経理は地味だが役に立つ〜ウルトラランナー経理部長の経理の仕事とマラソン日記〜

長い間取り組んでいた経費旅費精算の電子化が、先日から始まりました。
ずっと前から実現させたい項目でしたが、無事にスタートすることが出来ました。

多くの会社では、仕事で使った経費や旅費は、社員が立て替え払いして、その後精算するというパターンかと思います。
私が携わった2社とも、同じパターンです。

この精算は、昔は紙の伝票を書いて経理に提出し、現金で精算していました。
月末になると、精算をする社員が、経理部に列を作っていたものです。

その後、キャッシュレスになり、電子上のシステムに入力して精算し、社員が立て替えたお金は会社から振り込まれる、というフローになりました。
これにより、いわゆる小口現金は廃止になりました。

それでも、領収証やレシートがありますので、電子上で精算入力をしても、それを印刷して領収証を貼り付けて、経理に提出してもらうという行為は続きました。
そして経理部でも、その内容をチェックするため、紙はなくならないということになります。

これをどのように解決するかがポイントになりました。
最終的には、領収証をスキャンするか、カメラで撮影するか、いずれかの方法でファイル化して、添付して提出することにしました。

こうすることで、電子上だけで提出、確認、承認が完了することになります。
これで、精算自体はペーパーレスで行えることとなります。

そして、精算者本人の手元にある領収証ですが、その月の分をまとめてホチキス止めして、社員番号を書いて提出してもらうことにしました。
各フロアに回収箱を置き、その中に入れてもらい、定期的に経理が回収するという方法です。

これで、領収証も経理に届きますので、保管をしておくことになります。
電子帳簿保存法が緩和されれば、このあたりもさらに改善出来ると思います。

担当者が去年から頑張ってくれて、請求書の電子化、そして経費旅費精算の電子化が実現しました。
これは大きな前進です。

まだまだ課題もありますので、運用しながら改善策を検討していきたいと思います。