業務改善運動実績報告ブログ

　それでは、今年最後の業務改善を、消防総務課が紹介します。

　海津市消防署は三交替制です。

例えば消防団車両関係でも、南濃は一課、海津は二課、平田は三課と、各課に担当者がいるわけです。

　こんなことがありました。

　「車両点検の請求書が届いたけれど、整備記録簿がないので支払うことができない。担当者は明後日しか出勤してこないので、すぐには書類が揃わない。」

　「３万円以上購入するときは、購入伺書を作るので、まず消防総務課に教えて欲しい。」

 なんてことがよくありました。

 そこで

困ったときのお助け帳　ならぬ　事務処理マニュアルを作ろう！！　と思いついたわけです。

　細かく書かれた会計処理統一事項や区分表がありますが、支払担当者じゃないと見ないのが現状です。

　どうせ作るなら"簡単明瞭""文字は見やすい大きな文字で"を念頭に入れ

　いざ！！

　まず、一目でわかる見出し。例えば　1消耗品購入　2備品購入

など。その下に購入までの流れ、必要書類、注意事項等を努めて簡単に記入しました。

　次に、目次を作り、それぞれにインデックスを付けました。

綴じる部分は、製本テープで押さえました。

最後に、ここがポイント！

　最近、よく書類を挟んで送られてくる透明のクリアーホルダー。これを再利用することにしました。

　何故なら、丈夫で、透明なので何が挟んであるのか一目瞭然。

しかも、０円！ 。

　ではまず、閉じてある部分をハサミでカット。

　　　　　　　　　　　　　　　　　（写真：赤い線の部分）

 そして、角を丸く、まぁ～るくカット。（これで危なくないね。）

 あとは中にマニュアルを入れ、穴を開け、綴じ紐を通したら完成。

　見やすい場所に、引っ掛けておくだけ。

結果～！

 「見やすい」「わかりやすい」といった言葉とともに、必要書類も、以前と比べると早く揃うようになりました。

その一方で、いくら見やすい物を作っても、見てもらえなければ意味がありません。

改善前と同じですね。

また、「○○もよくわからないから入れて欲しい」などといった意見もありました。

　今後も、より一層活用してもらえるようにＰＲに努めるとともに、周りの声を聞きながら、更に改善していきます。

　以上で消防総務課の報告を終わります。

　みなさん、良いお年をお迎えください。

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┃　　　　　次回の報告は、南濃分署だよお楽しみに
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