データファイルの整理
仕事をしていると、Excel、Word、Powerpoint、PDFなどのデータファイルが多数になります。
データサイズの大きいものなどもあり、容量を結構使用します。
紙の資料とファイルと両方持っているものなどもあります。
このように、紙だけでなくデータファイルも定期的に整理しなければなりません。
私が転職して2年強で、Excelなどのデータファイルが4,516個になっていました。
1年で2,000以上のExcelなどのファイルを作成、受領して保管していることになります。
さすがに膨大な量です。
これまで紙の資料は定期的に整理していましたが、このデータファイルについても定期的に整理をしようと決めました。
さもないと、延々と容量を使用し続けることとなります。
また、見ないファイルをいつまでも保管し続けることとなります。
まずは明らかに重複しているものを整理します。
例えば、朝礼の原稿は朝礼後にPDFで配信していますが、元の原稿はWordで作っています。
PDFとWordを両方保管していても、意味がないこととなります。
翌年も似たような話をすることもあるので、Wordを残し、PDFは全て削除しました。
この他に、フォルダを一つずつ見ていって、保管もしくは削除を決めます。
共有サーバーなどにファイルがあるものも、削除します。
とりあえず1時間ほどのチェックで、200以上のファイルを削除しました。
折を見て実施し、どこまで減ったか確認してみたいと思います。
会社として電子帳簿保存法の要件などで長年の保管が必要なものはともかく、それ以外のファイルは定期的に整理するようにしましょうと呼びかけることとしました。
徹底的にムダは省いていきたいと思います。