マンション管理士イダケンが管理をグッと良くする

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理事会議案書って、いつ展開していますか？

イダケンがマンション管理士になりたての頃は、理事会の議案書を作らず、口頭で進行をすすめる、いい加減な管理会社も間々見られましたが、最近は、簡単でも議案書は作成され、それに基づいて会議が進行していきます。

この議案書や、​議案書の詳細を説明する資料がいつ展開されるかが、会議当日の議論の濃さを左右する重要なカギを握っています。​​​​

会議の１－２週間前には、規約の期限に基づき招集通知が管理会社から発送され、簡単な議案が箇条書きに書いていますが、これは議案書ではありません。

招集通知に書いている議案はこんなイメージです。

１．管理会社からの報告
２．未収金の督促状況
３．理事長からの提案・報告
４．出席理事からの提案・報告
５．次回理事会の開催

これだと、何を話すかわからないですよね？

イダケンの事務所では、例えば日曜日に会議を行うのであれば

前の週の金曜日は、理事長・管理会社・管理士が、議案書のたたき台をメールで共有。

週明けには、議案を確定し、管理会社が添付資料を取りまとめて、会議前の水から金曜日までに、役員のポストに投函されます。

当日配付される資料は、期日ぎりぎりで受領した資料や、緊急案件の資料のみで、数枚程度のボリュームになります。

役員は、議案書と説明資料を事前に目通しし、会議に望めるので、資料の説明時間を最小限に抑えることができ、中身の濃い議論を行うことができるのです。