福祉課は、平成26年4月に『旧福祉総務課』と『旧障害福祉課』が統合してできた新しい課です。在籍する職員は、19人という大所帯で、5つ の係に分かれています。

 取り扱う業務は、民生児童委員や、生活保護、障害福祉、児童手当などなど・・・実に40以上!!

 さらに、海津総合福祉会館ひまわりや、海津温泉も担当しています。

 

 その結果、文書の量も種類もすごいことに・・・(◎о◎)。

 

 文書には大きく分けて決裁・回覧の2種類があり、回るルートが違います。なので、同じ係でも1つにまとめると、かえって分かり辛くなってしまいます。

 

 しかも福祉の分野は名前のよく似た事業が多い!!

 

 例えば「児童扶養手当」と「児童手当」は 児童母子福祉係 が担当ですが、「特別児童扶養手当」は 障害福祉係 が担当です。

 

 そこで、

 ・いつ担当者の元へ返るのか、

  自分の文書がどこを回っているのか分かりづらい

 ・ひとりの休暇で大量の文書が滞ってしまう

                            という問題が発生しました。

 

 文書を探すのも、休暇が明けるのをただ待つのも時間のロス!!!

 

 というわけで、こんな方法を考えました。

 

 係ごとに色の異なる決済・回覧用ボックスを

作り、文書を回す

 

●福祉政策係 ブルー

1

    

 

 

 

 

 

 

●生活福祉係 イエロー

2

    

●障害福祉係  ホワイト(決裁)

3

    

        ライトブルー(回覧)

4

    

 

(くるみ) ライトグリーン(くるみに持っていく文書)

  →同じ障害福祉係ですが、建物が違うため色分けしています。

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       ピンク(くるみから海津庁舎に戻す文書)

6

  

●児童母子福祉係 レッド

7

   

●福祉給付金係 グリーン

8

    

●共通文書 ブラック(社会福祉課全体を回る文書)

9

    

 急いで回さなければならない文書は、ボックスと分けて決裁版で回しています。

 

 この取り組みの後、文書が回るルートもスッキリし、所在も一目で分かる様になり、時間のロスを大幅に減らすことができました。

 

 ちょっとした工夫ですが、日々、書類の山と格闘する市役所では、これが大きな業務改善につながりました。

 

 今後も小さな工夫を積み重ねて、さらなる業務改善に取り組みたいと思います。

 

 

 2015年も海津市役所社会福祉課を

            よろしくおねがいします!

 

 

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┃     次回の報告は、サンリバー松風苑だよきらきらお楽しみにバイバイ
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Last updated  2015年01月07日 08時37分45秒

2015年01月06日

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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 教育総務課  
┃     タイトルは、要望をスムーズに!だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
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今日は、教育総務課の業務改善運動について報告させてもらいます。

 

 

教育総務課の業務の中の一つに、各学校の修繕があります。

 

市内には、小学校10校と中学校4校の14校があるため、即座に対応することができないこともあります。

 

 

学校からの電話で

「トイレの水が詰まったんですが・・・」

「体育館の天井から雨漏りがしています。」

「3年生の教室で、放送が聞こえません。」

など、さまざまな修繕要望がかかってきます。

 

ただ、早急に学校に行かなくてはなりませんが、電話対応では、状況を把握しづらく、現場を見て判断するしかありませんでした。

 

そこで、事前にある程度の状況がわかるようにすれば、対応が早くなるのではと、考えました。

 

ここで、業務改善!

 

まず、電話を受けたら、学校の先生に修繕箇所の写真を撮ってもらうよう依頼します。

 

(例:体育館の天井雨漏り状況写真)

1

2

 

 

撮っていただいた写真は、市の共通サーバーの回答箱に保存してもらいます。

 

3

 

 

担当者は、保存された写真を確認することで、業者を呼ばなければならないものなのか、職員の手で直せるものなのかが、学校に向かう前に判断できる為、対応の準備ができます。

 

 

~取り組みにおける効果~

1.各学校からいろいろな要望を、スピードアップして処理できるようになった。

2.課内で情報の共有ができ、仕事内容の把握ができた。

3.各学校とのコミュニケーションが円滑に図ることができた。

 

~今後の課題~

1.写真だけではどうしても判断しにくいものがある。

 

 


 

 

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┃     次回の報告は、社会福祉課だよきらきらお楽しみにバイバイ
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Last updated  2015年01月06日 10時39分28秒

2015年01月05日
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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 南濃分署  
┃     タイトルは、困ホース乾燥塔の劣化を防げ!!だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
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 こんにちは、消防署南濃分署です。

 

 今年度南濃分署では消防用ホースを乾かすための、ホース乾燥塔のワイヤーを交換しました。

 

 このように訓練や災害などで使用した消防用のホースを乾かすための鉄塔です。

1

 

 

 

 

 

 

 

 2

 

 今回はホースを吊り上げるワイヤーが古くなり、錆などにより経年劣化したため交換することとなりました。

 今まで長年使用してきたワイヤーですが、新品のワイヤーもなるべく長く使いたい!!と考えました。

 

 現状、乾燥塔を使用していないときはこのようにワイヤーをボックスの中に収納しています。しかしどうしても雨水などが入ってしまい、錆の原因になってしまいます。

 そこで私たちはこのような解決策を考えました。

3

 

1-1

 

 雨よけを防ぐために使用する素材は訓練などで使い終わったベニヤ板と穴が開いてしまい、使用できなくなった廃棄ホースを使うことにしました。

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 こちらが製作中の写真です。

6

 

 

 

 

2-2

 

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このように蓋をして、空いていたところから雨水が入ってこないように工夫しました。訓練などでよく使用するホース乾燥塔、すこしでも長く使うために努力していきたいと思います。


 

 

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┃     次回の報告は、教育総務課だよきらきらお楽しみにバイバイ
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Last updated  2015年01月05日 09時52分31秒

2014年12月26日
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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 消防総務課  
┃     タイトルは、困ったときにこの1冊!だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
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 それでは、今年最後の業務改善を、消防総務課が紹介します。

 

 海津市消防署は三交替制です。

例えば消防団車両関係でも、南濃は一課、海津は二課、平田は三課と、各課に担当者がいるわけです。

 

 こんなことがありました。

 

 「車両点検の請求書が届いたけれど、整備記録簿がないので支払うことができない。担当者は明後日しか出勤してこないので、すぐには書類が揃わない。」

 「3万円以上購入するときは、購入伺書を作るので、まず消防総務課に教えて欲しい。」

 

1

 

 なんてことがよくありました。

 

 そこで

 

2

 

 

 

困ったときのお助け帳 ならぬ 事務処理マニュアルを作ろう!! と思いついたわけです。

 

 細かく書かれた会計処理統一事項や区分表がありますが、支払担当者じゃないと見ないのが現状です。

 

 どうせ作るなら"簡単明瞭""文字は見やすい大きな文字で"を念頭に入れ

 

 いざ!!

 

 まず、一目でわかる見出し。例えば 1消耗品購入 2備品購入

など。その下に購入までの流れ、必要書類、注意事項等を努めて簡単に記入しました。

1-1

 

 次に、目次を作り、それぞれにインデックスを付けました。

2-2

 

綴じる部分は、製本テープで押さえました。

3-3

 

最後に、ここがポイント!

 

 最近、よく書類を挟んで送られてくる透明のクリアーホルダー。これを再利用することにしました。

 何故なら、丈夫で、透明なので何が挟んであるのか一目瞭然。

しかも、0円!

 

 

 ではまず、閉じてある部分をハサミでカット。

                 (写真:赤い線の部分)

4

 

 そして、角を丸く、まぁ~るくカット。(これで危なくないね。)

 あとは中にマニュアルを入れ、穴を開け、綴じ紐を通したら完成。

5

 

 見やすい場所に、引っ掛けておくだけ。

6

 

7

 

 

 

結果~!

 「見やすい」「わかりやすい」といった言葉とともに、必要書類も、以前と比べると早く揃うようになりました。

 

3-2

 

 

その一方で、いくら見やすい物を作っても、見てもらえなければ意味がありません。

改善前と同じですね。

また、「○○もよくわからないから入れて欲しい」などといった意見もありました。

 

 今後も、より一層活用してもらえるようにPRに努めるとともに、周りの声を聞きながら、更に改善していきます。

 

 以上で消防総務課の報告を終わります。

 

 みなさん、良いお年をお迎えください。

4-2


 

 

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Last updated  2014年12月26日 08時19分57秒

2014年12月25日
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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 農林振興課  
┃     タイトルは、GPS・携帯端末アプリで楽楽測量!Ver.2だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
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こんにちは\(^o^)/w

昨年度から引き継いだ、山ガール大好き男の子分です!w

本日のブログは農林振興課で取り組んだ業務改善

GPS・携帯端末アプリで楽楽測量!Ver.2についてご報告します。

Ver.2ということは2回目ということで、昨年度も実施しております。

中山間地域における有害鳥獣防止柵を設置する前の事前測量についてです。

詳しくは、平成25年11月13日のブログをご覧ください。

     ↓ こちらをクリック!! ↓

http://plaza.rakuten.co.jp/kaizushi/diary/201311130000/

そこで、2年目の今年は測量の精度UP ⇒ 実用化を目指す!をテーマに取り組みました。

1

 

昨年度実施した、GPSでの測量結果と

メジャーテープでの測量結果の誤差は1~2%となかなか良い結果でした。

そこで自己満足していれば良かったのですが、GPS、携帯の精度がどんなものなのか、ふつふつと疑問が芽生えてきました。

そもそも、山の中で測ったメジャーテープでの測量自体が低い精度ではないのか?それで誤差が1~2%ではGPSの精度も??そこで、GPS、携帯の精度を確認することにしました。

2

メジャーテープでの測量の様子(・Д・)ノ

 

3

どうしたら精度を調べることができるのか?距離が確定した区間、ある程度の距離、安全な場所、そんな条件を満たす場所とは一体どこか!?

ありました!身近に。

長良川サービスセンターです。

サイクリングロードに500m毎の表示があるので、1000mを測定することにしました。そこで、GPSと携帯でそれぞれ3パターンずつ測量しました。

4

長良川サービスセンターです

 

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いよいよ測量スタート!1000mダッシュ!!

 

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ゴ~ル。体力の限界です・・・orz

 

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次に、H26施工予定の5地区の内4地区においてメジャーテープ測量とGPS、携帯での測量の差を調査しました。測量の精度を高めるため各ルートを2回測量し平均値を採用しました。

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測量スタート!

 

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山の中を測量中。

 

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測量データをパソコン上に落として・・・

 

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GPSや携帯では2~4%多めに測定されることを考慮すると、やはりメジャーテープでの測量は、たるみが出て1~8%多い結果でした。GPSでは短いルートほど誤差が多く、携帯は誤差の範囲が少なくメジャーテープによる測定に比較的近い測量結果となりました。

 この結果を基に、実用化に向けた勉強会を開催しました~。

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↑勉強会の真っ最中!( ..)φメモメモw

 

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高価なGPSの方が誤差は少ないが、誰もが持っている携帯を活用し、無料アプリやソフトを利用すれば複数の携帯で同時に測量し精度を上げることが出来ると考えられます。測量結果に誤差やロスなど、一定の係数を考慮すれば十分実用化は可能です。

有害鳥獣防止柵は地域ぐるみで実施してこそ効果的であり、来年度以降の事業実施にも「GPS・携帯端末アプリで楽楽測量!Ver.2」の改善を重ねて、積極的に活用していきたいと考えています。(*^_^*)

 

15

 

◆iPhoneについて  https://www.apple.com/jp/iphone/

◆ドロップボックスについて https://www.dropbox.com/ja/

◆カシミール3Dについて  http://www.kashmir3d.com/

◆DIY-GPSについて   http://diygps.net/

 


 

 

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Last updated  2014年12月25日 11時11分23秒

2014年12月24日

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□■□ 星業務改善運動実績報告ブログ星
■□    今回の報告は、 企画財政課  
┃     タイトルは、みんなで共有書棚情報だよグッドきらきら

┃       (運動の詳細についてはこちら)  
┃    
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どーも。

 

 

いつもブログチェックありがとうございます。

 

パラメヒコです。

 

今日は企画財政課の業務改善「みんなで共有書棚情報」を報告します。

 

 

 

とある日のこと・・・・・・

1

 

 

企画財政課に一本の電話が・・・

2

 

 

(相手)「統計のことでお伺いしたいのですが?」

 

(企画財政課)「本日、担当者が不在ですので、明日こちらからお掛け直しいたします。」

 

(相手)「この前、提出いただいた書類の該当者の数を教えてほしいだけなんですけど・・・。」

 

(企画財政課)「担当者でないと分からないので、明日まで待ってもらえますか?」

 

(相手)「できれば、今日中に知りたいんですが・・・。」

 

(企画財政課)「分かりました。 (p・Д・;)アセアセ」

 

 

ここで、大きな問題に気が付きました。

 

どの書類がどの書棚に入っているかは、担当者しか分からないのです。

 

ガ━━Σ(゚Д゚|||)━━ン!!

 

これでは、探し出すのにすべての書棚をチェックしなければなりません。

 

 

企画財政課では、この時間のムダを改善することにしました。

 

まず、課内にあるすべての書棚に番号のシールを貼りました。

3

 

 

 

あれっ? 全然見えませんね

 

 

カメラ ズーーーーーーム

4

 

こんな感じです。

 

 

次に担当ごとに書類がどの番号の棚に入っているかをチェックしました。

5

 

 

それをエクセルのシートに入力して、一覧表を作成します。

 

 

仕上げに、係りごと、書棚ごとにそれぞれフィルタを設定して、完成です!\(^ ^)/

6

 

これにより、課内のすべての職員が、どの書類がどの書棚に入っているか把握することができるようになり、先ほどのような時にもスムーズな対応ができるようになりました。

 

また、違う係の情報を確認したい時も、わざわざ担当に聞かなくても、自分で書類を探すことができるようになり、業務を効率的に行えるようになりました。

 

 

 

企画財政課の業務改善報告は以上です。


 

 

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Last updated  2014年12月24日 08時33分48秒

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