過去に何度か議事録の書き方を記事でUPしましたが、現実問題、白紙から議事録をつくるとなると大変です！
かといって管理会社に全てを委ねるのは望ましくありません。
そこで・・・
http://blog.livedoor.jp/rijichou2010/archives/51133890.html
マンション管理組合理事長の日記、某理事長さんの記事を参考に
議案書のデータを利用して、役員どなたでもメモ書き感覚でつくれる議事録サンプルをつくってみました
●●マンション管理組合 第17期第3回理事会議案書 日時：平成２２年８月２９日 １０時～ 会場：産業センター会議室 第１号議案：鉄部塗装実施の件 共通条件をもとに三社から見積を取りました。 A社：7,432,000円（管理会社推薦） B社：5,872,630円（マンション施工業者） C社：5,547,980円（理事会推薦） 3社からプレゼンテーションを受け、発注業者を一社に絞りこむ予定です。 第2号議案：管理費等滞納の件 中長期管理費等滞納者について今後の対応を協議します（添付資料参照）。 第3号議案：欠員役員の選任 128号 中元理事の専有部分転売に伴い、一名役員に欠員が出ました。総会決議事項に基づき次期役員候補である129号室 加藤氏を選任することについて提案します。 |
こんな感じで作成されると思います。
この議案書をベースにあらかじめ必要事項をメモ書きすれば完成する議事録書式をつくって、理事会当日書記担当に渡し、メモ書きをお願いします。
●●マンション管理組合 第17期第3回理事会議事録 日時：平成２２年８月２９日（日）10：05～11：50 会場：産業センター会議室 出席者：定数4名中3名出席他監事1名同席 | 出席 | 欠席 | 理事長（議長） | ○ | | 副理事長 | ○ | | 会計理事 | ○ | | 理事 | | ○ | （監事） | | ○ |
同席者： 管理会社 | 佐藤 | 菅原 | その他 | A社：2名 | B社：1名 | | C社：3名 | |
P1 |
赤字は理事会当日メモする内容になります。
固定される内容については某理事長さん記事に書いているチェックでも良いかと思います。
第１号議案：鉄部塗装実施の件 共通条件をもとに三社から見積を取りました。 A社：7,432,000円（管理会社推薦） B社：5,872,630円（理事会推薦） C社：5,547,980円（理事会推薦） 質疑応答事項※欄内で足りない場合は裏面に記述 決議事項※欄内で足りない場合は裏面に記述 ・A社・C社は会社規模・実績等がほぼ同等に優れている ・B社は提案内容、説明が他2社に比較し、見劣りする ・C社は住民への配慮（安全対策、広報物）に努めている姿勢がみられる ・以上の結果から、金額面、提案面を総合的に判断し、C社に工事を発注することが決まった。（第16期通常総会において理事会一任事項） ・次回理事会でC社を交え、詳細を協議する。 |
P2 |
議案ごとに１ページ作成します。ページを分ける理由は協議事項が多い時に、メモする欄がページ裏面を使用できるからです。
第2号議案：管理費等滞納の件 中長期管理費等滞納者について今後の対応を協議します 質疑応答事項※欄内で足りない場合は裏面に記述 ・3名の滞納者について督促状況を管理会社が説明 （理事会）毎回口頭のみの報告だが、書面で記録をつけているのであれば提出して欲しい （管理会社回答）記録は付けているが対外に出せるような書式は準備していない （理事会）報告のみで、具体的な回収提案がない。これで督促業務を行っていると言えるのか？ （管理会社回答）委託契約に定められた業務はきちんと行っている。滞納問題は必ずしも早期には解決しない |
決議事項※欄内で足りない場合は裏面に記述 管理会社に対し次の意見・要望をした。 ・事務的に督促をするのではなく、早期に結果を残す（解決）せるような努力して欲しい。 ・指定書式を作り、毎月理事長に督促記録簿を提出して欲しい ・時系列ごとに滞納者への対応を示したプラン（案）を提示してもらい、次回理事会でそれをたたき台に協議する |
P3 |
書記が慣れない方がいます。その時は、議長は次の議案に進める前に、主だった質疑応答内容、決議事項をまとめた内容を口頭で復唱し、それを書記にメモしてもらえば良いと思います。
理事会終了後に役員３名から署名・押印をもらえば、当日に議事録が完成です。
以上11時50分に全ての議事が終了し、議長は閉会を宣言した。 次回理事会は9月26日（日）13時より同会場において開催する。 議長 署名 ? 書記 署名 ? 理事 署名 ? |
最後に管理会社担当に渡し、ワープロ打ちしたものを全戸に配布すれば、正確な内容を一番記憶が新しいうちに記録した議事録が皆様の手元に届くことになります。
管理会社にメモ書きを任せればよいのでは？とお思いになる方。
管理会社は自社に都合の悪いことをメモしない可能性があります。議案数が多い時には、疲れ果てた役員さんは内容を十分に確認せず、署名、押印してしまうと、重要な記述が抜けた議事録が出来てしまいます。
役員の中から書記を設けることが重要なのです。
最近にほんブログ村参加の方のブログ記事を参考に日記を書いてばかりいます。オリジナリティーがなくてスイマセン。
最後に、記事を参考にさせて頂いた某理事長さんにこの場を借りて御礼申し上げます。
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