経理は地味だが役に立つ〜ウルトラランナー経理部長の経理の仕事とマラソン日記〜

社内外で説明をするために、資料を作ることがよくあります。
資料のまとめ方は、なかなか大変で奥深いと思います。

社内説明用の資料を作成するのに時間をかけないよう、言われたことがあります。
PowerPointでなくても良いと言われたこともあります。

それでも結局は、内容次第です。
だからと言って、内容が伝わらないものでは意味がありません。

何ページもPowerPointで作ってあっても、結局何が言いたいのかよくわからない、という資料もあります。
伝える側は、聞く側の立場に立って作成しないといけません。

また、Excelでも充分な内容をわざわざPowerPointにしたり、Wordのメモ程度で良いものを、やたら凝って作る人もいます。
これは結構無駄な作業だと思います。

PowerPointに、やたらと細かい文字でたくさん書いてある資料もあります。
これもPowerPointの活用になっていないというケースです。

私も営業から経理に異動した頃から、PowerPointで資料を作る機会が増えました。
かれこれ20年ほどになります。

ここまで書いてきた悪い例は、全て私が過去にやったものです。
このような失敗やミスを繰り返して、少しずつ身につけてきました。

資料をまとめる時に私が意識しているのは、出来るだけ枚数を少なく、出来たら1枚でまとめる、ということです。
その1枚を見れば、聞いた側が判断出来る、という状態が理想です。

特に報告する相手が役員が多いので、多忙な中で聞いて理解していただくには、1枚ものが基本です。
私も部下の人によく、1枚もので簡単にまとめてください、と依頼することがあります。

なかなか難しいですが、最近では部下の人たちの作る資料がとてもレベルアップしてきました。
皆よく頑張って身につけていると、感心します。

これからも色々な機会で資料を作成するでしょうが、シンプルにわかりやすく、を心がけていきたいと思います。