マンション管理士イダケンが管理をグッと良くする

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  委託費に含まれないお金

  管理会社と契約を結び、管理業務をお願いすることになりますが、関連費用ながら委託費に含まれないものがあります。契約書に細かく明記されればわかりやすいのですが、線引きが不明確なことも多々あります。代表的なものをあげます。１．契約書に明記している１）管理員室の電気料（マンション側負担）２）管理員室の電話料（マンション側負担が多い）・・基本料は管理会社負担という場合も３）什器備品類（マンション側負担が多い）・・机やロッカー等です４）日常清掃用具（マンション側負担が多い）・・契約の性質は請負なのですから管理会社で用意してもらいたいものですが・・ ５）消耗品（マンション側負担）・・洗剤や文房具等です ２．契約書に明記されていない（明記されていないことが多い）１）宅建業者への重要事項説明及び規約提供（宅建業者が実費負担）２）ワープロによる資料作成代（管理会社負担が多い）・・ワープロ代として請求する管理会社も３）管理費等引き落とし手数料（マンション側負担が多い）・・全戸分毎月なので結構馬鹿になりません。４）長期修繕計画作成費・・委託費に含まない管理会社は具体的な金額は提示していない５）管理員残業代（マンション側負担）・・曖昧です６）緊急業務出張費（マンション側負担）・・技術料や交換材料代は変動がありますが、出張費は一律にして提示するべきお金にかかわることは、明確にしたほうがよいと思います。国交省標準は基本的な内容を記載しているだけなので、詳細は追記していく必要がありますが、標準の焼き写しの契約書を使用していることが圧倒的に多いのです。曖昧性を含む契約書は、管理組合にとって不利益を受ける可能性があります。【2014年2月期マンション管理セミナーのお知らせ】2月11日（祝日）14時30分から新宿にてマンション管理勉強会を開催します。テーマは、 『管理会社の力をどうすれば引き出せるのか？』です。いわないとやらない、いってもやらないの不満が多い管理会社。どのようにして力を発揮してもらえるのかを勉強していきたいと思います。セミナー参加費は無料です。詳しくは下記URLより案内ページをご覧くださいhttp://www.idaken.net/study.html  にほんブログ村

  2014.01.23

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  組合が監視しないと管理会社は仕事しないのか？

  怒涛の仕事漬けの１月の三連休が終わり、ほっとしたのは、つかの間。すぐに週末がやってまいりました＾＾；今週の土・日も２日で６本の会合＆打ち合わせと、目一杯のスケジュールです。会合や打ち合わせだけに出ている分は、その時間拘束されるだけですが、実際には事前に過去の資料を読み込んだり、当日の資料を作成したりと、準備に相当な時間を要します。１本の会合や打ち合わせの準備に４・５時間は平均的にかかります。（内容によって１時間で準備が終わるものもあれば、２・３日準備に時間がかかるもの等様々です）６本の予定があると準備だけで２４－３０時間。１日８時間労働としたら３日はかかることに・・この他に電話・メールの問い合わせや、契約物件の対応、各種打ち合わせ、事務所の運営業務等があるので、休みなく働くことになります。事務所開設時、仕事が少なく辛い思いをしたことを考えれば、忙しいことは苦になりません。こんなに仕事を詰め込まなくても？と、声が聞こえてきそうですが・・イダケン指名の仕事が多い業者のバックマージンをもらわず、他コンサルタントに比較してリーズナブルな業務報酬で（中身の濃い）仕事を請け負うので、ある程度のボリュームがないと、事務所の経営が成り立たない。 こんな事情があります。 まあ、キャパシティーを超える仕事を引き受けることはありませんけど・・ 本題に入ります。契約書どおり仕事をするのはあたりまえと思いますが、それができないことが多く見られるのがマンション管理業界。契約書に記載されているやらなければいけないことをやらない。契約書に記載されている内容と実態と齟齬があるが、契約書の内容を修正しない。契約書に具体的に記載されていない、理事会・総会支援業務で、管理組合が要望したことに対して回答がない・遅い。管理委託業務の発注者は管理組合、受託者は管理会社です。発注者側の執行機関である理事会が、管理会社のコントロールをしなければなりませんが、現実にはなかなかできません。理由は・・・１．契約書の中身を理事会が理解していない２．契約書の内容が大雑把すぎて、管理業務の全体像が見えてこない３．管理会社の業務報告が曖昧で、業務の実態がわからない４．持ち回り制・短期任期の役員では、管理会社をコントロールするノウハウがない５．業務の良し悪しを判断するチェック基準がない６．管理会社は間違った仕事をしないと妄信的に信じ込み馴れ合いの関係になる７．理事会から要望を出されても、一年後には役員が変わるからと、真摯に対応しない８．管理会社社内のマニュアル化された業務以外の付加価値を提供しようとしない９．フロントマン（物件担当者）の理解力がない複数な事由があげられ、複合的に絡み合います。理事会においてチェック機能やマネージメント力向上をスローガンにしても、簡単にできることではありません。マンション管理士等のコンサルタントに頼めば問題解決するのかというと、必ずしもそうとは言えません。管理組合・管理会社の実務を熟知しなければ、チェック機能の役割を果たせませんので、資格を持っているからといって、任せておけば大丈夫なわけではありません。イダケンの考えは、理事会でチェック基準を設ける。組合員目線で管理業務を監視する実務を理解したマンション管理士が客観的に業務分析を行ない、不備な業務については、具体的な改善案を示し、管理会社へ是正を求め、一定期間内に成果をあげられたかの検証を行なう。この二つの役割があわせ持つことで、チェック機能を強化し、コントロールができるようになると思います。ただし、そもそも業務提供力がない管理会社は、改善に限界があります。この場合に、業務向上を求めていくためには、管理会社変更という選択肢を考えなくてはなりません。にほんブログ村

  2014.01.18

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  大幅なコストカット

  2014年初めての記事UPです。1月の三連休で、管理委託契約見直しのビッグプロジェクトが大詰めを向かえ、あえてブログの更新を控えました。結果から言うと、当事務所の契約物件において週末の3日間で約7千万円のコストカットが実現しそうです。すごい金額です。管理組合に還元された分は、是非有効利用していただければと思います。管理会社選定に至った原因は、管理会社に対する不信感が少なからずあります。管理会社が、契約に定めれた業務を履行しない、履行しても不十分である。組合に対して適切なサポートをしてくれない。こんなところから不満が生じます。 管理会社をマネージメントする管理組合側にも責任がありますが、持ち回りを中心とした短期任期の理事会では、管理会社の業務を理解し、チェックすることは現実的には難しいと思います。管理会社選定を行えば、競争原理が働くので、ほとんどのケースで委託費は下がります。金額は下がるというメリットはありますが、安かろう悪かろうになる可能性もあります。金額だけではなく、管理会社がどのようにして不満を解消するように改善してもらえるかを「見える化」するとともに、新しい契約を締結後、改善提案をしたことが履行されているか経過観察をしていかなければなりません。コストカットは競争によって導き出される当然の結果であって、管理組合と管理会社の関係性、役割をいかに改善できるかがコンサルタントとしての能力が試されるのであると思います。 にほんブログ村

  2014.01.15

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  管理会社業務＜管理組合要望！？【会計編】

  管理会社に対する不満を仕事柄よく聞きますが、果たして管理会社は管理組合の要望に応えられるような業務力があるのでしょうか？数回の日記に分けて、考察してみます。まずは、会計業務。ご存知の通り国交省の管理業者登録に必要な基幹事務のひとつです。大きく三つの業務に分類されます。１．月次会計報告。毎月理事会が開催されないマンションも管理者（理事長）へ月次報告書が送付されていると思います。業務レベルはどうでしょうか？Cは最低限のレベル、Bは通常の対応、Aは丁寧な対応になります。Aの対応を行うことで管理組合は「しっかり業務をやっている」なと受け取ると思います。 Cランク：資料配布のみ→理事会資料として月次会計報告を配布する。読み合わせは行わない（ 理事会のない月は理事長へ送付）Bランク：資料配布＋説明理事会で月次会計報告の説明を行う。質問があれば簡単なことはその場で回答、専門的なことは持ち帰って次回理事会で回答を行う。Aランク：レクチャー＋資料配布＋説明＋中間監査新役員に対してマニュアル等を併用して月次会計報告の読み方をレクチャーする。半期に監事へ中間監査を行ってもらう。帳票類を準備し、管理組合に対して質問があったことは即答する皆さんのマンションはどうですか？２．年次会計報告会計年度を締めたら、定期総会に提案する年次会計報告案を提出します。Cランク：資料配布＋監事に監査依頼→年次会計報告を理事会に配布するが月次で毎月報告しているからと読み合わせを行わない。監事には領収書類等を渡し、いついつまでに監査するよう依頼Bランク：資料配布＋理事会説明＋監事に監査依頼→年次会計報告を監査同席の理事会で読み合わせを行う。質問があれば簡単なことはその場で回答、専門的なことは持ち帰って書面等で回答を行うAランク：資料配布＋理事会説明＋理事会と別に監事に説明＋質疑応答は専門的なことを即答できる方を同席→理事会とは別に、監事へ監査方法等の説明を行う。また、時期的に理事会で質問したことへ管理会社は即答できなければこまるので、会計に詳しい会計部署やフロントマン上席者を同席する３．年次予算会計年度前または決算時に合わせて予算案を提示します。 Cランク：資料配布＋簡単な説明→昨年の収支状況を踏襲した予算案を作成。昨年のままであるからと十分な説明を行わないBランク：資料配布＋物価変動や駐車場等契約率等を反映＋説明→電気料の上昇、消費税値上げ、駐車場契約率等を反映した予算案を作成。読み合わせを行うAランク：Aランク＋長期修繕計画の反映＋赤字が生じた場合の改善提案→長期修繕計画に計上されている工事項目を予算に含めるか検討、また、収支に赤字が生じた場合、改善策を提案。これらの議論は、短時間でできることではないので、暫定予算案の検討は会計年度を締める前に行うことになる現実的にフロントマンの能力に依存している部分があり、不慣れや面倒くさがりのフロントマンはCランク、通常のフロントマンはBランクくらいの対応になります。Aランクはエースクラスのフロントマンやよほど会社のバックアップ体制ができている管理業者であれば対応してもらえるかなというところです。（管理会社が自発的にAランクの対応をすることは少ないでしょう）次回は収納業務について考察したいと思います。   にほんブログ村

  2013.12.31

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  なぜ資料をきちんと読まないのか・・

  管理会社の相見積を依頼する時に、見積の提出資料や期日について注意書きを記した要項書業務内容の詳細を記した仕様書項目毎の内訳に金額のみを入れる見積書をイダケン事務所で準備します。 見積もり提出前に質疑応答期間を設け、回答書を全社にメールします。さて、見積の提出期日が到来し、比較表を作成する際、ひどいことひどいこと。何がひどいって、要項書等資料をきちんと読んで提出していないことです。大規模修繕業者はまだまとも、管理会社は共通条件での見積もり提出が慣れていないのか、滅茶苦茶です。資料の送付部数を待ちがいたり、送付先を待ちがいたり、見積もり条件を勘違いしたり、勝手に共通見積書をアレンジしたり、必要書類が揃っていなかったり、質問もせずに不明と明記し必要記載項目をブランクにしたり・・通常管理会社の営業マンは、社内でもわりと優秀な人材が担当します。管理会社内で優秀といわれる人達が重要書類をろくろく読まないで、勝手な解釈で提案をするのですから、一般のフロントマンはどうなのか不安だらけです。人材不足なのか、仕事を舐めているのかわかりませんが、こんなんじゃ、管理会社の期待にこたえた仕事なんてできるわけないでしょうね・・今の管理会社には不満、あたらしい管理会社へは不安。管理組合は救われませんね・・・ 【マンション管理セミナー開催のお知らせ】イダケン事務所では次の通りセミナーを開催します。１．日時：平成25年10月14日（体育の日）14時から２．会場：BasePoint会議室（新宿区西新宿）３．定員：20名４．会費：無料５．備考：セミナー終了後情報交換会を兼ねて、軽食とお酒を提供し懇親会を開催します。懇親会の費用は一人2千円になります。 セミナーのみの参加も可能です。詳しくはこちらのホームページをご確認ください。http://www.idaken.net/study.html＊＊ブログランキングサイト参加中！下の画像をクリックしてください！励みになります。にほんブログ村

  2013.10.03

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  現地説明会どたきゃんの悲劇

  こんにちわ！イダケンです。イダケン事務所では相見積の現地説明会は各社時間をずらしておこないます。業者を同じ時間に集める一斉方式をやらない理由は、業界が狭いので、営業経験を数年している方は、大体どこの業者が来ているかわかってしまい、下手をすると、業者間が裏で話し合い、適正な競争が阻害される可能性があるからです。相見積もり先の数は管理組合が決めますので、最大で20社以上対応したこともあります。もちろんイダケン事務所のスタッフは必ず立ち会います。ここからタイトルのお話です。 現地説明会の集合時間を過ぎても、管理業者が来ないので、管理会社の事務所へ電話。電話に出た方から、「営業のT氏は風で病欠」「営業のK氏はまだ出社していません」ですと正直な回答が・・折り返し電話をするよう伝えると、T氏から連絡がありました。「自分（辻氏）は風邪を引いていけない。K氏は家庭の事情でいけない」とのこと。イダケンの事務所の電話番号及び携帯電話はメールで前もって送信済みイダケンがなぜそれなら朝一でも電話をもらえないのかと質問すると「K氏（T氏の部下らしい）から電話がありませんか？」と責任転嫁の発言。その後もくどくど、T氏とK氏が行けない言い訳を並べたので、イダケンは会社に頼んでいるんだからそんな話は聞いていない。御社はそんな対応をする会社なのですねと話すと「結果的にそういう対応（連絡無しのドタキャン）をしたことになります」と回答。二人が担当していて、連絡なしドタキャン！3名営業担当がいるとT氏は話していましたが、その内2名がこれです。 最低限のビジネスマナーができないような会社にリプレイスなんて頼めませんね！【マンション管理勉強会のお知らせ】 2013年9月16日（祝日）14時-17時に新宿にてイダケン事務所主催のセミナーを開催します。当初はイダケンの新宿事務所を予定していましたが、10名を超える参加申込みを頂きましたので、急遽イダケンの事務所から近い場所に貸し会議室を確保しました。テーマは「管理会社委託契約の内容とマンション管理業界の実態」です。会費は無料。定員は15名までとさせて頂きます。（1組合で複数の方の参加も可能です）ご興味のある方は是非参加してください。詳細は下記URLからお願いします。 http://www.idaken.net/study.html にほんブログ村

  2013.09.12

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  管理会社って何仕事しているんだ！

  こんにちわ！イダケンです。9月に突入しても暑いですね。さて、本題に入ります。管理会社の仕事ぶりに不満を持つ方がイダケンへ相談に来ますが、委託契約に照らし合わせてと言うよりも、 誠実さやビジネスマンとしての基本的な資質・マナーに欠ける等の不満を多く聞きます。不満がある以上、それを改善していかなければ、管理組合のストレスはたまります。契約先の管理会社に改善を求めるにせよ、管理会社を変更してリセットして一からやり直すにせよ、これまでの不満＝管理会社への要望を整理し、管理組合の望む管理サービスを受けられるよう行動していく必要があります。管理会社への不満がある方。委託契約の中身と管理規約に定める管理組合業務を理解していますか？委託契約と管理規約は密接にリンクしています。管理組合運営を良くするための条件の一つとして、管理会社から適切なサービスを受けることがあげられます。前述の通り、担当者の仕事への姿勢は、大変重要なファクターではありますが、担当者や管理会社の対応が変わるだけで、サービスが向上するわけではありません。「管理組合の行う業務とは何か？」「管理委託契約に定める管理会社の仕事とは何か？」「現在できていないこと、改善して欲しいこと」管理委託契約見直しに関しては、具体的に課題整理をすることから始めましょう。イダケンは数多くの委託契約内容と日常管理状況を分析・診断してきましたが、グレーゾーンや実態に則っていない項目が目立ちます（マンションによって指摘内容は異なりますけど）とは言え、規約や契約書の文章を読むだけでは何を書いているかわからんと言う方もいるかと思います。ここから宣伝です。イダケン事務所の勉強会を開催します。テーマは「管理委託契約内容をやさしく解説！マンション管理業界の裏側も教えちゃいます」です。 平日ではなく土・日・祝日に開催して欲しいとの要望がありましたので、今回は、9月16日（祝日）　14時より17時の開催になります。いつもより時間は一時間延長です。参加費は無料。イダケンの新宿事務所を予定しています。定員は6名。一組合一名を原則とします（参加者が少ない場合は複数の参加がOKになります。一言お声掛けください）。なお、申込みが多ければ、別に会場を確保するかもしれません。 今年に入って勉強会は2回開催しています。参加者の方は御存知だと思いますが、イダケン事務所の売り込みはほぼありません。勉強会＋意見交換会と管理組合運営に役立つよう企画調整しています。近々案内を記載したホームページをUPします。申込みはmail@11kanri.comからお願いします☆ それと、現在坂尻マンション管理士がWebを利用した勉強会を予定しています。こちらも決定次第御報告しますね！ にほんブログ村

  2013.09.01

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  ブランド管理会社は安心できるのか？

  ８月になりました。海まで歩いて20分のとこに住んでますが仕事で海にいく暇がないイダケンです。本題に入ります。 ブランド系管理会社は安心だ！こう思っている方はいっぱいいると思います。確かに会社としての知名度は抜群。ブランド名がついている管理会社が管理していれば、資産価値が上がるとか考える方も少なくないのでしょう。一例を挙げます。イダケンの住まいのマンションの管理は野村です。イダケンが役員を務めるまで・・・管理員が空地に自転車を止めることを誘導した管理員がゴミ置場前に居住者来訪者駐車を誘導した規約では専有部分床面積の総会議決権を、一住戸一戸で計算した総会で決議された銀行口座開設の手続きを怠っていた。長期修繕計画による修繕積立金改定年にも係わらず、理事会に提案しなかった。細かいことを言えば、レポート用紙数枚にもおよぶ力作の苦情日記が書けそうなくらい状態でした。担当者がたまたま悪かったのでは？とんでもないこれまで担当者は５人変わっていますが、基本レベルは５０歩１００歩。イダケンマンションへの嫌がらせで悪い担当を派遣しているのかとも思ってしまいます。大手管理会社は管理員の指導をしっかりしている？過去の管理員がたまたまはずれだったのかもしれませんが、イダケンはそう思いません。新築後すぐに管理員が配属した場合、物件担当者や指導員が品番に巡回し、こと細かく指導し基盤を固めることが重要です。大手だからマニュアルはしっかりしているのでしょう。また、研修も年何回も行われています。システム化されたことに安心して、個別の事案に対応できなくなっている。この実態は大手が管理している多くのマンションでも見られます。イダケンは住まいのマンションで３年間役員を務め、管理組合がしっかりしなければならないことを同じマンションに住む組合員に認識して頂き、役員を退き数年。しばらく良くなったと思っていましたが・・・やってくれました野村！過去日記で排水管清掃の話題を書いたと思いますが、同じことをまた繰り返したのです。４年ほどまでにイダケン宅で移動可能な洗濯機を動かすのが面倒で清掃しないことを指摘。しぶしぶ移動して洗浄をしようとした際に、排水口の不具合が発覚。新築時の不具合と思われるも、排水管清掃を実施してもらえない住戸は排水口に不具合があったことがわからないため、アフター保証での対応をしてもらえません。調べると複数の住戸で同様な事象がありました。結果、管理会社（たぶん下請け）負担で排水口の不具合を直しましたが、イダケンが強く訴えていなければ、排水管清掃を実施してもらえない＋本来無償で直してもらえた排水口不良を個人負担で直すことになっていたのです。イダケンの部屋は、管理会社に改善を要請してから、毎年洗濯機を移動して清掃をしてもらいました。しかし、今年イダケンは外出。妻しかいない時に、過去の過ちと同じで、作業員がこれはできないねっとぶつぶついいながら、浴室から時間をかけて排水をしたから大丈夫ですと最もらしい説明をして帰っていきました。妻はおかしいなと思っていましたが、人に強く言えるタイプではありません。妻に聞いて、この事実が発覚しました。大手管理会社は下請けの教育がしっかりしている！？とんでもない過去に管理会社が「反省し、今後二度とこのようなことを致しません」と言った事象ですら、徹底できないのです。管理会社の知名度は確かに重要かもしれませんが、ハリボテで満足できますか？大手＝提供業務品質が高いという図式は、少なくともマンション管理業界では当てはまりません。理事会が管理会社をしっかりチェックする。業務の見直し要請を定期的に行い、品質向上してもらうことが必要です。大手ですら、企業内部による品質管理・向上サイクルがしっかりしていないのが、マンション管理業界なのです。大手というブランドを背負っているのですから、管理組合の期待も大きいはずです。しかしながら、どうもブランド管理会社⇒安心⇒お任せという図式が構築され、結果、管理会社を甘えさせ、品質の低下を招いています。ブランドという外見だけをみないで、内実をしっかり検証してください！皆さんが期待しているブランドの仕事をしてもらってください！ブランド管理会社であっても、良い管理を手に入れるためには管理会社業務の検証（チェック）⇒見直しは必要です！！【ミニ勉強会開催します】８月１４日（水）１９時～新宿事務所で所要２時間で定員６名の勉強会を開催します。関心のある方は↓をご覧ください！http://www.idaken.net/study.html にほんブログ村

  2013.08.01

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  住込み管理員と通勤管理員

  築30年以上のマンションでは、住込み方式の管理員を採用しているところがあります。リゾートマンションに限ったことではなく、都市部でもあり、イダケンが知る限り30戸程度の小規模マンションでも住込み管理員さんが勤務しています。住込み管理員のメリットは何かあった場合、同じ建物に「常時いる」という安心感ではないでしょうか？住込み管理員のデメリットは・・・１）管理員室居室の光熱費を負担する必要がある（管理会社負担の場合でも経費は委託費に上乗せされている）２）契約上同じ時間帯の勤務でも通勤管理員よりも人件費は高め３）通勤方式が主流になっており、拘束時間が長くサービス残業を強いられると言うイメージが強い住込み管理員の人材確保が難しい（最近では、住込みの新規受託を断る管理会社が多い） 管理会社との契約書を見ると、労働基準に抵触するのか、勤務時間は明確に書いており、適宜残業対応する内容はあまり触れないようにしています。 「安心感」というイメージに慣れ親しんだ居住者にとっては、住み込み方式から通勤方式に変更しようとする時は難色を示します。住込みから通勤方式に変更する場合は、単純にお金（委託費）の問題だけはなく、これまでの住込み管理員によってプラスアルファのサービスを通勤方式でもいかに埋め合わせることができるかが、合意形成のポイントになります。   にほんブログ村

  2013.07.04

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  管理会社フロントマンすごっ！

  過去日記で、管理会社フロントマン（物件担当者）の意見を全て信用してはいけないということを書いたことがあります。これって二流、三流の管理会社のことでしょ？ってお思いの方。とんでもなっしんぐ！週末、大手の管理会社フロントマン（物件担当者）から電話が。内容は総会の議決要件の確認です。区分所有法は総議決権数の過半数の合意です。（例えば1戸が1議決権を持つ40戸のマンションであれば21の賛成で決定）標準管理規約では委任状や議決権行使を含む出席者数の過半数で決することになります。（例えば1戸が1議決権を持つ40戸のマンションで、委任状等を含めて30戸の出席があれば16の賛成で決定総会の普通決議要件については管理規約が優先されます。連絡があったフロントマンは、前者・・区分所有法の手続きを前提に話をしています。実態は、大多数のマンションは国交省標準管理規約を規範としていることから後者の手続きを取ります。この思い違い、大変なことですよね！規約どおりの手続きであれば決議されることを、管理会社の勘違いで議決要件のハードルをあげることにより、否決される可能性があるのです。フロントマンは国家資格である管理業務主任者をもっています。専門家が「区分所有法では～」など説明すると、多くの方が疑いなく信じてしまうでしょう。フロントマンがみな同じではないでしょうが、民法、区分所有法、規約を混同して考えているフロントマンは多いのが実態です。イダケンは法律の専門家ではありませんし、完璧な人間ではないので、不安だなと思うことがあれば、弁護士に確認します。にほんブログ村

  2013.06.30

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  お客様の意見をどう反映するか？

  管理会社担当者が対応は良くない、遅いと言う愚痴をイダケンは多く聞きます。なぜ、そうなのか？イダケンは約10年間管理会社へ勤めていた経験で考察を述べます。理由１：掛け持ち物件が多く手が回らない、社内フォローができていない大手でも多い会社だと一人１５物件以上担当マンション掛け持ちします。月1回の理事会、月1回以上の巡回、各種お客様からの電話対応、事務処理、社内会議を真面目にやるとよほご効率よくやらないとパンクします。個人能力に依存してしまう体制が管理会社に根強く残っています。管理会社の多くは縦割り業務です。どんなにフロントが忙しくて、積極的にフォローしてあげようという一致団結したチームプレーができません。理由２：ＯＪＴが不十分である掛け持ち物件が多い→忙しい→休みがない→残業が多いで、フロントマンは研修や自己啓発する時間が限られてきます。目先の仕事ばかりに追われて、業務向上をするゆとりがない人が多いです。理由３：給与が安く、モチベーションが上がらない、離職率が高い管理業界は給与が安い会社が多いです。利益率は低いの？と言われるとむしろ逆なのですが、なぜか社員還元をしっかりできていないようです。忙しくても給与が高ければやる気がでるのでしょうが、忙しい、休みが取れないで給与が安ければモチベーションは下がりますし、別の業界に目移りしてしまいます。（イダケンが務めていた会社は給与は高かったですが、一度たりとも満足したことはありませんｗ）理由４：やって当たり前、マイナス評価を基準とした社員評価給与が安いと言うことは、管理会社の花形であるはずのフロントマンは管理会社内でそれほど大切に扱われていません。上司の評価はやって当たり前、プラスの評価はほとんどせずに、波風を立てないことを良しとする風潮があります。ミスがあると、よほどの功績がない限り、大きなマイナス評価になり給与や昇進に反映、フロントマンはびくびくおびえながら仕事をすることになります。その結果、上席者もフロントマンも社内で管理組合の正確な情報を伝えず、問題が大きくなってから事態収拾にあたるという悪循環を繰り返します。理由５：意見を言う人をクレーマーとして一くくりに扱うここで今回のタイトルに直結します。意見を強く主張する組合員がいると、しょっちゅう管理会社へメールや電話があります。フロントマンが個人で握りつぶせるわけもなく、上司の耳に入ります。評価を下げたくないフロントマンは、「クレーマー」です。とさらった報告します。上司もクレーマーならかわいそうと、正論を言うお客様を真摯に対応せずに、「クレーマー＝会社の敵」と位置付けます。確かに明らかな言いがかりをつけてきたり、理不尽な要求をしてくる人がいるのは事実。組合員からの主張の多くは、サービスの向上に生かすことのできる貴重な意見として「ありがたく頂戴するもの」内容なのです。イダケン、管理会社を卒業してから5年を経過するので、多少業界は変わっているかもしれませんし、うちの会社はそうじゃないというご意見もあるかと思います。最前線で仕事をしているイダケンにとって、この日記に書いた内容は管理業界全般にあてはまっているのだろうといまだに感じています。中・長期的に見ればマンション管理業界は良くなると思いますが、兎に角時間がかかります。前回の日記にも書きましたが、マンション管理を良くするためには管理会社に依存せずに、如何に管理組合、理事会運営が円滑に行くかに注力するべきです。【ブログランキングサイト参加中！】※この記事が役立った、おもしろいなと思った方は下のイラストをクリックお願いします。にほんブログ村

  2013.03.05

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  管理会社さん、何でリプレイスされるか考えてみて！？

  リプレイスされた・されそうになった時に管理会社社員やその上席者は、保身があるので決まって「クレーマーがいて管理会社変更されちゃいました」なんて報告します。（管理組合さん、苦情を対応を改善しようなんて真面目に考えている管理会社なんて稀ですよ！）その結果、いつまでも、マンション管理業界は良い方向に行かない。これが現状です。今管理会社がリプレイスていさくで積極的にやっていることはサービスの向上・・とんでもない・・管理組合へコンサルタントを入れないように防波堤をつくることです。ろくにマンションへ行かないような管理会社が防波堤をつくるなんて簡単にできるはずないですし、管理員はむしろ頻繁に接しているお客様を向いて、雇い主である管理会社に不満を抱いているんです！イダケン管理会社は必要枠だと思っています。そんな管理会社にイダケンの小言ｗ一つ目、管理会社の役員さん、社員さん、サービス業で厳しいところの実施研修を受けた方が良い！上から目線は良くないです。低姿勢でいろとはいいませんが、ちょっとした小言を言われただけでむきになって反論してくる。これ良くないです。悪い点を率直に言ってもらえるなんてむしろ感謝しなければいけません。上から目線にしては、あなたがたのスキル低すぎます。意識の高い組合員がいればすぐに馬鹿にされちゃうんですよぉ！二つ目二重マージンをやめる。お客さんから利益を得て、さらに下請けの業者からリベートをもらう。どっちの方向いて仕事しているかわからなくなりますよぉ！下請け泣かせても、業務の質が落ちるだけ。自分達の仕事を評価してもらい、常識的な委託費を管理組合から支払ってもらえるよう努力するべき！三つ目もっとマンションへいこう！管理員任せ。管理員がどんなに優秀だって、ほっておかれれば孤立しちゃいます。お客様は管理会社の事務所にいません。管理員さんの声、居住者の声をたくさん聞けばマンション個々の事情に即した良い提案できますよぉ！四つ目、井の中の蛙になってないか？マンション管理業界の業務スタンダードは他業界に比べて業務提供レベル低いです。リプレイスの原因は、お客様のこんな管理会社ありえなーーい！が招くことを認識しましょう。うちの管理会社の常識は、お客様に受けるサービスじゃないんです。社内で評価されればサラリーは上がるかもしれませんが、先を見た時に使えない括りにならないよう、セミナーや管理組合さんが参加する交流会に積極的に参加してみましょう！五つ目、前向きに仕事しよう！言われたことだけやってればいいやじゃ、お客様は満足しません。上司が適当にやっていればいいんだよ！って言われてそうなんだって思うようじゃダメダメです。お客様に対して手を抜けって言うような教育を受けるようなら、そんな会社未来はないと思います。上場会社だってつぶれるご時世なんですよ！一生懸命、誠実に仕事をするあなた。強いことを言われるかもしれませんが、人対人なんですから、必ず成果がでます！合理的にしよう、企業として常識的な考え。顧客と会社の板挟みになるなんてみんな同じ。パーソナリティーが評価されるのは昔も今も変わりません。ポジティブシンキングがお客様を幸せにできるし、会社内でいつか必ず認められる！そう思って仕事しちゃおう！ちょっと頭の悪い感じで文字を並べてみましたが、管理会社を良くするために応援しているんです。イダケンは管理組合の味方であれど、管理会社の敵ではありません。でも管理会社がいい加減だと、なんとかしようと、管理会社にとってはイヤだと思うことも良かれと思ってずばずばいいます！がんばれマンション管理業者！管理組合の期待は大きいぞぉ！！にほんブログ村

  2012.11.17

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  伊藤忠UCと大成有楽不動産が着服

  タイトルの企業ブランドがある中堅管理会社二社が社員の着服により国土交通省から指示処分を受けました。因みに伊藤忠ｱｰﾊﾞﾝコミュニティは二回目の指示処分になります。どんな手口があるにせよ、あってはならない不祥事が発覚した時点で国土交通省はもっと厳しい罰則をすることがマンション管理業界の健全化につながると思います。国交省のホームページにのるくらいじゃ、真摯に受け止めないです。業務停止は、契約先の管理組合先に大迷惑。例えば、旧で言う原則方式しか5年間は認めないや、ファームバンキングの利用を認めない、現金での取り扱いは禁止する等です。基幹事務業務でこんなことやってるようじゃ、厳しい規制を受けることでもしなければ直りません。二社のうち一社は、昨年契約の見直しの仕事をしたことがありましたが、担当者も上席も「うちみたいに大きな会社が、管理士風情に細部までチェックされなきゃいけないの」と言う上からの姿勢で接してきました。うちは法務部や契約課があり、きちんとした契約書です！！管理士さんの修正指摘は対応できないと思います。なんて大ウソ誤字や誤植が複数あったり。例えばエレベータ補修など、POGなのにFMと書いてあったり、専門部署意味なーーしという感じでした。結果、イダケンの指摘した内容はほぼ修正対象になりました。こんなもんなんですよ！管理会社の契約書は第三者の専門家にチェックしてもらうことをお勧めします。管理組合のリスクがある契約を締結しているようであれば、被害にあい、やな思いをする前に契約書の抜本的な改定や改定に応じなければリプレイスした方が良いかもしれません。過去日記で適正化法の改定では、近いうちまた不正が出ると警鐘をならしましたが、やはりその通りになりました。二回処罰をうけた管理会社は、倫理規定に引っ掛からるから脱会させる！なんて高層なんちゃら協会はすれば協会の信用度が上がると思うのはイダケンだけでしょうか。国交省もなんちゃら協会も業界を甘えさせる土壌をつくってませんか？適正に業界をコントロールし、弱者である管理組合を守ることを主眼に考えることが必要では？？ にほんブログ村

  2012.09.21

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  管理会社の月次報告

  この手の記事は過去何度か書きましたが、ここ1ヶ月で、なんじゃこの報告？と思うことが何度かありました。大手であるほどシステムがしっかりしていて、事務報告はしっかりしているのは？と思いがちですが、そうとも限りません。元トップブランドDA社。会計報告しかありません。事務報告の提示を求めたところ嫌な顔をされました。因みにリプレイスでの質問に対しては事務報告まで細かく行いますと回答しますし、マンションによっては細かい内容を報告します。客の顔をみて仕事をしています！理事会もアジェンダ（議事進行表）なしに進めようとします。これもマンションによってはしっかりしたものを作ってきます。うるさくないお客様には露骨に手を抜くようです。親会社がADRとなり、関西本社の住宅メーカーに吸収されたDLN社。会計報告＋3行程度の事務報告です。確かこの会社もリプレイスの質問に対して、会計以外の事務報告も細かく月次で報告すると、さらっと回答していました。前の管理会社は受託戸数５０００戸未満の小企業でしたが、一ヶ月の業務内容を２、３ページにまとめ、しっかり報告していました。とすると・・・スペックダウンです。私が要望したら、報告できますと答えていました。要望がない限り、しないようです。因みに委託費が１０００万円近い、１００戸以上のマンションでのことです。次にどこかのランキングで満足度が一番と評価されていた、私が住んでいるマンションの管理会社でもあるNLS社。月次方向は厚く、まあまあのレベルを報告しますが、大型のタワーマンションで、かつ委託費が１億円近く、２４時間管理体制なのに関わらず、日常管理の報告が数行程度と薄っぺらいもの。この会社は管理組合の要望をぶつけると、標準的な対応で、難しいですと拒みます。リプレイスの話まで進むと、手の平を返したように、二つ返事でものごとが進みます。月次報告は日常マンションがどのような状態になったかを知ることができる重要な資料です。この報告がしっかりできていないところは、業務のマネジメントができていないことが多いです。上記の事例はこの業界では大手です。大手＝しっかりしている。そんなことはありません。ろくろく「ホウレンソウ」ができない大手の管理会社に限って、リプレイスの際は、契約している管理会社の粗を探して、こんなことありえませんと鼻で笑います。リプレイスの際は、管理会社に何らかの問題があるから管理会社を変えようとしますが、リプレイス後に、前の管理会社以下の月次報告をするような管理会社。５０歩１００歩です。こんな管理会社に鞍替えを考えている管理組合さんに、レベルの低い業務を平気で行い言い訳ばかりする管理組合の仕事ぶりを見学していただきたいくらいです。新たに新規物件を獲得する前に、まずは足元を見て業務の改善をしたほうがいいのではないですか？ ・・・久しぶりの日記更新セミナーの告知です。９月１７日（祝日） に横浜　桜木町で、イダケンがボランティア開催しているマンション管理組合適正化ネットワーク主催の管理組合の勉強会・交流会を行います。今回はイダケンも参加者として勉強しに行きます。平均１０－１５管理組合が参加する情報交換の場です。参加お待ちしています☆http://ekumiai.web.fc2.com/index.html にほんブログ村

  2012.09.02

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  漠然とした要望では相手に伝わらない

  管理会社に不満があったとします。いろんな意見がありましたが、従来より２割の委託費が下がり、プレゼンテーション会でやる気のある管理会社へ変更することが決まりました。これでマンション管理は良くなるのでしょうか？変わった管理会社は信用を得ようと一生懸命仕事をするので、一時的に良くなるでしょうが、時間の経過と共にサービスは落ち、以前と同じような不満を新しい管理会社へ抱くようになります。不満は何か？具体的にどのように改善して欲しいのか？を明確にし、管理会社へアプローチすると共に、その結果どうなったのかを事後的に検証し、改まらない部分は対策を講じるという流れが必要です。例えば・・・フロントマンの対応が悪い、遅いという不満では、何が悪いかの管理組合はどのレベルの仕事までを要望するのか管理会社はわかりません。（わかっているくらいならば、そもそも不満は生じませんので・・・）まず、管理組合の作業として、不満と改善要望を明確にします。議事録が１ヵ月後に全戸配布では遅すぎる。管理会社素案の作成が会終了後１０日を過ぎなければでてこなく、その後修正、署名・押印をもらっては１ヶ月間どうしてもかかる。素案作成締め切りを今までの半分の会終了後５日以内に短縮をして欲しい 次に管理会社へこの内容をぶつけ、期限を区切り書面での回答をもらいます。できる、できない、代替案の提示と三つの答えが返ってきます。できるは問題なし。但し本当に実行されたのか経過観察を行います。できない（今のやりかたが精一杯）の回答は、実現するためには管理組合が我慢することを容認するか、管理会社を変更するしかありません。代替案が提示された場合は、管理組合の許容範囲内なのかを確認します。管理会社に良い仕事をしてもらうためには、いったいどこまで仕事をしてくれるのか確認し、それが管理組合の要望を満たすか評価する作業が必要です。  にほんブログ村

  2012.08.24

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  変わる変わるよ♪フロントは変わる

  住まいのマンションの掲示板をみるとフロントマンが変わるとのこと・・・築7年半で、これで四人目。因みに今の管理員も四人目。継続性を保つような理事会運営に見直したので影響は少ないと思いますが、輪番制一年任期総入れ替えなら、とんでもないことになっていると思います。大手管理会社ってこんなもんですかね。せめて一人の担当者に３－５年くらいは続けて仕事をしてもらいたいものです。にほんブログ村

  2012.05.04

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  きた━ヽ(ﾟ∀ﾟ)ﾉ━!!!!! 日本ハウズイングと合人社業務提携

  独立系大手管理会社二社が業務提携を発表。（Ｔさん情報提供有難うございます）http://www.housing.co.jp/ir/indication/pdf/20120328_1.pdf合人社は日本ハウズイングの主要株主なのでいつかは・・・と思っていましたが、ついにきました。懸念されるのは過当競争による市場の寡占化。それに伴うサービス低下です。兎に角ネット上で、噂が絶えない二社です。今後の動向が気になるところです。 にほんブログ村

  2012.04.04

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  上から♪管理会社♪

  イダケン所有する二つのマンションで役員を勤めていた経験があります（一つはまだ現役です）。建物の不具合があった時に、疑問に思うことがあります。それは、見積だけを持ってきて、口頭で説明し、承認を得ようとする管理会社のスタンスです。 管理会社から言うと、そんなのあたりまえだと主張かもしれませんが、そう思った管理会社さん、次の内容を熟読し根底から考え方を改めてください。不具合を提案する資料は・・・１．写真付きの状況報告書（不具合箇所の写真をとったもの）２．提案書（不具合原因の見解、消耗品が故障した場合には期待耐用年数と、改善提案方法をまとめたレポート）３．見積書この３点が１セットです。 多くの管理会社は自社で元請受注をするべく、自社の見積をマンション側へ提出します。仕事をもらうのに、見積だけを提示するのは、あまりにも荒く、仕事を舐めています。管理組合の執行役となる理事会は、基本素人集団です。役員さんたちにも理解でき、納得できるような資料を準備することが親切心ではないかと思います。見積を提示すれば仕事をもらえると考える管理会社のスタンスはあまりにも上から目線すぎ、素人はプロに任せておけばいいんだという慢心なのです。顧客である管理組合側の方をむいていません。しかも管理会社のフロントマンはガキのつかいで、見積もり内容について詳しく突っ込んだ質問をすると、回答ができないことが多く、次回技術社員や協力業者を次回会合で呼ばなければならないという二度手間が発生します。 経験・知識に乏しい役員さんが、中途半端な知識しか持ち合わせないフロント担当のアドバイスを受けながら管理組合運営を行なうことになれば、マンション環境は良くなろうはずはありません。 ３点セットを作る手間は大した労力ではありません。ひと手間を惜しむような管理会社は良い仕事ができるわけがありません。見積だけをもってくるようなフロントマンがいれば本人のためにも、こんな半端な資料をもってきて！と叱りましょう。見積を持っていけばいいんだというふうに教育されている管理会社の研修制度だけには任せておけません。面倒くさい話ではありますが、自分たちのマンションを良くしたければ管理会社担当を管理組合で教育しなければなりません。  にほんブログ村

  2012.02.02

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  良い管理会社を教えてください

  タイトルの質問、よく聞かれます。即答でここがオススメです。という管理会社はありません。抜きん出る実力を持つ管理会社はイダケンは知りません（あるかもしれませんが・・・）良いか悪いかは管理組合とのマッチングだと思います。例えば１０の管理組合のうち、８の管理組合がダメ（良い）と思っている管理会社でも残り二つはこんな良い（悪い）管理会社はないと思っているかもしれません。何をもって良しとするかは管理組合の着眼点次第です。管理会社選定を行う際イダケンの仕事はお見合いを成功させることです。管理組合はどういう相手を望んでいるのか？お相手の管理会社は希望に添える条件を満たしているのか？とにかく相手にもてない八方美人のような管理会社もいます。また、希望した条件の多くに及第点が付く優等生な管理会社もいます。お金持ちや高学歴、容姿端麗な方と結婚したからといって幸せになるとは限らないのと同じように、表面的な内容が良い管理会社を選んだものの、じっくり付き合ってみると、選択が間違っていたということも起こりえます。その間違いはマンションの将来を左右するような大きな失敗になるかもしれません。見積をとること、条件に合うであろう管理会社をピックアップすること、プロフィール表をつくること、選考会を開くお膳立てすることは確かにサポート業務になります。これだけだといいお相手探しは管理組合の見る目に委ねられます。 ちょっとした行動力がある管理組合ならプロの手を借りなくても、この程度のお相手探しならできてしまいます。 管理組合は十人十色。それぞれ個性があるように、管理会社だって得手不得手があります。イダケンは、お相手を探している管理組合の希望、お相手候補の管理会社の性格をことこまかく分析し、良いお見合いができるよう心がけています。分析力がイダケンがもっとも得意とするところです。良いお相手を見つけたいが、自分で良い管理会社を見つけるのが不安と思う管理組合さん。 数多くのお見合いを成功させているイダケン事務所にご相談ください＾＾ にほんブログ村

  2011.12.09

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  適正化法第７２条重要事項説明はいつすればよいのか？

  リプレイス時にマンション管理の適正化に推進に関する法律第７２条に基づく重要事項説明をいつすればよいのか？リプレイスではなく今まで契約していた管理会社と契約更新をする場合においては、流れA:重要事項説明→委託契約締結の総会決議→契約書締結このような流れになると思います。リプレイスだと・・・流れB：管理会社選定総会決議→重要事項説明→委託契約締結の総会決議→契約書締結となると、管理会社が決まる前と決まった後に併せて2回総会を行わなければならないことになります。総会を１回で済ませたいのならば、流れC:重要事項説明→管理会社選定総会決議後、同日に委託契約締結の総会決議→契約書締結と言う流れになります。 もともとの管理会社の更新可否ならともかくとして、決まってもいない管理会社から重要事項説明会の案内が配布されるのはどうかと考えてしまいます。イダケンが気になる点があります。 適正化法第７２条では契約書締結前に重要事項説明をしなさいと定めていますが、委託契約締結の総会決議前に重要事項説明会を実施しなさいとは定めていない気がするのです。国交省近畿地方整備局のホームページでは次のように記載しています。（以下引用）  Q1-6：重要事項説明を管理組合の総会での管理会社決定の決議後に行うことは問題ではないでしょうか。A1-6:適正化法では、契約締結前に行わなくてはなりません。重要事項説明は、契約締結前に契約の重要事項を予め説明するものであり、管理会社の選定に直結するものではありません。管理会社決定については、総会前に複数社のプレゼンテーション受けたり、見積もりを取ったり、居住者からアンケートをとるなど、理事会で複数の案を提案し決議するか、或いは総会に複数の案をかけて決議する方法などいろいろな方法があると思われます。（引用終わり） 以上の見解からも 管理規約の総会承認事項である「組合管理部分に関する管理委託契約の締結」と適正化法第７２条「マンション管理業者は、管理組合から管理事務の委託を受けることを内容とする契約を締結しようとするときは、あらかじめ、国土交通省令で定めるところにより説明会を開催し、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等及び当該管理組合の管理者等に対し、管理業務主任者をして、管理受託契約の内容及びその履行に関する事項であって国土交通省令で定めるもの（以下「重要事項」という。）について説明をさせなければならない。」は別物だと考えます。適正化法７２条はあくまでも管理業者が委託契約書締結前に行う義務で、委託契約締結の総会決議にあたって事前に重要事項説明を行うということとは読み取れません。イダケンの見解は、 上記流れA、B、Cは望ましい姿であるとは思いますが・・・管理組合にとっては重要事項説明がなくとも委託契約締結の決議を行うことは法的に問題はないと考えますし、また管理業者にとっても契約締結前に重要事項説明を行えば法律違反になりません。 皆さんどう思われますか？ にほんブログ村

  2011.12.04

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  管理会社の見積は高いの？

  相談者『管理会社がもってくる見積は高いのですが、こんなものなのでしょうか？」イダケン『どうして高いと思ったのですか？』相談者『同じ条件で管理会社以外の業者に見積を取ったところ、３割近く安い金額が提示されました。』イダケン『管理会社は営利企業ですから、必ずしも良心的な金額を提示するとは限りません。一社しか見積を取らないと「言い値」ですから割高です。相見積もりを取ると、２割、３割安くなるケースは多いようです。』相談者『うちのマンションの管理会社はぼったくりなのですか？』イダケン『管理会社が元請となって見積を提出する場合にはどこも同じようです。管理会社に工事を発注するなとは言いませんが、工事を決めるときは複数の業者から見積を取ることが大切です。』相談者『管理会社におんぶに抱っこではいけませんね』イダケン『管理組合が見積の査定を行い、適正価格で発注する必要があります。面倒くさいからと管理会社お任せだと高い手間代が発生します。』 相談者『数年後に大規模修繕を控え、不安です』イダケン『日常修繕のチェックはもちろんですが、多額の工事費が必要な大規模修繕は、工事内容、見積金額、業者の信用度等慎重に比較した上で決めることが重要です。イダケン事務所のような第三者専門家に業者選定補助をお願いする方法も一つの方法です。コンサルタント代は発生しますが、トータル的に適正価格で品質の高い工事を実現できます』 にほんブログ村

  2011.11.29

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  管理会社不満の原因　フロントマンの人間性

  フロントマンに対して・・・ 対応が横柄だ。口先だけで実行力がない。もっともらしいことで本気にしたら、よくよく調べると全く違った。こんな声をよく聞きます。管理会社の不満の原因に 慢心・謙虚ではない・管理組合を下に見る等々フロントマンの人間性の問題があります。 素人集団の管理組合は口出しせずに管理会社に任しておけばいいんだ的な高圧的な対応をする経験に裏打ちされた自分の知識を過信し、慎重に物事を進めようとしない。言い訳、逃げ腰で時間をかせぎ、うるさい役員がいなくなるのを待つ。 管理組合が不満を抱くフロントマンは、こうした共通項があります。たまたまハズレの担当だったのか？企業の教育制度の問題なのか？きちんと見極める必要があります。前者ならば担当者を変えれば解決することがあります。後者の場合には、担当者次第で管理組合の運営が大きく左右されることになります。 にほんブログ村

  2011.11.22

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  管理会社不満の原因　コミュニケーション不足

  前回の日記で管理会社の不満の原因について4つに大別されると書きました。今回の日記ではその中の一つ「コミュニケーション不足」を分析してみます。 １．コミュニケーションを取る間隔管理会社に依頼したことに対して中間報告、進捗状況報告がない。がこれにあたります。依頼したことに対して報告がないと、「何もやってくれていないじゃないか」と管理組合はストレスは抱えます。依頼されたことは、必ずしもすぐ結論がでるとは限りません。内容によっては数週間、数カ月必要なものもあります。管理会社は一生懸命対応したとしても結果を出すまで、管理組合に報告がないと、やっているかやっていないかが管理組合にはわかりません。これが苦情のもとになります。伝わらなければ、管理組合にとってはやっていても、やっていなくても同じに見えるのです。仕事をしているのなら、自信をもって報告をしましょう！２．コミュニケーションを取る方法がわからないメールが良いと言う方がいたり、メールではわかりにくいという方がいたり、可能ならば直接会って話したい人がいたり、人によってコミュニケーションの取り方は変わります。メールが良いのか？電話が良いのか？電話ならばどのくらいの時間が良いのか？訪問ならばいつが予定を組みやすいのか？最初に把握する必要があります。管理会社がこうしたいではなく、相手がしたいという内容を第一優先で、コミュニケーションを取る方法を決める。これが管理組合にとって、もっともストレスがなく、不満が起きない方法です。役員交替の時に起こりやすい不満で、前の理事長や今までの理事会がこうだったではなく、人が変わればやり方もかわるのですから、思い込みを捨てしっかりとヒアリングをしましょう。３．知らないことが恥ずかしい担当が変わった後に過去の経緯が引き継がれていない。管理会社へ依頼したことについて過去の経緯等を十分にヒアリング調査をしない。管理会社はプロだから知らないと恥ずかしい、これがコミュニケーション不足を招きます。知らなければまず「調べる」、わからなければ「聞く」ことが大切です。恥ずかしいと思っているのは管理会社だけで管理組合側は聞かれることで、管理会社の担当者は一生懸命問題解決に取り組んでいると感じることも多いでしょう。過去日記にも書きましたが、管理会社が積極的に「理事会・総会履歴要約」を作成することは、コミュニケーションを取るための一つのツールになるかと思います。 にほんブログ村

  2011.11.16

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  管理会社必見！不満の原因とは？

  開業してから少ない年でも年間150本以上の相談を受けます。その中でも最も多い事案は管理会社の不満です。世知辛い世の中だから金額面でしょ？と管理会社さんから指摘されそうですが、金額だけで相談したケースは稀です。金額面をクローズアップして相談をするケースは確かに多いのですが、よくよく話を聞いていると、管理組合さんが求めているのはコストパフォーマンスだとわかります。仕事ぶりが悪いから、委託費が高いと感じる。これはコストパフォーマンスが低い状態です。マンションを購入した時には、管理費や支出はこんなもんだろうと思っているのが、住んでいるうちに管理会社の仕事ぶりに不満を監事、管理費や支出に興味を抱き、高いと思うようになります。仕事ぶりに対して委託費が高い。コストパフォーマンスが低いと相談をする管理組合さんは感じています。問題の根は  １．コミュニケーション不足２．慢心、謙虚ではない、管理組合を下に見る３．担当者もしくは企業の向上心不足４．危険予知に欠ける５．再発防止策がないここに尽きます。 具体的なことは今後のブログ記事で少しずつ触れていこうと思います。   にほんブログ村

  2011.11.13

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  優秀なフロントマンは存在する

  イダケン事務所に管理会社を見直したいと言う相談は管理組合は多いのですが、ほとんどの場合は物件担当者であるフロントマンがだらしないことが起因しています。しかし・・優秀なフロントマンもいます。理事長を務めるマンション。未経験で半年前に担当になったばかりのフロントマン。初めは全く期待していなかったのですが、使える！専有部分立ち入りの点検に率先して立ちあいを行ったり、先日作成された議事録素案は手直しなしと言う良くできた内容だったり、・・離職率の高い管理会社なので辞めないことを祈るだけです。契約先のマンションでは、大手管理会社のエースクラスが登場しました。前任者の一年分以上の仕事をわずか1回の理事会で消化した感じでした（如何に前任者が不甲斐ないかもありますけど・・・）エースは温存しますので、なかなか現れてきませんが、あたるとその効果は絶大です。個人の資質にサービスが大きく影響されるのがマンション管理業界の問題点です。 にほんブログ村

  2011.08.04

• もう一つのブログを持つ意味

  イダケンのブログファンならご存知かと思いますが、もう一本頻繁ではないものの不定期に更新しているブログ『こんな管理会社はいらない　変更・見直しの極意』があります。昨日久しぶりに更新しました。http://11kanri.blog12.fc2.com/blog-entry-93.html今お読み頂いているブログは仕事だけではなく、私生活のことを含めて気の向くがまま好きなことを書きつづっているページです。もう一つは・・・私が10年近く在籍していた管理会社の経験をもとに、マンション管理業界の行き末を心配し、今は第三者的な立場になった身で管理会社を叱咤激励するとともに、管理組合様にマンション管理業界の実情を知ってもらいたいとの思いでつくった、言わば「偏ったネタ」のページです。両方のブログで共通するところは文章が下手と言うことですが（自爆）・・・それぞれ個性が違っていると思います。もう一つの方もネタはいっぱいあるのですが、なかなか更新できずにいます。自分で言うのもなんですが、自分の思いが詰まっているストレートな表現のブログです。まだ日記数も100ページ程度で多くはありません。お時間がある時にご覧ください。『こんな管理会社はいらない　変更・見直しの極意』ＵＲＬ↓↓http://11kanri.blog12.fc2.com/http://house.blogmura.com/mansionkanri/  

  2011.07.12

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  どうすればリプレイスで仕事を取れるの？

  新築供給マンションが減る中、リプレイスで仕事を取りたいと。管理会社は皆さんそう思っています。思っているだけでは仕事が取れません。私のところへ相談しにくる管理会社もいます。一生懸命やっている担当者をみると、サラリーマン時代のことを思い出し、なんとかこの人を助けてあげようと思うイダケンです。がマンション管理士はノウハウをお金で売っているようなものなので、基本的には簡単には教えません（笑）例外もあります。悩めるリプレイス担当の相談に乗り、まずはホームページの会社のアピールを見直せば？と助言。忙しい時間を割いて、A4　2枚程度の専用の企画書を無料でつくってあげました。ここからが重要！だまされたと思ってすぐに採用するか、否か。イダケンは年間平均２００－２５０の管理組合から相談を受けています。また、数多くのリプレイスに参加し、管理組合が何を重要視するのか？データを蓄積しています。蓄積したデータを渡すことはできませんが、こうした数多くのサンプルを参考にアドバイスをしているのです。でも・・・・数箇月を経過して何も変わっていません。上司に怒られるから、仕事を取りたいのかな？って思ってしまいます。リプレイス担当の熱意とリプレイスにかける会社の意気込みが管理組合に伝わらなければ、仕事は取れません。手を差しのべるのには限界があります。聞く耳をもたない人に何を言っても仕方がありません。立派な会社だと勝手に自負するのは自由ですが、中身が薄っぺらだと、どんなに体裁を整えてもいつかは管理組合にハリボテだと気付かれます。管理会社のいけないところは、大したサービスも提供できないのに、図体ばかりが大きくなり、それを立派な企業だと錯覚しているところです。確かにあれだけ高い純利を上げていれば、第三者は財務的に優良な企業だと評価してくれるでしょう。管理組合の財産の骨の髄までしゃぶれば、とことん儲けることができます。一見すれば優良企業でしょう。でも、ビジョンがない管理会社は、この先厳しい目が向けられ、それが必ず業績に反映してくると思います。 にほんブログ村

  2011.06.29

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  管理会社変更・見直しは出だしが重要

  管理会社の見直しを検討している管理組合は多いのではないかと思います。私は一番重要でかつ慎重に行わなくてはならない局面が見直しを進めるにあたっての導入部だと思います。分譲マンション運営の核は総会合意です。方向性がフラフラした状態では、見直しがあらぬ方に進み、見直ししたはずなのに前より悪くなったと言うことが起こりえます。実際に管理会社見直しを行った後、失敗したと言う相談をイダケンは数多く聞いています。イダケンのもう一つのブログでは見直しの詳しく流れを紹介していますが、少しマニアックなので、こちらでわかりやすく紹介したいと思います。管理会社変更、見直しは今の管理会社に何らかの不満があることから進みます。【作業１．見直しに至る根本的な問題点を明確にします】管理会社に対する不満は大きく分けて二つあります。１．金額の不満・・・管理委託費が高い等々２．サービスの不満・・・フロントマンの動きや対応が悪い等々具体的にどこが高いのか、何が悪いのか明確にしましょう。【作業２．問題点が明確になったら、改善のオプションを模索します】問題点があるから、管理会社を変えたい。確かに一つの方法ですが、改善するための選択肢が他にないかを検討します。問題を提起したあなたは「管理会社を変えたい」かもしれませんが、他の人がそう思わなければ、分譲マンションの決めごとは総会で決済することになるので、話が先に進みません。改善をするための方法は二つあります。１．今の管理会社に改善を要求し、期間を決めて結果を出してもらう２．今の管理会社は期待薄だから、他の管理会社に改善を求める管理会社を変更すれば、確かに金額は下がる確率は極めて高く、問題点の一つは解決できるでしょうが、サービスの不満が解消できるかは確証がありません。改善のオプションは、１をした後でなくては２へ進んではいけないと言うことはありません。問題点を意識する管理組合は、過去の理事会で何らかの形で管理会社に改善を要求している可能性があります。そこで、１、２の作業を同時に進めても良いと考えます。【作業３．理事会で管理会社見直しをすることの合意を得る】問題提起するあなたが、理事長でも、理事でも、組合員でも、見直しを進めるにあたっては必ず理事会の決裁をとってください。あなたが一組合員であれば、理事や理事長に直談判。理事会に同席させてもらい、見直しの必要性を訴え、理事会で検討してもらってください。あなたが一理事であれば、理事長へ事前に相談し、管理会社を退席させた状態で理事会で審議してください。（管理会社がその場にいると、話し辛いと思います）あなたが理事長であっても独断で進めてはいけません。管理組合の責任者とは言え、管理組合の執行は理事会、総会の決議に委ねられていますので、あくまでも一理事としての意見として、問題提起した上で、他の役員の合意を得ることが必要です。【作業4．誰が見直しを進めるか？】理事会を中心で見直しを進めることが多いようですが、日常の審議事項の他に見直しの作業が入り、しかもその作業は管理会社の手伝いを望めないので、役員さんには相当な負担が加わります。また、管理会社を変更する場合、引き継ぎ、変更を含めると期を跨ぐ可能性があり、一年任期総入れ替えの理事会では、見直し作業が円滑に進むことができません。理事の中で留任覚悟の専門理事を設けるか、大規模修繕のように理事会の諮問機関として専門委員会を創設するか、独立した審議機関を持つことが望まれます。問題提起した方が一組合員であれば、専門委員会のメンバーに加わってもらうのが良いかもしれません。【作業５　総会で見直しを進めることの合意を得る】準備は理事会で進めていけば、何も総会で準備を進めることの合意を得なくては良いのでは？と思う方がいるかもしれません。管理会社見直しは、管理組合にとって重要な事項です。管理費、修繕積立金は総会で決済された予算内で運用するのと同様に、理事会で進める執行事業は、事前に総会で事業計画として承認を得ることが必要です。定期（通常）総会で、管理会社を見直すことが予め事業計画に盛り込まれ、理事会に準備運営が一任されていれば問題ありませんが、事業計画に含まれていない時は、事業計画修正案の決議として臨時総会を開催し、「なぜ見直ししなければならないのか？」「見直しによりどのような改善が期待できるのか？」「どのようなスケジュールで進めるのか？」を説明し、合意を得ることが必要です。【PR】イダケンがボランティア参加している「マンション管理組合適正化ネットワーク」主催の管理組合向け勉強会・交流会を７月３日（日）１３時３０分から足立区北千住で開催します。セミナー参加者からの希望があった管理会社見直しのプロセスをセミナーに組み込む予定です。上記に書いているようなことをより具体的に解説します。↓URLはこちらからhttp://ekumiai.web.fc2.com/seminar.html#aにほんブログ村

  2011.06.24

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  『クレーム』と考えない

  『クレーム』この言葉を聞くと、嫌な気分になります。ネガティブなイメージを持つ単語ですね。定期購読している週刊誌に某企業のお客様センターの特集が載っていました。その企業では、お客様からの電話を『クレーム』 ではなく『ご指摘』『ご意見』『ご要望』として受け止め、お客様の声に耳を傾ける重要な仕事として考えています。 また、応対後速やかにオンラインで各相談センターに情報を共有するそうです。お客様のご意見をクレームという位置づけで処理し、対応した社員が貧乏くじを引いたと慰め、電話をするお客様をクレーマーの括りに入れる。マンション管理会社に当てはまることです。 相談を受けた内容を体系的にまとめ、社内で分析し、より良くしようとしている管理会社はどれだけあるのでしょうか？発想を改めること。リプレイスが盛んに行われるようになっている昨今。管理会社は、金額を下げればいいんでしょ。的な対応が多く見られます。管理会社は言い値で非常に高い利益率を確保してきたので、大幅にダンピングしても、一般企業くらいの利益は十分維持できるのです。リプレイスを行っている管理組合さん。金額面だけでは納得してはいけません！ マンション管理会社の差別化はサービス品質の向上に目を向けて頂きたいものです。【PR】管理会社依存から脱却。管理組合主体の運営をめざしませんか？http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.html#a  にほんブログ村

  2011.06.17

• 消費税増税と管理費

  ご存じの通り我が国の財政は大赤字です。収入が増える見込み、借金（赤字）が減らせる見込みがない状態で、景気回復のなのものと、減税や救済措置でじゃぶじゃぶ支出を繰り返します。また、震災復興で大きなお金が出ていきます。国債で賄うのは将来に「つけ」をまわしているだけなので、その場しのぎで何の解決にもなっていません。ニュースでも盛んに騒がれていますが、近い将来消費税増税が予想されます。管理費や修繕積立金から支出される金額に増税分がＵＰしてきます。消費税増税が何％になるかはわかりませんが、１０％になった場合＋５％、１５％になった場合＋１０％、支出が増えることになります。管理費財政に余裕があるマンションなら良いのですが、ツーペイ（収支がトントン）で運営している管理組合は対策を講じる必要があります。管理費や修繕積立金の支出のうち、もっとも大きなウェイトを占めるのは管理会社に支払うお金です（※修繕は管理会社が元請けになった場合）。管理会社は自発的に自分たちの利益を削ることはありません。消費税が値上げし、管理費等の財産状況がひっ迫すれば「消費税があがったわけなのだから、その分管理費徴収額も上げましょう」こうした切り口で、各戸からの徴収金額を増やそうとするでしょう。管理会社の腹は痛まない。顧客である管理組合の腹を切る。果たしてこれでいいんでしょうか？管理会社に払う委託費を見直し、無駄な部分を省くことで、消費税が値上げしても、各戸の管理費が上がらず済むかもしれません。将来の財政不安は早いうちに解決しましょう！管理委託費削減については下記ＵＲＬをご覧ください。http://www.idaken.net/kanrihi/http://house.blogmura.com/mansionkanri/ 

  2011.06.01

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  マンション管理の最新動向

  久しぶりに「マンション管理」のキーワードで最新ニュースを検索してみました。大京グループ系の管理会社が受託戸数40万戸を超す。大京は、2009年にオリックス・ファシリティーズ株式会社、株式会社J・COMS（現株式会社ジャパン・リビング・コミュニティ）の株式を取得し、グループ傘下にしました。大京アステージ、ジャパン社ともにリプレイス市場への参入も積極的です。2010年管理受託戸数増は三菱地所コミュニティがＮＯ．１首都圏を中心に大規模マンション開発に積極的な三井不動産住宅サービスが２位、野村リビングサポートが３位と、財閥ブランド系の管理会社がＴＯＰ３を独占しました。毎年5月25日号のマンション管理新聞に管理受託戸数ランキングが掲載されますが、今年はますます大手管理会社のＭＥＧＡ化が進んでいるのかなと思います。にほんブログ村

  2011.05.15

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  節電ニッポン

  福島原発を抱える東京電力圏内だけではなく、原子力発電所が軒並み停止に追い込まれれば全国的にあてにしていた電力が不足します。最近は地球温暖化の影響もあり夏場の電気需要が高くなります。計画停電で急場を凌ぐのか！？否 ここは企業、家庭が協力して節電に努めなくてはなりません。家の電気はエアコンをなるべく動かさないように・・個々で対応できますが、マンションは共用部分があります。 共用部分の節電を誰が率先してやるのか！？私は管理会社がイニシャチブを取るべきだと思います。照明を間引きするにせよ、複数台エレベーター設置の建物で一部停止するにせよ、基本管理会社や管理員さんが行動することになります。管理組合から節電しましょうの声を待ってから行動するのではなく、管理会社が積極的に提案すれば企業イメージがぐっと良くなります。 不便極まりない計画停電が回避できるのなら、皆さんちょっとの我慢は辛抱し、協力すると思います。やるべきことは・・・具体的な共用部節電プランの提示（わずかな削減でもすべての分譲マンションが実施すれば効果はあるはず）階段利用の協力のお願い（規制するのではなくあくまでも協力） 各住戸節電の協力のお願い（お知らせや掲示）等々考えられます。 夏はもうすぐそこです。早い時期に電力削減の準備を進めていきましょう！環境にやさしい、節電ニッポンをめざしませんか？ にほんブログ村

  2011.05.12

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  人に優しく

  昨日はパソコンの前で資料作成、事務仕事を延々とこなしていました。そんな中無料相談の電話が３本。全て管理会社絡みの不満絡み相談内容でした。もっと、管理組合の方をむいて仕事をしてくれればいいのに・・相談を受けるたびに管理業界を憂います。 輪番制で役員を決めるマンションでは不満を覚えた組合員は、いつか理事になります。 管理会社に対する心象が悪ければ、良い関係を構築することはできないでしょう。多くのマンションから話を聞いて感じるのが、管理会社の対応に誠実さ、思いやりがないのです。仕事が忙しいのはわかります。困って電話するお客様になおざりな対応をするのでは、顧客はがっかりして、頼りにならないと思ってしまうはず。良い回答ばかりできないのはわかります。でも、どうすれば良いか一緒に一生懸命考えてあげることはできるはず。 人に優しく。施しをすればいつか自分にも跳ね返ってくる。イダケンはいつもそう考えて仕事をしています。 【PR】やさしくない管理会社は、管理組合にプラスになる仕事を積極的にしてくれません。マンションをよくする為には管理組合運営を自分たちの力で向上していかなくてはなりません。イダケンがボランティア参加している『マンション管理組合適正化ネットワーク』では、理事会運営改良計画～管理組合主役の運営を目指しませんか？～をテーマに５月８日（日）に横浜で管理組合向け勉強会・交流会を開催します。いっしょに住みよいマンションをつくる方法を考えていきませんか？ http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.html#a にほんブログ村

  2011.04.14

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  地震後の管理会社対応

  東北地方太平洋沖地震後の対応について相談を何件か頂きました危険な箇所があっても、告知をしない震災後建物がどうなったのか？一報がない震災後、緊急点検実施について管理会社からアプローチがない管理会社と締結している委託契約には・・・管理組合が災害又は事故等による損害を受けたときは、その損害を賠償する責任を負わないものとする。と記載され、管理会社の免責事項となります。地震で壊れた箇所により組合員や入居者がケガをしても、管理会社は責任を問われません。望まれる管理会社の対応は、管理会社社員や管理員が目指点検をした結果を、掲示板に告知する。危険箇所があれば全戸に告知し、安全対策をする。バルコニーの破損状況はわからないので、全戸にアンケート調査をする。住んでいる方は地震により自分の財産であるマンションがどうなったか不安に感じています。管理会社はプロとして適切な対応をしなくてはいけません。【PR】イダケンがボランティア参加している『マンション管理組合適正化ネットワーク』主催の管理組合向け勉強会・交流会を４月９日（土）１３時３０分より、池袋にて開催します。テーマは「管理委託の見直しについて」　です皆様の参加をお待ちしています。http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.html#a         にほんブログ村

  2011.04.01

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  コミュニケーション不足に注意

  管理会社選定作業を行う際、管理会社からこんな相談を受けることがあります。新しい管理会社からは・・・自分たちの思い通りになんとかならないのか？契約中の管理会社からは・・・なぜ自分たちに不満を持つのかわからない？イダケンはそんな相談があるといつも思います。新しい管理会社さん。自分たちの思い通りにできないことに初めから不満を持つなら、なぜにその管理組合と契約を締結するのですか？ 契約中の管理会社さん。だから契約を切られようとしているのではないのですか？ リプレイス（管理会社見直し）を考えている管理組合は、お金の面だけではなく、サービス面での不信、不満から管理会社という存在に対して疑心暗鬼です。疑心暗鬼を払拭し、信頼関係を勝ち得るのは、時間が掛かりますし、努力、工夫が必要です。契約中の管理会社であれば、信頼を失った状態からのマイナススタートです。 会社一丸となって誠意を見せなければ、管理組合の心に届きません。新しい管理会社であれば、管理組合は過度と思える位の期待を掛けられて当然です。その期待に応えるためには、順調に行っているマンションと同じ対応をしてはダメなのです。また、管理組合の「歴史」「前々からのやりかた」もあります。新参者が私たちを信用して私たちのやり方に合わせてくださいというのは、過程をあまりにも端折っていると思います。契約できれば良いだけではダメ。契約先の満足どを如何に高められるかに力を注いで欲しい。そのために必要なのは管理組合との「濃厚」なコミュニケーションだと思います。 管理会社さんの社員の多くは恵まれた環境に甘えすぎです。もっと気持ちを込めて仕事をしてくださいね！ 【PR】イダケンがボランティア参加している「マンション管理組合適正化ネットワーク」主催の管理組合向け勉強会・交流会が４月９日（土）１３時３０分から池袋で開催されます。テーマは「管理委託費をみなしませんか？」です。リスク、手間が生じる委託費の削減を如何に成功に導くか、ビフォーアフターを丁寧に解説します。皆様の参加をお待ちしています☆彡http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.htmlにほんブログ村

  2011.03.27

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  『わからない』はプロとして恥

  持ち帰って回答します・・・プロが発するこの一言で管理組合はいらっとします。確かに担当者一存で決められないことはあるでしょう。それが日常茶飯事だったらどうします？１円でもお金をもらっていればプロなのだから、ガキの使いでは済まされません。会社の代表者として顧客である管理組合と接触するわけですから、それなりの裁量権と、スキルがあって当然です。ヒアリングは確かに重要です。顧客である管理組合からいかに本音や要望を引き出せるか、プロとしてそのスキルは求められます。でも、質問されたこと、相談されたことについて『？』『持ち帰ります』『勉強不足でわかりません』は、プロとして恥ずすべき回答です。『持ち帰ります』の回答をする場合においては、顧客である管理組合もその質問なら仕方がないと思えるレベルに達していなければ、顧客はプロを見下すことになるでしょう。プロとして役に立たないと顧客が感じれば、管理会社やマンション管理士と契約している委任の根本である信頼関係が失墜します。まともに対応・回答できない人間を顧客である管理組合に派遣するようなら、その派遣先はお客様を軽視していると見做されます。知識が欠けていれば、いつも顧客に行く時に参考書なり、資料なりをどんなに重くとも持参していれば、時間こそかかるかもしれませんが質問があった時にある程度きちんとした回答を導き出せるはずです。『知ったかぶり』『わかりません。持ち帰ります』を平気で言う方は、労を惜しむ傾向があり、顧客に行く時は準備不十分なことが多いように感じます。そもそも『知ったかぶり』も、プロとして期待される応えを『持ち帰ります』と回答することもイダケンから見れば同じ次元です。もっと恥じてください！そうならないために努力してください！楽観的な発想とポジティブシンキングはイコールではありません。スキルがなければ努力する。努力ができなければ向いていない。人それぞれ向き不向きがあります。プロとしての自覚があるのなら顧客に迷惑をかけない、適正がなければ別の方法に向かって努力する、これがポジティブな発想だと思います。にほんブログ村

  2011.01.24

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  管理会社から委託契約を解約

  役員が無理難題を押し付けてくる！管理会社側から委託契約を解約する理由の一つがこれです。にほんブログ村 売主系列のマンションを管理する管理会社は、販売ｰ管理一環体制の『売り』を守るために、管理会社側から解約する事例は稀です。多少役員さんが無理なお願いをしても、親会社のマンションを購入した大切なお客様だからと、聞き入れることが多いようです。リプレイスで仕事を取った管理会社はどうでしょう。仕事を取るために、受注前は背伸びをして、営業マンは「なんでもOK」的な回答をすることがよくみられます。契約後も信用を築こうと、二つ返事で管理組合から言われることを引き受けていきます。そもそも、リプレイスをする管理組合は、前の管理会社に対する不満から管理会社を変更する経緯をもつため、管理組合の運営上の諸問題が山積みになっていることが多いのです。さぁ、そこで、任せてくださいと！二つ返事で仕事を引き受ける管理会社が現れたらどうなるでしょう？期待が膨らむ管理組合は、山積みになった問題を片付けていこうと、大量の仕事を「できる」と答えた、または断らない管理会社にどんどんお願いしていきます。始めから『できない』という言葉をつかることは躊躇われ、無理して仕事を請け続ける管理会社の物件担当者＝フロントマンはどこかの地点で許容オーバーでパンク。仕事が少しずつ後れがちになり、仕舞いには契約書どおりの仕事がこなせなくなります。THE　END期待を裏切られた管理組合の落胆は大きなもの・・・物件担当者は一生懸命やっているかもしれませんが、管理組合は以前の管理会社の不信感がよみがえり、関係が悪化します。最初の一行に戻り、役員が無理難題を押し付けてくる・・・リプレイスを積極的に取り組む管理会社は、自分たちと合わないと思うとすっぱり見切りをつけ解約してきます。何がいけないのか？イダケンは、管理会社が意思疎通を怠ったことが原因だと思います。大げさかもしれませんが・・・リプレイス＝管理会社変更はマンションで革命を起こすようなものです。革命を貫く強い意志をもつ役員さんがいてリプレイスが成功します。強い意志を持つ役員さんは、管理会社の言うことに惑わされず、自分（管理組合）の意見をはっきり伝えます。また、前述のとおり、新しい管理会社に期待が膨らむ役員さんは、少しでも早くマンションの健全化を進めるため、勢いよく活動をしていきます。リプレイスをする管理会社は上記の状況がわかっていて当然ではないでしょうか？（わからなければわかってください・・そういうものです）管理会社は自分のペースで仕事をしたい、管理組合は一日でも早く正常化をはかりたいお互いの思っている管理のベクトル、方向性が違えば、時間の経過に伴いズレが大きくなります。できること、できないこと。物件担当者が言いにくければ、上席や営業マンが間に入って、どのように管理を進めていくか、ひざを突き合わせて管理組合と話し、管理をリニューアルしていくべきです。それも問題がおきてからではなく、問題が生じる前にです。リプレイスは取るのが大変ではなく、取ってからが大変なのです。営業マンがリプレイスに熟知しているだけではなく、フロントマンもリプレイス物件の特性を理解していなければ、上記のような問題が起こる可能性は高いのではないかと思います。

  2011.01.14

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  フロントマンの限界と管理会社ＣＳ

  先般仲間とお話をした際に、管理会社のＣＳが話題となりました。ＣＳとは過去日記にも書いていますが、《 customer satisfaction 》顧客満足のことです。管理会社をサービス業の一つとして捉えるのであれば、ＣＳに対する意識・行動は低い業態と言えるでしょう。管理会社がＣＳ意識に欠ける理由の一つとして、管理組合への窓口であるフロントマン業務の限界があげられます。フロントマンの担当数は一人あたり１２－１５棟が平均です。最近は法整備により事務手続きが増えたこと、また管理組合運営に関心が高いマンションが増えたことにより、毎月、理事会を開催する管理組合が増えています。仮にフロントマンが担当するマンションで毎月理事会を開催した場合に、１ヶ月の土日はほぼ理事会で予定が埋まることになります（土・日に理事会は集中し、一日にできる理事会の回数は移動時間を考え２物件程度）。週休二日の雇用条件でフロントマンが働くと、平日二日休みをとり、平日３日働くことになります。理事会がない日は、議事録作成、管理組合から宿題をもらったことの事務処理、会社への報告、居住者からの問い合わせ処理に追われ、実際に現場であるマンションに足を運ぶ機会は、平均すると月に１回が限界でしょう。小規模管理会社で、フロントマンの業務範囲が多い場合には、月１回の現場巡回も難しいかもしれません。ＣＳを実現するためには、顧客の声にしっかり耳を傾けるとともに、管理組合ごとの特性を理解したうえで現場あわせの対応が必要であると考えています。管理会社担当者が理事会を含めて月に２回以下しか、しかも１回あたり現場にいる時間は２時間程度の状況では、どのマンションも右へならえのルーチンワークしかできません。マンション管理を行う上で、ルーチンワークで行うサービスに対して顧客が満足するとは思えません。管理会社は質向上に対してこんな対策をアピールします。研修でフロントマンの質を向上させる・・・いっぱいいっぱいの時間の中で無理に研修の時間をつめこまれると、委託先の管理組合への業務が手落ちになります。巡回数を増やす・・・事務処理に費やす時間が減るため、管理組合から出された宿題に迅速に対応できなくなります。フロントマン一人あたりの管理棟数を減らす・・・マンション一棟あたりの人件費がかさみ、管理コストＵＰ＝管理組合負担を増やすことになります。委託費に転嫁できない場合は、どこか（修繕の売上等）で利益調整をしてきます。大手であっても、フロントマンへのサポート体制は満足にできている管理会社は少なく、その結果フロントマン個人の資質に、管理組合のサービスの質は左右されることになります。上司からは理想論を看板に『やれ・やれ』と仕事量を増やされる。それでなくとも、日常の業務で時間がいっぱいなのに、余計な仕事を増やせるわけはありません。真面目なフロントマンは、残業、休日出勤で何とかやりくりしようとしますが、疲労を抱え、頭の回転がにぶった状態で仕事をするのでミスや忘れが頻繁に起こるようになります。要領のいいフロントマンは、「うるさい管理組合」と「うるさくない管理組合」とサービス提供に差をつけ、バランスを取ろうとするので、同じフロントマンが担当するマンションであっても、業務の品質が大きく異なることになります。失敗すると上司からお叱りを受けます。また、マイナス評価で給与の査定に影響を及ぼします。この状況が歪みを生みます。正直に報告するフロントマンは、マイナス評価で給与が下がるとともに、昇進も遅れ、モチベーションが下がります。そして、余計な仕事を背負込まないようにするために、管理組合に言われたことだけ無難にこなす消極的な仕事しかしないようになります。嫌気がさしたフロントマンは悪いこと（管理組合から怒られたこと）を隠し、社内で本当の報告しないようになります。仮に報告をしても、報告を受けた中間管理職もその上席にうるさく言われたくないので、臭いものには蓋をするで、顧客である管理組合の苦情に対する抜本的な解決を避けたり、自分たちの被は認めず顧客をクレーマー扱いにしたりします。会社内で問題が表面化した頃には時すでに遅し。管理組合との関係は修復不可能になり、信頼をおかれぬままぎこちない関係を続けるか、管理会社を変更されるかのイバラな道が待っています。自分のマンションは大丈夫だよ！って方。役員がよほどしっかりしていて管理会社へのお任せが少ないか、管理会社の業務に対する理解・関心が低いか、もしくはフロントマンのエース格が担当しているかが考えられます。ある一定以上の希望の管理会社には、プロ野球で言う一軍クラスのエース格にあたる優秀なフロントマンを抱えています。一軍はフロントマンピラミットの頂点に当たり、その数は少数です。大半のマンションは二軍クラスか、底辺の三軍クラスの経験・知識が未熟だったり、癖があるフロントマンが担当することになります。エース格がフロントマンであるうちは問題ない。二軍、三軍にあたってしまうと極端にサービスが低下する。こんな実態があります。全てとは言いませんが、多くの管理会社は少なからずこうした要因を抱えています。フロントマンの限界を抱える管理業界では、ＣＳは難しいのです。抜本的にこの体制を改めない限り、管理会社に不振、不満を抱く管理組合はますます増えることになるでしょう。 にほんブログ村

  2010.12.02

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  信頼関係って？

  口頭による発注白紙委任状への書面、押印願い。口約束管理組合と専門家では、このような形態で取引が行われることが多々見られます。信用とは裏付けされた実績があるから成り立ちます。裏付けされた実績は過去の集大成ではなく、現在進行形で続けなければ、「慣れ合い」関係になります。実際に、信用して・・・の過信が、契約上のトラブルを招くケースが後を絶ちません。契約、発注、約束事は書面で行い、記録を残す。白紙委任状にはサインしない。相手を信用しているなら、その関係が破綻しないよう基本的な事項は徹底すべきです！素人である管理組合は、専門家の言われるがままに、なんとなく成立している「信用」関係のもと承諾します。専門家が、相手は素人だろうと、あたりまえの事務処理を省略する「手抜き」を平気でします。専門家は管理会社だけではありません。工事業者・・保守点検業者・・弁護士等々マンション管理は危険がいっぱい。信頼関係という甘えは禁物！！疑えという意味ではなく、常識的な事務手続きはあたりまえに行うべきだと言うことです。疑念と言うのはちょっとした誤解から生じます。相手を信用したければ、基本的なことをおろそかにしないことが大切です。信頼関係と言う理由だけで、基本的な事務手続きを省くような専門家は、信用に値しません。にほんブログ村

  2010.09.08

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  横浜の管理会社が株式売却

  横浜では良く目にする投資向けマンション「グリフィンシリーズ」の売主、陽光都市開発が、子会社である陽光ビルシステムをユナイテッドコミュニティーズに売却しました。ユナイテッドコミュニティーズは、大手管理会社コミュニティワン（旧：ダイア管理）の親会社です。財政難に陥ったマンション開発会社は、「高く取引される」グループ会社の管理会社を売却して資金繰りをします。その末路はというと・・・http://www.11kanri.com/tousan3.html市場が冷え込む不動産、建設業界は年を越せない会社が出てくるとうわさされます。景気の影響を受けやすい、投資向けマンションの供給会社。今後の動きに注意する必要があるかもしれません。にほんブログ村

  2010.08.21

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  マンション管理業界全般にCSを学んで欲しい

  イダケン自宅から温泉地、箱根湯本まで車で30分。本日午前の約束がなかったので、半休を取り、昨日夕方から一泊二日で箱根小旅行に行ってきました。 宿泊したのは、箱根湯本でも女性客からの評判が良く・リピーターが多い、口コミ評価が高いホテル。不景気の中、「温泉付」「料理が美味しい」「箱根にある」と言ったありきたりのバリューだけだと、お客様が入らないのでしょう。とにかく顧客対応が素晴らしい！イダケンの妻が3年ほど前に一度このホテルに泊まっているのですが、サービスが格段にグレードアップしたと感動していました。義理の兄が元ホテルマン、親友が現職でホテルの支配人と、ホテル業界のお仕事の話を聞く機会があります。ホテルの従業員は、一部ハイグレードホテルを除き給与形態は管理会社よりも安く、また労働条件は過酷で、しかも顧客からのクレーム数はマンション管理の比ではないのに係わらず、従業員全体にCSの考え方が浸透しているのです。管理会社がきつい仕事であることは変わらないのでしょうが、ホテルの従業員の話を聞くと、いかに「甘え」があるかよくわかります。これは管理会社だけではなく、マンション管理業界全体に言えることです。自分たちの仕事をサービス業の一つと捉えて、もっと顧客に目を向けた仕事をして欲しいと思います。年に1回、または数回しか泊まらないホテル。終の住まいであるマンション。ホテルと同じ仕事をすることはありませんが、考え方、仕事の姿勢はホテル以上に（CSに）力を入れるべきであると考えます。日記でも度々でてくる「CS」という単語を再確認します。Wikipediaから抜粋を『』に記載『顧客満足（こきゃくまんぞく）とは、Customer satisfaction (CS)の訳語である。顧客満足度とも呼ばれる。』『従来は生産者主導であった商品の質・方向性などを、消費者（顧客）の要望や嗜好を中心に据えた方が良いのではないかという考えが背景にある。』→管理会社は、消費者の要望や嗜好は二の次で生産者主導の考え方をします。『生産性や効率を多少犠牲にしてでも顧客満足度を高めた方が、消費者のリピーター化などを通じて結果的には良いと言われている。』→管理会社は生産性や効率を犠牲にしてまで顧客満足度を高める努力に欠けています。『満足度という見ることも計ることもできない心理的・感覚的なものを調査するため、消費者に対するアンケートを実施し、アンケート結果を元にデータ処理・分析を行って顧客満足度を算出するのが一般的。』→多くの管理会社はアンケートで満足度調査をしません。アンケート調査をする管理会社も結果を反映する努力に乏しいようです。管理会社の社員さんは、志が高く、誠実な方はたくさんいます。それを生かすも殺すも会社組織の考え方しだいです。志が高く、誠実な管理会社社員さん、腐らずに頑張ってください。「朱に交われば赤くなる」になってはいけません。イダケンがボランティアで参加している「マンション管理組合適正化ネットワーク」ではプロの方の参加も受け付けています。にほんブログ村

  2010.08.17

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  管理会社には任せられない・・と思った時に

  管理会社に全てを任せるのは不安・・管理会社との信頼関係は成り立たないという管理組合は、管理会社への業務委託を行わず、一部委託を取る選択肢があります。メリット：コスト削減、分業の特化による品質の向上が得られるデメリット：管理組合が交渉する窓口が複数化する、管理組合が行う事務処理が増えるコスト面を考えると、全部委託のスケールメリットを生かし、一部委託するのとさほど変わらぬ安価な委託費を提示する管理会社もあります。管理組合の手間を考えた時に「費用対効果」がどちらがよいかしっかり見定めましょう。一部委託の方法を表にまとめてみます。  一基幹事務  1会計の収入・支出収支予算書案の作成収支決算書案の作成月次収支報告 外注外注外注 会計が得意なマンション管理士マンション会計を熟知した会計事務所2出納収納滞納者への督促通帳の保管経費の支払い帳簿等の管理 管理組合→外注外注管理組合管理組合管理組合、外注※原則方式会計が得意なマンション管理士マンション会計を熟知した会計事務所3維持又は修繕の企画・調整長期修繕計画の作成・修正点検業者及び施工業者との各種調整、実施確認 外注管理組合又は外注 改修が得意なマンション管理士一級建築士（設計事務所）保守業務一括請負業者（ビル管理会社等）二基幹事務以外の事務管理業務  1理事会支援業務2総会支援業務名簿の整備招集通知・連絡資料作成指導・助言議事録作成外注マンション管理士3点検等への助言4検査等の届出・報告外注改修が得意なマンション管理士一級建築士（設計事務所）保守業務一括請負業者（ビル管理会社等）5図書等の保管設計図書、議事録、規約等管理組合 三管理員業務外注管理員派遣業者（ビル管理会社等）四清掃業務日常清掃（清掃員）定期清掃（機械清掃） 外注外注 清掃員派遣業者（ビル管理会社等）保守業務一括請負業者（ビル管理会社等）清掃業者に管理組合が直接発注五建物設備管理業務外注保守業務一括請負業者（ビル管理会社等）各保守業者に管理組合が直接発注イダケンは、マンション管理組合の意向・要望・予算にあわせた、委託契約形態をコーディネートしています。自主管理を基本とし、理事会の力では難しい部分のみ一部委託したいとお考えの方、管理会社へ委託する業務をスリム化したいとお考えの方、ご相談ください。にほんブログ村

  2010.08.12

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  管理会社にやさしい法律。損をするのは管理組合

  インターネットを見ると、京都で管理会社元従業員が契約先の管理組合の修繕積立金口座から１３００万円を横領したニュースが報じられていました。昨年平成２１年５月に管理会社の業務とも言える「マンション管理の適正化の推進に関する法律」が改定され、マンション会計業務が厳しくなったかのように見えます。が、この程度の改定なら、横領事件の悲しいニュースはなくなることがないでしょう。理由は、一つ目に「原則方式」よりも特例である「支払い一任方式」や「収納代行方式」が一般化している歪な状況があることです。法改定に伴う標準管理委託契約見直しにより、管理会社を通じた収納方法の大部分は「イ方式」というくくりにまとめられ、ますます管理組合にとってわかりにくくなったように感じられます。二つ目は罰則規定、所轄行政の指示・処分がゆるいことです。罰金は最大で５０万円以下。適正化法に違反していたとしても、ほとんどのケースが厳重注意の指示処分にとどまっています。法律は守られて当然。飲酒運転ではありませんが、罰則金額が高くなると自然に違反者が激減します。管理会社の内部監査は、大手であっても満足には機能していません。行政の処分が重ければ、罰則が高ければ、管理会社も違反しないように内部で厳しい統制が図られることでしょう。管理会社にとってやさしーーい法律。結局、いつも損をするのは管理組合なんです。この国のマンション管理の実態が、いかに管理業者に都合よくできているかがよくわかります。都合の良いことばかりしている管理業者、机上の理論で実践能力のない方が多いマンション管理士。イダケンは、本来あるべき姿を自覚した管理組合役員、プロと協力して、日本のマンション管理を良くしていけるよう頑張ります！皆さまからの応援クリック↓↓をお願いします！にほんブログ村

  2010.07.15

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  その前にやるべきことがあるのでは？

  長谷工コミュニティ社のホームページ、2010.7.9　【お知らせ】から抜粋です『長谷工コーポレーションと長谷工コミュニティは、新築マンションおよび既築マンションに携わる豊富な経験を持つ社員を、マンション共用部のリフォーム工事を行う長谷工リフォームに投入し、新体制のもと受注強化を図ってまいります。これまでに培ってきた長谷工グループならではの技術・ノウハウで、お客様に安心・安全で快適な住まいの場を提供し、マンションリフォームＮＯ．１を目指してまいります。』過去日記「管理会社を斬る」で書きましたが、日常管理のアピールに欠け、大規模修繕工事を主眼に置く管理会社は、売り上げ至上主義なのだと？勘ぐってしまいます。http://plaza.rakuten.co.jp/idaken2007ms/diary/201006240000/お客様から情報を教えて頂いたネタになりますが・・ 匿名投稿なので、全てが信憑性があるとは言い切れませんが、日本最大？のマンション掲示板「マンションコミュニティ」では長谷工社の対応について熱い議論が交わされています。http://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/45946/火のない所に煙はたちません。これだけ長くスレッドがつくのは何かしら問題があるのでしょう。管理会社を見ていると、足元がしっかりできていないのに、お金になることばかり力を入れようとします。まず先に力を入れるところが違うのでは？と思うのはイダケンだけでしょうか！？「顧客満足度No.1」を目指してくれないんですかねぇ・・・にほんブログ村

  2010.07.10

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  分別のつかない管理員

  九州の長崎で、マンションの管理員がシルバーシートに座っていた高校生に暴力を働き、骨を折る怪我を負わせたそうです。シルバーシートに座った高校生に対して、正義感から注意したのかもしれませんが、あきらかに行き過ぎた行為です。ルール違反した人が悪いからと言って、何しても良いわけではありません。行き過ぎな管理員はたびたびマンション管理組合で問題になります。本人はきっと良かれと思って行動しているのでしょうが、ほかがきちんとしてないからといって、自分もルール違反することは許されません。管理員の仕事とは・・１、委託契約書に定められたことに対し忠実に仕事をする２、越権行為はしない３、ダメな派遣先（管理会社）であってもホウレンソウを徹底する４、派遣先の指示に従い自己判断で行動しない５、勤務時間中は私用をしない６、守秘義務を守るどんなに有能な方、住民から好かれている方でも、上記６点のいずれか一つでも問題があれば業務の適正に欠ける、危険な管理員だと考えます。とくに勤務先で起きたマンションのことをペラペラ、口頭やインターネットで口外している管理員さん、自分の置かれている立場をわきまえましょう！基本的なルールを守れないのは社会人として失格ですよ（＾＾）／【マンション管理適正化法第87条(使用人等の秘密保持義務）】マンション管理業者の使用人その他の従業員は、正当な理由がなく、マンションの管理に関する事務を行ったことに関して知り得た秘密を漏らしてはならない。マンション管理業者の使用人その他の従業員でなくなった後においても、同様とする。社会においては、何事も分別をつけて行動することが大切です。派遣先の管理会社がダメだから、すんでいる住民がルール違反をしているからといって、正義感をかざして行き過ぎた行為を正当化している管理員はいませんか？ にほんブログ村

  2010.07.09

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  管理会社ランキングの活用価値

  管理会社ランキングはあてになりますか？との質問があれば、イダケンはこう答えます。管理会社見直し時に候補会社の参考になる程度で、ランキング上位があなたのマンションにとって良い管理会社とは限りません・・と管理会社ランキングでもっとも有名なのは、週刊ダイアモンドの特集記事です。上位にランキングされた管理会社に直接聞いたお話ですが、この会社はリプレイスは積極的に取り組んでいなく、雑誌掲載後反響が多すぎて、ありがた迷惑だったそうです（笑）ダイアモンドの影響力は大みたいです。ダイアモンドのランキングは、顧客満足度ではなく、管理会社にアンケートを取り、独自基準で評価するというものだったと思います。アンケートですから、管理会社は自由に回答できますし、編集部の評価基準の考え方でランキングはいかようにも変動します。ダイアモンドのランキング上位は、顧客満足が高い管理会社ではないことを意味します。昨年発表されたアトラクターズ・ラボのランキングはどうでしょうhttps://www.sumai-surfin.com/producer/press_090821.phpトップ１０にランキングされる会社の多くは、契約している管理組合からイダケンに管理の不満を相談を受けます。堂々のトップはイダケンの住まいのマンションの管理会社。過去日記をご覧いただければおわかりになりますが、顧客満足度1位ってなんですか？と苦笑してしまう、低レベルな管理サービスを提供しています。サンプル数が少ないからでしょうか・・そんなデータがあるのね・・くらいに見ておくのが妥当でしょう。管理組合が本当に知りたい情報は、ネガティブ情報ではないでしょうか？良いことは、管理会社の営業マンがいくらでも話してくれますから（笑）掲示板で生の声を確認する方法があります。http://www.e-mansion.co.jp/bbs/board/kanri/私もたまに読みますが、匿名投稿なので真偽が怪しいなと思うことがしばしば見られます。掲示板を調べれれば調べるほど、ネガティブ情報があまりにも多く目にしてしまい、不安ばかりが募り、どこの管理会社も選ばなくなります。 マンション管理の事情に熟知した専門家なら、あなたのマンションの事情をヒアリングしたうえで、もっともふさわしいと思われる管理会社をコーディネートするお手伝いが可能です。イダケンは良い管理会社選びを応援します！どのように良い管理会社を見つければよいか？お悩みの方はお気軽にご相談ください。  にほんブログ村

  2010.07.05

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  飾りじゃないのよ資格は♪HA　HAN

  週末は大忙し。ブログも更新できず、東へ西へと奔走していました＾＾忙しいのは良いことです。仕事が多いとやる気に満ちてきます。理事会に出席させて頂いたマンションでの出来事。仕事ぶりが不甲斐なくやり玉にあげられたフロントマン。 名刺を交換したところ、「管理業務主任者」「宅地建物取引主任者」「マンション管理士」の資格を持っていました。資格者だからといってエキスパートではないということを示す事例です。一級建築士だから大規模修繕工事の支援に秀でている。マンション管理士だから管理組合アドバイザーとして卓越している。そうではないようです。資格を持っていることは重要視されますが、資格が飾りになっているだけでは意味がありません。   にほんブログ村

  2010.07.04

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  本当に信頼できますか？法令遵守と管理会社

  国土交通省ホームページの記者発表資料（平成２２年６月２３日付）に、「平成２１年度マンション管理業者に対する立入検査結果について」発表がありました。  http://www.ktr.mlit.go.jp/ktr_content/content/000014181.pdf 立入検査を行ったのは、日本全国のマンション管理業者登録数（２３７５社）の半数を超える登録がある関東地方整備局で、対象は４２社です。 検査の結果、法令違反、抵触が確認されたのは・・ な、なんと半数を超える２５社！ 違反内容違反条項違反業者数の内訳は次の通り、複数の法令違反、抵触行為がある管理会社がいくつもあることになります。 専任の管理業務主任者設置要件の欠格（法第５６条）：８社重要事項説明に関する違反（法第７２条）：１２社契約成立時の書面交付に関する違反（法第７３条）：１２社財産の分別管理に関する違反（法第７６条）：２社管理事務報告に関する違反（法第７７条）：１社 コンプライアンスと言う言葉は頻繁に用いられるようになり、企業は法令遵守に細心の注意を払っています。 管理組合と折衝時に、管理会社は「法的」にとか「契約書上」とか専門的な知識をひけらかそうとしますが、上記のような実態があると、額面通りに受け止められなくなります。管理会社と締結する委託契約は、お互い信頼関係が成り立っていることが前提で取り交わされます。不審、疑問を抱くような管理業者へ信頼関係を成り立つものなのでしょうか？ マンション管理関係の法令関係に伴い今年５月から、管理業者の法的規制が厳しくなります。 が、 「甘い」従来の法体系であっても、法令遵守ができないのですから、厳しくなったときにどこまで対応できるのか甚だ疑問です。 法律が絵に描いた餅になるのではと心配しています。 なんのために法律が厳しくなったかというと、答えは簡単です。顧客（管理組合）保護のためです。管理会社が法令遵守できない時に割を食うのは管理組合です。 管理業者とコンプライアンスについて皆様はどのようにすればよいとお考えですか？ ７月１１日に横浜で行われる「勉強会・交流会」では、時事ネタ、法律改定の要旨等をわかりやすく説明します！参加者を受け付けていますので、皆様の参加をお待ちしています。http://ekumiai.web.fc2.com/seminar.htmlにほんブログ村

  2010.07.01

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  穴だらけの管理委託契約書

  契約する管理委託契約書を隅々まで読んだことがありますか？また、その内容が適正か確認したことはありますか？今年（平成２２年）５月より法改正に伴い、標準管理委託契約書が見直され、標準を基に契約書を作成する管理会社は、契約内容の抜本的な見直しを行いました。つい最近のお話です。管理会社から、新しい契約書を締結するに当たり、事前チェックを依頼されました。イダケン「標準が変更された以外、大きな変更点はないですよね？」管理会社「変更に伴い、全般を見直しました。新旧と変わっている点が（標準変更の）他にもありますので、確認お願いします」このような会話があり、その後、前回締結した契約書および改定標準委託契約書と３つ横に並べ、チェックをし始めたところ、あまりにも修正点の多さにため息がでてきました。改定標準管理委託契約を基に、社内でひな形をつくりなおし、物件ごとに物件担当者（または事務担当者）が詳細を修正しているのでしょう。前回の契約書が反映されていない部分が多々ありました。また、改定のどさくさにまぎれて指摘されなければ管理会社が都合のよい内容に変更しちゃえと感じ取れる部分も・・イダケンはプロしてマンション管理で飯を食べているので、小細工には騙されませんが、そもそも管理組合は「改定」された説明は受けてはいるものの、改定された標準委託契約書と対比表がなければ、修正部分をチェックすることが困難です。良識的な管理会社ばかりなら何も文句はありません。長年この業界にいると直感が鋭くなります。いい加減な内容の管理委託契約書に、多くの管理組合が署名・押印をし、契約しているのではないかと想像します。７月１１日（日）に開催される『勉強会・交流会』の第一部では改定された管理委託契約書について、従前との違いをわかりやすく解説したいと思います。ことあるごとに管理会社は契約書を盾に理屈をこねてきますが、契約書が穴だらけであると管理組合が気付いた時にどう言い訳するのでしょう。管理組合さん、プロが作る契約書は間違いがないだろう？っと過信してはいませんか？あたりまえのことがあたりまえにできない、悲しいかなそんな管理会社が多いのが日本のマンション管理業界の現実です。管理組合が不利益を生じないように、イダケンは情報を発信していきます！にほんブログ村 イダケンのマンション管理奮闘記ＴＯＰへ

  2010.06.26

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  複数社から管理委託費見積を取ってみましょう

  前回の日記の続き、管理委託費見直しのススメ後編です。管理会社から見積を取る際の方法を依頼書サンプルをつかって説明します。平成22年3月1日管理会社ご担当者様■■マンション管理組合理事長　イダ　ケン　印 見積・提案書提出のご依頼及び現地説明会参加のお願い 拝啓　時下貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。-　さて、この度当管理組合では管理委託費の見直しを目的とし、複数の管理会社から同条件で見積を取ることが決まりました。　つきましては、お忙しい中誠に恐縮ですが、御見積及び御提案を頂きたくお願い申し上げます。詳細については、下記に明記しておりますので、現地説明会にご参加頂きますとともに期日までに指定の書類をご提出頂けますよう重ねてお願い申し上げます。敬具記１、対象物件　 名称■■マンション←マンション名を記入 所在地横浜市西区みなとみらい７－１←マンション住所を記入 竣工平成５年３月←建物が竣工した年・月を記入して下さい。 構造鉄骨コンクリート造　地上15階←管理規約に載っています　総戸数共同住宅72戸←管理規約に載っています２、委託者■■マンション管理組合３、委託業務一事務管理業務　二管理員業務　三清掃業務四建物設備管理業務↑見積を取る業務を記入して下さい。（全部委託の場合は上記業務全て）４、見積内訳『標準管理委託契約内訳明示例３』に準じる↑ブログ記事を参照５、見積書式指定様式を使用して下さい↑委託契約書の見積内訳を金額消しで利用するのも良いですが、可能であればオリジナルの書面をつくりましょう ６、提出書類一見積書（指定様式）二仕様書三会社案内↑管理実績、売り上げ推移等の資料を提出させるのもよいでしょう７、提出方法平成22年3月25日必着で９、理事長宛てに郵送して下さい↑提出方法と提出期限を記載８、現地説明会平成22年3月8日　10時より（管理事務室前でお待ちください）一参考資料受け渡し（パンフレットおよび契約書別表の写し）二点検報告書の閲覧（貸し出しはできません）三館内案内日程のご都合が悪い場合、見積参加を断る場合はお手数でも10のメールアドレスにご一報ください。↑現地説明会は各社一斉だと談合される可能性があります。各社時間はずらすことをおすすめします↑点検報告書は事前に契約管理会社に準備を依頼しておきます↑参考書類は事前に見積を取る管理会社分コピーしておきます。委託契約書の別表第１~第４および販売時パンフレットの平面図・立面図・物件概要は最低準備してください９、理事長住所横浜市西区みなとみらい７－１－１０１　イダ　ケン↑管理会社や管理事務室宛てにすると管理会社が開封し、情報が漏れる心配がありますので理事長宛てにしましょう10、質疑応答質疑応答は、３月１０日までに下記メールまたは下記FAX番号あてに必ず書面でお願いします理事長：イダ　ケン電話：045-222-8634mail:mail@11kanri.com↑質問期日を指定し、ファックスまたはメールを利用し書面でもらうようにしましょう。電話番号を書くとしつこい営業電話に悩まされることがあります。続いて、統一見積書式のサンプルの紹介です。見積内訳書（『標準管理委託契約内訳明示例３』に準ずる） 業務科目業務仕様月額備考1事務管理業務費  別表第1参照2管理員業務費通勤：月～土9-17、　 別表第2参照3清掃業務費    日常清掃費通勤：週5日、4時間/日 別表第3参照 定期清掃費年6回、共用部床洗浄 〃4建物設備管理業務費   一建物設備点検年6回 添付書式参照二エレベーター点検ﾒｰｶｰ系列ﾌﾙﾒﾝﾃﾅﾝｽ契約 別表第4参照三機械式駐車場点検年6回ﾒｰｶｰ系列指定 〃四受水槽清掃年1回、水質検査含む 〃五消防設備点検年2回 〃六簡易専用水道検査年1回 〃七機械警備共用設備盤及びｲﾝﾀｰﾎﾝ監視 〃上記サンプル書式を参考に、管理委託費見直しを実行し、 管理コストの有効利用を実現してみてはいかがですか？理事会の力で難しいなっと思えば、マンション管理士の委託費適正診断をご利用ください。にほんブログ村

  2010.06.20

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