一日ひとつ明日のために

仕事の見える化とは、
仕事の中身とその中身を考える道筋を「明示化」し「可視化」してコミュニケーションを成り立たせる方法。


見える化することにより、
1.自分の考えを深め、
2.それを他者と共有し、コミュニケーションを深め、
3.さらに思考を深めていく。


1.自分の考えを深める
自分の考えを見える化することで、客観的に自分の論理をみることができる。そして自分の論理の矛盾を指摘することができる。


2.他者と共有しコミュニケーションを深める
自分の考えの見える化とは、自分の考えを伝達可能な状態にすること。見える化することで、自分の考えを他者に伝えることができる。


3.思考を深める
他者に伝えることで他者と対話し考えを深められる。
また、自分の考えを見える化することで、過去の思考の結果を財産化する。
過去に考え出した結論よりもさらに一つ高い段階から、次の思考をスタートできる。


見える化
●初級編
効用
・漏れなく、単純ミスを防ぐ
・一定の作業水準を保てる
・作業のたびに考えるという二度手間をなくす
・外注化＝人に頼める
・不具合があれば改善できる


●繰り返しの作業
最低限の仕事のレベルを確保する→チェックリスト
作業手順を示し誰がやっても同じ結果を産む→マニュアル


●会議
議題を明確にして皆で共有する。
報告項目や情報共有項目も明確にしてから会議に臨む。


●報告書(企画書、提案書)
雛型を作る。雛型に個別の内容を書き込んでいく。


●To-Doリスト
緊急性と重要度のマトリックスからスケジュールに優先順位をつける。


見える化
●中級編
思考の見える化
効用
・自分の考えが整理される。項目ごとの関係性や流れや組み立てが理解できる。
・自分の考えを俯瞰で見ることができ、欠陥を見つけやすい。
・自分の考えの範囲や視点がわかり、範囲や視点の変更ができる。
・他者と自分の考えを共有することができ、コミュニケーションから考えを深められる。

思考の見える化
1.分類型思考の見える化…思考を細分化する。
・箇条書き
自分の考えを整理する、自分の考えを説明できる、漏れをチェックする
・マトリックス(2×2)
相関を持たない二軸で考える、軸の選択は適切かをよく検討する、仮説をもとに軸を考える
・ロジックツリー
展開レベルを合わせ、MECEで枝分かれをする。
スコープ(議論の前提や目的)を明確にしてからMECEで分類する。

2.関連型思考の見える化…流れを見る。
・因果展開ツリー
現象→原因という因果関係の分解。
なぜを繰り返して根本原因を探る。
根本原因と媒介原因を分けて考え、根本原因を深堀りしていく。
最終的にこれ以上展開できないレベルか、または、具体的アクションに落とし込むことができるレベルまで展開する。
・フロー図
業務の流れを図にする。
時間軸で、前後関係の問題点を探る。
空間軸で、組織間や拠点間の問題点を探る。
・ネットワーク図
全体の機能(ファンクション)の俯瞰図を描く。
個別最適ではなく、全体最適を考えたシステムグランドデザインに改善する。

3.自由型思考の見える化…思考プロセスそのものを見える化する。
・KJ法…ブレストした後にする整理方法
似た項目を集める
↓
集められた意見から抽象化した言葉を抽出してまとめる。
・マインドマップ
主軸となるキーワードを中心に置いて、放射状に他のキーワードをつないでいく。

4.ガイド型思考の見える化…現状を改革する。
現状認識をする
↓
あるべき姿を目標・目的として掲げる
↓
現状とあるべき姿とのギャップを分析する
↓
ギャップを乗り越えるために、中間目標を作る


見える化
●上級編
プランの見える化＝PDCA
効用
・プランを立てることで、みんなの目標が明確になる。
・チェックすることで、間違いが改善される。

プランの要素
1.目標
できるだけ数値化する。
達成した時の状況を具体的にイメージする。
期限を決める。
途中で進捗状況が測れると良い。
2.タスク
タスクを実行可能な単位に分解する。
3.タスクの流れ
タスクの前後関係と依存関係を明確にする。
4.成果物の流れ
5.スケジュール
6.必要なヒトモノカネの配分
7.リスクの予想
8.リスクに対する代替案や対応策
9.体制と指示報告の流れ
10.いつだれに何を伝えるのかコミュニケーションプラン

チェックの要素
1.スケジュールの進捗チェック
2.リスク対応の進捗チェック

～「見える化仕事術」