【不眠症カフェ】　Insomnia Cafe

​​

EXCELの使い方だが


全く忘れてしまっていて困っている
再学習！
という事で
過去ログを複刻する
私も読んでみよう！


ただ、ＰＣの学習については
解説本をまた買い求めてみたのだが
字が小さくてよく読めない
私の目が悪いだけのことだが

たまたま、昨日
動画でのEXCELの使用法解説
これを見つけた
これなら親切丁寧に教えてくれる
もう、ＰＣの解説本など要らないわ

GOOGLEでググっても､すぐ答えが出てくる

便利な世の中だ

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　　ーーー　複刻記事　ーーー

​​超便利！なのに9割の人が知らないExcelワザ  ​​​

カテゴリ：【知的生産】【情報カード】

 
隣のあの人より仕事がぐっと速くなる
東洋経済オンライン
木部 智之

 　仕事で「Excel(エクセル)」を使う人は多いのではないでしょうか。自分ではエクセルを使いこなしているつもりでも、隣の人はあなたの知らない便利な技でサクサク仕事を進めているかもしれません……。日本IBMのシニア・プロジェクト・マネジャーとして、数百人のメンバーを抱える木部智之氏は、仕事が速い人か遅い人かは、エクセルの使い方を見ればわかると言います。『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか？』著者であり、自他共に認める“スピード狂”である木部氏に、外資系の社員でも意外と知らないエクセルのスゴ技を教えてもらいました。

 　エクセルは、ビジネスで一番使われているソフトウエアではないでしょうか。その証拠に、エクセルのテクニックだけで1冊の本が書かれるほどで、雑誌も含め多数出版されています。そのエクセルで効率化を極めることが、作業時間の削減につながり、かつライバルに差をつけるための重要なポイントでもあります。私も、「スピードアップ」のために一番こだわりのあるソフトウエアはエクセルです。

■　　まず押さえておきたいのはショートカット。

キーボードから手を離してマウスを操作する。そして、またキーボードに手を戻す。この繰り返しが、仕事の遅い人と速い人の差を生み出します。

 　たとえば、ファイルを保存するといった操作をマウスでクリックして行う場合と［Ctrl + S］のショートカットで行う場合。これだけで3秒の差がつきます。仕事が速い人ほど、この3秒の積み重ねを大事にしているのです。

 　エクセルのショートカットはたくさんありますが、すべてを覚える必要はありません。

■　ここでは、特に覚えておきたい5つのショートカットを厳選して紹介します。

 使用頻度の高い機能であるにもかかわらず、メンバーや同じ業界の人たちに聞いたときに、意外と知っている人が少なかったものを選びました。「知らなかった」という人は、今日からエクセルの作業が格段に速くなります。

■　　セルの書式設定は［Ctrl +1］で出す

　セルの書式設定は、かなり頻繁に使われるメニューです。マウスでメニューから書式設定をクリックしている人が多いですが、［Ctrl + 1］を押してみてください。一発でセルの書式設定のポップアップ画面が表示されます。

■　　［F4］で同じ動作を繰り返す

　同じ操作を繰り返すのが［F4］です。たとえば、あるセルの色を黄色にした後に、ほかのセルで［F4］を押すとそのセルが黄色くなります。ほかのコマンドを使うまで何回でも繰り返すことが可能です。

■　　［Ctrl + 十字］キーでデータの切れ目まで飛ばす

　たとえば、100個入力されているデータの一番最後のセルに移動するときに使います。［Shift］キーを合わせて押すと、その移動範囲をいっきに選択します。

■　　［F2］でセルを編集モードに

　マウスでダブルクリックすると、セルが編集モードになりますが、［F2］を押すことでも編集モードになります。また、数式が入力されているセルで［F2］を押すと、その数式が参照しているセルを色枠で表示するので、数式が正しいかを確認するときに便利です。

■　　［F9］を押せば再計算してくれる

　エクセル全体の計算式を再計算します。数式を使っていても、再計算がされずに古い計算結果のままで保存してしまい、間違ったままファイルが出まわってしまうことがしばしばあります。コスト計算などをしていたら致命的です。
○　エクセルで数式を使っている場合は、ときどき［F9］を押して、さらにファイルを保存する前に［F9］を押して再計算をするクセをつけておきましょう。

 　エクセルのショートカット機能をいくつか紹介しましたが、

■　マウスを使ったほうが速い場合もあります。
■　ここではマウスを使った便利なテクニックを紹介します。

■　　「ダブルクリック」で1000行を一瞬でコピペ

　1000行を一瞬でコピペ(コピー＆ペースト)するテクニックです。1000個のデータが縦に並んでいるとして、その先頭のデータの右隣のセルに値か式を入力します。そしてそのセルの右下にカーソルを合わせ、「＋」表示になったらダブルクリックします。すると1000行分が一瞬でコピペされます。もちろん1万行でも何行でもできます。

■　　［Ctrl］＋マウスホイールで倍率変更

 　画面表示の拡大・縮小を行います。メニューから表示％を入力せずに、［Ctrl］を押しながらマウスホイールをくりくり回すだけで表示倍率が簡単に変わります。

■　　［Shift］＋マウスでデータの入れ替え
　エクセルを使っていると、行や列、セルの場所を入れ替えたくなるときがでてきます。そんなときに便利な機能です。
 入れ替えを行いたいセルを選びます。
 ［Shift］キーを押しながらそのセルの枠線の上にマウスを持ってきます。
そうするとカーソルの形が変わります。
そのままマウスでセルを入れ替えたいところへ、
ドラッグ＆ドロップするとセルが入れ替わります。
 複数のセルや、行や列単位でもできます。

 　知っている人には基本的な関数ですが、
 知らない人、使っていない人は、
■　まずはこの関数から使いはじめてください。
 効率的に仕事をするために確実に役立つ関数です。

■　　［counta/countif］でデータの数をカウント

　［counta］は値が入っているセルの数をカウントする関数です。データの入力漏れがないかを確認したり、大量データの個数をカウントしたりするときに使います。

 　［countif］は条件式でカウントします。1000個のデータの中に「山」「川」といった文字のデータが何個あるかをカウントできます。慣れてきたら［countifs］という複数の条件を指定できるものも使ってみてください。

■　　 ［sum/sumif］で合計を算出する

　［sum］は選択した範囲の値を合計します。［sumif］は条件にあった値を合計します。［sum］を使うことは多いですが、［sumif］も使えるようにしておきましょう。

■　　［subtotal］で合計を算出しやすくする

　いくつかのかたまりごとの小計を計算し、それらの合計を出すときに便利な関数です。［subtotal(9,範囲)］で範囲指定をして使います。

■　　［vlookup］で文字列を探す

　大量のデータの中から文字列が合致するデータを検索する関数です。
これを知っているかどうかでエクセルの作業時間が変わります。

 　たとえば、1万行のデータの中から「田中」などという文字に合致するデータを抽出できます。なお、同等の関数として［hlookup］というものもあります。これはデータが横に並んでいる場合に使います。vが縦でhが横です。あまり使われることがない関数ですが、hがあることを知っておくといいでしょう。使い方は同じです。