◆文書コミュニケーションセミナー　7/14（金）です◆

●文書によるコミュニケーションは難しい。

文書によるコミュニケーションほど、難しいものはないかもしれない、
と最近痛切に思います。

会話だと、相手の反応を見ながら伝えることができますし、
顔の表情、声のトーン、身振り手振りで
説得力を増すことができます。

一方、文書は、片方向のみ、文字という記号による情報伝達です。

相手の反応を見ながら、その場で内容を取捨選択することもできません。
また、謝罪文を申し訳なさそうに読み上げることもできませんし、
感謝の意を、握手やお辞儀で強調することもできません。

つまり、文書で的確にコミュニケーションするには、以下の必要条件があるのです。

●相手が何を求めているのか、事前に十分に推察する
●伝えたい感情や情報を、適切に表現することで、正しく伝達する

これができるかどうかで、
わかりやすい文書を作れる人か、作れない人かに
分かれてしまいます。


●相手が何を求めているのか？

これが正しく把握できていれば、その文書は七割方、わかりやすいと言っても
過言ではありません。

例えば、読み手が上司だった場合、上司がその文書に何を求めているのかさえわかれば、
文書は完成したも同然です。

「でも、上司が何を考えているのか、サッパリわかりません」

それは、一度飲みに行って、腹を割って話した方がよいですね。

...などというアドバイスはしません（笑）

7月14日のセミナーでは、
文書に要求されている事項を洗い出す演習をしながら、
「わかりやすいとはどういうことか」を学習していきます。


●伝えるべき感情や意味を正しく表現するには？

文書には、感情と意味を伝える役割があります。
たとえば、その比率によって、文書の種類を下記のように表すことができます。



※ラブレターはビジネス文書ではありませんが、わかりやすいので載せてみました。

感謝の意を表現するビジネス文書...
これはビジネス文書の例文集を買えば、無難に乗り切ることができます。

しかし、謝罪の手紙で原因の報告もしなければならない場合、
これは、感情と意味の両方を伝達する必要があります。

書き方によっては、

「言い訳ばかりしやがって」

と捉えられる可能性もあります。


また、会議の議事録でも、
会議の性質によって、意味だけを過不足なく伝達すればよい場合と、
メンバーの感情も伝達しなければならない場合とがあります。


感情と意味とを伝える場合、
どのような順序で、どのような比率で、
また、どのような表現手法で書けばよいのかを
学んでいきます。


また、文書の媒体（メール、メール添付のワープロ文書、手紙、FAX...）によっても、
感情を伝えるのに適したもの、
意味を伝えるのに適したもの、
等、特長があります。

これらの特長も踏まえながら、
効果的に感情と意味を伝達する手法を学習していきましょう。

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