書類の整理整頓

2020.04.27

マンション管理業協会は、なかなか電子化が進まず、会議の時には紙媒体で資料が配付されます。

複数の物件で仕事をしていると、半年もすると相当な量になってきます。

整理をしないと、机の上に、紙が山積みになってしまいます。

書類関係は夜間無人となる事務所に置かないで、自宅に保管しています。

ウサギ小屋に住むイダケンとしては、書類をどのように保管するかが頭を悩ませます。

いろいろ試行錯誤をして、たどり着いた方法とは・・・

まず、書類を一会議毎にクリアフォルダの中に入れます。カバン(リュック）の中にクリアファルダ（アマゾンで一枚10円以下）を入れておくと、会議が終われば、そのままバラバラにならずに持ち帰れます。

次に、物件ごとに作った紙製のファイルボックス（アマゾンで一ボックス100円程度）に、クリアフォルダを一番手前に入れます。

最後にパソコンの上に設置した棚にボックスを戻します。これで、使いたいときにすぐ取り出せます。
因みに家のパソコンは、デュアルモニター（二つの画面）を使い仕事をしています（万が一のために、データの保管は外部クラウドに預けています）。パソコンがいつクラッシュしても、仕事に支障がないように、メイン機（i5)とサブ2機（i5とi7）のデスクトップがあります。

ボックスにいっぱいになった書類は、段ボール箱に入れ、ある程度時間が経てば、シュレッダーし、処分します。大部分の書類はデータで残っていますので、紙媒体の大半は短期で捨てても何ら問題はありません。

忙しくなると、ぐちゃぐちゃになりますが、定期的に大掃除をして、書類整理を行っています。