マンション管理士イダケンが管理をグッと良くする

私が理事長を務めるマンションのことです。

昨晩管理会社から送られてきた理事会の議事録をチェックしていると、おや？っと思うことがありました。

このマンションでは、議事録の出席者欄には、どの役員が出席したか部屋番号と名前が明記されています。

出席者欄に、監事の名前が記入されていたのです。

過去の日記で書いたことがありますが、監事は理事ではありません。理事会に参加することができても、議決権はないのです。

実は、私が以前勤めていた管理会社でも、同じ様なミスがあり、何度か注意した記憶があります。勤めていた管理会社では、出席者がだれかは明記しないのですが、理事総数、議決権総数、出席数に監事を含めた数を記入していたのです。

細かいことを？とお思いになる方もおられるかもしれませんが、出席数は理事会の成立要件になる重要事項ですので、少なくとも管理会社が間違った書き方をしてはいけません。

管理の知識がないと、正しい議事録の書き方はわかりません。理事さんの多くは管理会社の作成した議事録を信用して、ほとんどチェックしないまま署名押印をしているのではないでしょうか？

因みに物件担当者は管理業務主任者の資格を持っています。試験に合格していても、結局実務を理解していないことがわかります。

全面的に管理会社を信頼するのは危険です。間違った手続きをしないよう、定期的に外部監査を入れることも必要かもしれません。