仕事に使えるiPhoneの7つ道具(Apps)
ここでいう iPhoneの7つ道具とは、 知ってる人も多いことと思いますが、情報整理、アイデアポケット、診療や文書作成などの仕事に使える以下の7つのiPhoneで使用可能なソフト(Apps) のことを言います。1. Dropbox?2. Evernote?3. Scan2PDF?4. Google Reader?5. Twitter?6. Remember the Milk? (RTM)7. KeePass?仕事にはcomputerが欠かせないが、iPhone, iPadの導入により、より仕事環境が充実しつつある。今までは、職場と家と出張先で使う3つのcomputerがあれば充分と思っていたが、iPhoneやiPadのおかげで、会議中、移動中、外来診療中にもcomputerが使えるようになった。外来で患者を相手にするときは電子カルテを使うため、外来にある共用のcomputerにパスワードを入れて、情報管理をしているわけだが、自分用にバックアップをとるのは面倒だし、外出先や家で供覧することはできない。しかし、今や職場は病院にとどまらず、書類作成や論文書きなどは、家でも、移動先でも地方や海外の学会会場でも職場と同様の環境が得られ、仕事をすることが可能である。しかし、ここでいくつか問題が生じる。1.情報ファイルの整理2.情報入力3.情報過剰4.時間管理5.パスワードの管理これらを解決するのが以下に挙げるiPhoneで使える7つの Appsである。(1)File Organization and Access: 情報ファイルの整理に有用な Dropbox?家と職場で情報を共有するのに、今まではemailを自分宛に送ったり、容量が10MBを超えるようなときは、Stick Drive (USB drive)を使っていた。しかし、情報のdigital化のため他の情報(画像ファイル、FACSのデータ、gene chipのデータなど)容量はGiga単位まで増加する。また、 iPhone, iPadの導入により、情報共有するのに、こっちcomputerのファイルにはコピーしたけど、こっちにはなかったとか、どのファイルが最新のものだったかわからなくなったり、情報処理や情報整理に困惑してしまうことがある。先日は、FACScanからFlowcytometryのデータをUSB driveにコピーしようとしたとき、32GBのUSB driveが壊れてしまい、すべてのデータを失ってしまったという苦い経験をしてしまった。手動でデータを多数のcomputerに移そうという操作が問題なわけである。このような問題を解決する一つの方法は、情報をWeb上で管理するCloud技法で、そのソフトウェアーの一つに Dropbox?がある。Freeware で、自分のcomputerおよびiPhone, iPadにこのソフトをインストールすればえっ!と思うほど簡単にどのcomputerからでもWeb上に置かれた自分のファイルにアクセスできる。 Dropbox?をインストールすると computer画面の上方にDropboxフォルダーが自動的に作られ、ハードディスク上の他の通常のフォルダと同じように使うことができる。自分のファイルを Dropbox フォルダへ移動すると、そのファイルは Web や他のコンピュータの Dropbox フォルダにも移動されたことになるため、いちいち手動でコピーやアップロードを行う必要はない。記憶容量は2GBまでは無料である。(2)Information Capture: 情報入力に有用な Evernote?と Scan2PDF?いいアイデアを思いついたり、記憶しておきたい音声や画像などを情報媒体としてファイル化してくれるのが Evernote?である。これは学会等で威力を発揮する。これはいいなと思うスライドやポスターの写真を撮ったり、メモを書いたり、自分の声でメモしたりしたことが自動的にファイル化されるため、後から容易に検索できるため、情報整理が簡単である。また、Scan2PDF?は、取り入れた写真や文書を一つのpdfファイルとしてまとめるソフトである。(3)Information Overload: 過剰な情報を整理するGoogle Reader?とFeeds/RSS (Really Simple Syndication)ユーザーは多くの Feed reader を購読することができるが、自分の専門分野、趣味などに応じ分類し、それを一括して管理できると大変便利である。これを可能にしてくれるのが、 Google Readerで、自分で好きなようにニュースソースや文献などを整理し、どこに何があるか、どれが重要で、どれが未読かなど、一括して整理可能である。これはiphoneでも閲覧可能である。 Twitter?もニュースや医学雑誌の情報などを簡潔に、またFeed readersよりも迅速に提供してくれるので便利である。(4)Effective Time Management: 時間管理に最適なRemember the Milk? (RTM)時間管理の方法として私は、 David Allen の Getting Things Done (GTD) systemを使っています。GTD は 5つのキーワードCollect, Process, Organize, Review, Do から構成されます。 1.Collect (記録):やるべき事は思いあたったらその場で記録すべし 2.Process (作業法): やるべき事は、作業としての動詞で記載すべし(たとえば、読む、手に入れる、審査する、電話をかける、など) 3.Organize (整理): ただ羅列するのではなく、整理してリストを作るべし(たとえば、仕事用、プライベート用、勉強用などのファイル別にしたり、最重要(今日中)、重要(今週中)、等優先順位をつけておくなど) 4.Review (審査): リストの点検。時々見直さないと、やり残したりする恐れが出てくる。最重要事項は毎日、重要事項は週に一回点検するなど、予定表の定期的な見直しが大切である。一般人はだいたい100ぐらいのto do listがあるという。これを記憶だけで裁くのは困難であろう。5.Do (実行): 実際にやるべき事を実行するこのような時間管理のキーワードに遵守した時間管理ソフトがRemember the Milk? (RTM)である。ユーザーはやるべき事を iPhone上のRTMに入力し、優先順位や締め切り日なども設定できる。 iPhoneのRTMは、オンライン上のwebsiteとシンクロナイズしているため、どのcomputerからもアクセス可能だし、computerで入力したto do listをiPhoneから閲覧することも可能である。また、RTMにはreminder機能がついているため、テキストメッセージやemailを自分宛に送るように設定しておくと、締め切りや今日中にやるべき事などを前もって知らせてくれる。 (5)Password Management: パスワードの管理に最適なKeePass?今やパスワードで管理されたwebsiteは多く、個々のwebsiteでパスワードを思い出すのに苦労することが多く、忘れたときはいちいち自分のemailに送ってもらったり、電話をしたりとやっかいなことが多い。私の職場では、3ヶ月に一回パスワードの更新が義務づけられており、同じパスワードは使えないことになっている。最近の調べでは、パスワードとして多く使われている代表的なものとして、 123456, 12345, 123456789, Password, iloveyou, princess, rockyou, 1234567, 12345678, abc123などがあり、こういうのも避けねばならない。これを解決するAppsが、KeePass?である。 KeePass?はデスクトップ (Mac?, Windows?) 上に、インストールすると、iPhoneとシンクロナイズし、必要なパスワードを自動的に安全に保存してくれる。ユーザーはプログラムの稼働に必要なマスターパスワードを覚えておきさえすればいい。以上、仕事に使える7つ道具でした。